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Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause 1 26. Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off Qualitätsmanagement und Systemakkreditierung Kick-Off-Veranstaltung 26. Juni.

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1 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off Qualitätsmanagement und Systemakkreditierung Kick-Off-Veranstaltung 26. Juni 2009

2 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off Inhalt Hochschulentwicklung und Strategieansatz der FHH Organisation und Funktionen MKU-Prozesse, Prozessgruppen, Hauptprozesse Prozessgruppen der Hauptprozesse KD3 und KLS Tätigkeiten in der Prozessgruppe KD3-STUB Organisation – Funktionen – Prozesse QM-Verantwortlichkeit, QM-Realisierung Projektaufgaben und -zeitplan Aufgaben der AGs im Kick-Off

3 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off Inhalt Hochschulentwicklung und Strategieansatz der FHH Organisation und Funktionen MKU-Prozesse, Prozessgruppen, Hauptprozesse Prozessgruppen der Hauptprozesse KD3 und KLS Tätigkeiten in der Prozessgruppe KD3-STUB Organisation – Funktionen – Prozesse QM-Verantwortlichkeit, QM-Realisierung Projektaufgaben und -zeitplan Aufgaben der AGs im Kick-Off

4 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off Projektziele Qualität von Lehre, Forschung und Weiterbildung ISO 9001 Zertifizierung Systemakkreditierung Ablauforganisation Autonomie der FHH Hochschulentwicklung der FHH Aufbauorganisation

5 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off Qualitätsorientierte Steuerung Quelle: ASIIN

6 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off QMH Anforderungen 1.Inhalt 2.Strategische Grundlagen 3.Organisation 4.Managementprozesse 5.Kernprozesse 6.Unterstützungsprozesse SAkk Anforderungen I.Ziele u. Q-Verständnis II.Q-Managementsystem III.Kernprozess Studium und Lehre IV.Unterstützende Prozesse IT-Systeme Zusammenhang ISO9001 – Systemakkreditierung - IT QMH – Qualitätsmanagementhandbuch SAkk – Systemakkreditierung HISNavisionTypo3 …

7 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off QM: Strategieansatz ISO 9001 SAkk (PAkk) Familiengerechte Hochschule H-IT (ITIL) … ECTS- Label Total E-Quality ECTS European Credit Transfer System PAkk Programmakkreditierung SAkk Systemakkreditierung ITIL Information Technology Infrastructure Library

8 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off Hochschule Programm- vs. Systemakkreditierung PAkk Studiengang SAkk QMS QMS Qualitätsmanagementsystem PAkk Programmakkreditierung SAkk Systemakkreditierung

9 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off Strategieplanung Rückkopplung Planung Rückkopplung Strategieentwicklung Fakultäten (5) Dezernate (4) Zentrale Einrichtungen (5) Monitoring im Jahresverlauf SOLL / IST Vergleich Präsidium abgestimmt Strukturkonzepte (14) Wirtschaftspläne (14) Hochschulentwicklungsplan Hochschulwirtschaftsplan MWK Externe Zielvereinbarungen Interne Zielvereinbarungen Präsidium abgestimmt

10 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off Zeitplan FunktionWS08/09SS09WS09/10SS10WS10/11SS11WS11/12 Programmreakkreditierung Dokumen- tation Audits Systemakkreditierung Dokumen- tation Dokumen- taion Dokumen- tation Audits ISO9001 Dokumen- tation int. Audits Verwaltung int. Audits Fakultäten ISO-Zerti- fizierung Studierendenverwaltung HISinONE IT-Infrastruktur IT-Redundanz IT-ManagementFHHCard / IDM / Asset Mgt. / Support / Security Mgt.

11 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off Inhalt Hochschulentwicklung und Strategieansatz der FHH Organisation und Funktionen MKU-Prozesse, Prozessgruppen, Hauptprozesse Prozessgruppen der Hauptprozesse KD3 und KLS Tätigkeiten in der Prozessgruppe KD3-STUB Organisation – Funktionen – Prozesse QM-Verantwortlichkeit, QM-Realisierung Projektaufgaben und -zeitplan Aufgaben der AGs im Kick-Off

12 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off Organisationsstruktur Für jede Organisationseinheit der FHH müssen nach einheitlichen Verfahren definiert werden: Aufbauorganisation Ablauforganisation –Funktionen –Prozesse

13 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off Aufbauorganisation der FHH - Entwurf

14 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off Funktionen, Beispiel aus Dezernat 1

15 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off Inhalt Hochschulentwicklung und Strategieansatz der FHH Organisation und Funktionen MKU-Prozesse, Prozessgruppen, Hauptprozesse Prozessgruppen der Hauptprozesse KD3 und KLS Tätigkeiten in der Prozessgruppe KD3-STUB Organisation – Funktionen – Prozesse QM-Verantwortlichkeit, QM-Realisierung Projektaufgaben und -zeitplan Aufgaben der AGs im Kick-Off

16 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off Prozessmodell der FHH

17 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off Prinzip der Prozessdefinition Ein MKU-Prozess –ist ein wiederkehrender, relevanter Arbeitsablauf –hat Schnittstellen zu anderen Organisationseinheiten –ist verlässlich für Nutzende und Ausführende Wir strukturieren MKU-Prozesse in –Hauptprozesse, eingeteilt in Management-, Kern- und Unterstützungsprozesse –Hauptprozesse bestehend aus Prozessgruppen –Prozessgruppen bestehend aus MKU-Prozessen (Einzelprozessen) Wir nummerieren MKU-Prozesse (Einzelprozesse) –Kennzeichen für den Hauptprozess, z. B. KD3 (Kernprozess Studierenden- und Alumniverwaltung) –Kennzeichen für die Prozessgruppe, z. B. KD3-BERI (Berichtswesen) –Nummer für den Einzelprozess, z. B. KD3-BERI-1 mit Versionsnummer –Format [M,K,U]AA-AAAA-[1..9].MMJJ

18 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off Inhalt Hochschulentwicklung und Strategieansatz der FHH Organisation und Funktionen MKU-Prozesse, Prozessgruppen, Hauptprozesse Prozessgruppen der Hauptprozesse KD3 und KLS Tätigkeiten in der Prozessgruppe KD3-STUB Organisation – Funktionen – Prozesse QM-Verantwortlichkeit, QM-Realisierung Projektaufgaben und -zeitplan Aufgaben der AGs im Kick-Off

19 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off Prozessgruppen im Hauptprozess KD3 Studierenden- und Alumniverwaltung KD3-IMMA Immatrikulation KD3-EXMA Exmatrikulation KD3-RUEM Rückmeldung / besondere Semester KD3-STUB Studienbeiträge KD3-LEIS Leistungserfassung KD3-EVAL Evaluation KD3-STAM Stammdaten KD3-AEND Änderung an formellen Verfahren KD3-BERI Berichtswesen

20 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off Prozessgruppen im Hauptprozess KLS Lehre und Studium KLS-ESTG Entwicklung von Studiengängen KLS-PLAL Planung von Lehrveranstaltungen KLS-DFLV Durchführung von Lehrveranstaltungen KLS-EVAL Evaluation der Lehre KLS-EVAS Evaluation der Studiengänge KLS-PVPR Planung und Verwaltung von Prüfungen KLS-BPAA Betreuung Praxisphasen und Abschlussarbeiten

21 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off MKU-Prozess KD3-EVAL Lehrevaluation durchführen

22 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off Inhalt Hochschulentwicklung und Strategieansatz der FHH Organisation und Funktionen MKU-Prozesse, Prozessgruppen, Hauptprozesse Prozessgruppen der Hauptprozesse KD3 und KLS Tätigkeiten in der Prozessgruppe KD3-STUB Organisation – Funktionen – Prozesse QM-Verantwortlichkeit, QM-Realisierung Projektaufgaben und -zeitplan Aufgaben der AGs im Kick-Off

23 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off KD3-STUB Studienbeiträge KD3-STUB.1Einnahmen KD3-STUB.2Verteilung KD3-STUB.3Verwendung KD3-STUB.4Berichtswesen

24 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off KD3-STUB.1 Einnahmen Zeiträume Studienbeiträge: –Januar bis März –Juli bis September Zeiträume Langzeitzeitstudiengebühren –Januar, Juli Beteiligte: Dez. III, Dez. IV Aufgaben: Einnahme, Kontrolle, Mahnung, Rückzahlung

25 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off KD3-STUB.2 Verteilung Zeitraum: Februar Beteiligte: Dez. III, Präsidium, VPK, Dez. IV Aufgaben: –Entwurf Verteilung der zentralen und dezentralen Studienbeiträge (Dez. III) –Entwurf Zuweisungen an Fakultäten und OEs (Dez. III) –Entscheidung (Präsidium) –Information an Dez. IV und Fakultäten (VPK) –Studienbeiträge zuweisen (Dez. IV)

26 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off KD3-STUB.3 Verwendung Zeitraum: Dezember Beteiligte / Aufgaben: –Fakultäten: Jahresplanung Verwendung Studienbeiträge –VPK/Senatskommission: Jahresplanung Verwendung zentrale Studienbeiträge –Präsidium: Entscheidung –VPK: Information an Dez. IV und Fakultäten –Dez IV: Freigabe Studienbeiträge

27 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off KD3-STUB.4 Berichtswesen Zeiträume: Juni und Dezember Beteiligte / Aufgaben: –VPG, VPK, Controller, Dez. III, Dez. IV: Evaluationsbericht für MWK erstellen –VPG, Präsidium, erweitertes Präsidium: Bericht über Stand der Ausgaben

28 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off KD3-STUB: Aufgaben für QM-AG K3: Konsolidierung der Dokumente –Wirtschaftspläne der Fakultäten und OEsWirtschaftspläne –Pläne (Anträge) zur Verwendung von StudienbeiträgenPläne –Bericht Verwendung an MWKBericht Konsolidierung der Prozesse und Modellierung als MKU-Prozesse

29 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off Inhalt Hochschulentwicklung und Strategieansatz der FHH Organisation und Funktionen MKU-Prozesse, Prozessgruppen, Hauptprozesse Prozessgruppen der Hauptprozesse KD3 und KLS Tätigkeiten in der Prozessgruppe KD3-STUB Organisation – Funktionen – Prozesse QM-Verantwortlichkeit, QM-Realisierung Projektaufgaben und -zeitplan Aufgaben der AGs im Kick-Off

30 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off Organisation – Funktionen – Prozesse

31 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off Organisation – Funktionen – Prozesse

32 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off Inhalt Hochschulentwicklung und Strategieansatz der FHH Organisation und Funktionen MKU-Prozesse, Prozessgruppen, Hauptprozesse Prozessgruppen der Hauptprozesse KD3 und KLS Tätigkeiten in der Prozessgruppe KD3-STUB Organisation – Funktionen – Prozesse QM-Verantwortlichkeit, QM-Realisierung Projektaufgaben und -zeitplan Aufgaben der AGs im Kick-Off

33 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off Managementprozesse (8 Hauptprozesse) – MSZ Strategie- und Zielvereinbarungsprozess PP – MAS Akademische SelbstverwaltungPP – MQM Ständige Verbesserung (4 UP)QMB – MWT Weiterbildung und SchulungZWT – MD1 Berufung von ProfessorenDez. I – MD4 Haushalts- und WirtschaftsplanungDez. IV – MCO Controlling (qualitativ und quantitativ)PP / Controller – MPP Hochschulmarketing und ÖffentlichkeitsarbeitPP QM: Verantwortlichkeit (Koordinierung)

34 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off QM: Verantwortlichkeit (Koordinierung) Kernprozesse (5 Hauptprozesse) –KLS Lehre und Studium (8 PB)VPK –KFE Forschung und Entwicklung (2 PB)VPJ –KWT Weiterbildung und Technologietransfer (1 PB)ZWT –KD3 Studierenden- und Alumniverwaltung (2 PB)Dez. III –KIB Internationale Kooperation (4 PB)IB

35 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off QM: Verantwortlichkeit (Koordinierung) Unterstützungsprozesse (6 Hauptprozesse) –UD1 PersonalmanagementDez. I –UD2 Gebäudemanagement und InstandhaltungDez. II –UD4 Rechnungswesen und BeschaffungDez. IV –UBI Bibliotheksmanagement B –UCC Career Center / Mentoringprogramme ZWT –UIT Hochschul-IT H-IT

36 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off Realisierung QM durch Arbeitsgruppen (AG) 16 Arbeitsgruppen insgesamt –7 AGs für Managementprozesse (M1 – M7) –5 AGs für Kernprozesse(K1 – K5) –4 AGs für Unterstützungsprozesse(U1 – U4) Jede AG besteht aus drei Mitgliedern –bei Bedarf Ergänzung durch Fachkundige Koordinierung und Weiterentwicklung der MKU-Prozesse in Absprache mit den Prozess- verantwortlichen, QM-Zirkel und QMB

37 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off Arbeitsgruppen AGBezeichnungLeitungMitglieder M1StrategieVPJVPJ, DT, MA M2Ständige VerbesserungHBHB, MB, MS M3Interne WeiterbildungEBEB, KG, KUK M4BerufungN. N. N., NR, BJ M5HaushaltVPGVPG, HH, FW M6ControllingVPGVPG, MA, FW M7MarketingDTDT, PS, MM K1LehreVPKVPK, MK, DS K2ForschungVPJVPJ, EF, RS K3Externe WeiterbildungVPJVPJ, EB, MZ K4StudierendenverwaltungVPKVPK, BK, CJA K5InternationalesVPKVPK, BB, GH U1PersonalwesenVPGVPG, NR, EW U2Facility ManagementHKHK, TH, WG U3BibliothekHFHF, MS, AH U4Hochschul-ITMKMK, YJ, CJA

38 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off Inhalt Hochschulentwicklung und Strategieansatz der FHH Organisation und Funktionen MKU-Prozesse, Prozessgruppen, Hauptprozesse Prozessgruppen der Hauptprozesse KD3 und KLS Tätigkeiten in der Prozessgruppe KD3-STUB Organisation – Funktionen – Prozesse QM-Verantwortlichkeit, QM-Realisierung Projektaufgaben und -zeitplan Aufgaben der AGs im Kick-Off

39 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off Projektaufgaben IST-Analyse –Identifikation der Prozessgruppen –derzeitige Abläufe –evtl. vorhandene Prozessdokumentation Klärung der Anforderungen aus ISO 9001 und Systemakkreditierung Identifizieren von MKU-Prozessen in den Prozessgruppen

40 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off Projektaufgaben Definition der MKU-Prozesse unter Berücksichtigung von –Konformität zwischen Systemakkreditierungs- und ISO 9001-Anforderungen –unterschiedlicher Handhabung in den Fakultäten –Ineffizienzen

41 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off Projektaufgaben Dokumentation der Prozesse im QM- Handbuch –graphische Modellierung –verbale Beschreibung Erstellen eines Maßnahmenplans für die Umsetzung der erforderlichen Anpassungen

42 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off Projektressourcen Arbeitsgruppe (QM-AG) und bei Bedarf weitere Hochschulmitglieder Hiwis (in 2009: 4500€ pro Fakultät) Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB) für die Dokumentation der Prozesse (Prozessdiagramme und -beschreibungen) in SYCAT (V-IT, MB, HB) QM-Software SYCAT

43 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off Projektzeitplan Definition der Aufbauorganisation (incl. Funktionen und Rollen), Identifikation der Prozessgruppen Prozessdokumentation in SYCAT Maßnahmenplan Projektende Meilensteine:

44 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off Inhalt Hochschulentwicklung und Strategieansatz der FHH Organisation und Funktionen MKU-Prozesse, Prozessgruppen, Hauptprozesse Prozessgruppen der Hauptprozesse KD3 und KLS Tätigkeiten in der Prozessgruppe KD3-STUB Organisation – Funktionen – Prozesse QM-Verantwortlichkeit, QM-Realisierung Projektaufgaben und -zeitplan Aufgaben der AGs im Kick-Off

45 Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off Aufgabenstellung Kick-Off-AGs Dekane –Erstellen Sie Entwürfe für die Organisationsdiagramme der Fakultäten! Andere AGs –Identifizieren Sie Prozessgruppen zu den Ihrer AG zugeordneten Hauptprozessen! Alle –Darstellung der Ergebnisse auf Flip Chart –Kurzpräsentation der Ergebnisse im Plenum


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