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© Fraunhofer-Gesellschaft München Wi(e)der besseres Wissen Die Bedeutung des Wissensmanagements in mittelständischen Unternehmen Hans-Jörg Bullinger Fraunhofer-Gesellschaft,

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1 © Fraunhofer-Gesellschaft München Wi(e)der besseres Wissen Die Bedeutung des Wissensmanagements in mittelständischen Unternehmen Hans-Jörg Bullinger Fraunhofer-Gesellschaft, München

2 © Fraunhofer-Gesellschaft München Vernetzte Welt Stahl, Eisenbahn, Transport Internet, Mobile Kommunik. Zyklen Frühe Industrialisierung Kondratieff-Zyklen: Schlüsselinnovationen initiieren neue industrielle und gesellschaftliche Entwicklungsphasen Automobil, Petrochemie Microchip Automati- sierung Lebens- wissenschaften Solartechnik Dampf- maschine, Textil- und Bekleidungs- industrie Innovation Späte Industrialisierung Dienstleistungs- gesellschaft Wissens- gesellschaft Health Age Quelle: nach Nefiodow in Capital 1/ E-Technik, Chemie

3 © Fraunhofer-Gesellschaft München Genese der Innovationsentwicklung – Wie wurden und werden Innovationen entwickelt? Altertum Neuerungen vor allem partiell und sehr allmählich von Grundbedürfnissen der Menschen gesteuert basierten auf empirischen Befunden und Naturgesetzen zumeist regional begrenzt durch Einzelkämpfer entwickelt Mittelalter/ Neuzeit Hinwendung zur Wissen- schaft im Zeichen der bürgerlichen Aufklärung Erfindertätigkeit mit Marktorientierung Gegen- wart Weitverzweigtes, vielschichtiges Wechselspiel der Kräfte und Akteure im Markt Innovationen aufgrund der Komplexität kaum noch von Einzelnen, sondern in (internationaler) Arbeitsteilung eines Teams Joseph von Fraunhofer Carl Benz

4 © Fraunhofer-Gesellschaft München Kompetenznetzwerke aufbauen Partner in Netzwerken müssen bereit sein..... Netzwerke Produkte Interne Ressourcen zu kooperieren... in neuen Beziehungsmustern zu denken und zu handeln ungewohnte Formen der Zusammenarbeit zu erproben neue Funktionen in Wertschöpfungs- ketten zu übernehmen Kunden- Lieferanten- Beziehungen zu gestalten Kompetenzen zu bündeln und interdisziplinär zu denken Wissen neu zu verknüpfen Geschäftsprozesse enger zu verbinden Plattformstrategien zu entwickeln und einzusetzen Dienstleistungen und Sachgüter zu kombinieren

5 © Fraunhofer-Gesellschaft München Eine Investition in Wissen bringt immer noch die besten Zinsen. Benjamin Franklin ( ) Politiker, Schriftsteller, Naturwissenschaftler

6 © Fraunhofer-Gesellschaft München Wissensmanagement – Warum? Einführung von Wissensmanagement Wissensmanagement in vernetzten Strukturen durch Communities of Practice Wissensmanagementbeispiele Ausblick

7 © Fraunhofer-Gesellschaft München Themenfelder der Unternehmensführung in der Zukunft 80 Anzahl der Nennungen Quelle: Information Management & Consulting 2001 e-Business Wissensmanagement Kundenmanagement Kommunikatiossysteme Supply-Chain-Management Fusion & Akquisition IT-Strategie

8 © Fraunhofer-Gesellschaft München Wichtigkeit von Wissensmanagement in der Zukunft Kernkompetenzen Unternehmen Stärkung der Marktposition Schnellere/bessere Projektabwicklung Aufbau neuer Kompetenzen Direkte Kundenansprache/-bindung Steigerung Mitarbeitermotivation Förderung von Innovationen n = 252 Quelle: Trendstudie Wissensmanagement; Fraunhofer IAO, 2001

9 © Fraunhofer-Gesellschaft München Strategische Ziele des Wissensmanagement Wachstum Kostenreduzierung Produktivitätssteigerung Förderung der Mitarbeiter Verbesserung der Produktqualität Optimierung der Kundennähe Steigerung der Innovationsfähigkeit % 53 % 54 % 55 % 63 % 68 % 72 % Quelle: IAO Studie 2001

10 © Fraunhofer-Gesellschaft München Wissensmanagement soll helfen explizites und implizites Wissen allen verfügbar zu machen implizites Wissen explizites Wissen individuelles Wissenorganisationales Wissen ist formalisierbar, beschreibbar und zeitlich stabil ist schwer kommunizierbar, kaum formalisierbar und stillschweigend ist an einzelne Personen gebunden und nur diesen zugänglich ist mehreren Personen zugänglich z. B. »Bauchgefühl« in neuen Situationen, Erfahrungswissen z. B. Wissen über Produkteigenschaften, techn. Fachwissen z. B. gemeinsame Werte, Unternehmenskultur z. B. festgelegte Prozessschritte, Unternehmensvision

11 © Fraunhofer-Gesellschaft München Barrieren von Wissensmanagement n = 250 Quelle: Trendstudie Wissensmanagement; Fraunhofer IAO, 2001

12 © Fraunhofer-Gesellschaft München Informationssysteme und Wissensmanagement bedingen einander Dies bedeutet: Connecting People Wissensträger stehen im Vordergrund Definition des individuellen Know-how- Steckbriefs ist Sache des Mitarbeiters Dies bedeutet: Connecting Data Informationsgeber stehen im Hintergrund Vorgabe der Strukturen durch Informationsmanagement Informationssysteme fällt die Aufgabe zu, Informationsflüsse zu gestalten, Informationen zu beschaffen und problemadäquat zu verarbeiten sowie den Entscheidungsträger mit Informationen zu versorgen. Wissensmanagement stellt die notwendigen Methoden und Werkzeuge zur Kommunikation, Nutzung und Entwicklung von Wissen im Unternehmen bereit. Information Wissen

13 © Fraunhofer-Gesellschaft München Umsetzungsdimensionen des Wissensmanagement Vision - Leitbild - Ziele Personal IuK- Technologien Organisation Wissens- nutzung Wissens- entwicklung Wissens- kommunikation

14 © Fraunhofer-Gesellschaft München Wissensmanagement – Warum? Einführung von Wissensmanagement Wissensmanagement in vernetzten Strukturen durch Communities of Practice Wissensmanagementbeispiele Ausblick

15 © Fraunhofer-Gesellschaft München Einführung von Wissensmanagement xxx Wissensfelder xxx Prozeßschritte Organisation Wissens- identifikation... Wissens- bewahrung Tools HRM Kultur Einbindung lokaler Experten... DB Literatur... Abschluß- gespräche PM Foren...Anreizsystem... I: Priorisierung Prozesse II: Prozessanalyse III: Wichtigkeit der Wissensfelder IV: Handlungs- bedarf IV: Handlungs- bedarf V: Relevanz VI: Wissens- matrix Beispiel Ziel Wissens- management Ziel Wissens- management

16 © Fraunhofer-Gesellschaft München Einführung von Wissensmanagement xxx Wissensfelder xxx Prozeßschritte Organisation Wissens- identifikation... Wissens- bewahrung Tools HRM Kultur Einbindung lokaler Experten... DB Literatur... Abschluß- gespräche PM Foren...Anreizsystem... I: Priorisierung Prozesse II: Prozeßanalyse III: Wichtigkeit der Wissensfelder IV: Handlungs- bedarf V: Relevanz VI: Wissens- matrix Beispiel Ziel Wissens- management Ziel Wissens- management

17 © Fraunhofer-Gesellschaft München Priorisierung der relevanten Prozesse niedrig Wissensintensität der Prozesse Lösungs- prozess xxx xx Auftrags- abwicklungs- prozess xxx Angebots- prozess hoch schlechtgut Prozessqualität (Ist-Zustand) Größe entspricht der Relevanz für den Geschäfts- erfolg Beispiel

18 © Fraunhofer-Gesellschaft München Einführung von Wissensmanagement xxx Wissensfelder xxx Prozeßschritte Organisation Wissens- identifikation... Wissens- bewahrung Tools HRM Kultur Einbindung lokaler Experten... DB Literatur... Abschluß- gespräche PM Foren...Anreizsystem... I: Priorisierung Prozesse II: Prozessanalyse III: Wichtigkeit der Wissensfelder IV: Handlungs- bedarf V: Relevanz VI: Wissens- matrix Beispiel Ziel Wissens- management Ziel Wissens- management

19 © Fraunhofer-Gesellschaft München Prozessanalyse Projekt- planung EngineeringFertigungVersandMontage Inbetrieb- nahme Auftragsabwicklungsprozess Beispiel

20 © Fraunhofer-Gesellschaft München Einführung von Wissensmanagement xxx Wissensfelder xxx Prozeßschritte Organisation Wissens- identifikation... Wissens- bewahrung Tools HRM Kultur Einbindung lokaler Experten... DB Literatur... Abschluß- gespräche PM Foren...Anreizsystem... I: Priorisierung Prozesse II: Prozeßanalyse III: Wichtigkeit der Wissensfelder IV: Handlungs- bedarf IV: Handlungs- bedarf V: Relevanz VI: Wissens- matrix Beispiel Ziel Wissens- management Ziel Wissens- management

21 © Fraunhofer-Gesellschaft München Wissensentwicklung – Basis heute und morgen Wissensoutsourcing /-outplacement Wissensweiter- entwicklung Wissens- erwerb Wissensneu- entwicklung /-aufbau Wissens- diversifikation heute identifiziertes Wissen zukünftig benötigtes Wissen

22 © Fraunhofer-Gesellschaft München Wichtigkeit der Wissensfelder Wichtigkeit heute Wichtigkeit zukünftig Bisherige Abdeckung Handlungs- bedarf xxx xx xxx Qualität steigern Produkt- wissen xx xxx x sehr hoch Branchen- wissen xxx x hoch Kunden- wissen wissen xx xxx x sehr hoch Beratungs- wissen Beispiel

23 © Fraunhofer-Gesellschaft München Einführung von Wissensmanagement xxx Wissensfelder xxx Prozeßschritte Organisation Wissens- identifikation... Wissens- bewahrung Tools HRM Kultur Einbindung lokaler Experten... DB Literatur... Abschluß- gespräche PM Foren...Anreizsystem... I: Priorisierung Prozesse II: Prozeßanalyse III: Wichtigkeit der Wissensfelder IV: Handlungs- bedarf V: Relevanz VI: Wissens- matrix Beispiel Ziel Wissens- management Ziel Wissens- management

24 © Fraunhofer-Gesellschaft München Relevanz der Wissensfelder in den Prozessschritten Produktwissen Wettbewerbswissen... Kundenwissen EngineeringMontageInbetrieb- nahme... Projekt- planung Beratungswissen Beispiel

25 © Fraunhofer-Gesellschaft München Einführung von Wissensmanagement xxx Wissensfelder xxx Prozeßschritte Organisation Wissens- identifikation... Wissens- bewahrung Tools HRM Kultur Einbindung lokaler Experten... DB Literatur... Abschluß- gespräche PM Foren...Anreizsystem... I: Priorisierung Prozesse II: Prozeßanalyse III: Wichtigkeit der Wissensfelder IV: Handlungs- bedarf V: Relevanz VI: Wissens- matrix Beispiel Ziel Wissens- management Ziel Wissens- management

26 © Fraunhofer-Gesellschaft München Wissensprozess Identifikation Entwicklung Kommunikation Nutzung Bewahrung Wie schaffe ich Transparenz über vorhandenes Wissen? Welches Wissen erwerbe ich extern? Wie baue ich neues Wissen intern auf? Wie bringe ich Wissen an den richtigen Ort? Wie stelle ich Anwendung von Wissen sicher? Wie schütze ich mich vor Wissensverlusten? Beispiel

27 © Fraunhofer-Gesellschaft München Wissensmatrix: Projektplanung/ Beratungswissen Organisation Wissens- identifikation... Wissens- bewahrung Tools HRM Kultur Wissens- verteilung Einbindung lokaler Experten... Literatur- datenbank... Abschluss- gespräch Projektmgt. Foren... Anreiz- system Projektmgt. Lehrgang... Soll-ZustandIst-Zustand Beispiel Community of Practice Yellow page

28 © Fraunhofer-Gesellschaft München Wissensmanagement – Warum? Einführung von Wissensmanagement Wissensmanagement in vernetzten Strukturen durch Communities of Practice Wissensmanagementbeispiele Ausblick

29 © Fraunhofer-Gesellschaft München Wann ist eine Community of Practice (CoP) sinnvoll? Das betrachtete Wissen hat einen hohen Wert und entscheidenden Wettbewerbsvorteil Gewisse Exklusivität des Wissens; Knappheit auch auf dem externen globalen Wissensmarkt Große zukünftige Bedeutung Große Wissensentwicklungsdynamik Wiederverwendbarkeit ist hoch Hoher impliziter Anteil des Wissens Zukünftiger Wissensbedarf noch nicht gedeckt

30 © Fraunhofer-Gesellschaft München Ebenen der organisatorischen Gestaltung anpassungsfähige Organisationseinheiten über Hierarchiestrukturen hinweg Organisa -tions- struktur Projekt- struktur CoP Verschiedene (parallele) Unternehmensstrukturen

31 © Fraunhofer-Gesellschaft München Communities of Practice (CoP) Was ist bei der Zusammensetzung des CoP-Teams zu beachten? Welche Outputs werden erzeugt? Was ist der Nutzen für den Einzelnen, fürs Unternehmen? Welche Aktivitäten laufen im Netzwerk ab? Welche Unterstützung ist sinnvoll? Welcher zeitliche und finanzielle Aufwand entsteht damit? Welche Rahmenbedingungen sind für eine erfolgreiche Durchführung notwendig? Experte X Experte Z Moderator Experte U Experte V Pate einer CoP Kern-CoP Erweiterte CoP

32 © Fraunhofer-Gesellschaft München Communities of Practice (CoP) 1. Community-Kick-off-Meeting bzw. Jahrestreffen: Planung der folgenden Periode Ziele und Aktivitäten Bewertung der Zielerreichung der vergangenen Periode Abstimmung mit Knowledge Manager 3. Zwischentreffen Community: Austausch über Community- Aktivitäten, Projektarbeit Initiierung von Communities, Festlegung des grundlegenden Rahmens 2. Dezentrale Arbeit auf Basis der Kommunikations Plattform

33 © Fraunhofer-Gesellschaft München Communities of Practice (CoP) – Themengenerierung Top down Bottom up Filter Communities of Practice Typ 2: Strategic Communities Klare Innovationsthemen Aktive Unterstützung durch das Wissens-management- Team Typ 1: Operational Communities Inkrementelle Verbesserungen, Qualitätssicherung passive Unterstützung durch WM Team: erhalten Kommunikationsplattform, keine Prozessmoderation 1. Themenidentifikation 2. Themenauswahl 3. Kategorisierung

34 © Fraunhofer-Gesellschaft München Unterstützungsmöglichkeiten durch das Management Kommunikation der Führung, dass... die CoPs anerkannt werden, einen Wert für das Unternehmen haben, Teil der Aufgabe des einzelnen Mitarbeiters angesehen wird Wie kann das geschehen: Teilnahme an der einen oder anderen CoP bzw. der Sitzung der CoP durch Führungskräfte Verankerung in das Unternehmen und in die tägliche Arbeit CoP-Treffen zum Teil in der Arbeitszeit Bereitstellung von Meetingräumen Bereitstellung notwendiger Medien (Newsgroups, Intranet,...) Aufbau eines adäquaten Anreizsystems

35 © Fraunhofer-Gesellschaft München Wissensmanagement – Warum? Einführung von Wissensmanagement Wissensmanagement in vernetzten Strukturen durch Communities of Practice Wissensmanagementbeispiele Ausblick

36 © Fraunhofer-Gesellschaft München GlobeGround Wissensmanagement

37 © Fraunhofer-Gesellschaft München GlobeGround Wissensmanagement: Förderung der Mitarbeiter Errichtung eines weltweiten Wissensnetz-werkes Globalen Austausch von Fähigkeiten und Know- how zwischen Mitarbeitern der verschiedenen Niederlassungen ermöglichen Experten besitzen nutzbares Wissen Dem Kunden maximalen Vorteil verschaffen und den Unternehmenswert steigern Investition in die Zukunft: Bereitschaft zahlt sich in der nächsten Managementgeneration aus Lets network together

38 © Fraunhofer-Gesellschaft München GlobeGround Wissensmanagement: Organisation Wissensmanager in der Holding Wissensmanager in der Tochtergesellschaft Hat enge Anbindung an operatives Geschäft Achtet auf brauchbare Inhalte Aktualisiert Daten Kommuniziert direkt mit den Mitarbeitern Beschleunigt Rückmeldungen... Entwickelt Vision und Konzept Koordiniert Wissensmanagement Identifiziert Wissenslücken Ist Ansprechpartner für alle Wissensmanagementangelegenheiten Bietet Wissensmanagement-Kurse an... Laufender Dialog

39 © Fraunhofer-Gesellschaft München vr-wissen: Vision und Ziele aus Sicht der Nutzer Vision Hilfe zur Selbsthilfe Schaffung eines Wir-Gefühls innerhalb des genossenschaftlichen Verbundes Ziele Schnelle Wissensfindung Höhere Qualität Geringeres Risiko (z.B. Kreditrisiken) Innovation Ertragssteigerung

40 © Fraunhofer-Gesellschaft München vr-wissen: Wissensmanagement bei einem vernetzten Finanzdienstleister Experten Yellow Page E-LearningSucheWissens- Pool Forum Chat

41 © Fraunhofer-Gesellschaft München vr-wissen: Betreibermodell und Rollen Rollen im Wissensmanagement Betreibermodell Zentraler Wissens- manager Redakteur Dezentraler Wissensmanager System- Administrator Sponsor Pate

42 © Fraunhofer-Gesellschaft München Vorgehensweise zur Implementierung RB I Zusammenstellung Ausgangsbasis Aufbau grobes Gesamtkonzept WS I Betreibermodelle Anreize für Nutzer Organisation Detaillierung Module WS II Auswahl Pilotbereich Auswahl Pilotmodule Projektkommunikation und -marketing Sammlung technischer AnforderungenTechnische Umsetzung Legende WS = Workshop RB = Risikobewertung WB = Wirtschaftlichkeits- berechnung Legende WS = Workshop RB = Risikobewertung WB = Wirtschaftlichkeits- berechnung Verfeinertes Gesamt- Konzept incl. WB I

43 © Fraunhofer-Gesellschaft München Wissensmanagement – Warum? Einführung von Wissensmanagement Wissensmanagement in vernetzten Strukturen durch Communities of Practice Wissensmanagementbeispiele Ausblick

44 © Fraunhofer-Gesellschaft München Bedeutungsverschiebung im Wissensmanagement Bedeutungsverschiebung weg von der reinen Informationstechnologie hin zu organisatorischen Maßnahmen und der Integration der Mitarbeiter IuK-Technologien Spielen tragende Rolle Stärkere Anpassung an unterschiedliche Nutzungstypen und –kontexte Organisation Weiterer Abbau von Hierarchien Stärkere Zusammenarbeit in internen und externen Netzwerken »Human Resources« Potenziale im Auf- und Ausbau von Wertesystemen, Anreizsystemen Basis einer Vertrauenskultur Überdenken und Neuausrichtung von Führungsverhalten und Unternehmenskultur ZF Getriebe GmbH

45 © Fraunhofer-Gesellschaft München Innovationsförderliche Unternehmenskultur Klassische Unternehmenskultur Moderne Unternehmenskultur Quelle: modifiziert nach Scholz, 1998, Mechanistisch: Unternehmen als Uhrwerk Evolutionär: Unternehmen als Netzwerk Verständnis der Ablauf-Organisation VerhaltensregelnVision Ausrichtung des Verhaltens HierarchieHeterarchie (mit partieller Hierarchie) Verständnis der Aufbau-Organisation Organisation von KarrierenManagement von Kompetenzen Führungsverständnis StrukturKultur Grundlage des Unternehmens Zusammenhalt durch Verträge Zusammenhalt durch Sinn-Integration Kooperations- grundlage

46 © Fraunhofer-Gesellschaft München Leistungsfähige Online-Infrastrukturen Konsequenter Ausbau von (Online-)Dienstleistungen Forciertes Wissensmanagement als Grundlage für Qualifizierung und zur Unterstützung von Innovationen und Kooperationen Ausbau flexibler Arbeitsorganisationen Exzellente Aus- und Weiterbildungsangebote Berücksichtigung aktueller und zukunftsorientierter Qualifizierungs-/Trainingsmethoden Enge Kooperation aller relevanten Kräfte aus Wirtschaft, Wissenschaft, Staat und Gesellschaft Fazit: Wie meistern wir die Zukunft?

47 © Fraunhofer-Gesellschaft München Johann Wolfgang von Goethe ( ) Es ist nicht genug zu wissen, man muss es auch anwenden; es ist nicht genug zu wollen, man muss es auch tun.


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