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Projektmanagement mit Microsoft Project vorgestellt von: Ulrike Eising.

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Präsentation zum Thema: "Projektmanagement mit Microsoft Project vorgestellt von: Ulrike Eising."—  Präsentation transkript:

1 Projektmanagement mit Microsoft Project vorgestellt von: Ulrike Eising

2 Inhaltsverzeichnis 1.Einleitung und Überblick 1.1Was ist Projektmanagement? 1.2Konflikte beim Projektmanagement 1.3 Phasen im Projektmanagement 1.4Allgemeines zu MS Project 1.5 Konkurrenzprodukte 2. Einführung in MS Project 3.Projektübungsbeispiel (Hauskauf) 4.Übung 1, 2, 3 selbstständig 5.Klausuraufgabe Projektmanagement mit Microsoft Project

3 1.1 Was ist Projektmanagement ? Projektmanagement ist das Planen, Organisieren und Verwalten von Vorgängen und Ressourcen, um ein definiertes Ziel unter Beachtung von Zeit und Kosten zu erreichen. Es lassen sich folgende Zielarten unterscheiden: 1.Sachziele 2.Terminziele 3.Kostenziele 4.Sonderziele Projektmanagement mit Microsoft Project

4 1.2 Konflikte beim Projektmanagement Da das Projektmanagement die Erfüllung der gesetzten Ziele bewirken soll, besteht ein großer Teil der Arbeit darin Konflikte zu lösen. Deshalb ist es wichtig alle Projektziele exakt zu definieren, um die Erfüllung während der Projektausführung überwachen zu können. Beispiele für Konflikte: Ressourcenengpässe (z.B. Material,Arbeiter) Veränderung des Ziels (z.B. auch zusätzliche Wünsche) Konfliktlösungen: Es muss entschieden werden, bei welchen Zielen Veränderungen, Kürzungen bzw. Erweiterungen möglich sind. Projektmanagement mit Microsoft Project

5 1.3 Phasen des Projektmanagements Projektidee Projektdefinition Durchführbarkeitsanalyse Projektauftrag Grobe Gliederung Feinstrukturierung Projektplanung Projektüberwachung Projektauswertung Projektmanagement mit Microsoft Project

6 1.4 Allgemeines zu Microsoft Project Einführung der Version 1.0 von Microsoft Project für das Betriebssystem Windows im Jahre Es folgten weitere Versionen in den Jahren1995,1998, 2000, Im Herbst 2003 brachte Microsoft die neue Version Server PM- Software Microsoft Office Project 2003 auf den Markt. Der Marktpreis für eine Standard-Version MS-Project 2003 liegt bei ca. 695,- ; Prof. bei 1.165,- und Server bei 1.745,- Die Software MS-Project wird von in der Betriebsplanung tätigen Personen primär als Standalone- Lösung eingesetzt. Projektmanagement mit Microsoft Project

7 1.5 Konkurrenzprodukte Das Sortiment der Software für Projektmanagement ist enorm gestiegen: rojektchart interaktiv Preis: 199Projektchart interaktiv Preis: 199 ProjektManager Preis: 1150ProjektManager Preis: 1150 PQM Preis: 3020PQM Preis: 3020 GENIUS Enterprise ProjectGENIUS Enterprise Project Preis: 8932 Preis: 8932 Projektmanagement mit Microsoft Project

8 Einführung in Microsoft Project Projektmanagement mit Microsoft Project

9 Gliederung Übersicht der Arbeitsoberfläche Vorgänge des Projektes festlegen und planen Erklärung zu einigen Symbolen Verschiedene Ansichten des Projektplans Einfaches bearbeiten eines Vorgangs Projektmanagement mit Microsoft Project

10 Übersicht der Arbeitsoberfläche Statusleiste MS Project Assistent Indikatorenspalte Bearbeitungszeile Menüleiste Projektmanagement mit Microsoft Project Balkendiagramm ( Gantt ) Projectplanungs- Fenster

11 Mit Hilfe dieser Menüleiste kann man Vorgänge des Projektes festlegen und planen, Ressourcen zusammenstellen und Projektvorgängen zuordnen, den Projektfortschritt überwachen und mit dem Menüpunkt Berichten den Projektstatus anzeigen und über diesen berichten lassen. Vorgänge festlegen und planen Vorgänge festlegen und planen Projektmanagement mit Microsoft Project

12 Mit einem klick auf den MenüpunktVorgänge öffnet sich ein neues Hilfemenü. Dieses Hilfemenü kann jederzeit weggeklickt und bei Bedarf wieder auf den Bildschirm geklickt werden. Projektmanagement mit Microsoft Project

13 In dem Hilfemenü Vorgänge gibt es verschiedene Unterpunkte, welche beim anklicken den Benutzer durch die einzelnen Arbeitsschritte führt, welche alle mit verschiedenen Vorgängen des Projektes zu tun haben. Beim Klick auf Definieren des Projektes öffnet sich dieses Fenster. Hier kann man nun das Anfangsdatum des Projektes angeben. Um zum nächsten Schritt der Definition eines Projektes zu kommen klickt man auf diesen Pfeil. Projektmanagement mit Microsoft Project

14 Erklärung zu einigen Symbolen Mit diesem Symbol werden Vorgänge die aufeinander folgen oder die zeitlich voneinander abhängig sind miteinander verknüpft. Um Vorgangsverknüpfungen wieder aufzuheben wird dieses Symbol geklickt. Dieses Symbol zeigt Informationen zum ausgewählten Vorgang an. (Name des Vorgangs, Anfang und Ende des Vorgangs, welche Ressourcen dafür benötigt werden, usw....) Um Ressourcen einem Vorgang hinzuzufügen, klickt man dieses Symbol. Ressourcen sind alle für die Ausführung von Vorgängen benötigten Personen und Sachmittel. Projektmanagement mit Microsoft Project

15 Um einen Vorgang tiefer zu stufen (auf eine niedrigere Ebene in der Hierarchie zu verschieben) klickt man auf diesen Button. Um einen Vorgang höher zu stufen (auf eine höhere Ebene in der Hierarchie zu verschieben) klickt man auf diesen Button. können die dazugehörigen Teilvorgänge eingeblendet werden. Dazu klickt man diesen Button. Bei Sammelvorgängen Diese Teilvorgänge können auch wieder ausgeblendet werden, damit man nur die Sammelvorgänge auf dem Bildschirm angezeigt bekommt. Hierfür wird dieser Button geklickt. Mit diesem Button kann man alle Teilvorgänge und einzelnen Gliederungsebenen einblenden lassen. Projektmanagement mit Microsoft Project

16 Verschiedene Ansichten des Projektplans Über diese Buttons (auf der linken Seite der Arbeitsoberfläche) bekommt man verschiedene Ansichten des Projektplans. Projektmanagement mit Microsoft Project

17 Mit einem Rechtsklick auf einen Vorgang erscheint ein neues Menü. In diesem Menü findet man einige Symbole wieder, welche sich in der Menü- und Symbolleiste befinden. Hierüber ist es einfacher den ausgewählten Vorgang zu bearbeiten. Einfaches Bearbeiten eines Vorgangs Projektmanagement mit Microsoft Project

18 Periodische Vorgänge Periodisch Vorgänge sind immer wiederkehrende Ereignisse wie z.B. Besprechungen Projektmanagement mit Microsoft Project

19 Meilensteine setzen Rechter Mausklick auf den Vorgang – Informationen zum Vorgang – Registerkarte Spezial Projektmanagement mit Microsoft Project

20 Der Netzplan Die Netzplantechnik hat das Ziel, Projektplanungsverfahren zu verbessern. In MS Project gibt es zwei Methoden, Critical Path Method (CPM) Program Evaluation Review Technique (PERT) die miteinander kombiniert sind. In dem CPM Modell werden die Vorgänge als Pfeile dargestellt. Projektmanagement mit Microsoft Project

21 Aufruf Kritischer Pfad Projektmanagement mit Microsoft Project

22 Projektübungsbeispiel (Hauskauf) Projektmanagement mit Microsoft Project

23 Ansicht wechseln Hier kann zwischen den verschiedenen Ansichtsarten gewechselt werden. In diesem Fall wechseln wir zur Ressourcentabelle. Hat man die Ansichtsleiste aktiviert sind die verschiedenen Ansichten auch über diese Leiste auswählbar. (Diese Leiste zu aktivieren macht Sinn, da man in MS Projekt sehr häufig zwischen verschiedenen Ansichten wechseln muss) Projektmanagement mit Microsoft Project

24 Neues Projekt öffnen auf Neu klicken Projektmanagement mit Microsoft Project

25 Projekt definieren Projektmanagement mit Microsoft Project

26 Eintragen der Vorgänge Vorgänge der Reihe nach eintragen Projektmanagement mit Microsoft Project

27 Vorgänge gruppieren Die einzelnen Vorgänge können noch in Untergruppen eingeteilt werden. Höher stufen Tiefer stufen Teilvorgänge einblenden Teilvorgänge ausblenden Projektmanagement mit Microsoft Project

28 Dauer der Vorgänge Vorgänge der Reihe nach eintragenDauer festlegen Projektmanagement mit Microsoft Project

29 Vorgangsverknüpfungen 1.Markieren 2.Verknüpfen Um eine Verknüpfung zu erstellen, müssen zwei Vorgänge markiert werden und anschließend auf das Verknüpfungssymbol geklickt werden. Projektmanagement mit Microsoft Project

30 Vorgangsbeziehungen ändern durch Doppelclick auf den Pfeil ein Menü aufrufen Projektmanagement mit Microsoft Project

31 Vorgangsbeziehungen Vorgangsbeziehungen sind logische Beziehungen zwischen zwei Vorgängen, die definieren, wie ein Vorgang von dem Anfang oder dem Ende des anderen abhängt. Es existieren die folgenden möglichen Vorgangsbeziehungen zwischen zwei Vorgängen: BezeichnungKürzelBeschreibung Ende-AnfangEAVorgänger muss beendet sein, bevor der Nachfolger beginnen kann (Normalfolge). Anfang-AnfangAA Erst wenn der Vorgänger beginnt, kann der aktuelle Vorgang auch beginnen (Anfangsfolge) Ende-EndeEE Der aktuelle Vorgang kann erst enden, wenn der Vorgänger beendet ist (Endfolge). Anfang-EndeAE Der Vorgang endet erst dann, wenn der Vorgänger beginnt (Sprungfolge) Projektmanagement mit Microsoft Project

32 3. Balkendiagramm (Gantt) Das Gantt-Diagramm stellt den Termin – und Ablaufplan eines Projekts als Balkendiagramm dar. Es bildet die Dauer jeder Tätigkeit in Form eines Balkens. Projektmanagement mit Microsoft Project Aufruf mit :

33 Balken formatieren Mit dem Balkenassistent kann die Ansicht der Balken formatiert werden - z.B. Datum einblenden, kritischen Weg anzeigen (rote Balken)... Projektmanagement mit Microsoft Project

34 Zeitpuffer setzen Projektmanagement mit Microsoft Project

35 Vorgänge unterbrechen Projektmanagement mit Microsoft Project

36 Fortschrittsstatus

37 Ressourcen benennen Es wird zwischen zwei Arten von Ressourcen unterschieden: 1.Arbeit (Personen, Maschinen) - Merke: 100 % sind eine Einheit. Bsp: 400 % bedeutet, es gibt vier Arbeiter 2.Material (Arbeitsmaterialien, Hilfsstoffe usw.) Projektmanagement mit Microsoft Project

38 Kosten definieren Projektmanagement mit Microsoft Project

39 Ressourcenkalender Projektmanagement mit Microsoft Project MS Projekt bietet die Möglichkeit für jede Ressource einen eigenen Kalender zu erstellen. Hier sollten Abweichungen vom Projektkalender definiert werden (z.B. andere Arbeitszeiten, etc.)

40 Ressourcen zuteilen Projektmanagement mit Microsoft Project

41 Resultat der Ressourcenzuteilung Über die Ansicht Ressource: Einsatz bekommt man nun Info über benötigten Ressourcen Projektmanagement mit Microsoft Project

42 Resultat der Kostendefinition Die Tabellenansicht kann hier noch zusätzlich verändert werden Hier wechseln wir auf die Kosten, um unsere Gesamtkosten zu erfahren. Projektmanagement mit Microsoft Project

43 Grafische Darstellung der Ressourcen Projektmanagement mit Microsoft Project Nachdem man die Ressourcen zugeteilt hat, kann man sich auch die Kosten jeder einzelnen Ressource grafisch anschauen. Hierzu wählt man in der Ansichtsleiste: Ressource: Grafik Auswahl der verfügbaren Ressourcen

44 Projektstatistik Projektmanagement mit Microsoft Project Projekt – Projekt-Info... – Statistik... Die Gesamtkosten des Projekts werden angezeigt über:

45 Übungsaufgabe 1 Projektmanagement mit Microsoft Project START – PROGRAMME –MICROSOFT PROJECT MICROSOFT PROJECT MS Project wird gestartet über: Selbstgewähltes Beispielprojekt erstellen, indem folgende Kriterien erfüllt sein müssen: mind. 5 Sammelvorgänge Zu jedem Sammelvorgang mind. 2 Teilvorgänge

46 Übungsaufgabe 2 Projektmanagement mit Microsoft Project Beispielprojekt um Vorgangsbeziehungen erweitern Kritischen Pfad und mögliche Puffer von Tätigkeiten suchen Überprüfen Sie die Tabelle der frühestmöglichen Ereigniszeitpunkte

47 Übungsaufgabe 3 Projektmanagement mit Microsoft Project Ressourcenplan erstellen Ressourcen sinnvoll den Vorgängen zuordnen Aufruf der verschiedenen Auswertungstabellen Bearbeitungszeit ca. 15 min.

48 FAQ - Definitionen Vorgang Arbeitspaket Vorgangsbeziehungen Ressource Kritischer Pfad Gantt-Diagramm Netzplan Konflikte


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