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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1 Professionelles Projektmanagement.

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1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 4 – Teil 2 ( ): Projektplanung 2 mit MS Project 2003 SS 2007

2 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 2 Ablauf- und Terminplan mit MS Project Anfangstermin (Endtermin): Projekt-Info 2.Projektkalender einrichten 3.Projektstrukturplan Vorgangsnamen Gliederung der Vorgänge Höherstufen Tieferstufen Vorgangsinformationen 4.Dauer der Einzelvorgänge Dauer: in min, h, t, w Meilensteine 5.Ablaufreihenfolge Verknüpfung der Vorgänge Ergebnis: Basisplan: Projektablauf mit Terminen Review

3 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 3 Beispiel: Einführung einer PM-Software Balkendiagramm Menüpunkt: Ansicht Balkendiagramm (Gantt) Review

4 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 4 Beispiel: Einführung einer PM-Software Kritischer Pfad Menüpunkt: Ansicht Balkendiagramm: Überwachung

5 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 5 Beispiel: Einführung einer PM-Software Kritischer Pfad mit Puffer Menüpunkt: Ansicht Weitere Ansichten... Balkendiagramm: Einzelheiten Auswahl freier Puffer freier Puffer

6 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 6 Beispiel: Einführung einer PM-Software Netzplandiagramm Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia Menüpunkt: Ansicht Netzplandiagramm

7 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 7 Ressourcen- und Kostenplanung mit MS Project Ressourcentabelle erstellen: Ansicht Ressource: Tabelle 2.Kalender für Verfügbarkeit der Ressourcen definieren Extras Arbeitszeit ändern Ressourcenkalender 3.Ressourcen Vorgängen zuordnen Ansicht Balkendiagramm Extras Ressourcen Ressourcen zuordnen 4.Auslastung der Ressourcen prüfen Ansicht Ressource: Grafik bzw. Ansicht Ressource: Einsatz 5.Ressourcenkonflikte lösen: Kapazitätsabgleich 6.Gesamtkosten bzw. Kosten pro Vorgang betrachten Projekt Projektinfo Statistik Ansicht Tabelle: Kosten 7.Basisplan speichern Ergebnis: Basisplan mit Ressourcen- und Kostenplanung

8 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 8 Ressourcentabelle Arbeit (Personen- und Sachmittel) Material (Verbrauchs- materialien) Personenname, Berufs- oder Maschinenbez., Materialname,.. Kürzel des Ressourcen- namens Maßeinheit des Materials (z.B. m, kg) Kosten pro Zeiteinheit z.B. 30 /h Max. Kapazität der Ressource in % Fester Kosten- betrag pro Einsatz einer Ressource Fälligkeits- verfahren bezügl. Vorgangs- dauer: Anfang Anteilig Ende

9 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 9 Beispiel: Ressourcenplanung 1. Ressourcentabelle anlegen ( Ansicht Ressource: Tabelle) 2. Kalender für Ressourcenverfügbarkeit qAllgemein Gültiges (z.B , und sind Feiertage) im Standard (Projektkalender) definieren qPro Ressource eigener Verfügbarkeitskalender möglich (z.B. Einsatz für andere Projekte, Urlaubsplanung etc.) Festlegung über Extras Arbeitszeit ändern Ressourcenkalender

10 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 10 Beispiel: Ressourcenzuordnung 3. Ressourcen zuordnen Ansicht Balkendiagramm (Gantt) Extras Ressourcen Ressourcen zuordnen Die Erstzuweisung von Ressourcen zu einem Vorgang legt die Arbeit fest!

11 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 11 Beispiel: Ressourcen sind zugeordnet

12 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 12 Änderung der Vorgangsart: Doppelklick auf den Vorgang Informationen zum Vorgang – Register Spezial Vorgangsarten Feste Arbeit Feste Einheiten Feste Dauer m Arbeit ist konstant m Dauer und Einheiten sind variabel m Einheiten sind konstant m Dauer und Arbeit sind variabel m Dauer ist konstant m Einheiten und Arbeit sind variabel Grundformel für die Berechnung: Beispiel: 1,5 Tage Vorgangsdauer, 1 Ressource wird mit 100% zugewiesen 12 h Arbeit 1,5 Tage Vorgangsdauer, 1 Ressource wird mit 50% zugewiesen 6 h Arbeit Arbeit (h) = Vorgangsdauer (h) x Einheit Ressourcen x 8h / Tag

13 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 13 Leistungsgesteuerte Terminplanung Voreingestellte Berechnungsmethode von MS Project m Nach der Zuordnung der ersten Ressource wird der Umfang der Arbeit für diesen Vorgang berechnet m Umfang der Arbeit des Vorgangs bleibt danach unverändert m Beim Hinzufügen/Wegnehmen von Ressourcen zu diesem Vorgang verändert sich die Dauer

14 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 14 Beispiel: Ressourcenüberlastung 4. Auslastung der Ressourcen prüfen Ansicht Ressource: EinsatzAnsicht Ressource: Grafik Überlastungen: rot gekennzeichnet

15 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 15 Beispiel: Ressourcenplanung Manuelle Methoden Vorgangsdauer verlängern Zusätzliche Personal- ressourcen einfügen + überschaubar - aufwendig qAutomatische Methode m Kapazitätsabgleich überlasteter Ressourcen Extras Kapazitätsabgleich Kapazitätskonflikte lösen Neu abgleichen + leistungsfähiges Tool - Aktivitäten nicht immer leicht nachvollziehbar

16 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 16 Beispiel: 6. Kostenplanung 6.1 Kosten pro Ressource: Ansicht Ressource: Tabelle 6.2 Kosten pro Vorgang: Ansicht Vorgang: Einsatz Ansicht Tabelle: Einsatz Kosten

17 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 17 Kostenplanung mit MS Project 6.3 Projektgesamtkosten Projekt Projekt-Info Statistik...

18 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 18 Aufgabe 4: Ressourcen- und Kostenplanung (1) Ausgehend von Ihrer Lösung von Aufgabe 3 ist eine Ressourcen- und Kostenplanung mit Kapazitätsabgleich durchzuführen: 1.Geben Sie Ihren Ressourcenplan mit den Kosten für die einzelnen Ressourcen in MS Project 2003 ein (20 / h für jedes Teammitglied) 2.Ordnen Sie diese Ressourcen Ihren Vorgängen (APs) zu 3.Prüfen Sie, ob Kapazitätsüberlastungen vorliegen 4.Führen Sie ggf. einen Kapazitätsausgleich durch. Achten Sie dabei darauf, dass der Projektendtermin nicht überschritten wird! 5.Speichern Sie den Basisplan (BP) unter BP2-Team_x.mpp Arbeiten Sie weiter zielstrebig an der Verwirklichung des Projektziels mit Wöchentlichem jour fixe-Meetings mit Protokoll sowie Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten

19 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 19 Aufgabe 4: Ressourcen- und Kostenplanung (2) Aufgabe der Projektleiter (mit Teamunterstützung) Erstellung einer Präsentation Plan2-Team_ x.ppt Gemischtorientierter Projektstrukturplan Ressourcenplan (ggf. vor/nach Kapazitätsausgleich) Kostenplan Stand der Umsetzung (Status) der Projektarbeiten zum (1 Folie) Erfahrungen Projektarbeit MS Project 2003 Erstellung des Jour fixe-Protokolls 2: P2-Team_ x.doc Erstellung der MS-Project-Datei: BP2-Team _x.mpp Erstellung der Kapitel 7 und 8 des Projektberichtes Projektbericht-Team_x Spätester Abgabetermin für die Dateien: (Mail an Dozenten und Assistenten bitte mit Angabe der Team-Nummer)

20 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 20 zu Aufgabe 4: Projektbericht 7. Ablauf- und Terminplanung 7.1 Vorgangsliste Auflisten der Arbeitspakete/Vorgänge mit Vorgangsnummer und Angaben zur Dauer und zu den Anordnungsbeziehungen (Art, Zeitabstand). Die PSP-Struktur muss erkennbar sein. 7.2 Vernetzter Balkenplan oder berechneter Netzplan Darstellung eines grafischen Ablaufplans mit Anordnungsbeziehungen und Termin-/Zeitpunkt-angaben. Die Meilensteine des Phasenplanes müssen erkennbar sein. 7.3 Anordnungsbeziehungen (AOB) Erläuterung von mindestens 3 Anordnungsbeziehungen aus dem eigenen Ablaufplan (Begründung von Art der AOB und Zeitabstand). 8. Einsatzmittel-/Kostenplanung 8.1 Einsatzmittelbedarf / Einsatzmittelplan Beschreibung der Art der benötigten Einsatzmittel und wie deren Verfügbarkeit ermittelt wird. Bei Personal mit Hinweisen auf die Qualifikation. Erläuterung des Verfahrens für die Ermittlung des EM-Bedarfs. Tabellarische Darstellung des EM-Bedarfs auf Ebene der Arbeitspakete. 8.2 Auslastungsprofil für kritische Einsatzmittel Abbildung einer Ganglinie (Auslastungsprofil) für eine kritische Einsatzmittelart über der Zeitachse mit Hinweis auf EM-Konflikte und Optimierung. 8.3 Projektkosten Erläuterung der Kostenberechnung (z.B. monetäre Bewertung des Einsatzmittelbedarfs auf Basis des tabellarischen Einsatzmittelplanes für Phasen oder Arbeitspakete). Grafische Darstellung einer Kostenganglinie (Kostenkurve) und einer Kostensummenlinie (Kostensummenkurve) über der Zeitachse. Inhaltliche Anforderungen kursiv

21 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 21 Vortrag 3: Wikis in der Projektarbeit Wikis haben sich in den letzten Jahren als Tool für die Arbeiten der Projektteams (interne Kommunikation und Dokumentation) bewährt. Die bisherigen Einsatzerfahrungen sollen vertieft werden Aufgaben Installation eines Wikis Nutzung des Wikis für die Projektarbeit Erfahrungsbericht Quellen: Gerhard Müller: Wikis and Requirements Engineering, Wikis for project management, Vortrag vom SS06 Termin:

22 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 22 Vortrag 4: Erfolgsfaktor Projektteam Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für ein gelungenes Projekt ist die richtige Zusammenstellung des Projektteams Arbeitsmaterial: Thomas Jurisch, Jessica von Zitzewitz: Erfolgsfaktor Projektteam – Strukturierte Besetzung des Projektteams in komplexen IT-Projekten. projektMANAGEMENT-aktuell 2/2006, Seiten Termin:

23 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 23 *) Quelle: Gerhard Reichel: 10 Muntermacher für Ihren Redeschluss, SYSTEMS-world.de, Ein starker Rede-Schluss ist Gold wert* Dont´s Das war´s Das war´s eigentlich gewesen das war eigentlich das Wichtigste Ich bin fertig Muntermacher für den Redeschluss Zusammenfassen: Zum Schluss möchte ich die wichtigsten Überlegungen meines Vortrags noch einmal zusammenfassen: 1,2,3 (mit Übersichtsfolie) Appell; Konkrete Aufforderung zu bestimmten Handeln Positiver Abschluss; Zuhörer zum Schmunzeln oder zum Lachen bringen Story-Telling: Kleine Geschichten sind besonders wirkungsvoll, wenn sie am Schluss eines Vortrages eingesetzt werden Wünsche an die Zuhörer: Ich wünsche Ihnen weiterhin viel Erfolg bei Ihren Projektarbeiten Bogen zum Einstieg spannen; Erinnern Sie sich noch an unsere Problemstellung zum Beginn des Vortrages. Mit diesem Produkt... Blick in die Zukunft werfen; z.B. darauf hinweisen, was passiert, wenn Ihren Vorschlägen nicht gefolgt wird. Zitat; Ein gutes Zitat passt immer.


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