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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1 kubus-IT Professionelles.

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1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1 kubus-IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 4 – Teil 2 ( ): Projektplanung 2 mit MS Project 2007 SS 2009

2 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 2 kubus-IT Ablauf- und Terminplan mit MS Project Anfangstermin (Endtermin): Projekt-Info 2.Projekteinstellungen vornehmen (Feste Dauer,...) 3.Projektkalender einrichten 4.Projektstrukturplan Vorgangsnamen Gliederung der Vorgänge Höherstufen Tieferstufen Vorgangsinformationen 5.Dauer der Einzelvorgänge Dauer: in min, h, t, w Meilensteine 6.Ablaufreihenfolge Verknüpfung der Vorgänge Ergebnis: Basisplan: Projektablauf mit Terminen Review

3 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 3 kubus-IT Beispiel: Einführung einer PM-Software Balkendiagramm Ansicht Balkendiagramm (Gantt) Review

4 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 4 kubus-IT Beispiel: Einführung einer PM-Software Kritischer Pfad Ansicht Weitere Ansichten Balkendiagramm: Einzelheiten Review

5 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 5 kubus-IT Beispiel: Einführung einer PM-Software Kritischer Pfad mit Puffer Menüpunkt: Ansicht Weitere Ansichten... Balkendiagramm: Einzelheiten Auswahl freier Puffer freier Puffer

6 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 6 kubus-IT Beispiel: Einführung einer PM-Software Pufferzeiten im Projekt anzeigen Menüpunkt: Ansicht Tabelle: Eingabe Berechnete Termine

7 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 7 kubus-IT Beispiel: Einführung einer PM-Software Netzplandiagramm Menüpunkt: Ansicht Netzplandiagramm

8 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 8 kubus-IT Ressourcen- und Kostenplanung mit MS Project Ressourcentabelle erstellen Ansicht Ressource: Tabelle 2.Kalender für Verfügbarkeit der Ressourcen definieren Extras Arbeitszeit ändern Ressourcenkalender 3.Ressourcen Vorgängen zuordnen Ansicht Balkendiagramm Extras Ressourcen Ressourcen zuordnen 4.Auslastung der Ressourcen prüfen Ansicht Ressource: Grafik bzw. Ansicht Ressource: Einsatz 5.Ressourcenkonflikte lösen: Kapazitätsabgleich 6.Gesamtkosten bzw. Kosten pro Vorgang betrachten Projekt Projektinfo Statistik Ansicht Tabelle: Kosten 7.Basisplan speichern Ergebnis: Basisplan mit Ressourcen- und Kostenplanung

9 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 9 kubus-IT Ressourcentabelle Arbeit (Personen- und Sachmittel) Material (Verbrauchs- materialien) Personenname, Berufs- oder Maschinenbez., Materialname,.. Kürzel des Ressourcen- namens Maßeinheit des Materials (z.B. m, kg) Kosten pro Zeiteinheit z.B. 30 /h Max. Kapazität der Ressource in % Fester Kosten- betrag pro Einsatz einer Ressource Fälligkeits- verfahren bezügl. Vorgangs- dauer: Anfang Anteilig Ende

10 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 10 kubus-IT Beispiel: Einführung einer PM-Software ArbeitspaketeDauer MIS Vorgänger 1. Anforderungen definieren 2t 1,5t0,5t 2. Angebote einholen1w 1t 1 3. Auswahl der PM- Software 4t 2t1t 2 4. Präsentation und Mittelfreigabe 0t3 5. Installation der Software auf Server 1t 4 6. Installation der Software auf Clients 3t 4 7. Schulung vorbereiten2t 4 8. Schulung der Anwender2t 5;6;7 9. Abschluss mit Feier0t8 Arbeit (= Aufwand)

11 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 11 kubus-IT Beispiel: Ressourcenplanung 1. Ressourcentabelle anlegen ( Ansicht Ressource: Tabelle) 2. Kalender für Ressourcenverfügbarkeit qAllgemein Gültiges (z.B und sind Feiertage) im Standard (Projektkalender) definieren qPro Ressource eigener Verfügbarkeitskalender möglich (z.B. Einsatz für andere Projekte, Urlaubsplanung etc.) Festlegung über Extras Arbeitszeit ändern Ressourcenkalender

12 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 12 kubus-IT Beispiel: Ressourcenzuordnung 3. Ressourcen zuordnen Ansicht Balkendiagramm (Gantt) Extras Ressourcen Ressourcen zuordnen

13 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 13 kubus-IT Beispiel: Ressourcen sind zugeordnet

14 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 14 kubus-IT Unterschied: Aufwand / Dauer Dauer: Zeitraum (brutto), den die Erledigung einer bestimmten Aufgabe erfordert Einheiten: Jahr (j), Monat (m), Woche (w), Tag (t) Aufwand: Netto-Arbeitszeit, die zur Erledigung einer bestimmten Aufgabe erforderlich ist (d.h. Fulltime-Mitarbeiter kann seine gesamt Arbeitszeit einsetzen) Einheiten: Personenjahr (PJ), -monat (PM), -woche (PW), -tag (PT) AufwandDauer = Dauer des APs Aufwand des APs

15 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 15 kubus-IT Änderung der Vorgangsart: Doppelklick auf den Vorgang Informationen zum Vorgang – Register Spezial Vorgangsarten Feste Arbeit Feste Einheiten Feste Dauer m Arbeit ist konstant m Dauer und Einheiten sind variabel m Einheiten sind konstant m Dauer und Arbeit sind variabel m Dauer ist konstant m Einheiten und Arbeit sind variabel Grundformel für die Berechnung: Beispiel: 1,5 Tage Vorgangsdauer, 1 Ressource wird mit 100% zugewiesen 12 h Arbeit 1,5 Tage Vorgangsdauer, 1 Ressource wird mit 50% zugewiesen 6 h Arbeit Arbeit (h) = Vorgangsdauer (h) x Einheit Ressourcen x 8h / Tag

16 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 16 kubus-IT Leistungsgesteuerte Terminplanung Voreingestellte Berechnungsmethode von MS Project m Nach der Zuordnung der ersten Ressource wird der Umfang der Arbeit für diesen Vorgang berechnet m Umfang der Arbeit des Vorgangs bleibt danach unverändert m Beim Hinzufügen/Wegnehmen von Ressourcen zu diesem Vorgang verändert sich die Dauer Will man erreichen, dass die Dauer festbleibt, wenn Arbeit (= Aufwand) einem Vorgang zugeordnet wird a)Für alle Vorgänge: Beim Anlegen des Projektes (vor Eingabe der Vorgänge) unter Extras -> Optionen -> Terminplan folgende Einstellungen als Standard festlegen: Standardvorgehensart: Feste Dauer Neue Vorgänge sind leistungsgesteuert: deaktivieren b)Für einen einzelnen Vorgang: Vorgangsart auf Feste Dauer setzen und Häkchen von Leistungsgesteuert entfernen

17 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 17 kubus-IT Beispiel: Ressourcenüberlastung 4. Auslastung der Ressourcen prüfen Ansicht Ressource: EinsatzAnsicht Ressource: Grafik Überlastungen: rot gekennzeichnet

18 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 18 kubus-IT Beispiel: Ressourcenplanung Manuelle Methoden Vorgangsdauer verlängern Zusätzliche Personal- ressourcen einfügen + überschaubar - aufwendig qAutomatische Methode m Kapazitätsabgleich überlasteter Ressourcen Extras Kapazitätsabgleich Kapazitätskonflikte lösen Neu abgleichen + leistungsfähiges Tool - Aktivitäten nicht immer leicht nachvollziehbar

19 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 19 kubus-IT Beispiel: 6. Kostenplanung 6.1 Kosten pro Ressource: Ansicht Ressource: Tabelle 6.2 Kosten pro Vorgang: Ansicht Vorgang: Einsatz Ansicht Tabelle: Einsatz Kosten

20 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 20 kubus-IT Kostenplanung mit MS Project 6.3 Projektgesamtkosten Projekt Projekt-Info Statistik...

21 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 21 kubus-IT Aufgabe 4: Ressourcen- und Kostenplanung (1) Ausgehend von Ihrer Lösung von Aufgabe 3 ist eine Ressourcen- und Kostenplanung mit Kapazitätsabgleich durchzuführen: 1.Geben Sie Ihren Ressourcenplan mit den Kosten für die einzelnen Ressourcen in MS Project 2007 ein (25 / h für jedes Teammitglied) 2.Ordnen Sie diese Ressourcen Ihren Vorgängen (APs) zu 3.Prüfen Sie, ob Kapazitätsüberlastungen vorliegen 4.Führen Sie ggf. einen Kapazitätsausgleich durch. Achten Sie dabei darauf, dass der Projektendtermin nicht überschritten wird! 5.Speichern Sie den Basisplan (BP) unter BP2-Team_x.mpp Präsentation des Projektleiters von Teams 5 Arbeiten Sie weiter zielstrebig an der Verwirklichung des Projektziels mit Wöchentlichem jour fixe-Meetings mit Protokoll sowie Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten

22 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 22 kubus-IT Aufgabe 4: Ressourcen- und Kostenplanung (2) Aufgabe der Projektleiter (mit Teamunterstützung) Erstellung einer Präsentation Plan2-Team_ x.ppt Gemischtorientierter Projektstrukturplan mit allen APs Ressourcenplan Ressourcentabelle auf Ebene der APs (personelle und nicht-personelle Ressourcen) Beispiel für Kapazitätsausgleich (vorher/nachher) Kostenplan (Darstellungen gemäß Projektbericht) Stand der Umsetzung der Projektarbeiten (1 Statusfolie) zum Erfahrungen Projektarbeit MS Project 2007 Erstellung des Jour fixe-Protokolls 2: P2-Team_ x.doc Erstellung der MS-Project-Datei: BP2-Team _x.mpp Erstellung der Kapitel 7 und 8 des Projektberichtes Projektbericht-Team_x.doc Spätester Abgabetermin für die 4 Dateien: (Donnerstag) (Mail an Dozenten + Assistenten bitte mit Angabe der Team-Nummer im Betreff)

23 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 23 kubus-IT Zu Aufgabe 4: Eingabe des ermittelten Aufwandes – ohne dass sich die Dauer ändert Beispiel: Vorgang mit Dauer von 5 Tagen und Aufwand (= Arbeit) von 3 Tagen für Methodix und 0,5 Tagen für Schulix 1.Vorgangsart dieses Vorgangs auf Feste Dauer setzen und Häkchen von Leistungsgesteuert entfernen 2.Bei der Zuweisung der Ressourcen zu einem Vorgang den Aufwand z.B. in Tagen (t) oder Stunden (h) angeben Zeitangaben werden automatisch in % umgewandelt

24 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 24 kubus-IT zu Aufgabe 4: Projektbericht 7. Ablauf- und Terminplanung 7.1 Vorgangsliste Auflisten der Arbeitspakete/Vorgänge mit Vorgangsnummer und Angaben zur Dauer und zu den Anordnungsbeziehungen (Art, Zeitabstand). Die PSP-Struktur muss erkennbar sein. 7.2 Vernetzter Balkenplan oder berechneter Netzplan Darstellung eines grafischen Ablaufplans mit Anordnungsbeziehungen und Termin-/Zeitpunktangaben. Die Meilensteine des Phasenplanes müssen erkennbar sein. 7.3 Anordnungsbeziehungen (AOB) Erläuterung von mindestens 3 Anordnungsbeziehungen aus dem eigenen Ablaufplan (Begründung von Art der AOB und Zeitabstand). 8. Einsatzmittel- und Kostenplanung 8.1 Einsatzmittelbedarf / Einsatzmittelplan Beschreibung der Art der benötigten Einsatzmittel (EM) und wie deren Verfügbarkeit ermittelt wird. Bei Personal mit Hinweisen auf die Qualifikation. Erläuterung des Verfahrens für die Ermittlung des EM-Bedarfs. Tabellarische Darstellung des EM-Bedarfs auf Ebene der Arbeitspakete. 8.2 Auslastungsprofil für kritische Einsatzmittel Abbildung einer Ganglinie (Auslastungsprofil) für eine kritische Einsatzmittelart über der Zeitachse mit Hinweis auf EM- Konflikte und Optimierung. 8.3 Projektkosten Erläuterung der Kostenberechnung (z.B. monetäre Bewertung des Einsatzmittelbedarfs auf Basis des tabellarischen Einsatzmittelplanes für Phasen oder Arbeitspakete). Grafische Darstellung einer Kostenganglinie (Kostenkurve) und einer Kostensummenlinie (Kostensummenkurve) über der Zeitachse. Inhaltliche Anforderungen kursiv


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