Qualitätsmanagement und Systemakkreditierung

Präsentation zum Thema: "Qualitätsmanagement und Systemakkreditierung"—  Präsentation transkript:

1 Qualitätsmanagement und Systemakkreditierung
Kick-Off-Veranstaltung 26. Juni 2009

2 Inhalt Hochschulentwicklung und Strategieansatz der FHH
Organisation und Funktionen MKU-Prozesse, Prozessgruppen, Hauptprozesse Prozessgruppen der Hauptprozesse KD3 und KLS Tätigkeiten in der Prozessgruppe KD3-STUB Organisation – Funktionen – Prozesse QM-Verantwortlichkeit, QM-Realisierung Projektaufgaben und -zeitplan Aufgaben der AGs im Kick-Off

3 Inhalt Hochschulentwicklung und Strategieansatz der FHH
Organisation und Funktionen MKU-Prozesse, Prozessgruppen, Hauptprozesse Prozessgruppen der Hauptprozesse KD3 und KLS Tätigkeiten in der Prozessgruppe KD3-STUB Organisation – Funktionen – Prozesse QM-Verantwortlichkeit, QM-Realisierung Projektaufgaben und -zeitplan Aufgaben der AGs im Kick-Off

4 Projektziele Hochschulentwicklung der FHH
Qualität von Lehre, Forschung und Weiterbildung Autonomie der FHH ISO 9001 Zertifizierung Systemakkreditierung Aufbauorganisation Ablauforganisation 4

5 Qualitätsorientierte Steuerung
Quelle: ASIIN

6 ISO9001 – Systemakkreditierung - IT
Zusammenhang ISO9001 – Systemakkreditierung - IT QMH Anforderungen Inhalt Strategische Grundlagen Organisation Managementprozesse Kernprozesse Unterstützungsprozesse SAkk Anforderungen Ziele u. Q-Verständnis Q-Managementsystem Kernprozess Studium und Lehre Unterstützende Prozesse IT-Systeme HIS Navision Typo3 … QMH – Qualitätsmanagementhandbuch SAkk – Systemakkreditierung

7 QM: Strategieansatz ECTS- Label SAkk ISO 9001 H-IT … Total E-Quality
ECTS European Credit Transfer System PAkk Programmakkreditierung SAkk Systemakkreditierung ITIL Information Technology Infrastructure Library QM: Strategieansatz ECTS- Label SAkk (PAkk) Familiengerechte Hochschule ISO 9001 H-IT (ITIL) … Total E-Quality

8 Programm- vs. Systemakkreditierung
Hochschule QMS SAkk PAkk Studiengang QMS Qualitätsmanagementsystem PAkk Programmakkreditierung SAkk Systemakkreditierung

9 Strategieplanung Rückkopplung Planung
MWK Externe Zielvereinbarungen Präsidium Interne Zielvereinbarungen Fakultäten (5) Dezernate (4) Zentrale Einrichtungen (5) abgestimmt Rückkopplung Planung Strukturkonzepte (14) Wirtschaftspläne (14) Rückkopplung Strategieentwicklung Präsidium Hochschulentwicklungsplan Hochschulwirtschaftsplan abgestimmt Monitoring im Jahresverlauf SOLL / IST Vergleich

10 Zeitplan Funktion WS08/09 SS09 WS09/10 SS10 WS10/11 SS11 WS11/12
Programmreakkreditierung Dokumen-tation  Audits Systemakkreditierung Dokumen-taion Audits  ISO9001 int. Audits Verwaltung int. Audits Fakultäten ISO-Zerti-fizierung Studierendenverwaltung HISinONE IT-Infrastruktur IT-Redundanz IT-Management FHHCard / IDM / Asset Mgt. / Support / Security Mgt.

11 Inhalt Hochschulentwicklung und Strategieansatz der FHH
Organisation und Funktionen MKU-Prozesse, Prozessgruppen, Hauptprozesse Prozessgruppen der Hauptprozesse KD3 und KLS Tätigkeiten in der Prozessgruppe KD3-STUB Organisation – Funktionen – Prozesse QM-Verantwortlichkeit, QM-Realisierung Projektaufgaben und -zeitplan Aufgaben der AGs im Kick-Off

12 Organisationsstruktur
Für jede Organisationseinheit der FHH müssen nach einheitlichen Verfahren definiert werden: Aufbauorganisation Ablauforganisation Funktionen Prozesse

13 Aufbauorganisation der FHH - Entwurf

14 Funktionen, Beispiel aus Dezernat 1

15 Inhalt Hochschulentwicklung und Strategieansatz der FHH
Organisation und Funktionen MKU-Prozesse, Prozessgruppen, Hauptprozesse Prozessgruppen der Hauptprozesse KD3 und KLS Tätigkeiten in der Prozessgruppe KD3-STUB Organisation – Funktionen – Prozesse QM-Verantwortlichkeit, QM-Realisierung Projektaufgaben und -zeitplan Aufgaben der AGs im Kick-Off

16 Prozessmodell der FHH

17 Prinzip der Prozessdefinition
Ein MKU-Prozess ist ein wiederkehrender, relevanter Arbeitsablauf hat Schnittstellen zu anderen Organisationseinheiten ist verlässlich für Nutzende und Ausführende Wir strukturieren MKU-Prozesse in Hauptprozesse, eingeteilt in Management-, Kern- und Unterstützungsprozesse Hauptprozesse bestehend aus Prozessgruppen Prozessgruppen bestehend aus MKU-Prozessen (Einzelprozessen) Wir nummerieren MKU-Prozesse (Einzelprozesse) Kennzeichen für den Hauptprozess, z. B. KD3 (Kernprozess Studierenden- und Alumniverwaltung) Kennzeichen für die Prozessgruppe, z. B. KD3-BERI (Berichtswesen) Nummer für den Einzelprozess, z. B. KD3-BERI-1 mit Versionsnummer Format [M,K,U]AA-AAAA-[1..9].MMJJ

18 Inhalt Hochschulentwicklung und Strategieansatz der FHH
Organisation und Funktionen MKU-Prozesse, Prozessgruppen, Hauptprozesse Prozessgruppen der Hauptprozesse KD3 und KLS Tätigkeiten in der Prozessgruppe KD3-STUB Organisation – Funktionen – Prozesse QM-Verantwortlichkeit, QM-Realisierung Projektaufgaben und -zeitplan Aufgaben der AGs im Kick-Off

19 Prozessgruppen im Hauptprozess KD3 Studierenden- und Alumniverwaltung
KD3-IMMA Immatrikulation KD3-EXMA Exmatrikulation KD3-RUEM Rückmeldung / besondere Semester KD3-STUB Studienbeiträge KD3-LEIS Leistungserfassung KD3-EVAL Evaluation KD3-STAM Stammdaten KD3-AEND Änderung an formellen Verfahren KD3-BERI Berichtswesen

20 Prozessgruppen im Hauptprozess KLS Lehre und Studium
KLS-ESTG Entwicklung von Studiengängen KLS-PLAL Planung von Lehrveranstaltungen KLS-DFLV Durchführung von Lehrveranstaltungen KLS-EVAL Evaluation der Lehre KLS-EVAS Evaluation der Studiengänge KLS-PVPR Planung und Verwaltung von Prüfungen KLS-BPAA Betreuung Praxisphasen und Abschlussarbeiten

21 MKU-Prozess KD3-EVAL-1.0609 Lehrevaluation durchführen

22 Inhalt Hochschulentwicklung und Strategieansatz der FHH
Organisation und Funktionen MKU-Prozesse, Prozessgruppen, Hauptprozesse Prozessgruppen der Hauptprozesse KD3 und KLS Tätigkeiten in der Prozessgruppe KD3-STUB Organisation – Funktionen – Prozesse QM-Verantwortlichkeit, QM-Realisierung Projektaufgaben und -zeitplan Aufgaben der AGs im Kick-Off

23 KD3-STUB Studienbeiträge
KD3-STUB.1 Einnahmen KD3-STUB.2 Verteilung KD3-STUB.3 Verwendung KD3-STUB.4 Berichtswesen

24 KD3-STUB.1 Einnahmen Zeiträume Studienbeiträge:
Januar bis März Juli bis September Zeiträume Langzeitzeitstudiengebühren Januar, Juli Beteiligte: Dez. III, Dez. IV Aufgaben: Einnahme, Kontrolle, Mahnung, Rückzahlung

25 KD3-STUB.2 Verteilung Zeitraum: Februar
Beteiligte: Dez. III, Präsidium, VPK, Dez. IV Aufgaben: Entwurf Verteilung der zentralen und dezentralen Studienbeiträge (Dez. III) Entwurf Zuweisungen an Fakultäten und OEs (Dez. III) Entscheidung (Präsidium) Information an Dez. IV und Fakultäten (VPK) Studienbeiträge zuweisen (Dez. IV)

26 KD3-STUB.3 Verwendung Zeitraum: Dezember Beteiligte / Aufgaben:
Fakultäten: Jahresplanung Verwendung Studienbeiträge VPK/Senatskommission: Jahresplanung Verwendung zentrale Studienbeiträge Präsidium: Entscheidung VPK: Information an Dez. IV und Fakultäten Dez IV: Freigabe Studienbeiträge

27 KD3-STUB.4 Berichtswesen
Zeiträume: Juni und Dezember Beteiligte / Aufgaben: VPG, VPK, Controller, Dez. III, Dez. IV: Evaluationsbericht für MWK erstellen VPG, Präsidium, erweitertes Präsidium: Bericht über Stand der Ausgaben

28 KD3-STUB: Aufgaben für QM-AG K3:
Konsolidierung der Dokumente Wirtschaftspläne der Fakultäten und OEs Pläne (Anträge) zur Verwendung von Studienbeiträgen Bericht Verwendung an MWK Konsolidierung der Prozesse und Modellierung als MKU-Prozesse

29 Inhalt Hochschulentwicklung und Strategieansatz der FHH
Organisation und Funktionen MKU-Prozesse, Prozessgruppen, Hauptprozesse Prozessgruppen der Hauptprozesse KD3 und KLS Tätigkeiten in der Prozessgruppe KD3-STUB Organisation – Funktionen – Prozesse QM-Verantwortlichkeit, QM-Realisierung Projektaufgaben und -zeitplan Aufgaben der AGs im Kick-Off

30 Organisation – Funktionen – Prozesse

31 Organisation – Funktionen – Prozesse

32 Inhalt Hochschulentwicklung und Strategieansatz der FHH
Organisation und Funktionen MKU-Prozesse, Prozessgruppen, Hauptprozesse Prozessgruppen der Hauptprozesse KD3 und KLS Tätigkeiten in der Prozessgruppe KD3-STUB Organisation – Funktionen – Prozesse QM-Verantwortlichkeit, QM-Realisierung Projektaufgaben und -zeitplan Aufgaben der AGs im Kick-Off

33 QM: Verantwortlichkeit (Koordinierung)
Managementprozesse (8 Hauptprozesse) MSZ Strategie- und Zielvereinbarungsprozess PP MAS Akademische Selbstverwaltung PP MQM Ständige Verbesserung (4 UP) QMB MWT Weiterbildung und Schulung ZWT MD1 Berufung von Professoren Dez. I MD4 Haushalts- und Wirtschaftsplanung Dez. IV MCO Controlling (qualitativ und quantitativ) PP / Controller MPP Hochschulmarketing und Öffentlichkeitsarbeit PP

34 QM: Verantwortlichkeit (Koordinierung)
Kernprozesse (5 Hauptprozesse) KLS Lehre und Studium (8 PB) VPK KFE Forschung und Entwicklung (2 PB) VPJ KWT Weiterbildung und Technologietransfer (1 PB) ZWT KD3 Studierenden- und Alumniverwaltung (2 PB) Dez. III KIB Internationale Kooperation (4 PB) IB

35 QM: Verantwortlichkeit (Koordinierung)
Unterstützungsprozesse (6 Hauptprozesse) UD1 Personalmanagement Dez. I UD2 Gebäudemanagement und Instandhaltung Dez. II UD4 Rechnungswesen und Beschaffung Dez. IV UBI Bibliotheksmanagement B UCC Career Center / Mentoringprogramme ZWT UIT Hochschul-IT H-IT

36 Realisierung QM durch Arbeitsgruppen (AG)
16 Arbeitsgruppen insgesamt 7 AGs für Managementprozesse (M1 – M7) 5 AGs für Kernprozesse (K1 – K5) 4 AGs für Unterstützungsprozesse (U1 – U4) Jede AG besteht aus drei Mitgliedern bei Bedarf Ergänzung durch Fachkundige Koordinierung und Weiterentwicklung der MKU-Prozesse in Absprache mit den Prozess-verantwortlichen, QM-Zirkel und QMB

37 Arbeitsgruppen AG Bezeichnung Leitung Mitglieder M1 Strategie VPJ
VPJ, DT, MA M2 Ständige Verbesserung HB HB, MB, MS M3 Interne Weiterbildung EB EB, KG, KUK M4 Berufung N. N. N. N., NR, BJ M5 Haushalt VPG VPG, HH, FW M6 Controlling VPG, MA, FW M7 Marketing DT DT, PS, MM K1 Lehre VPK VPK, MK, DS K2 Forschung VPJ, EF, RS K3 Externe Weiterbildung VPJ, EB, MZ K4 Studierendenverwaltung VPK, BK, CJA K5 Internationales VPK, BB, GH U1 Personalwesen VPG, NR, EW U2 Facility Management HK HK, TH, WG U3 Bibliothek HF HF, MS, AH U4 Hochschul-IT MK MK, YJ, CJA

38 Inhalt Hochschulentwicklung und Strategieansatz der FHH
Organisation und Funktionen MKU-Prozesse, Prozessgruppen, Hauptprozesse Prozessgruppen der Hauptprozesse KD3 und KLS Tätigkeiten in der Prozessgruppe KD3-STUB Organisation – Funktionen – Prozesse QM-Verantwortlichkeit, QM-Realisierung Projektaufgaben und -zeitplan Aufgaben der AGs im Kick-Off

39 Projektaufgaben IST-Analyse
Identifikation der Prozessgruppen derzeitige Abläufe evtl. vorhandene Prozessdokumentation Klärung der Anforderungen aus ISO 9001 und Systemakkreditierung Identifizieren von MKU-Prozessen in den Prozessgruppen

40 Projektaufgaben Definition der MKU-Prozesse unter Berücksichtigung von
Konformität zwischen Systemakkreditierungs- und ISO 9001-Anforderungen unterschiedlicher Handhabung in den Fakultäten Ineffizienzen

41 Projektaufgaben Dokumentation der Prozesse im QM-Handbuch
graphische Modellierung verbale Beschreibung Erstellen eines Maßnahmenplans für die Umsetzung der erforderlichen Anpassungen

42 Projektressourcen Arbeitsgruppe (QM-AG) und bei Bedarf weitere Hochschulmitglieder Hiwis (in 2009: 4500€ pro Fakultät) Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB) für die Dokumentation der Prozesse (Prozessdiagramme und -beschreibungen) in SYCAT (V-IT, MB, HB) QM-Software SYCAT

43 Prozessdokumentation in SYCAT
Projektzeitplan Definition der Aufbauorganisation (incl. Funktionen und Rollen), Identifikation der Prozessgruppen Prozessdokumentation in SYCAT Maßnahmenplan Projektende Meilensteine: 43

44 Inhalt Hochschulentwicklung und Strategieansatz der FHH
Organisation und Funktionen MKU-Prozesse, Prozessgruppen, Hauptprozesse Prozessgruppen der Hauptprozesse KD3 und KLS Tätigkeiten in der Prozessgruppe KD3-STUB Organisation – Funktionen – Prozesse QM-Verantwortlichkeit, QM-Realisierung Projektaufgaben und -zeitplan Aufgaben der AGs im Kick-Off

45 Aufgabenstellung Kick-Off-AGs
Dekane Erstellen Sie Entwürfe für die Organisationsdiagramme der Fakultäten! Andere AGs Identifizieren Sie Prozessgruppen zu den Ihrer AG zugeordneten Hauptprozessen! Alle Darstellung der Ergebnisse auf Flip Chart Kurzpräsentation der Ergebnisse im Plenum