“KVP Kontinuierliche Prozessverbesserung”

Präsentation zum Thema: "“KVP Kontinuierliche Prozessverbesserung”"—  Präsentation transkript:

1 “KVP Kontinuierliche Prozessverbesserung”
Prozessbeschreibung “KVP Kontinuierliche Prozessverbesserung” Autor Prozessmanager: Unterschrift, Datum Freigabe QMB: Unterschrift, Datum

2 Prozessbeschreibung “KVP – Kontinuierlicher Verbesserungsprozess”
Inhalt und Geltungsbereich dieser Prozessbeschreibung Diese Prozessbeschreibung beschreibt den Regelkreis zur Kontinuierlichen Verbesserung bei der MCS MediCall-Solutions GmbH. Der Regelkreis (nachISO 9001:2008) beginnt mit der auf der Strategie basierenden Zielsetzung durch die Unternehmensleitung, über die Datenerfassung zu den einzelnen Prozessen aus dem Tagesgeschäft, bis hin zur Auswertung der Prozesskennzahlen, Kundenrückmeldungen und anderer Informationen – was wiederum die Grundlage neuer oder angepasster Zielsetzungen sein kann. Ziel unseres KVP´s ist es, zur permanenten Verbesserung unserer Produkte, Leistungen und des gesamten Systems beizutragen. Nur wer dem Kunden bessere Leistungen als der Wettbewerber präsentieren kann und seine Prozesse und Leistungen auch immer wieder neu auf die neuen Bedürfnisse des Kunden ausrichten kann, ohne dabei die wirtschaftlichen Aspekte außer Acht zu lassen, wird auf Dauer zufriedene Kunden und einen stabilen und zukunftsträchtigen Unternehmenserfolg erreichen. Prozessmanager Die Verantwortung für diesen Prozess liegt bei Gerhard Lommer in seiner Funktion als Unternehmensleiter der MCS GmbH. Der Prozessmanager ist für die Definition, Pflege und Verbesserung des Prozesses verantwortlich. Dies beinhaltet alle Erforder-nisse, um diesen Prozess gut zu leben, z.B. die Schulung der in diesem Prozess beteiligten Mitarbeiter oder die Anforderung notwendiger Einrichtungen. Maßnahmen-Vorschläge für Abweichungen wie auch für erkannte Verbesserungspotentiale werden als Prozess-CAPA an die Unternehmensleitung in der Quartals-Q-Besprechung herangetragen. Die Umsetzung und ihre Überwachung liegt beim Prozessmanager. Vorschläge für Prozessverbesserungen sollen per Mail an den QMB gesendet werden: .

3 Prozessbeschreibung “KVP”
Prozesskennzahlen Für den KVP-Prozess selbst, also den gesamten Regelkreis von Zielsetzung über die Messung und Analyse bis hin zur Verbesserung gibt es keine eigenen Kennzahlen. Kennzahl(en) Beschreibung Formel Daten-Quelle Nicht anwendbar Prozessdokumentation Die Prozessdokumentation, d.h. jede aktuelle Version der Prozessbeschreibung sowie auch das Archiv der veralteten Dokumentationsstände, wird beim Prozessmanager in einem Ordner aufbewahrt. Die veralteten Versionen werden einfach auf dem Deckblatt mit dem Vermerk “veraltet” oder ähnlich mit Datum und Zeichen markiert Alle mit den Zielen, den zugrundeliegenden Auswertungen und der Management-Bewertung zusammenhängenden Aufzeichnungen und Dokumente werden bei der Geschäftsleitung verwahrt.

4 Ablaufdiagramm “KVP” Legende
9 Kontinuierliche Prozess- und Produkt- verbesserung Unternehmens- leitung 1 Zielsetzung Q- Bericht 7 Bewertung im Management-Review MM- Review Prozess- ziele Prozess- manager QMB PB Consultingg PB Interne Audits PB Dienst- leistungen 2 Datenerhebung im Tagesgeschäft Handlung Prüfung Personen, Organisationen Papier EDV Entscheidung Legende PB Qualifikation PB Rekla- mationen 3 Auswertung im Q-Meeting QMB 4 Zielkorrektur ? Nein Ja 6 ggf. CAPA Ggf. Maßnahmen in Outlook 5 ggf. Ziel- korrektur

5 PB “KVP” Eingaben Ergebnisse
Zurück zum Ablaufdiagramm PB “KVP” Eingaben Ergebnisse Beteiligte V = Verantwortlich, M = Mitwirkung, I = Info Die 3 MCS Q-Grundsätze MCS Vision & Mission MCS Strategie MCS Management Manual Prozesskennzahlen und –auswertungen V Prozessbeschreibung Qualitätsziele Unternehmensziele Prozessziele Q-Meeting V: Unternehmensleiter (= Prozessmanager KVP) M: Prozessmanager (andere Prozesse) I: --- Prozess-Schritt Beschreibung 1 Zielsetzung Basierend auf derQ-Politik, derPhilosophie und Strategie der MCS GmbH, werden vom Unter-nehmensleiter die Ziele für die Firma gesetzt: dies sind allgemeine qualitätsbezogene Unternehmens-ziele (z.B. Kundenzufriedenheit), aber auch wirtschaftliche Ziele zu beispielsweise Umsatz und Kosten. Wichtig ist, dass diese Ziele miteinander harmonieren und gemeinsam dazu beitragen, die Unternehmensvision Wirklichkeit werden zu lassen. Kundenzufriedenheit und wirtschaftlicher Erfolg für das Unternehmen sind die Kernfaktoren – aber auch geltende gesetzliche oder normative Vorgaben müssen natürlich stets berücksichtigt werden. Die Qualitätsziele und die davon abgeleiteten Prozesskennzahlen, wie sie in den Prozessbeschrei-bungen niedergelegt werden, sind Bestandteil des quartalsweise durchgeführten Q-Meetings. 2 Datenerhebung im Tagesgeschäft Sofern sinnvoll, sind alle Prozesse bei der MCS GmbH mit Prozesskennzahlen belegt (Ausnahme: der Daten- und Dokumentenmanagement-Prozess – Prozesskennzahlen hierzu haben keinen wesent-lichen kundenbezogenen oder wirtschaftlichen Informationsgehalt). Die Kennzahlen sind im Detail aus den einzelnen Prozessbeschreibungen (Abschnitt 3 „Prozesskennzahlen“) abzulesen. Der für diesen Prozess verantwortliche Prozessmanager ist für die Definition, aber auch für die Erhe-bung der Daten zuständig. Das bedeutet in der Praxis, dass der Prozessmanager die entsprechenden Unterlagen auswerten muss, um die geforderten Ist-Zahlen zu ermitteln. Meist geschieht dies manuell, was aber derzeit aufgrund der geringen Datenmenge noch akzeptabel und kaum anders machbar ist.

6 PB “KVP” Eingaben Ergebnisse
Zurück zum Ablaufdiagramm PB “KVP” Eingaben Ergebnisse Beteiligte V = Verantwortlich, M = Mitwirkung, I = Info Die 3 MCS Q-Grundsätze MCS Vision & Mission MCS Strategie MCS Management Manual Auswertungen V Q-Bericht Q-Bericht letztes Q-Meeting Qualitätsziele Unternehmensziele Prozessziele Q-Meeting Bericht (Protokoll) V: Unternehmensleiter (= Prozessmanager KVP) M: Prozessmanager (andere Prozesse) I: --- Prozess-Schritt Beschreibung 3 Auswertung im Q-Meeting Das Q-Meeting findet einmal im Quartal auf Einladung (MS Outlook) durch den Unternehmensleiter statt. Mit der Einladung wird auch das Protokoll des letzten Quartalsmeetings verschickt, damit sich die Teilnehmer gut auf die nächste Sitzung vorbereiten können. Teilnehmer sind alle Prozessmanager, die für ihre Prozesse die Prozesskennzahlen und - Prozess-CAPAs sowie - vorhandene Informationen zu Änderungen, Neuerungen, Organisatorisches etc. einbringen müssen. Die in den Prozessbeschreibungen festgelegten Kennzahlen wurden vom Unternehmensleiter mit Zielwerten versehen. Die heutigen Zielsetzungen stellen echte Ziele dar („dieser Wert soll im Idealfall erreicht werden“) oder Grenzwerte („dieser Wert darf nicht unter- oder überschritten werden“). Im Q-Meeting werden gemeinsam – Unternehmensleiter und Prozessmanager – die aktuellen Werte mit den Zielvorgaben verglichen und ggf. diskutiert, z.B. falls die Datengrundlage nicht eindeutig ist, oder falls besondere Umstände (Urlaub, Krankheit, etc.) einen besonders spürbaren Einfluss auf die Ergebnisse hatte. Die Zielergebnisse werden mit Ampelfarben dargestellt: Grün für „Ziel erreicht oder besser“, Gelb für „Nicht erreicht, aber noch akzeptabel“ und Rot für „Nicht akzeptabel!“ – dies ist auch in der VorlageQ-Bericht hinterlegt.

7 PB “KVP” Eingaben Ergebnisse
Zurück zum Ablaufdiagramm PB “KVP” Eingaben Ergebnisse Beteiligte V = Verantwortlich, M = Mitwirkung, I = Info Die 3 MCS Q-Grundsätze MCS Vision & Mission MCS Strategie MCS Management Manual Prozess-Auswertungen Q- und Prozessziele Qualitätsziele Prozessziele Q-Meeting Bericht (Protokoll) CAPA (MS Outlook Aufgaben) V: Unternehmensleiter (= Prozessmanager KVP) M: Prozessmanager (andere Prozesse) I: --- Prozess-Schritt Beschreibung 4 Entscheidung: Ist eine Zielkorrektur erforderlich? Eine weiteres Ergebnis des Q-Meetings kann auch die Feststellung sein, dass die bisher festgelegten Ziel- und Grenzwerte nicht mehr weiterhin gültig sind, sondern angepasst werden müssen. Dies kann der Fall sein, wenn sich z.B. die Umgebungsbedingungen geändert haben, z.B. neue Leistungs-angebote hinzugekommen sind, oder die Anzahl der Kunden sich sehr vergrößert hat. Besonders einfach erreichte Ziele, aber auch dauerhafte Abweichungen zum Negativen, können Indikatoren dafür sein, die Zielsetzungen an die aktuellen Gegebenheiten anzupassen. 5 ggf. Zielkorrektur Da die Ziel- und Grenzwerte selbst direkt im Protokoll (Q-Bericht) verankert sind, genügt es, diese entsprechend zu ändern und eine Begründung für diese Änderung zu ergänzen. Grundsätzlich aber sind die Ziele stets daraufhin zu prüfen, ob sie realistisch, erreichbar, messbar sind und mit der Q-Politik, der Vision & Mission und der Strategie in Einklang stehen! 6 ggf. CAPA Wenn die gesetzten Ziele nicht erreicht wurden, wird im Q-Meeting geprüft, obCAPA erforderlich sind: - Bei „Gelb“-Werten KANN es sinnvoll sein, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. - Bei „Rot“-Werten MÜSSEN Korrekturmaßnahmen definiert werden. Die Maßnahmen werden direkt im Protokoll vermerkt und anschließend vom Prozessmanager in MS Outlook Aufgabe zugewiesen. Der Prozessmanager überwacht die CAPA und berichtet den Stand im nächsten Q-Meeting!

8 PB “KVP” Eingaben Ergebnisse
Zurück zum Ablaufdiagramm PB “KVP” Eingaben Ergebnisse Beteiligte V = Verantwortlich, M = Mitwirkung, I = Info Die 3 MCS Q-Grundsätze MCS Vision & Mission MCS Strategie MCS Management Manual Letzte 4 Q-Berichte (= gesamtes letztes Jahr !) Aktuelle Auswertungen zu Prozesskennzahlen Auditergebnisse V Management-Review Management-Review Ggf. CAPA V: Unternehmensleiter (= Prozessmanager KVP) M: Prozessmanager (andere Prozesse) I: alle Mitarbeiter Prozess-Schritt Beschreibung 7 Bewertung im Management Review Die Normen ISO 13485:2007 und ISO 9001:2008 verlangen mindestens einmal jährlich eine Bewertung des Management-Systems durch die Unternehmensleitung. Im quartalsweisen Q-Meeting wird bereits ein Großteil der wesentlichen Fragestellungen zum Management-System beantwortet. Um noch weitere Forderungen abzudecken, wird das Q-Meeting, das im 1. Quartal des Jahres stattfindet, mit den entsprechenden Seiten “Management-Review“ aus der Vorlage erweitert. Die Themen, die unbedingt anzusprechen und zu bewerten sind, sind im Ergänzungsdokument Management-Review bereits vorgegeben. Gemeinsam werden die Fragen beantwortet und Erläuterungen gegeben. Möglicherweise noch zusätzlich erkannter Handlungsbedarf wird wieder als CAPA betrachtet. Anpassungen, z.B. bei der Zielsetzung, werden dann ins System integriert. So schließt sich der Kreis und trägt und zur kontinuierlichen Verbesserung des gesamten Management-Systems bei.

9 Änderungshistorie für dieses Dokument
Änderungs- Änderungs- Autor Änderungen stand datum G.Lommer Erste Ausgabe für die MCS MediCall-Solutions GmbH – anlässlich der geplanten Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2000 und ISO 13485:2003 G.Lommer Die Normen 9001 und wurden auf die aktuellen Versionen “2008” und “2007” entsprechend angepasst. Der Entwicklungsprozess wurde als Eingangsgröße aus dem Flowchart entfernt.