“Verbrennungs- versorgung”

Präsentation zum Thema: "“Verbrennungs- versorgung”"—  Präsentation transkript:

1 “Verbrennungs- versorgung”
Arbeitsanweisung “Verbrennungs- versorgung” Autor Prozessmanager: Unterschrift ,Datum Freigabe QMB: Unterschrift, Datum

2 Arbeitsanweisung “Verbrennungsversorgung”
Inhalt und Geltungsbereich dieser Arbeitsanweisung Diese Arbeitsanweisung gehört zum Prozess Orthopädietechnik. Sie regelt die Details zur Versorgung mit Verbrennungsbandagen, bei der die Qualität der Versorgung sehr wichtig für den Therapieerfolg ist. Daher soll mit dieser Arbeitsanweisung eine qualitativ hochwertige und den Kunden- sowie den Kostenträger-Anforderungen entsprechende, gute Versorgungsleistung sichergestellt werden. Prozessmanager Die Verantwortung für diese Arbeitsanweisung liegt bei Guido Sinram. Der Prozessmanager ist für die Definition, Pflege und Verbesserung des Prozesses mit allen zugehörigen Arbeitsanweisungen verantwortlich. Dies beinhaltet insbesondere auch die Entscheidung, ob und welche Arbeitsanweisungen erforderlich sind, um den Prozess ausreichend klar zu beschreiben und zu regeln. Maßnahmen-Vorschläge für Abweichungen wie auch für erkannte Verbesserungspotentiale werden als Prozess-CAPA an die Unternehmensleitung in Besprechungen herangetragen. Die Umsetzung und ihre Überwachung liegt beim Prozessmanager. Prozessverbesserungen können per Mail an den QMB zur Weiterleitung an den Prozessverantwortlichen gesendet werden: .

3 Ablaufdiagramm “Verbrennungs- versorgung”
Kunden Ablaufdiagramm “Verbrennungs- versorgung” 7 KVA Auftrags- blatt Maß- blatt 1 Kundenwunsch / Versorgungsauftrag Reklamationen [PB Reklamationen] EDV KVA Kostenträger MA ZD MA OT KoTr Bescheid 2 Auftragsprüfung Ggf. Rezept, Verordnung Auftrags- blatt nein 7 Klärung mit Kostenträger 7 Genehmigung d. Kostenträger nein 3 Kundendaten Kunden- mappe ja 3 Stamm- kunde? Papier EDV Handlung Prüfung Legende Entscheidung Person, Organisation ja MA OT ja 4 Reparatur Kunden- mappe 4 Reparatur? nein 8 Anproben Kunden- mappe 5 Zustands- erhebung Doku- men- tation Kunden- mappe 9 Fertigstellung Ver- sorgungs- übersicht Kunden- mappe 6 Beschaffung + Logistik Maß- blatt Be- stellung Kunden- mappe Empfangs- bestätigung 7 Wareneingang 10 Abgabe und Auslieferung Abrechnung [PB ZD]

4 AA “Verbrennungsversorgung”
Zurück zum Ablaufdiagramm Eingaben Ergebnisse Beteiligte V = Verantwortlich, M = Mitwirkung, I = Info PB Reklamationen Verordnung V Auftrag geprüfte Verordnung Auftragsblatt V: Mitarbeiter OT M: Kunde I: Verordner Prozess-Schritt Beschreibung 1 Kundenwunsch - Versorgungsauftrag Das Gesundheitshaus FUCHS + MÖLLER, Bereich der Orthopädietechnik, erhält Aufträge zu Verbrennungsversorgungen in der Mehrzahl als Klinikversorgungen in der Rahmen des stationären Aufenthaltes bzw. ambulanter Sprechstunde. Daneben kommt es hier selten vor, dass Kunden bereits versorgt sind, aber mit dieser Leistung nicht völlig zufrieden sind und daher eine Reklamation vorbringen – in diesem Fall wird nach der ► PB Reklamationen vorgegangen. 2 Auftragsprüfung Zuerst wird die ärztliche Verordnung eingehend geprüft, um festzustellen, ob alle relevanten Daten vorhanden sind und der Versorgungsauftrag klar und eindeutig ist: - Patientendaten vollständig? Versichertendaten korrekt? - Kostenträger eingetragen? - verordnender Arzt (Stempel, Unterschrift) - Diagnose und Verordnungstext - Ausstellungsdatum (gültig für ein Quartal) Wird das Rezept nachgereicht, so wird dies auf dem ► Auftrag vermerkt und ca. 14 tägig geprüft. Bei inhaltlichen Unklarheiten hat der OT-Mitarbeiter mit dem verordnenden Arzt telefonisch Rück-sprache zu halten – ggf. muss auch das Rezept für Anpassungen zum Verordner geschickt werden.

5 AA “Verbrennungsversorgung”
Zurück zum Ablaufdiagramm Eingaben Ergebnisse Beteiligte V = Verantwortlich, M = Mitwirkung, I = Info Kundenstammdaten (EDV, Kundenmappei) Rezept, Verordnung Auftrag V Versorgungsübersicht neue oder ggf. aktualisierte Kundenkartei mit Versorgungsübersicht V: Mitarbeiter OT M: Mitarbeiter Zentrale Dienste (MA ZD) I: --- Prozess-Schritt Beschreibung 3 Stammkunde? Wenn nein, dann ... Kundendaten Für alle OT-Kunden ist eine Kunden-Kartei anzulegen, um ihre Versorgungshistorie aufzeigen zu können. Daher ist zu prüfen, ob die Daten des Kunden bereits aufgenommen wurden, oder ob eine erstmalige Erfassung erforderlich ist. Ggf. müssen die Daten in der Kundenmappei aktualisiert werden, bei der Prothetik ist dann auch die ► Versorgungsübersicht für den Kunden zu aktualisieren. Dazu reicht der OT-MA die entsprechenden Unterlagen (Arbeitsblatt) an die ZD weiter, die diese Aktualisierung oder auch den ersten Eintrag der Kundendaten in der EDV vornehmen und dann die entsprechenden Arbeitspapiere aus der EDV wieder an die OT-Fachabteilung zurückgeben.

6 AA “Verbrennungsversorgung”
Zurück zum Ablaufdiagramm Eingaben Ergebnisse Beteiligte V = Verantwortlich, M = Mitwirkung, I = Info V Arbeitsblatt V Versorgungsprotokoll Herstellerhinweise Fehlerprotokoll Lieferantenanschreiben Versorgungsprotokoll V: Mitarbeiter OT M: Kunde I: Lieferant Prozess-Schritt Beschreibung 4 Reparatur Für eine Reparatur, nimmt der Mitarbeiter den defekten Artikel entgegen und klärt die aufgetretenen Fehler. Dann wird abgeprüft, ob eine Reparatur möglich ist und sie vom Gesundheitshaus FUCHS + MÖLLER durchgeführt werden kann (z.B. bei kleineren Näharbeiten) oder ob sie vom Hersteller ausgeführt werden muss. Dazu wird ein ► Arbeitsblatt ausgefüllt. Zudem wird der Garantieanspruch geklärt. A) Bei einer Reparatur ist folgendes zu berücksichtigen: Keine Reparatur ohne Dokumentation im Versorgungsprotokoll. Die Dokumentation ist immer am Produkt mitzuführen, bis die Arbeit fertig gestellt ist. Die Reparatur wird nach Erledigung einer Endkontrolle unterzogen, die mit Datum und Namens- kürzel abgezeichnet wird Die Herstellerhinweise müssen stets berücksichtigt werden! B) Im Fall einer Herstellerreparatur erstellt der MA OT ein Anschreiben an den Lieferanten mit - Artikelbezeichnung Kundenname Fehlergrund Hinweise auf Garantie und Garantiekarte Der Artikel wird ordentlich verpackt und mit dem Begleitbrief an den Hersteller geschickt – die Unterlagen werden im Bereichsordner verwahrt.

7 AA “Verbrennungsversorgung”
Zurück zum Ablaufdiagramm Eingaben Ergebnisse Beteiligte V = Verantwortlich, M = Mitwirkung, I = Info V Versorgungsübersicht Maßvorlagen Hersteller (z.B. Thuasne) V Versorgungsverlauf Kundenmappe mit Versorgungsübersicht, Maß- blättern und Fotodokumentation (beschriftet) Bestellungen Lieferunterlagen (Lieferschein, Rechnung, etc.) V: Mitarbeiter OT M: Kunde M: Mitarbeiter ZD Prozess-Schritt Beschreibung 5 Zustandserhebung Eine Zustandserhebung ist der systematische, analytische Ansatz, versorgungsrelevante Informationen zu einem individuellen Fall zu sammeln und zu bewerten. Dadurch werden die spezifischen Anforde-rungen des Patienten ermittelt. Durch die Zustandserhebung wird die Wissensbasis geschaffen, um die optimale individuelle Versorgung ermitteln zu können. Das Krankheitsbild ist immer das gleiche. Aufälligkeiten und Unverträglichkeiten werden bei der Verbrennungs-Versorgung in genauen, herstellerspezifischen Maßblättern, in der Versorgungsübersicht sowie für Patienten aus dem Klinikum Mannheim im Formular „V Versorgungsverlauf Klinikum Mannheim“ dokumentiert. Es erfolgt in der Regel eine Fotodokumentation. Alle Anlagen sind mit Kundennamen und Datum zu versehen. 6 Beschaffung + Logistik, Wareneingang Bei Verbrennungsversorgungen handelt es sich um Maßversorgungen. Hierzu werden die Maß- und sonstigen relevanten Daten bei der Zustandserhebung sehr genau per Hand in die Hersteller-Formulare eingegeben. Teilweise werden die Daten zur Bestellung in die EDV-Maske des Herstellers übertragen, teilweise wird der Auftrag auch gefaxt – über die Kundenkommission ist die Bestellung zuordenbar. Die dann ausgedruckte Bestellung wird im Bestellordner abgelegt. Über den zentralen Wareneingang - üblicherweise vormittags - werden bereits bei der Anlieferung die Artikel auf Unversehrtheit, richtige Lieferadresse und Vollständigkeit geprüft. Nach dem Auspacken werden dann die Waren gegen den Lieferschein und gegen die vorliegenden Bestellungen geprüft. Sofern alles in Ordnung ist, wird der Lieferschein mit Datum und Zeichen abgezeichnet, andernfalls wird beim Lieferanten reklamiert.

8 AA “Verbrennungsversorgung”
Zurück zum Ablaufdiagramm Eingaben Ergebnisse Beteiligte V = Verantwortlich, M = Mitwirkung, I = Info Hilfsmittelverzeichnis Kassenverträge Rezept, Verordnung V Versorgungsübersicht V Maßblatt Bestellung Auftragsbestätigung vom Hersteller Kostenvoranschlag (KVA) Kundenkartei mit Versorgungsübersicht Bestellung für Kommission V: Mitarbeiter OT M: Kostenträger M: Mitarbeiter ZD I: Kunde Prozess-Schritt Beschreibung 7 KVA erforderlich? Wenn ja, dann ... KVA und Klärung mit Kostenträger Für Verbrennungsbandagen ist nach Regelungen des Kostenträgers in den Kassenverträgen eine Genehmigung des KoTr erforderlich. Der Dringlichkeit halber, kann mit der Versorgung bereits begonnen werden, bevor die Übernahme der dabei entstehenden Kosten durch den KoTr gesichert ist. Für alle Artikel, die im Hilfsmittel-Verzeichnis (... wenn sie medizinisch indiziert sind und dem Wirtschaftlichkeitsgebot entsprechen) gelistet sind, besteht eine Leistungspflicht der Gesetzlichen Krankenkassen. Als Vorlage zur Erstellung des Kostenvoranschlags (KVA) muss der OT-MA die einzelnen Positionen auf dem ► Arbeitsblatt listen, die für diese Versorgung erforderlich sind. Der MA ZD erstellt auf Grundlage des Arbeitsblatts, des Maßblattes, der Versorgungsübersicht sowie der Auftragsbestätigung des Bandagenherstellers (die die Preise / Kosten aufzeigt) einen KVA und reicht ihn – bei sehr schwierigen und seltenen Versorgungen nach Prüfung durch den verantwortlichen OT-MA – beim zuständigen Kostenträger ein. Auf der Verordnung trägt er die Positionsnummer ein und bringt sein MA-Zeichen auf der dafür vorgesehenen Stelle an. Die Verordnung wird in den dafür vorgesehenen Ordner abgelegt. In regelmäßigen Abständen prüfen die Mitarbeiter der ZD auf nicht genehmigte KVA und haken ggf. beim KoTr nach. Ebenso, wenn eine Ablehnung oder ein Teilbescheid eingeht. Wenn ein Bescheid eingegangen ist, werden die OT-MA von den ZD informiert.

9 AA “Verbrennungsversorgung”
Zurück zum Ablaufdiagramm Eingaben Ergebnisse Beteiligte V = Verantwortlich, M = Mitwirkung, I = Info Vorgangsübersicht „Patientenpass“ (Produktkennzeichnung des Herstellers der Verbrennungs- bandagen) V: Mitarbeiter OT (Meisterqualifikation) M: Kunde Prozess-Schritt Beschreibung 8 Anproben Nach Erhalt der Ware vom Hersteller wird in den Anproben überprüft, ob die Versorgung (bzw. die Reparatur) geeignet ist. Gleichzeitig wird während der Anproben auch kontrolliert, ob alle Maßnahmen umgesetzt wurden, die erforderlich sind, um mögliche Gefährdungen für den Patienten auszuschließen. Die Anproben werden auf Maßblättern und der Vorgangsübersicht dokumentiert. Die in der Anprobe erforderlichen Änderungen auf dem Produkt angezeichnet und ebenfalls sofort umgesetzt. 9 Fertigstellung Entsprechend der Ergebnisse aus den Anproben wird die Sonderanfertigung korrigiert und angepasst. Alle wesentlichen Korrekturen und Veränderungen werden nachvollziehbar auf dem Versorgungsprotokoll dokumentiert bzw. das Maßblatt verändert, um eine eventuelle korrekte Nachversorgung zu gewährleisten. Di Vorgangsdokumentation wird mit dem „Patientenpass“ versehen, um eine vollständige und transparente Rückverfolgbarkeit sicherzustellen.

10 AA “Verbrennungsversorgung”
Zurück zum Ablaufdiagramm Eingaben Ergebnisse Beteiligte V = Verantwortlich, M = Mitwirkung, I = Info Versorgungsprotokoll Gebrauchsanweisung V Empfangsbestätigung Empfangsbestätigung V: Mitarbeiter OT M: Kunde I: Mitarbeiter ZD Prozess-Schritt Beschreibung 10 Abgabe und Auslieferung Die Endanprobe bedeutet eine abschließende Überprüfung der fertigen Versorgung am Kunden. Hier wird schlussendlich geprüft, ob Patient und Mitarbeiter mit der Versorgung zufrieden sind. Sie gliedert sich in die a) abschließende Anprobe am Patienten, b) eine Sicherheitsüberprüfung (inkl. Überprüfung der entsprechenden Versorgungsdokumentation), c) Einweisung in die Funktionsweise, Handhabung und Hygiene und d) Hinweis auf die Gebrauchsanweisung. Der Kunde erhält die Gebrauchsanweisung inklusive Pflege- und Wartungshinweisen, über die der Kunde informiert werden muss. Sind der verantwortliche Mitarbeiter und der Kunde mit der Versorgung zufrieden, wird die Versorgung als beendet betrachtet. Um der Sorgfaltspflicht gegenüber den Kunden nachkommen zu können, wird die Nachsorge mit dem Kunden geplant. Die Abgabe von Artikeln ohne KVA bestätigt der Kunde durch Datum und Unterschrift auf der Rückseite des Rezepts oder auf der ► Empfangsbestätigung – die Unterlagen werden zur Abrechnung an die ZD weitergeleitet.

11 Änderungshistorie für dieses Dokument
Änderungs- Änderungs- Autor Änderungen stand datum M. van de Locht Erste Ausgabe um für eine standardisierte Versorgung mit Verbrennungsbandagen in hoher Qualität zu sorgen. G.Sinram Korrekturen und Konkretisierungen in den Prozessschritten 1, 5, 6, 7 und 9.