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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1 Professionelles Projektmanagement.

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1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 4 – Teil 2 ( ): Projektplanung 2 mit MS Project 2003 SS 2005

2 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 2 Ablauf- und Terminplan mit MS Project Anfangstermin (Endtermin): Projekt-Info 2.Projektkalender einrichten 3.Projektstrukturplan Vorgangsnamen Gliederung der Vorgänge Höherstufen Tieferstufen Vorgangsinformationen 4.Dauer der Einzelvorgänge Dauer: in min, h, t, w Meilensteine 5.Ablaufreihenfolge Verknüpfung der Vorgänge Ergebnis: Basisplan: Projektablauf mit Terminen Review

3 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 3 Beispiel: Einführung einer PM-Software Menüpunkt: Ansicht Weitere Ansichten... Balkendiagramm: Einzelheiten Ergebnis: Terminplan mit kritischem Pfad Review freier Puffer

4 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 4 Beispiel: Netzplandiagramm Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia Menüpunkt: Ansicht Netzplandiagramm

5 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 5 Ressourcen- und Kostenplanung mit MS Project Ressourcentabelle erstellen: Ansicht Ressource: Tabelle 2.Kalender für Verfügbarkeit der Ressourcen definieren Extras Arbeitszeit ändern Ressourcenkalender 3.Ressourcen Vorgängen zuordnen Ansicht Balkendiagramm Extras Ressourcen Ressourcen zuordnen 4.Auslastung der Ressourcen prüfen Ansicht Ressource: Grafik bzw. Ansicht Ressource: Einsatz 5.Ressourcenkonflikte lösen: Kapazitätsabgleich 6.Gesamtkosten bzw. Kosten pro Vorgang betrachten Projekt Projektinfo Statistik Ansicht Tabelle: Kosten 7.Basisplan speichern Ergebnis: Basisplan mit Ressourcen- und Kostenplanung

6 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 6 Ressourcentabelle Arbeit (Personen- und Sachmittel) Material (Verbrauchs- materialien) Personenname, Berufs- oder Maschinenbez., Materialname,.. Kürzel des Ressourcen- namens Maßeinheit des Materials (z.B. m, kg) Kosten pro Zeiteinheit z.B. 30 /h Max. Kapazität der Ressource in % Fester Kosten- betrag pro Einsatz einer Ressource Fälligkeits- verfahren bezügl. Vorgangs- dauer: Anfang Anteilig Ende

7 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 7 Beispiel: Ressourcenplanung 1. Ressourcentabelle anlegen 2. Kalender für Ressourcenverfügbarkeit qAllgemein gültiges (z.B ist Feiertag) im Standard (Projektkalender) definieren qPro Ressource eigener Verfügbarkeitskalender Festlegung über Extras Arbeitszeit ändern Ressourcenkalender

8 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 8 Beispiel: Ressourcenplanung

9 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 9 Beispiel: Ressourcenplanung 3. Ressourcen zuordnen Ansicht Balkendiagramm (Gantt) Extras Ressourcen Ressourcen zuordnen Die Erstzuweisung von Ressourcen zu einem Vorgang legt die Arbeit fest!

10 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 10 Ressourcen zugeordnet

11 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 11 Beispiel: Ressourcenüberlastung 4. Auslastung der Ressourcen prüfen Ansicht Ressource: EinsatzAnsicht Ressource: Grafik Überlastungen: rot gekennzeichnet

12 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 12 Begriffe: Dauer, Einheiten, Arbeit Grundformel für die Berechnung von Arbeitsressourcen Arbeit (in Stunden) = Dauer (in Tagen) x Einheiten x Stunden pro Tag Dauer (in Tagen) = Arbeit (in Stunden) / (Einheiten x Stunden pro Tag) Einheiten = Arbeit (in Stunden) / (Dauer (in Tagen) x Stunden pro Tag) qUmrechnungen Arbeitsumfang = Dauer 1 Vollzeitmitarbeiter ist der Ressource zugeordnet Arbeitsumfang = Dauer Mehrere Mitarbeiter oder Teilzeitmitarbeiter sind der Ressource zugeordnet Bsp: 40 h Vorgangsdauer x 100% Ressourceneinheiten = 40 h Arbeit

13 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 13 Vorgangsarten und Leistungssteuerung Feste Arbeit Feste Einheiten Feste Dauer m Arbeit ist konstant m Dauer und Einheiten sind variabel m Einheiten sind konstant m Dauer und Arbeit sind variabel m Dauer ist konstant m Einheiten und Arbeit sind variabel Leistungsgesteuerte Terminplanung Voreingestellte Berechnungsmethode von MS Project m Nach der Zuordnung der ersten Ressource wird der Umfang der Arbeit für diesen Vorgang berechnet m Umfang der Arbeit des Vorgangs bleibt danach unverändert m Beim Hinzufügen/Wegnehmen von Ressourcen zu diesem Vorgang verändert sich die Dauer

14 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 14 Beispiel: Ressourcenplanung Manuelle Methoden Vorgangsdauer verlängern Zusätzliche Personal- ressourcen einfügen + überschaubar - aufwendig qAutomatische Methode m Kapazitätsabgleich überlasteter Ressourcen Extras Kapazitätsabgleich Kapazitätskonflikte lösen Neu abgleichen + leistungsfähiges Tool - Aktivitäten nicht immer leicht nachvollziehbar

15 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 15 Beispiel: 6. Kostenplanung 6.1 Kosten pro Ressource: Ansicht Ressource: Tabelle 6.2 Kosten pro Vorgang: Ansicht Vorgang: Einsatz Ansicht Tabelle: Einsatz Kosten

16 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 16 Kostenplanung mit MS Project 6.3 Projektgesamtkosten Projekt Projekt-Info Statistik...

17 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 17 Aufgabe 4: Ressourcen- und Kostenplanung (1) Ausgehend von Ihrer Lösung von Aufgabe 3 ist eine Ressourcen- und Kostenplanung mit Kapazitätsabgleich durchzuführen: 1.Geben Sie Ihren Ressourcenplan mit den Kosten für die einzelnen Ressourcen in MS Project 2003 ein (20 / h für jedes Teammitglied) 2.Ordnen Sie diese Ressourcen Ihren Vorgängen (APs) zu 3.Prüfen Sie, ob Kapazitätsüberlastungen vorliegen 4.Führen Sie ggf. einen Kapazitätsausgleich durch. Achten Sie dabei darauf, dass der Projektendtermin nicht überschritten wird! 5.Speichern Sie den Basisplan (BP) unter Team_x –BP2.mpp Arbeiten Sie weiter zielstrebig an der Verwirklichung des Projektziels mit wöchentlichem jour fixe und Protokollerstellung sowie Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten.

18 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 18 Aufgabe 4: Ressourcen- und Kostenplanung (2) Aufgabe der Projektleiter Erstellung einer Präsentation Plan2-Team_ x.ppt Gemischtorientierter Projektstrukturplan Ressourcen- (ggf. vor/nach Kapazitätsausgleich) und Kostenpläne Stand der Umsetzung der Projektarbeiten zum Erfahrungen aus der Projektarbeit und mit MS Project 2003 Erstellung der Jour fixe-Protokolle 2 und 3: P2-Team_ x.doc, P3-Team_ x.doc Erstellung der MS-Project-Datei: BP2-Team _x.mpp Einsammeln der Arbeitszeitnachweise aller Team- mitglieder von Mai 2005 Team_ x –Nachname.xls Erstellung einer Projektkurzbeschreibung Team_x- Marketing für Ihr Projektmarketing (s. Muster) Spätester Abgabetermin für die Dateien: (an Dozenten und Assistenten schicken)

19 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 19 Festlegung: Stunden pro Tag im Standardkalender Menüpunkt: Extras Arbeitszeit ändern... Änderung Standard (Projektkalender)

20 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 20 Festlegung: Stunden pro Tag im Ressourcenkalender Menüpunkt: Ansicht Ressource: Tabelle Ressource auswählen Menüpunkt: Extras Arbeitszeit ändern... Änderung Ressourcenkalender


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