“Artikelmanagement” Prozessbeschreibung Autor Prozessmanager: Unterschrift, Datum Freigabe QMB: Unterschrift, Datum

Prozessbeschreibung “Artikelmanagement” Inhalt und Geltungsbereich dieser Prozessbeschreibung Diese Prozessbeschreibung beschreibt das spezielle Dienstleistungsprodukt “Artikelmanagement”. Mit diesem Leistungsangebot werden insbesondere Sanitätsfachhäuser bei der Pflege der Stammdaten in ihrem EDV-System unterstützt. Aufgrund externer Anforderungen, z.B. Änderung der Vertragsdaten durch Kostenträger, oder dem Angebot neuer Produkte und Produktvarianten durch die Lieferanten, sind die Leistungserbringer zur kontinuierlichen Anpassung der produktbezogenen Stammdaten in ihrem EDV veranlasst. Die MCS GmbH übernimmt im Kundenauftrag diese Anpassungen. Ziel ist es, umgehend die relevanten Daten schnell und korrekt in das jeweilige Kundensystem einzupflegen. Prozessmanager Die Verantwortung für diesen Prozess liegt bei Martina Sepp. Der Prozessmanager ist für die Definition, Pflege und Verbesserung des Prozesses verantwortlich. Dies beinhaltet alle Erforder-nisse, um diesen Prozess gut zu leben, z.B. die Schulung der in diesem Prozess beteiligten Mitarbeiter oder die Anforderung notwendiger Einrichtungen. Maßnahmen-Vorschläge für Abweichungen wie auch für erkannte Verbesserungspotentiale werden als Prozess-CAPA an die Unternehmensleitung in der Quartals-Q-Besprechung herangetragen. Die Umsetzung und ihre Überwachung liegt beim Prozessmanager. Vorschläge für Prozessverbesserungen sollen per Mail an den QMB gesendet werden: .

Prozessbeschreibung “Artikelmanagement” Prozesskennzahlen Die nachfolgenden Kennzahlen dienen dazu, die Qualitätsfähigkeit des Prozesses festzustellen, d.h. ob dieser Prozess gut ausgeführt wird und die eigentliche Leistung erzielt. Dazu werden in den quartalsweisen Q-Besprechungen Zielwerte und Grenzwerte für diese Kennzahl festgelegt. Der Prozessmanager berichtet dort den aktuellen Stand der Prozesskennzahlen. Kennzahl(en) Beschreibung Formel Daten-Quelle Abarbeitungs-geschwindigkeit Je schneller die Kunden die neuen Daten in ihrem System verfügbar haben, umso schneller können sie wiederum ihre Kunden und Patienten versorgen. X = % aller Aufträge, die noch am selben Tag angelegt wurden. Auszählen der Aufträge zur Neuanlage von Artikeldaten Fehlerquote Fehler, die von der MCS GmbH bei der Neuanlage von Artikeln durchgeführt wurden, machen sich für den Kunden im direkten Kontakt mit seinen Kunden (= Patienten) bemerkbar. X = % der richtig ausgeführten Aufträge (d.h., es wurden hier binnen der folgenden 4 Wochen keine Reklamationen zu diesem Auftrag gemeldet) Auszählen der Kundenreklamationen Prozessdokumentation Die Prozessdokumentation, d.h. jede aktuelle Version der Prozessbeschreibung sowie auch das Archiv der veralteten Dokumentationsstände, wird beim Prozessmanager in einem Ordner aufbewahrt. Die veralteten Versionen werden einfach auf dem Deckblatt mit dem Vermerk “veraltet” oder ähnlich mit Datum und Zeichen markiert

Ablaufdiagramm “Artikelmanagement” Rahmenvereinb. [PB Organisation] Kunde Fax: Artikel- Neuanlage 1 Auftragseingang 4 ggf. Rücksprache mit Kunden Prozess- manager 2 Prüfung der Daten Fax: Artikel- Neuanlage Handlung Prüfung Personen, Organisationen Papier EDV Entscheidung Legende 3 Daten okay ? Nein Ja EDV 5 Erfassung in der EDV 6 Ablage des Auftragsdokuments Abrechnung [PB Organisation]

PB “Artikelmanagement” Zurück zum Ablaufdiagramm PB “Artikelmanagement” Eingaben Ergebnisse Beteiligte V = Verantwortlich, M = Mitwirkung, I = Info PB „Organisation“ FAX-Auftrag „Artikel anlegen“ Vertrag mit Kunden Geänderte bzw. neue Daten in der EDV V: Prozessmanager „Artikelmanagement“ M: Kunde I: --- Prozess-Schritt Beschreibung 1 Auftragseingang Wie für alle Dienstleistungsprozesse ist für den Prozess „Artikelmanagement“ grundlegend, dass ein entsprechender Vertrag mit dem Kunden vorliegt. Dies kann eine Rahmenvereinbarung sein, aufgrund derer der Kunde nun Einzelaufträge zur Anpassung seiner Artikelstammdaten stellt. Eine weitere Voraussetzung ist, dass die MCS Mitarbeiter Zugang zu den Daten des Kunden erhalten – idealerweise haben sie direkten Zugang (mit entsprechenden Zugangsverschlüsselungen) zur Kundendatenbank, in der die Artikelstammdaten enthalten sind. Selbstverständlich sind sie auch auf diese Software-Programme geschult worden! Je nach individueller Vereinbarung sendet der Kunde per Fax einen Auftrag zur Anlage eines neuen Artikels. Der Fax- Auftrag enthält alle relevanten Daten zum einzupflegenden Artikel. 2 Prüfung der Daten Das Fax mit den Daten zum neu einzupflegenden Artikel wird eingehend geprüft: - Sind die Informationen verständlich? - Sind sie vollständig? - Entsprechen sie (soweit erforderlich) etvl. Kostenträgeranforderungen? - Gibt es sonst noch etwaigen Klärungsbedarf? 3 Entscheidung: Sind die erhaltenen Daten vollständig und korrekt? Aufgrund seiner Fachkenntnisse weiss der Prozessmanager sofort, ob dieser Auftrag weiterbearbeitet werden kann oder nicht. In fast allen Fällen allerdings, werden nur solche Produktdaten bearbeitet, die auch machbar sind.

PB “Artikelmanagement” Zurück zum Ablaufdiagramm PB “Artikelmanagement” Eingaben Ergebnisse Beteiligte V = Verantwortlich, M = Mitwirkung, I = Info PB „Organisation“ FAX-Auftrag „Artikel anlegen“ Vertrag mit Kunden Geänderte bzw. neue Daten in der EDV Abgearbeiteter FAX-Auftrag „Artikel anlegen“ V: Prozessmanager „Artikelmanagement“ M: Kunde I: --- Prozess-Schritt Beschreibung 4 Ggf. Rücksprache mit Kunden Falls hier jedoch noch weiterer Informationsbedarf besteht, muss der Prozessmanager direkt mit dem Kunden zur Klärung Rücksprache halten. 5 Erfassung in der EDV Der Prozessmanager „Artikelmanagement“ öffnet – möglichst umgehend – in der entsprechenden Kunden-Software das Modul, in dem er die Artikelstammdaten einpflegen kann. Er trägt in die jeweilige Programm-Maske die vorgegebenen Artikeldaten ein und speichert die Daten. Danach vermerkt er die Erledigung des Auftrags mit Datum und Zeichen auf dem Fax-Auftrag. 6 Ablage des Auftragsdokuments Die Fax-Aufträge werden beim Prozessmanager aufbewahrt. Sie werden in einem Ordner abgelegt, damit sie für die Prozessauswertungen und für eventuelle Kundenrückfragen zur Verfügung stehen.

Änderungshistorie für dieses Dokument Änderungs- Änderungs- Autor Änderungen stand datum 0 13.12.2006 G.Lommer Erste Ausgabe für die MCS MediCall-Solutions GmbH – anlässlich der geplanten Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2000 und ISO 13485:2003 1 30.07.2009 G.Lommer Neue Prozessmanagerin ist Martina Sepp – geändert auf Seite 2.