Datenmanagement an der HTWK Einführung in das Workflow-Management Herr Baumert und ich haben es sich zur Aufgabe gemacht, in dieser und der nächsten Woche den Workflow der HTWK zu untersuchen. Ich möchte heute in einem ersten Schritt auf die theoretischen Grundlagen des Workflow-Managements eingehen. Herr Baumert wird dann in der nächsten Woche dann auf den konkreten Workflow an der HTWK eingehen. Meinen Vortrag möchte ich zuerst mit einer Definition des Begriffes Workflow-MAnagements beginnen.

Definition Aufgabe des Workflow-Managements ist es, eine Spezifikation für die technische Ausführung von Arbeitsabläufen zu liefern. Das Workflow-Management kann damit als eine technische Umsetzung des Geschäftsprozess-Managements verstanden werden. [Wikipedia] Fazit: um zu erklären wie Workflow-Management funktioniert, muss zuerst auf Geschäftsprozess-management eingegangen werden. Diese Erkenntnis schlägt sich auch auf die Struktur des Vortrages nieder. Ich werde … 21.09.2018 Matthias Schilha

Agenda Geschäftsprozess-Management Workflow-Management Zusammenfassung Ausblick … zuerst auf das Geschäftsprozess-Management eingehen und dann erst auf das Workflow-Management. Anschließend werde ich die Erkenntnisse zusammenfassen und einen Ausblick darauf geben, was Herr Baumert nächste Woche vorsttellen möchte. 21.09.2018 Matthias Schilha

Geschäftsprozess-Management Definition Geschäftsprozess Vorteile dieser Form der Betrachtung Vorgehensweise zur Gestaltung von Geschäftsprozessen Auswirkungen der Analyse auf die HTWK Im Rahmen des Kapitels Geschäftsprozess-Managements werde ich folgende Aspekte besprechen. Beginnen werde ich mit einer Definition des Begriffs Geschäftsprozess. Dem schließt sich ein Erörterung an, warum es sich anbietet die Abläufe der HTWK aus sicht des Geschäftsprozess-Managements zu betrachten. Abgerundet wird dieses Kapitel durch eine grobe Anleitung, wie man bestehende Geschäftsprozesse analysiert und die Diskussion, welche Auswirkung die Analyse auf die HTWK haben kann. 21.09.2018 Matthias Schilha

Geschäftsprozessmanagement Definition Geschäftsprozess Vorteile dieser Form der Betrachtung Vorgehensweise zur Gestaltung von Geschäftsprozessen Auswirkungen der Analyse auf die HTWK Beginnen möchte ich also zuerst mit der Definition des Begriffes Geschäftsprozess. 21.09.2018 Matthias Schilha

Geschäftsprozess (I) Ein Geschäftsprozess ist die Verkettung von funktionsübergreifenden und/oder wertschöpfenden Aktivitäten. (Schmelzer/Sesselmann 2004, S. 46) Ein Geschäftsprozess ist die Verkettung … Was bedeutet dies jedoch für die HTWK eine funktionsübergreifende bzw. eine wertschöpfende Aktivität? 21.09.2018 Matthias Schilha

Geschäftsprozess (II) Die Aktivitäten des Geschäftsprozesses erzeugen Ergebnisse, die von Kunden erwartet werden. (Schmelzer/Sesselmann 2004, S. 46) Was können wir an der HTWK unter Kunden verstehen? 21.09.2018 Matthias Schilha

Geschäftsprozess (III) Die Aktivitäten des Geschäftsprozesses haben eine strategische Bedeutung für das Unternehmen. Schmelzer/Sesselmann 2004, S. 46) Welche Aktivitäten haben strategische Bedeutung für die HTWK? Fazit: nicht alles trifft auf die HTWK zu, z.B. die wertschöpfenden Aktivitäten. Macht es dennoch Sinn die HTWK aus sicht der Geschäftsprozesse zu betrachten? 21.09.2018 Matthias Schilha

Geschäftsprozessmanagement Definition Geschäftsprozess Vorteile dieser Form der Betrachtung Vorgehensweise zur Gestaltung von Geschäftsprozessen Auswirkungen der Analyse auf die HTWK Im Folgenden möchte ich erörtern warum es vorteilhaft ist, die Prozesse an der HTWK aus Sicht des GP-M zu modellieren. 21.09.2018 Matthias Schilha

Vorteile Starke Kundenorientierung Weniger Schnittstellen Klare Verantwortung für Prozessergebnisse Organisationales Lernen starker Kundenorientiertheit: - Man optimiert die Prozesse zu Gunsten des Kunden. Wird dies konsequent durchgezogen, haben alle etwas davon. - Keiner fühlt sich benachteiligt. Wenige Schnittstellen: - durch Optimierung können - Redundanzen entfallen - Zuständigkeiten besser eingeteilt werden  weniger „Informationstransport“ notwendig - Anzahl der Medienbrüche wird geringer Klare Verantwortung für Prozessergebnis: - Frage an Professor: es gibt sicherlich Prozesse wo nicht eindeutig geregelt ist, wer dafür verantwortlich ist Organisationales Lernen: einzelne Mitarbeiter lernen zum Zwecke der Effizienzsteigerung  dadurch lernt die gesamte Organisation Der Prozess der Steigerung der Wissensbasis und verschiedener Kompetenzen von und für Mitarbeiter ist hierbei maßgebliches Merkmal für organisationales Lernen. 21.09.2018 Matthias Schilha

Organisationales Lernen Beim organisationalen Lernen geht man nicht nur davon aus, das nur die einzelnen Mitarbeiter zum Zwecke der Effizienzsteigerung lernen, sondern das die gesamte Organisation "lernt". Der Prozess der Steigerung der Wissensbasis und verschiedener Kompetenzen von und für Mitarbeiter ist hierbei ein maßgebliches Merkmal des organisationalen Lernens. Meine Interpretation: Lernt ein Mitarbeiter etwas neues, teilt er dies allen betroffenen Mitgliedern der Organisation mit. Auf Grund der GP-Analyse weiß der einzelne Mitarbeiter welches Mitglied innerhalb der Organisation von seinem neuen Wissen profitieren kann. 21.09.2018 Matthias Schilha

Geschäftsprozessmanagement Definition Geschäftsprozess Vorteile dieser Form der Betrachtung Vorgehensweise zur Gestaltung von Geschäftsprozessen Auswirkungen der Analyse auf die HTWK Nachdem ich auf die Vorteile … möchte ich nun die auf die einzelnen Schritte zur Gestaltung der Geschäftsprozesse eingehen 21.09.2018 Matthias Schilha

Analyse der strategischen Geschäftsfelder 1. Schritt Analyse der strategischen Geschäftsfelder Im ersten Schritt werden die strategischen Geschäftsfelder analysiert. Unter strategischen Geschäftsfeldern versteht man Aufgabengebiete, die … 21.09.2018 Matthias Schilha

Strategische Geschäftsfelder liefern Beitrag zum Erfolgspotential des Unternehmens Agieren weitgehend autonom … einen Beitrag zum Erfolgspotential des Unternehmens liefern. An der HTWK wären das, wie bereits angeführt Aktivitäten wie 21.09.2018 Matthias Schilha

Strat. GF an der HTWK Immatrikulation/Exmatrikulation der Studenten Bewertung der Prüfungsleistungen Erstellung der Stundenpläne VORLESEN 21.09.2018 Matthias Schilha

primären und sekundären Geschäftsprozesse 2. Schritt Definition der primären und sekundären Geschäftsprozesse In einem zweiten Schritt werden die Geschäftsprozesse definiert. Dabei wird zwischen primären und sekundären Geschäftsprozessen unterschieden 21.09.2018 Matthias Schilha

Primärer Geschäftsprozess Ein primärer Geschäftsprozess stiftet sichtbaren, unmittelbaren Kundennutzen. Beispiele an der HTWK: Immatrikulation, Exmatrikulation Im Gegensatz dazu …. 21.09.2018 Matthias Schilha

Sekundärer Geschäftsprozess Ein sekundärer GP dient der Verwaltung von betriebliche Ressourcen und ihrer Bereitstellung. Sie unterstützen die primären Geschäftsprozesse. Beispiele: Bestellung von Verbrauchsmitteln Dient ein sekundärer Geschäftsprozess der Verwaltung von …. 21.09.2018 Matthias Schilha

Modellierungshinweise (I) Ein Geschäftsprozess sollte nur so umfangreich sein, dass die Anzahl der Teilprozesse überschaubar bleibt. Pro betriebliche Einheit sollten nur zwischen 5-8 Geschäftsprozesse modelliert werden. Bei der Modellierung muss folgendes beachtet werden: VORLESEN Ziel: Übersichtlichkeit sicherstellen  Analyse dient der Gewinnung einer Übersicht über - Teilnehmer am GP - Einzelaktivitäten im GP Informationsgehalt nimmt nicht direktproportional mit der Informationsmenge zu Sicherstellung das Arbeitnehmer nicht überlastet ist:  Bei mehr als 8 verschiedene Tätigkeiten leidet die Qualität der Arbeit  Vergleich mit Realität: Frau Grützner - Einschreibung Wahlpflichtfächer - Exmatrikulation - Erstellung der Zeugnisse - BaFöG 21.09.2018 Matthias Schilha

Modellierungshinweise (II) Angaben zur Spezifikationen eines GP: Wer ist verantwortlich? (Organisationseinheit) Welcher Input löst Prozess aus? Welche Informationen werden benötigt? Welche Operationen werden durchgeführt? Welcher Output soll erzeugt werden? Zur Definition eines Geschäftsprozesses werden folgende Angaben benötigt: VORLESEN VERTEIDIGUNG ABSCHLUSSARBEIT (Organisationseinheit) Grützner (INPUT) (Student meldet sich zur Verteidigung seiner Arbeit an) (Notwendige Informationen) Bewertung des Gutachters Ergebnisse der Prüfungsleistungen (Operationen) Prüfung ob Bewertung positiv ist Alle Prüfungsleistungen besser als 5 Sicherstellung das Bachelor-, Diplom-, Masterarbeit fristgerecht abgegeben wurde (Output) Zulassung/Ablehnung der Verteidigung  Stempel und Unterschrift auf Antrag (Ressourcen) Papier, Stempel, Stempelfarbe, PC, Drucker, … 21.09.2018 Matthias Schilha

3. Schritt Strukturierung der Geschäftsprozesse Der dritte Schritt dient der Wahrung der Übersichtlichkeit. 21.09.2018 Matthias Schilha

Strukturierung der GP Zerlegung in Teilprozesse Festlegung der Reihenfolge Hierarchische Darstellung des GP Darstellung der Input-/Output-Beziehungen des GP Zerlegung in Teilprozesse - Geschäftsprozess wird in so viele Teilprozesse zerlegt, bis eine weitere Aufspaltung nicht möglich/sinnvoll ist - kleinster Prozess = Elementarprozess ZIEL: ein Elementarprozess ist ein Arbeitsschritt Beispiel Verteidigung: - Überprüfung fristgerechte Abgabe der Arbeit - Überprüfung positive Bewertung …. im Gegensatz dazu: Überprüfung Zulassungsvoraussetzung ist kein Elementarprozess Festlegung der Reihenfolge - Reihenfolge wird an den Stellen festgelegt, an denen sie nicht durch Input/Output-Beziehungen bereits festgeschrieben ist Hierarchische Darstellung des GP Darstellung der Input-/Output-Beziehungen des GP - Visualisierung/Dokumentation der Prozesse 21.09.2018 Matthias Schilha

Integration von Geschäftsprozessen 4. Schritt Integration von Geschäftsprozessen 21.09.2018 Matthias Schilha

Integration Redundanzen? ja nein Zusammenlegung von Teilprozessen Keine Aktivitäten Ziel der Zusammenlegung: Einsparung von Arbeitszeit Ressourcenersparnis Material  Klärung von Zuständigkeiten 21.09.2018 Matthias Schilha

Weitere Schritte Design der Prozessketten Zuweisung der Prozessverantwortung Externe Prozessverkettung Prozessverbesserung / Prozessmanagement Mit diesen Schritten verlässt man jedoch die reine Modellierung. Somit komme ich zum letzten Abschnitts des Kapitel Geschäftsprozessmanagement, nämlich zu 21.09.2018 Matthias Schilha

Geschäftsprozessmanagement Definition Geschäftsprozess Vorteile dieser Form der Betrachtung Vorgehensweise zur Gestaltung von Geschäftsprozessen Auswirkungen der Analyse auf die HTWK … den Auswirkungen der Analyse auf die Strukturen der HTWK. 21.09.2018 Matthias Schilha

Weitere Schritte Design der Prozessketten Zuweisung der Prozessverantwortung Externe Prozessverkettung Prozessverbesserung / Prozessmanagement Wie bereits gesagt, besteht die Geschäftsprozessanalyse noch aus weiteren 4 Schritten Design der Prozessketten: - Ermittlung der benötigten Zeit für einzelne Teilprozesse - Leistungsmerkmale und Kontrollpunkte werden festgelegt (Durchlaufzeit) - Festlegung der zeitlichen und räumlichen Anordnung der Prozesse > Anordnung der Arbeitsplätze entspricht der Prozessfolge -> Transportwege minimieren positives Beispiel: Physiker ziehen in die Gustav-Freytag-Straße > Durchlaufzeit minimieren / Auslastung maximieren - Prozessdokumentation: > Transparenz schaffen für alle Beteiligte Die Dokumentation dient dem Verständnis bezüglich der Ziele Zuweisung der Prozessverantwortung: - Je abgeschlossener Ablauf wird eine Person/Team zugeordnet, der/die für den Erfolg verantwortlich sind Externe Prozessverkettung Ich stelle mir vor: größeres Unternehmen hat Zulieferer, Prozesse müssen synchronisiert werden Prozessverbesserung/Prozessmanagement: - Durchführung der Optimierungen - Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Prozesse FAZIT: Diese Schritte verlassen den Bereich der Datenmodellierung und dringen in die Organisationsstrukturen der HTWK ein. Aber geht es anders? 21.09.2018 Matthias Schilha

These Die Datenstruktur kann nur dann optimal sein, wenn die Organisationsstruktur effizient ist. Die Organisationsstruktur kann nur dann optimal sein, wenn die Datenstruktur effizient ist. Warum: Datenstruktur bildet nur die Organisationsstruktur ab. Die Effizienz der Organisation ist davon abhängig wie effizient die Daten gespeichert sind 21.09.2018 Matthias Schilha

Lösung Werden Schwachstellen in der Datenstruktur erkannt, müssen diese behoben werden. Werden Schwachstellen in der Organisationsstruktur erkannt, müssen diese behoben werden. Das ist allerdings leichter gesagt als getan. Evtl. hilft hierbei das organisationale Lernen: eine Schwachstelle in der Organisation erkannt. Überprüfen ob Schwachstelle öfters auftritt Weitergabe dieser Information  gesamte Organisationsstruktur wird verbessert Hiermit bin ich auch am Ende des Kapitels GP-M und komme nun zum Wf-M. 21.09.2018 Matthias Schilha

Workflowmanagement Beziehung zum Geschäftsprozess-Management (Definition WfM) Begriffe Ziele Darstellung der Beziehung GPM<->WfM () Eingehen auf wesentliche Begriffe Nennung der Ziele des WfM 21.09.2018 Matthias Schilha

Definition Aufgabe des Workflow-Managements ist es, eine Spezifikation für die technische Ausführung von Arbeitsabläufen zu liefern. Das Workflow-Management kann damit als eine technische Umsetzung des Geschäftsprozess-Managements verstanden werden. [Wikipedia] Ich möchte an dieser Stelle die Definition vom Anfang wiederholen, um die Beziehung von GP-M und Wf-M zu verdeutlichen Im GP ist enthalten „was“ erledigt werden muss Im WfM steht mit welchen Hilfsmittels (Textverarbeitungsprogramm, Datenbank, …) die Aufgabe zu bearbeiten sind  Automatisierung von Teilprozessen Unterstützt wird das WfM durch WfMS. Diese Software dient der aktiven Steuerung strukturierter Aufgaben und Prozesse. Um unstrukturierte Prozesse zu managen existiert Groupware. 21.09.2018 Matthias Schilha

Geschäftsprozess / Workflow 21.09.2018 Matthias Schilha

Begriffe (I) - Workflow Ein Workflow ist ein Prozess, der aus einzelnen Aktivitäten aufgebaut ist, die sich auf Teile eines Geschäftsprozesses beziehen. Er besitzt einen definierten Anfang und ein definiertes Ende. Prozess: Geschäftsvorfall, allgemein Vorgang, Arbeitsablauf, einzelnen Aktivitäten: stehen in Abhängigkeit zueinander. 21.09.2018 Matthias Schilha

Begriffe (II) - Arbeitsschritt Ein Arbeitsschritt in einem Workflow bildet die kleinste Ausführungseinheit. Ihr sind typischerweise: eine Tätigkeit ausführende Ressourcen zu benutzende Ressourcen zeitliche Abhängigkeiten zugeordnet. ausführende Ressourcen: Personen, Maschinen zu benutzende Ressourcen: Werkzeuge, Maschinen, Betriebsmittel zeitliche Abhängigkeit: Reihenfolge, Ausführungsdauer usw.  Aktivität ist der Elementarprozess beim Geschäftsprozess-Modell 21.09.2018 Matthias Schilha

Ziele des WfM (I) Verbesserung der Qualität der Prozesse Vereinheitlichung der Qualität der Prozesse Erhöhung der Informationsverfügbarkeit 21.09.2018 Matthias Schilha

Ziele des WfM (II) Reduzierung der Bearbeitungskosten schnellere Bearbeitung von Kundenaufträgen Vermeidung von Medienbrüchen Kontrollierter Fluss von Daten und Dokumenten innerhalb der Unternehmen Verkürzung der Transport- und Liegezeiten Erhöhung der Flexibilität der Prozesse 21.09.2018 Matthias Schilha

Zusammenfassung Mit Hilfe des Geschäftsprozess-Managements können Abläufe modelliert, analysiert und daraufhin optimiert werden. Mit Hilfe des Workflow-Managements können die optimierten Abläufe technisch umgesetzt werden. 21.09.2018 Matthias Schilha

Ausblick Vorstellung ausgewählter Workflows durch Anselm Baumert in der nächsten Woche. 21.09.2018 Matthias Schilha

Quellen Wikipedia http://www.bpm-guide.de 21.09.2018 Matthias Schilha

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit 21.09.2018 Matthias Schilha

Begriffe Funktionsübergreifende Verkettung Wertschöpfende Aktivitäten Kunde Strategische 21.09.2018 Matthias Schilha

Funktionsübergr. Aktivität Bei einer Exmatrikulation zum Beispiel ist sowohl das Prüfungsamt (Frau Grützner), als auch das Dezernat Studienange-legenheit (Frau Beck) beteiligt. zurück Eine funkt. Aktivität ist an der HTWK zum Beispiel die Exmatrikulatio 21.09.2018 Matthias Schilha

wertschöpfende Aktivität Die Anzahl der wertschöpfenden Akti-vitäten der HTWK ist gering (Semester-gebühren, staatliche Zuschüsse). Die Anzahl der Verwaltungsaktivitäten (Studenten, Professoren, Räume, …) ist ungleich größer zurück 21.09.2018 Matthias Schilha

Kunden Eine eindeutige Trennung zwischen der Rolle Kunde und Dienstleister ist nicht möglich. Ein Professor bewertet Klausuren (Dienstleister), erwartet aber auch einen Stundenplan (Kunde). zurück EVTL. KÖNNTE ANSELM EINE UNTERSUCHUNG IN DIESER HINSICHT BETREIBEN, WANN JEMAND KUNDE BZW. DIENSTLEITER IST 21.09.2018 Matthias Schilha

Strategische Aktivitäten Immatrikulation/Exmatrikulation der Studenten Bewertung der Prüfungsleistungen Erstellung der Stundenpläne zurück 21.09.2018 Matthias Schilha