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Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.2 / 1 Professionelles.

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1 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.2 / 1 Professionelles Projekt-Management in der Praxis Veranstaltung 4 – Teil 2 ( ): Prof. Dr. Phuoc Tran-Gia, FB Informatik, Universität Würzburg Prof. Dr. Margit Meyer, FB Wirtschaftswissenschaften, Universität Würzburg Dr. Harald Wehnes, AOK Bayern

2 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.2 / 2 Ablauf- und Terminplan mit MS Project Anfangstermin (Endtermin): Projekt-Info 2.Projektkalender einrichten 3.Projektstrukturplan m Vorgangsnamen m Gliederung der Vorgänge »Höherstufen »Tieferstufen »Vorgangsinformationen 4.Dauer der Einzelvorgänge m Dauer: in min, h, t, w m Meilensteine 5.Ablaufreihenfolge m Verknüpfung der Vorgänge qErgebnis: Projektablauf- und Terminplan Review

3 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.2 / 3 Beispiel: Einführung einer PM-Software Menüpunkt Ansicht Weitere Ansichten Balkendiagramm: Einzelheiten Ergebnis: Terminplan mit kritischem Pfad Review Puffer

4 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.2 / 4 Ressourcen- und Kostenplanung mit MS Project Ressourcen definieren : Ansicht Ressource: Tabelle 2.Kalender für Verfügbarkeit der Ressourcen definieren Extras Arbeitszeit ändern Ressourcenkalender 3.Ressourcen Vorgängen zuordnen Ansicht Balkendiagramm Extras Ressourcen Ressourcen zuordnen 4.Auslastung der Ressourcen prüfen Ansicht Ressource: Grafik bzw. Ansicht Ressource: Einsatz 5.Ressourcenkonflikte lösen: Kapazitätsabgleich 6.Gesamtkosten bzw. Kosten pro Vorgang betrachten Projekt Projektinfo Statistik 7.Basisplan speichern Ergebnis: Basisplan mit Ressourcen- und Kostenplanung

5 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.2 / 5 Ressourcentabelle Arbeit (Personen- und Sachmittel) Material (Verbrauchs- materialien) Personenname, Berufs- oder Maschinenbez., Materialname,... Maßeinheit des Materials (z.B. m, kg) bei Art = Arbeit: Kosten pro Zeiteinheit z.B. 30 /h bei Art = Material: Kosten pro Mengeneinheit Fester Kosten- satz pro Einsatz einer Ressource Max. Kapazität der Ressource in %

6 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.2 / 6 Beispiel: Ressourcenplanung 1. Ressourcentabelle anlegen 2. Kalender für Ressourcenverfügbarkeit qAllgemein gültiges (z.B ist Feiertag) im Standard (Projektkalender) definieren qPro Ressource eigener Verfügbarkeitskalender Festlegung über Extras Arbeitszeit ändern Ressourcenkalender

7 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.2 / 7 Beispiel: Ressourcenplanung

8 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.2 / 8 Beispiel: Ressourcenplanung 3. Ressourcen zuordnen Ansicht Balkendiagramm Extras Ressourcen Ressourcen zuordnen Die Erstzuweisung von Ressourcen zu einem Vorgang legt die Arbeit fest!

9 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.2 / 9 Ressourcen zugeordnet

10 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.2 / 10 Beispiel: Ressourcenüberlastung 4. Auslastung der Ressourcen prüfen Ansicht Ressource: EinsatzAnsicht Ressource: Grafik Überlastungen: mit rot gekennzeichnet

11 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.2 / 11 Begriffe: Dauer, Einheiten, Arbeit qGrundformel für die Berechnung von Arbeitsressourcen Arbeit (in Stunden) = Dauer (in Tagen) x Einheiten x Stunden pro Tag Dauer (in Tagen) = Arbeit (in Stunden) / (Einheiten x Stunden pro Tag) Einheiten = Arbeit (in Stunden) / (Dauer (in Tagen) x Stunden pro Tag) qUmrechnungen Arbeitsumfang = Dauer 1 Vollzeitmitarbeiter ist der Ressource zugeordnet Arbeitsumfang = Dauer Mehrere Mitarbeiter oder Teilzeitmitarbeiter sind der Ressource zugeordnet Bsp: 40 h Vorgangsdauer x 100% Ressourceneinheiten = 40 h Arbeit

12 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.2 / 12 Vorgangsarten und Leistungssteuerung Feste Arbeit Feste Einheiten qFeste Dauer m Arbeit ist konstant m Dauer und Einheiten sind variabel m Einheiten sind konstant m Dauer und Arbeit sind variabel m Dauer ist konstant m Einheiten und Arbeit sind variabel Leistungsgesteuerte Terminplanung Voreingestellte Berechnungsmethode von MS Project m Nach der Zuordnung der ersten Ressource wird der Umfang der Arbeit für diesen Vorgang berechnet m Umfang der Arbeit des Vorgangs bleibt unverändert m Beim Hinzufügen/Wegnehmen von Ressourcen zu diesem Vorgang verändert sich die Dauer

13 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.2 / 13 Beispiel: Ressourcenplanung qManuelle Methoden m Vorgangsdauer verlängern m Zusätzliche Personal- ressourcen einfügen - aufwendig + überschaubar qAutomatische Methode m Kapazitätsabgleich überlasteter Ressourcen Extras Kapazitätsabgleich + leistungsfähiges Tool - Aktivitäten nicht immer leicht nachvollziehbar 5. Kapazitätskonflikte lösen Neu abgleichen

14 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.2 / 14 Beispiel: 6. Kostenplanung 6.1 Kosten pro Ressource: Ansicht Ressource: Tabelle 6.2 Kosten pro Vorgang: Ansicht Vorgang: Einsatz Ansicht Tabelle: Einsatz Kosten

15 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.2 / 15 Kostenplanung mit MS Project q6.3 Projektgesamtkosten Projekt Projekt-Info Statistik...

16 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.2 / 16 Aufgabe 4: Ressourcen- und Kostenplanung Ausgehend von Ihrer Lösung von Aufgabe 3 ist eine Ressourcen- und Kostenplanung mit Kapazitätsabgleich durchzuführen: 1. Geben Sie die Daten in MS Project 2002 ein und speichern Sie die resultierende Datei unter dem Namen BP2-Team_x.mpp 2. Arbeiten Sie weiter zielstrebig an der Verwirklichung des Projektziels mit wöchentlichem jour fixe und Protokollerstellung P_n- Team_x.doc 3. Aufgabe des Projektleiters ist es insbesondere, eine Präsentation Plan2-Team_x.ppt zu erstellen; Schwerpunkte: m Ergebnisse der Projektplanung (I+II) – ohne Arbeitspaket-Darstellungen m Ressourcenplan vor und nach dem Kapazitätsabgleich m Kostenplan m Stand der Umsetzung der Arbeiten m Erfahrungen aus der Projektarbeit und mit MS Project Spätester Abgabetermin für die Dateien ist der

17 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.2 / 17 Zu Aufgabe 4: Projektplanung II Es ist weiterhin ein wöchentlicher jour fixe des Projektteams durchzuführen m Der jeweils verantwortliche Projektleiter erstellt das (wöchentliche) Protokoll. m Die jour fixe-Protokolle sind Bestandteile der später abzugebenden Projektdokumentation m Die Protokolle P_2-Team_x.doc und P_3-Team_x.doc sind mit den anderen Dateien zu versenden Die Projektarbeitszeiten jedes Mitarbeiters sind zu erfassen m Die Datei Team_x-Name.xls ist von jedem Teammitglied anzulegen und mit den geplanten Aufwänden (in h) für die Monate Mai/Juni zu füllen m Die tatsächlichen Aufwände für das Projekt sind tagesgenau zu erfassen

18 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 4.2 / 18 Aufgabe 3: Projektplanung I Der von Ihrem Team in Aufgabe 2 erstellte Projektantrag wurde vom Auftraggeber (Dozent) mit der Auflage genehmigt, dass die innovative soziale Dienstleistung spätestens zum bereitsteht. Die Projektplanung ist an diesem Termin auszurichten. 1.Erstelle Sie für die wichtigsten Teilaufgaben des Projektes einen 3-stufigen Projektstrukturplan in Organigrammform 2.Ermitteln Sie sämtliche Arbeitspakete mit Aufwänden (in h), Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten 3.Erstellen Sie einen Meilensteinplan 4.Geben Sie die Planungsdaten in MS Project 2002 ein und speichern Sie den Basisplan (BP) unter BP1-Team_x.mpp 5.Die Ergebnisse von sind zusammen mit den Erfahrungen aus der Projektarbeit in der Datei Plan1-Team_x.ppt darzustellen 6.Abgabetermin für die beiden Dateien ist der


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