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Prof. Dr. Walter Ruf Management von IT-Systemen Kapitel D: IT-Controlling Masterstudiengang Wirtschaftsingenieurwesen (M.Sc.) Prof. Dr. Walter Ruf 1.

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1 Prof. Dr. Walter Ruf Management von IT-Systemen Kapitel D: IT-Controlling Masterstudiengang Wirtschaftsingenieurwesen (M.Sc.) Prof. Dr. Walter Ruf 1

2 Definition: Controlling –Subsystem der Führung, das Planung und Kontrolle sowie Informationsversorgung systembildend und systemkoppelnd ergebniszielorientiert unterstützt“ (Horváth, P.: (2003), S. 151). Rationalität von Entscheidungen 1. Grundlagen 2

3 Prof. Dr. Walter Ruf Ziele: Als Ziele für das IV-Controlling können „die Wirtschaftlichkeit und Effektivität der Planung, Steuerung und Kontrolle aller Informationsverarbeitungsprozesse, deren Ressourcen und der Infrastruktur im Unternehmen“ definiert werden. Aufgaben: –Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens –Ausrichtung der Informationsverarbeitung an den Zielen des Unternehmens –Steigerung des Nutzens der Informationsverarbeitung –Gewährleistung einer adäquaten Informationsversorgung im Unternehmen –Unterstützung des Managements bei Entscheidungen –Sicherstellung einer wirtschaftlichen Informationsverarbeitung –Qualitätssicherung von IT-Leistungen –Sicherstellung einer effizienten und effektiven Informationsverarbeitung –Unterstützung des Managements von IT-Projekten –verursachungsorientierte Verrechnung von IT-Leistungen Ziele und Aufgaben beim IV-Controlling 3

4 Prof. Dr. Walter Ruf Klassifikation der Aufgabenbereiche –Übersicht 1.Portfolio-Controlling 2.Produktcontroling 3.IuK-Infrastrukturcontrolling 4.Projektcontrolling Aufgabenbereiche beim IV-Controlling 4

5 Prof. Dr. Walter Ruf Klassifikation der Aufgabenbereiche 1.Portfolio-Controlling „Welches Informationssystem soll in Zukunft eingesetzt werden?“ Ausgangspunkt ist die Unternehmensstrategie Man fragt sich, mit welchen künftigen Informationssystemen könnte man die Unternehmensstrategie am besten unterstützen. 2.Produktcontrolling Definition:Das Produktcontrolling gehört zum operativen IV- Controlling und befasst sich mit allen IT-Systemen, die sich in der Nutzungsphase befinden. Das Produktcontrolling berät das Informationsmanagement beim Einsatz, der Wartung, Weiterentwicklung und Anpassung von IT- System Ziele des Produktcontrollings –Gewährleistung der Produktqualität –Gewährleistung der Funktionalität –Sicherstellung einer effektiven und effizienten Nutzung 5

6 Prof. Dr. Walter Ruf Klassifikation der Aufgabenbereiche (2) –IuK-Infrastruktur-Controlling  IuK-Infrastruktur IT-Hardware mit Rechnern, Peripheriegeräten (Monitore, Drucker, Scanner usw.), Rechnernetze, TK-Anlagen, Gebäuden und Einrichtungen für die Informationsverarbeitung im Unternehmen  Aufgaben: ◦ Aufstellung Gesamtbudget ◦ Untersuchung zur Wirtschaftlichkeit der eingesetzten IuK-Infrastruktur ◦ Analyse der Hardwareauslastung ◦ Bereitstellung von Informationen zur technischen Entwicklung ◦ innerbetriebliche Leistungsverrechnung der IuK-Infrastruktur –Projektcontrolling Beim Projektcontrolling handelt es sich um „ein integriertes System zur Planung, Steuerung und Kontrolle von Kosten, Terminen und Leistungen eines Projektes“ (Krcmar, H.; Buresch, A.: (2000), S. 9). 6

7 Prof. Dr. Walter Ruf Diese vielfältigen Wirkungen der Informationen fasst die nachfolgende Abbildung zusammen. Es ist leicht erkennbar, dass nur durch einen integrativen und ganzheitlichen Ansatz, der sowohl das Informationsmanagement als auch das Controlling betrifft, der gewünschte Erfolg erreicht werden kann. Beispiel mit Rechnungserstellung. Controlling und ganzheitliches Informationsmanagement 7

8 Prof. Dr. Walter Ruf Wirkungsbereiche von Informationen 8

9 Prof. Dr. Walter Ruf Ziele: Als Ziele für das IV-Controlling können „die Wirtschaftlichkeit und Effektivität der Planung, Steuerung und Kontrolle aller Informationsverarbeitungsprozesse, deren Ressourcen und der Infrastruktur im Unternehmen“ definiert werden. Aufgaben: –Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens –Ausrichtung der Informationsverarbeitung an den Zielen des Unternehmens –Steigerung des Nutzens der Informationsverarbeitung –Gewährleistung einer adäquaten Informationsversorgung im Unternehmen –Unterstützung des Managements bei Entscheidungen –Sicherstellung einer wirtschaftlichen Informationsverarbeitung –Qualitätssicherung von IT-Leistungen –Sicherstellung einer effizienten und effektiven Informationsverarbeitung –Unterstützung des Managements von IT-Projekten –verursachungsorientierte Verrechnung von IT-Leistungen Ziele und Aufgaben beim IV-Controlling 9

10 Prof. Dr. Walter Ruf 6.2 Referenzmodell für das IT-Projektcontrolling 10

11 Prof. Dr. Walter Ruf Beispiel Stellenbeschreibung IT-Projektcontroller 11

12 Prof. Dr. Walter Ruf Stellenbeschreibung 12

13 Prof. Dr. Walter Ruf Aufgaben des IT-Projektcontrollings 13

14 Prof. Dr. Walter Ruf Controllingstrukturplan 14

15 Prof. Dr. Walter Ruf Controllingstrukturplan 15

16 Prof. Dr. Walter Ruf Verteilung Aufwand Referenzmodell für das IT-Projektcontrolling 16

17 Prof. Dr. Walter Ruf 17

18 Prof. Dr. Walter Ruf Bedeutung der Kennzahlen: –Ziele lassen sich operationalisieren (Vorgabewerte) –Pläne können erstellt und Soll-/Istvergleiche durchgeführt werden –prägnante Darstellung von Informationen 3. Kennzahlen für IT-Projekte 18

19 Prof. Dr. Walter Ruf Absolute Zahlen –Beispiel: Anzahl der Entwickler –Summenzahlen Beispiel: Anzahl der Entwicklungsstunden –Differenzzahlen Beispiel: Projekterlös – Projektaufwand –Mittelwerte Beispiel: Durchschnittliche Fehleranzahl je Lines of Code Arten von Kennzahlen 19

20 Prof. Dr. Walter Ruf  Verhältniszahlen ◦ Beispiel: Gliederungszahlen Budgetanteil Softwareentwicklung = Aufwand für Softwareentwicklung / Gesamtaufwand des IT- Projektes ◦ Beispiel: Beziehungszahlen Änderungsdichte = Anzahl Änderungsanforderungen [Stück] / Zeitraum [Zeiteinheit] ◦ Beispiel: Indexzahlen Index Auftraggeberzufriedenheit; Index Benutzerfreundlichkeit Arten von Kennzahlen 20

21 Prof. Dr. Walter Ruf  Projektkostenanteil Kategorie X = Kosten Kategorie X / Gesamtkosten Kennzahlen zur Kostenstruktur 21

22 Prof. Dr. Walter Ruf  TCO = Summe aller Kosten eines IT-Produktes über den gesamten Lebenszyklus hinweg  TCO = Total Cost of Ownership (Gesamtbetriebskosten) Kennzahl TCO 22

23 Prof. Dr. Walter Ruf Jahreskosten (JK) = jährliche Betriebskosten + (Investitionskosten / Abschreibungsdauer) Beisp.: –jährliche Betriebskosten = 1000 –Investitionskosten= –Abschreibungsdauer –JK = ( / 10) = 2000 Kennzahl Jahreskosten 23

24 Prof. Dr. Walter Ruf Anteil übernommener Änderungsanforderungen = Anzahl der akzeptierten Änderungsanforderungen / Anzahl der eingegangenen Änderungsanforderungen Beisp.: Anteil ÄA = 100 [=Anz. akzept. Änderungsanf] / 1000 [=eingeg. Änderungsanf.] = 0,1 =10% Kennzahl zu Änderungsanforderungen 24

25 Prof. Dr. Walter Ruf Änderungsdichte = Anzahl Änderungsanforderungen / Zeitraum Änd.D = 100 / 2 [Jahre] = 50 Änderungsdichte 25

26 Prof. Dr. Walter Ruf Fortschrittsgrad X = erreichter Istwert X / Planwert X Projektfortschritt / Projektstatus 26

27 Prof. Dr. Walter Ruf PhaseA geplant A ist A korr A Plan kum. A Ist kum. FG Plan FG Ist Phase ,210,23 Phase ,450,32 Phase ,720,63 Phase ,90 Phase ,00 Summe A = Aufwand FG Plan = A Plan kum. / Summe geplant FG IST = A ist / Summe korr 27

28 Prof. Dr. Walter Ruf Grafik Fortschrittsgrad 28

29 Prof. Dr. Walter Ruf Fremdleistungsanteil = Personalkapazität externe Projektmitarbeiter / Personalkapazität Gesamt Fremdleistungsanteil 29

30 Prof. Dr. Walter Ruf Ressourcenauslastung = Ressourceneinsatz / Ressourcenkapazität Ressourcenauslastung 30

31 Prof. Dr. Walter Ruf Grafik Ressourcenauslastung 31

32 Prof. Dr. Walter Ruf Servicegrad der IT-Projektabwicklung = Anzahl termingerecht ausgeführter Projekte / Anzahl der Gesamtprojekte Kennzahl Servicegrad 32

33 Prof. Dr. Walter Ruf Produktivitätanteil der Arbeit 33

34 Prof. Dr. Walter Ruf IT-Projektrendite = kumulierter Nettonutzen des IT- Projektes / Projektaufwand IT-Projektrendite 34

35 Prof. Dr. Walter Ruf Risikograd = Schadensvolumen / Gesamtaufwand des IT-Projektes IT-Risikograd 35

36 Prof. Dr. Walter Ruf Auftragsreichweite = Restdauer für die Projektfertigstellung / Kapazität pro Zeiteinheit Auftragsreichweite 36

37 Prof. Dr. Walter Ruf Anteil IT-Projektart X = Volumen von IT-Projekten der Art X / IT-Projektevolumen Anteil IT-Projektart 37

38 Prof. Dr. Walter Ruf statische Methoden –ohne Berücksichtigung von Zinseffekten dynamische Methoden –der zeitliche Anfall von Ein- / Auszahlungen wird berücksichtigt (unter Berücksichtigung von Zinseffekten) Wirtschaftlichkeitsanalyse von IT-Projekte 38

39 Prof. Dr. Walter Ruf Kostenvergleichsrechnung Gewinnvergleichsrechnung Amortisationsrechnung statische Methoden 39

40 Prof. Dr. Walter Ruf Man berechnet mit welchem Zinssatz sich das eingesetzte Kapital verzinsen. Je höher der berechnete Zinssatz desto besser. Interne Zinsfußmethode 40

41 Prof. Dr. Walter Ruf Int. Zinsfuß6%3% (IKV) Beispiel 41

42 Prof. Dr. Walter Ruf Der Entscheidungsträger gibt einen Kalkulationszinssatz vor. Alle Einnahmen / Ausgaben werden auf einen Betrachtungszeitpunkt abgezinst (diskontiert). Der aus Summe gebildete Kapitalwert wird als Nettobarwert (Net Present Value) bezeichnet. E=Einnahmen; A=Ausgaben; i=Zinssatz; n=Nutzungsdauer; t = Index (t=0,1,2,…n) Kapitalwertmethode 42

43 Prof. Dr. Walter Ruf Beispiel 43

44 Prof. Dr. Walter Ruf Einzelschritte zur Aufgabe 44 Zinssatz 10% JahrE-A(1+i) t BW , , , , , , , ,256 Kapitalwert97663,411 Excelfunktion Potenz =POTENZ(1,1;4)

45 Prof. Dr. Walter Ruf Beispiel Kapitalwert 45 Zinssatz 10% JahrE-A(1+i) t KW ,14545, ,212479, , , ,73779 Barwert-721, d.h. man hat eine Verlust in Höhe von 721,26 €

46 Prof. Dr. Walter Ruf Balanced Scorecard Earned Value Analyse (EVA) 6.4 Managementinstrumente 46

47 Prof. Dr. Walter Ruf Kaplan / Norton haben die BSC Anfang der 90er Jahre entwickelt. Instrument zur Verknüpfung der strategischen Planung mit operativen Plänen Oft werden die in der BSC beschriebenen Maßnahmen in Form von Projekten umgesetzt Die BSC ist ein Instrument zur Erfolgskontrolle bei der Strategieumsetzung. Balanced Scorecard 47

48 Prof. Dr. Walter Ruf Möglichkeit zur hierarchischen Kaskadierung 48 Manche U. setzen BSCs als zentrales Managementinstrum ent einzusetzen. Beisp. Linde Group. BSC wird auf 4 Hierarchie-Ebenen eingesetzt (Gruppenvorstand, Geschäftsbereich, Region, Land) In über 100 Ländern wurden 135 BSCs implementiert.

49 Prof. Dr. Walter Ruf Org. Abstimmung und Integration 49

50 Prof. Dr. Walter Ruf Prozess der Abstimmung und Integration 50

51 Prof. Dr. Walter Ruf BSC fordert eine klare Transformation der Unternehmensziele und der Strategie in ein geschlossenes Bündel von Zielsetzungen, Kennzahlen, Vorgaben und Maßnahmen. 51

52 Prof. Dr. Walter Ruf treibende Faktoren einer zukünftigen Leistung 52

53 Prof. Dr. Walter Ruf Finanzielle Perspektive Kundenperspektive Perspektive der internen Betriebsabläufe Perspektive Lernen und Entwicklung Alle Perspektiven sollen in einem ausgeglichen Verhältnis (Balance) zueinander stehen. Perspektiven der BSC 53

54 Prof. Dr. Walter Ruf 54

55 Prof. Dr. Walter Ruf Alternative Dimensionen sind möglich Beisp.: Potenzial- / Lieferanten- / Technikdimension 55

56 Prof. Dr. Walter Ruf herausragende Stellung der finanziellen Perspektive Mindestens ein Ziel aus allen anderen Perspektiven muss mit der finanziellen Perspektive verknüpft werden der finanzielle Nutzen einer Investition wird betrachtet. –Beispiele für Kennzahlen Umsatzsteigerung Rendite Budget für das IT-Projekt Anteil der IT-Kosten an den Gesamtkosten finazielle Perspektive 56

57 Prof. Dr. Walter Ruf Durch ein IT-Projekt werden Leistungen für einen Kunden erbracht. Mit den Kennzahlen wird die Perspektive des „Kunden“ beschrieben. –Lieferzeit für Softwareprodukte / Änderungen –Lizenzkosten –Kosten für Wartungsverträge –Kundenzufriedenheit Kundenperspektive 57

58 Prof. Dr. Walter Ruf Was muss innerbetrieblich gemacht werden, um –die Kundenerwartungen und –die Erwartungen der Ressourcengeber zu erfüllen? Beispiele für Qualitätseigenschaften: –Funktionalität z.B. Suchfunktion in Produktdatenbanken, Bezahlfunktionen, variable Druckfunktionen, … –Fehlerrate des IT-Produktes –Einhaltung von Service Level-Agreements (SLA‘s) Anteil der Kosten der internen Betriebsabläufe an den IT-Kosten. Perspektive der internen Betriebsabläufe 58

59 Prof. Dr. Walter Ruf Langfristig hat man bei IT-Projekten nur Erfolg, wenn es gelingt, mit dem ständigen Wandel in den Bereichen Hardware, Software und Methoden Schritt zu halten. Kennzahlenbeispiele: –Durchschnittsalter der Produkte –Anteil an Forschungsaufwendungen –Ausgaben für die Qualifizierung der MA Perspektive Lernen und Entwicklung 59

60 Prof. Dr. Walter Ruf Beispiel BSC Finanziell Ziel: Umsatz und Ertragssteigerung durch Verkauf von Produkten über einen e-shop Kennzahlen: Investitionssumme, Umsatz, Anzahl Artikel aus einem Produktbereichen (A P1, A P2 ); Entwicklungsaufwand Vorgaben: U > 3 Mio. € A P1 > 1400, A P2 > 700 Return on Investment (ROI) > 10% Maßnahmen: Investitionen ROI monatlich je IT-Maßnahme erheben IT-Prozess Ziel: e-Shopentwicklung Kennzahlen: Entwicklungsaufwand (EA), Entwicklungsdauer (ED), Vorgaben ED < 8 Monate EA < 1,5 Mio. € Maßnahmen: Providersuche Vertragsabschluß e-shop Entwicklung Integration in die Geschäftsprozesse Kunde Ziel: e-shop mit komfortablen Funktionen und Integrationsmöglichkeiten für Geschäftsprozesse zur Anwenderzufriedenheit (AZ) Kennzahlen: Umsatzanteil am Unternehmensumsatz (U e ) Kosten pro Transaktion (K T ); AZ von „sehr gut, gut,... - …, unzureichend“ Vorgaben: U e > 15% K T < 0,80 € Maßnahmen: Kunden befragen, Anforderungen bezüglich der Schnittstellen ermitteln Lernen und Entwicklung Ziel: IT-Personal mit Kenntnissen im Bereich Systementwicklung für e-business- Anwendungen ausbilden. Kennzahlen: Anzahl Weiterbildungstage / Mitarbeiter (W T ); Aufbau Test- und Ausbildungssysteme (T S ) Vorgaben: W T < 7 Tage / Mitarbeiter; T S < € Maßnahmen: Anforderungsprofile der Mitarbeiter prüfen / ändern Schulungsplan erstellen 60

61 Prof. Dr. Walter Ruf Vorteile: –Controllingkonzept mit einer ganzheitlichen Unternehmensorientierung –Leistungen einzelner Projekte werden mit Unternehmenszielen verknüpft –Projektmanager können schnell und umfassend den Leistungsstand von IT-Projekten erkennen –schnelle Umsetzung der Unternehmensstrategie ist möglich –Übertragung der Unternehmensstrategie auf konkrete Kennzahlen Nachteile –Erstellungsaufwand steigt in Abhängigkeit vom Detaillierungsgrad –keine genauen Vorgaben für die zu verwendenden Kennzahlen –Ableitung von Zielvorstellungen, Kennzahlen und Maßnahmen kann im praktischen Alltag problematisch sein. –wenig für Kleinprojekte geeignet – eher für strategische Projekte Bewertung BSC 61

62 Prof. Dr. Walter Ruf Management muss sich klar zur BSC bekennen Ziele stellen die kritischen Erfolgsfaktoren dar. Pro Ziel ca. 1,5 Kennzahlen bilden. (D.h. bei 20 Kennzahlen kann man ca. 14 Ziele formulieren) Sorgfältige Festlegung der Kennzahlen (Dauer: ca. 3 – 5 Monate) breite Kommunikation und Information über das Controllinginstruments BSC im Unternehmen. (mehrere Workshops) Einführung des Instruments im Rahmen eines eigenen Projektes Regelmäßige Generierung von Managementinformationen (z.B. Ampel-Darstellung) „Faustgrößen“ im Mittelstand 62

63 Prof. Dr. Walter Ruf Kurse zu BSC im IT-PM –http://www.solvin.de/index.php/bsc_im_it- projektmanagement.htmlhttp://www.solvin.de/index.php/bsc_im_it- projektmanagement.html Vorlesung Prof. Dr. Myrach –http://www.kundenkennzahlen.ch/pdf/paper_it_bsc_darius_zu mstein.pdfhttp://www.kundenkennzahlen.ch/pdf/paper_it_bsc_darius_zu mstein.pdf M. Kütz (Symposion) BSC im IT-Controlling –http://www.competence- site.de/downloads/8d/db/i_file_4792/Balanced_Scorecard_IT_ Controlling.pdfhttp://www.competence- site.de/downloads/8d/db/i_file_4792/Balanced_Scorecard_IT_ Controlling.pdf Links 63

64 Prof. Dr. Walter Ruf IT-Projektcontrolling soll aufgefasst werden als: 1.Funktion Welche Ziele sollen mit einem IT-Projekt verfolgt werden? Welche Controllingaufgaben entstehen dabei? 2.Prozess In welchen Prozessschritten werden die Controllingaufgaben umgesetzt? 3.Institution Wie soll das IT-Projektcontrolling in einem Unternehmen institutionalisiert werden? Zusammenfassung „Was macht eigentlich ein IT-Projektcontrolling?“ 64 Funktionen Prozesse Institution

65 Prof. Dr. Walter Ruf Im Mittelpunkt des IT-Projektcontrollings steht die Informationsversorgung der Entscheidungsträger durch Reporting und Analysen –permanente, zielgerichtete und adressatengerechte Reports gilt es zu erstellen –standardisierte Berichte bei denen man einfach Problemsituationen erkennen kann 65

66 Prof. Dr. Walter Ruf Planung Analysen ex-post / ex ante Reporting Forcast Handlungs- empfehlungen Instrumente und Systeme Funktionen des IT-Projektcontrollings 66 vgl. Fischer, D.: Controlling; Vahlen, S. 5

67 Prof. Dr. Walter Ruf Festlegung der Aktivitäten beim IT-Projektcontrolling, die nacheinander ablaufen –Controllingprozess bei der IT-Projektplanung –Controllingprozess bei der IT-Projektumsetzung –Controllingprozess bei der IT-Projektsteuerung Prozess beim IT-Projektcontrolling 67

68 Prof. Dr. Walter Ruf zentrales Controlling bei der IT-Projektumsetzung? dezentrales Controlling bei der IT-Projektumsetzung? Generelle Festlegung von –Methoden und Instrumente im IT-Projektcontrolling –IT-Systemen für das IT-Projektcontrolling IT-Projektcontrolling als Institution 68

69 Prof. Dr. Walter Ruf 69


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