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Selbststudium MS-Project Vorlesung: Projektmanagement Prof. Dr. Walter Ruf 1.

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Präsentation zum Thema: "Selbststudium MS-Project Vorlesung: Projektmanagement Prof. Dr. Walter Ruf 1."—  Präsentation transkript:

1 Selbststudium MS-Project Vorlesung: Projektmanagement Prof. Dr. Walter Ruf 1

2 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Hinweis zum Skrip 2/62

3 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project 1. Grundlagen 1.1 Vergleich Projektplanungssoftware Quelle: c´t: Nr. 13; , S /62

4 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Quelle: c´t: Nr. 13; , S /62

5 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project 1.2 Beispiele kommerzieller Projektmanagement Softwaresysteme Asta Powerproject PSNext Microsoft Project PLANTA Projektmanagement System FastTrack Schedule Planisware Primavera Rillsoft Project CoP.Track (Web-basierte Multi-Projektmanagement Software) CoP.Track (Web-basierte Multi-Projektmanagement Software) InLoox (Microsoft Partner) 5/62

6 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Beispiele Open Source-Produkte PHProjekt Double Choco Latte dotproject Gnome Planner WebCollab PhPCollab ProManager TaskJuggler ProjectPier OpenProj airTODO Open Workbench 6/62

7 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Kosten Project 2010 Standard ca. 654 € Professional 1049 € weitere Produkte: Superproject (CA) Project Scheduler (Scitor) Power Project (Management & Softw.) usw. 7/66

8 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project „Erste Schritte“ Microsoft 8/66

9 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project 1.3 MS-Project bedienen und anpassen Bildschirmelemente 1. Titelleiste 2. Menüband (Strg + F1) 3. Registerkarten 4. Symbolleiste 5. Kontextmenü 9/66

10 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Anpassen von MS-Project Standardeinstellungen ändern Datei – Optionen Anzeige Terminplan  Stunden pro Tag  Tage pro Monat Erweitert  Vorgabe Kosten  Vorgabe Überstundensatz 10/66

11 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project 2. Projektplanung und Projekterstellung Szenario: Dienstleistungsunternehmen will umziehen Strukturierung der Aufgaben entsprechend dem Projektziel 11/66

12 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project 2.1 Projekt anlegen Neues Projekt anlegen Datei – Neu Projekt – Projektinformationen  Projektstart /-ende Vorwärtsrechnung Rückwärtsrechnung  Datum wählen 12/66

13 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Projektinformationen (Eigenschaften) individuelle Eigenschaften und Metadaten festlegen Datei – Informationen - Projektinformationen 13/62

14 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project 2.2 Standardeinstellungen Speicherung der Projektvorlagen in global.mpt Definition der Ansichten Allgemein z.B. Stundensätze Kalendervorgaben z.B. Arbeitszeiten 14/66

15 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Kalender Änderungen des Basiskalenders: Projekt - Arbeitszeit ändern es können mehrere Kalender verwendet werden (Basiskalender– Ressourcenkalender) 15/66

16 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Kalender über den Kalender können auch Sonderarbeitszeiten definiert werden z.B. Freitagsarbeit: 7:00 – 12:00; Eintrag über Arbeitswochen 16/66 Übungsaufgabe: a)

17 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project 2.3 Vorgänge effektive Erfassung von Vorgängen über Ansichten (Ansicht – Gantt-Diagramm - weitere Ansichten) Ansicht: Vorgang – Eingabe: 17/66

18 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Vorgänge die Spalte Indikatoren (i) enthält ein Symbol für Termineinschränkungen oder Notizen als Notizen können auch (OLE-)Dateien angegeben werden 18/66

19 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Vorgänge Vorgänge können auf bestimmte Anfangs – / End-Termine gelegt werden 19/66

20 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Verknüpfungen Vorgänger werden durch Nummern gekennzeichnet mehrere Vorgänger werden mit „;“ getrennt 20/66

21 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Beziehung zum Vorgänger Art Ende-Anfang (normal) Anfang-Anfang (AA) Ende-Ende (EE) Anfang-Ende (AE) Zeitabstand z.B. prozessbedingte Wartezeiten 21/66

22 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Einschränkungen für den Vorgang Einschränkungsart: so früh wie möglich so spät wie möglich Anfang nicht früher als Anfang nicht später als... 22/66

23 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Vorgänge miteinander verknüpfen durch die Verknüpfung wird die Abarbeitungsreihenfolge festgelegt markieren in der Abarbeitungsreihenfolge Aufgabe – Vorgang verknüpfen oder Symbol (Kettenglied) 23/66 Übungsaufgabe: b)

24 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Meilensteine Zweck: Kennzeichnung von logischen Projektabschnitten Kennzeichnung durch: Dauer 0 24/66

25 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Periodische Vorgänge Aufgabge- Vorgang – Wiederkehrende Aufgaben (Periodischer Vorgang) 25/66

26 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Vorgang mit Ressourcenerfassung Ressourcenname Vorgangsdauer Ressourcenbelastung 26/62

27 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Vorgang leistungsgesteuert Vorgänge werden von Ressourcen abgearbeitet soll sich die Bearbeitungszeit entsprechend der Anzahl der eingesetzten Mitarbeiter reduzieren, handelt es sich um einen „leistungsgesteuerten“ Vorgang (Voraussetzung: Vorgangsmodus „autom. geplant“) Übungsaufgabe: c) 27/66

28 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Vorgang überwachen Aufgabe – Vorgänge aktualisieren 28/66

29 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Vorgänge kopieren, verschieben löschen typische Windowsfunktionalität markieren STRG+C STRG+X ENTF 29/66

30 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Vorgang unterbrechen Aufgabe – Gantt-Diagramm – Gant-Diagramm: Überwachung 30/66

31 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project 2.4 Projektdateien einfügen Projekte aus anderen Project-Dateien können als Sammelvorgang eingefügt werden. Projekt – Unterprojekt – Datei auswählen 31/66

32 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project 2.5 Gliederungsstruktur umfangreiche Projekte bestehen aus: Aufgaben, Teilaufgaben, Handlungsschritten Sammelvorgang umfasst mehrere Teilvorgänge PSP (Projekt-Struktur-Plan) 32/66

33 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project 2.6 Verkürzen der Durchlaufzeit Überlappungen werden durch negative Werte beim Zeitabstand eingetragen. Parallele Vorgänge können z.B. durch die Art AA gekennzeichnet werden. 33/66

34 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project 3. Ressourcen Erfassung z.B. über die Ressourcentabelle Tipp: Ressourcen werden nach den Vorgängen erfasst 34/66

35 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Kosten der Ressourcen Kostenänderungen (z.B. Lohnerhöhung) können beim Ressourceneinsatz definiert werden. Über Kostenfälligkeit kann definiert werden, wann Kosten anfallen (Anfang, anteilig, Ende). 35/66

36 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Ressourcen einem Vorgang zuordnen In der Ansicht Balkendiagramm (Gantt) den Vorgang markieren und das Symbol „Ressourcen zuordnen“ anklicken. Werden mehr als eine Ressource einem Vorgang zugeordnet, so reduziert Project automatisch die Dauer. 36/66

37 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Kosten einer Ressource (Grafik) Ansicht – Ressource: Grafik ggf. Format – Einzelheiten – Kosten 37/66

38 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Ressourcenpool Ziel: Ein Ressourcenpool oder Mitarbeiterpool soll für mehrere Projekte genutzt werden. Vorgehensweise: Ressourcen z.B. mit „Ressourcen Tabelle“ erfassen speichern als eigene Datei Wechsel zum Projekt und verknüpfen mit Ressourcenpool durch:  Ressourcen – Ressourcenpool – Gemeinsame Ressourcennutzung 38/66

39 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Kosten für einen Vorgang Tabelle erstellen mit: Ansicht – Vorgang Einsatz Einblenden von ausgewählten Zeilen mit: Format – Einzelheiten – z.B. Arbeit Übungsaufgabe: d) 39/66

40 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project 4. Ansichten dienen zur Bearbeitung und Analyse im Projekt Ansichten stellen die eigentlichen Werkzeuge von MS- Project dar 3 Arten von Ansichten: 1. Diagramme 2. Tabellen 3. Masken 40/66

41 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Informationen sortieren über Sortierfunktion Ansicht – Sortieren – nach... Ändern der Nummerierung innerhalb der Sortierreihenfolge: Spalte markieren – Kontextmenü dauerhafte Neunummerierung wählen 41/66

42 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Spalten einfügen z.B. in der Balkendiagrammansicht: Kontextmenü aufrufen und einzufügende Spalte wählen Zusatzfelder für benutzerindividuelle Eingaben z.B. Attribut (Ja/Nein) z.B. Texte (beliebiger Text) z.B. Zahlen (beliebige Werte) 42/66

43 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Filter Ansicht - Filter Einschränkung der Sicht auf bestimmte Eigenschaften z.B. kritische Vorgänge abgeschlossene Vorgänge Meilensteine usw. Autofilter erlaubt spaltenspezifische Auswahl 43/66

44 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Flexibilität bei Ansichten Ansichten sind flexibel! Definition erfolgt in: global.mpt oder in der Projektdatei! neue Ansichten können erstellt werden bestehende Ansichten können verändert werden 44/66

45 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Ansicht: Balkendiagramm (Gantt) Anwendung zur: Verknüpfung von Vorgängen Überwachung des Projektfortschritts Unterbrechung von Vorgängen 45/66

46 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Ansicht: Balkendiagramm Abgleich Auswahl: weitere Ansichten – Balkendiagramm: Abgleich aus dem Diagramm sind die Pufferzeiten der Vorgänge ersichtlich sofern Kapazitätseinheiten überlastet sind, kann über Ressource – Ressource abgleichen ein automatischer Abgleich durchgeführt werden. die verwendeten Kapazitätseinheiten werden angezeigt 46/66

47 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Ansicht: Gantt-Diagramm Überwachung der Projektfortschritt kann beobachtet werden (%- Angaben) 47/66

48 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Ansicht: Ressource Tabelle Ressourcen lassen sich prüfen und verändern wichtige Informationen: Stundensatz zugeordnete Arbeitsstunden erkennen von Problemen in dieser Ansicht kann die Ressourcenliste erstellt werden 48/66

49 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Ansicht: Ressource Maske detaillierte Informationen zur Betrachtung einzelner Ressourcen Frage: Wo wird ein bestimmter Mitarbeiter eingesetzt? 49/66

50 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Ansicht: Ressource Einsatz spezialisiert auf das Anzeigen der Kosten der Arbeitszuteilung rote Schrift kennzeichnet Überlast 50/66

51 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Ansicht: Ressource Grafik schnelle grafische Analyse der Ressourcenzuteilungen 51/66

52 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Netzplandiagramm Knoten enthalten 6 Teilbereiche: Vorgangsname Vorgangsnummer Dauer Vorgangsbeginn Vorgangsende Ressource Anordnungsbeziehungen durch Linien abgeschlossene Vorgänge durch gekreuzte Linien Vorgänge in Arbeit: diagonale Linie 52/66

53 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project 5. Projektbegleitende Tätigkeiten Projekt mit Basisplan Erst nach der Planung aber vor dem Projektbeginn sollte beim Abspeichern ein Basisplan erstellt werden. 53/66

54 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Projektfortschritt aktualisieren verwenden Sie z.B. die Ansicht: Gantt-Diagramm Überwachung (Vergleich mit Basisplan) Darstellung der Vorgangstermine geplant / tatsächlich inklusive grafische Darstellung Idealfall: Aktualisieren wie berechnet hier wird der Vorgangsfortschritt entsprechend dem aktuellen Datum festgelegt Datum ändern Projekt-Projektinfo-aktuelles Datum 54/66

55 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Projektfortschritt der Vorgänge aktualisieren Projekt – Projekt aktualisieren oder: 55/66

56 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Plan- und Istwerte vergleichen Projektstatistik Projekt - Projekt-Info - Statistik 56/62

57 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project 6. Projektdaten drucken frei wählbare Ansichten auf das Projekt Ansicht selektieren und ggf. drucken incl. Verwendung von Filtern incl. Grafiken Druckzielgeeignete Ansicht RessourcenlisteRessourcen: Tabelle Vorgänge und Anordnungsbez.Netzplandiagramm VorgangslisteVorgang: Tabelle zeitl. Übersicht der gepl. VorgängeKalender 57/66

58 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Standardberichte drucken Projekt - Berichte Berichte sind definierte Darstellungen ausgewählter Informationen MS-Project verfügt über mehr als 20 Berichte Berichte können individuell angepasst werden Berichte werden eingeteilt in Kategorien (siehe Bild) 58/62

59 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Überstunden verarbeiten im oberen Fenster: Balkendiagramm Gantt unteres Fenster: Ansicht – Details - Ressource Maske Vorgang Maske – Kontextmenü „Arbeit“ 59/66

60 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Terminsituation kontrollieren Gantt-Diagramm: Gantt-Diagramm Überwachung wählen  Kontextmenü (linke obere Ecke): Überwachung 60/66

61 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Terminlichen Fortschritt erfassen/überwachen erfassen der aktuellen Arbeit der Projektmitarbeiter Ansicht – Vorgang - Einsatz Ressource Einsatz - (aktuelle Arbeit ggf. über Kontext-Menü einblenden)  danach kann die tägliche/ wöchentliche Arbeit in der gelben Tabelle eingetragen werden 61/66

62 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Pufferzeiten anzeigen Pufferzeiten in Tabellenform werden dargestellt durch: Standardansicht (Gantt)  Kontextmenü - Berechnete Termine 62/66

63 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project 7. Schlussbetrachtung mehrere Projekte gleichzeitig bearbeiten (unter Verwendung gleicher Ressourcen) Internetintegration speichern als HTML-Datei Kommunikation innerhalb des Projektteams per 63/62

64 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Schlussbetrachtung Abkürzungen SKBASoll-Kosten berechneter Arbeit bis zum Projekt- Statusdatum SKAASoll-Kosten abgeschlossener Arbeit bis zum Projekt-Statusdatum IKAAIst-Kosten abgeschlossener Arbeit bis zum Projekt-Statusdatum PAPlanabweichung bis zum Projekt-Statusdatum KA Aktuelle Kostenabweichung bis zum Projekt- Statusdatum PKPlankosten BKBerechnete Kosten für einen Vorgang 64/62

65 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Links Seminare: Idee: Vortragsthemen Projektmanagement  65/62

66 Prof.Dr.W.Ruf Projektmanagement – MS-Project Interessante Links IT-Projektmanagement und Software im Vergleich Software_im_Vergleich#Software_im_Vergleich 66/62


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