Personalplanung - optimiert

Präsentation zum Thema: "Personalplanung - optimiert"—  Präsentation transkript:

1 Personalplanung - optimiert
Geeignete Rahmenbedienungen schaffen damit die Mitarbeitenden selbstorganisiert ihre Arbeitszeit verwalten

2 Rahmenbedingungen Tagesstrukturen Untersiggenthal mit 65 Mittagstischplätzen und ca. 30 Nachmittagsplätze Aktuell 12 Mitarbeitende von 18 bis 62 Jahre Arbeiten nach Jahresarbeitszeit mit Festanstellung Alle MA’s arbeiten Teilzeit Arbeitszeit soll so gut wie möglich zusammenhängend gearbeitet werden - Konstanz für die Kinder und die Abläufe Bedürfnisse der MA’s sind wichtig – mit kreativen Lösungen ist vieles möglich

3 Prozessübersicht 1A. Analyse und Bedürfnisabklärung 1B. Planung der Ferienbetreuung 2A. Arbeitsplan Schulwochen erstellen 2B. Arbeitsplan Ferienbetreuung erstellen 3. Übertragung in die Zeiterfassung 4. Umsetzung im Alltag

4 1A. Analyse und Bedürfnisabklärung
Einschätzung wann braucht es wie viele MA’s - Vorinformationen der Schule wann Kids am Nachmittag Schule haben - Erfahrungswerte der letzten Jahre Einschätzung wie viel mittelbare Arbeitszeit benötigt (ist möglich) es für: - Bildungsarbeit (3h pro Monat) - für Sitzungen (2h pro Monat) - Austausch mit der Leitung (1h pro Monat) Gespräch mit jeder/m MA über persönliche Bedürfnisse / Wünsche Planung der Ferienbetreuung

5 2A. Arbeitsplan Schulwochen erstellen
Nach Anmeldeschluss «pröbeln» im Excel mit der unmittelbaren Arbeit bis es mit der Arbeitszeit der MA’s und dem Personalbedarf aufgeht - Zeitintensiv bis alles stimmt Besprechung mit den MA’s und Arbeitsplan festlegen MA legt fest wie sie/er die Zeit der Bildungsarbeit einteilen möchte

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9 1B. Planung der Ferienbetreuung
Ferienplanung wird für das gesamte Schuljahr erstellt Mit Pauschalzeiten der Erfahrungswerte der letzten Jahre rechnen inkl. Vorbereitungszeit Gemeinsames Festlegen: Organisation 29h Unterstützung 12h und Piket Ferien Organisation 29h

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11 2B. Arbeitsplan Ferienbetreuung erstellen
Planungsteam der Ferienwoche trägt ihre Dienste ein und schaut dass immer jemand von ihnen vor Ort ist. Leitung plant Unterstützung und Piket-Dienst ein dort wo es nötig ist. MA’s tragen effektive Arbeitszeit in die Zeiterfassung ein.

12 3. Übertragung in die Zeiterfassung
Alle Arbeitszeiten (für das gesamte Schuljahr) im Dokument Zeiterfassung übertragen - Pauschale Zeiten in den Ferienwochen eintragen - Sitzungen und Austauschgespräche eintragen - Schulfreietage und Feiertage berücksichtigen - Alles eintragen was bekannt ist MA erhalten alle Monatsblätter der Zeiterfassung ausgedruckt Dokument Zeiterfassung wird für die Planung und die Dokumentation genutzt

13 4. Umsetzung im Alltag MA gibt Ende Monat die Zeiterfassung ab mit handschriftlichen Änderungen, visiert mit der Unterschrift Änderungen anpassen und aktuelles Excel-Dokument (digital) zusenden Erstelle jeden Monat eine Gesamtübersicht für das Team

14 Ziele Aktuelles Wissen wo steht die/der MA mit seiner Arbeitszeit Ende Monat und Ende Schuljahr MA organsiert sich im Team selbständig inkl. Persönliche Abwesenheiten MA können frei haben wenn sie dies benötigen Betreuung der Kids ist jederzeit gewährleistet Unkomplizierter Umgang mit Plus- und Minuszeiten 1x im Jahr intensive Zeit aufwenden für den Arbeitsplan, unter dem Jahr nur wenig Veränderungen nötig

15 Abschlussgedanken Zeit in einen guten Arbeitsplan zu investieren und die Wünsche der Mitarbeitenden ernst nehmen zeigt grosse Wertschätzung und Interesse an jedem einzelnen Mitarbeitenden. Motivierte MA’s durch eine gute Organisation der Arbeitszeit – Ermöglichung einer guten Work-Life-Balance Selbstorganisation der MA’s entlastet die Leitung