Bundeskanzleramt Ing. Roland Ledinger

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1 Bundeskanzleramt Ing. Roland Ledinger

2 Projektauftrag Im Mai 2001 wird das BKA vom IKT-Board (Stabstelle für Informations- und Kom-munikationstechnologie) beauftragt, den Projektauftrag für die Einführung des ELAK im Bund zu formulieren.Über das IKT-Board sind alle Ressorts eingebunden Im Juni 2001 erfolgt die strategische Ausrichtung im IKT-Board sowie die Abstimmung mit Bundeskanzler und Vizekanzlerin Im Juli 2001 wird das BKA mit der Durchführung im Rahmen eines Ministerratsvortrages beauftragt MR Dr. HELLWIG

3 Strategische Ziele Der ELAK bildet die Voraussetzung für
die Vereinfachung und Beschleunigung der Geschäftsfallbearbeitung einheitliche Geschäftsfalldokumentation und bessere Nachvollziehbarkeit Modernisierung der Geschäftsfallbearbeitung und –archivierung Vereinfachung von Ressortumbildungen die einfache und rasche Implementierung von eGovernment-Verfahren Wissensbasis für für One-Stop-Government

4 Ziele der Umsetzung eine ELAK-Lösung für alle Ressorts
ressortübergreifender elektronischer Aktenlauf einheitliche Schulung zentrale Administration für Organisations-änderungen ein zentraler Betreiber für die ELAK-Lösung gemeinsame Weiterentwicklung von Software, Betrieb und Organisation

5 Verwaltungsveränderung
ELAK ist Voraussetzung für eGovernment Synergien durch Vereinheitlichung Prozesse und Abläufe, Formulare, Dokumente einheitliches, elektronisches Werkzeug Medienbruchfreie Geschäftsprozesse Posteingang  Bearbeitung  Postausgang elektronisch erstellte Dokumente sollen nicht zu Papier gebracht werden weitere Möglichkeiten der Kooperation z.B. gemeinsame Poststellen (Scanning)

6 Die Kulturveränderung
Die ELAK-Einführung ist kein bloßer Werkzeugtausch, sondern eine nachhaltige Veränderung der Arbeitskultur in der öffentl. Verwaltung ELAK fördert die Zusammenarbeit durch Bereitstellung aller notwendigen Informa-tionen zeit- und ortsunabhängig Das Projekt ELAKimBUND liefert neue Impulse für die ressort-übergreifende, „gemeinsame“ Abwicklung von (IT-) Projekten

7 ELAK - Grundprinzipien
ELAK = Original Elektronisches Abzeichnen und Genehmigen Scannen nur falls wirtschaftlich und zweckmäßig (ansonsten Verweis) Papierakt bei Bedarf möglich Kanzleiordnung 1992 MR Dr. HELLWIG

8 ELAK - Nutzen Verkürzung der Laufwege (Sternförmige Abläufe werden durch direkte Weiterleitung ersetzt) – Nachweis im BKA ca. minus 12 % Flexiblere Ablauforganisation (Protokollieren, Abfertigen, etc. auch ohne Kanzleistelle) -> Ganzheitliche Organisationsformen Ersparnis bei Transport-, Such-, Ablage-, Aushebezeiten Elektronische Ablage ersetzt Archive MR Dr. HELLWIG

9 Einsatzbereich des ELAK
Postentgegennahme Aufteilung auf Sektionen Zuteilung Protokollierung Bearbeitung Genehmigung Weiterleiten Abfertigen Ablage kann kann P a p i e r kann E L A K MR Dr. HELLWIG eventuell Papierbeilage elekt. oder Papier

10 Neudefinition der Arbeitsplätze
Mit der Einführung des ELAK werden die unterschiedlichen Stellen im Ablauf eines Aktes durch geänderte Arbeitsbilder neu definiert werden Eingangs-/Abgangsstelle Genehmigende (Führungskräfte) Bearbeiter (Referenten) Kanzleistelle Sekretariate Schreib-/Botendienst

11 Ergebnisse der Beschaffungsphase
Der Zuschlag wurde per erteilt Auftragnehmer: ARGE ELAK mit BRZ und BITS, Subunternehmer: IBM und Fabasoft SW-Produkt: Fabasoft eGov-Suite Das Organisationshandbuch liegt vor mehrere Ressorts arbeiten bereits intensiv an der Einführungsvorbereitung MR Dr. HELLWIG

12 Projekt-/Programm-Management lfd. Koordinationsaufgaben
Programmphasen Ab Ab Ab Ab Vor-Phase Ausschreibung Beschaffung Phase Planung und Systemkonzeption Phase 2 Rollout Phase Betrieb und Wartung  Projekt-/Programm-Management lfd. Koordinationsaufgaben

13 Rollout am Arbeitsplatz durch AN: zB.Client-Install. Benutzerschul
Rolloutplan Die dargestellten Balken sind nicht maßstabsgetreu und dienen nur der Orientierung Ressort-spez. Vorarbeiten: zB. Erhebung, Org.-Arbeiten, Kommunikation, Rekrutierung Auftragnehmer- Vorarbeiten: zB. CBT, DatenÜ. Qualif. Leituser, Integr. Fachappl. Rollout am Arbeitsplatz durch AN: zB.Client-Install. Benutzerschul BMJ BMWA BMF BMAA BMBWK BMLV BKA inkl. ex-BMÖLS BMLFUW 1.Qu03 Mär Apr 2.Qu03 Mai Jun Jul 3.Qu03 Aug Sep Okt 4.Qu03 Nov Dez Jän 1.Qu04 Feb 2.Qu04 3.Qu04 1870 1450 BMI BMSG BMVIT 2280 1534 BMFG Stand 9/ 2002 / 13

14 Einige wichtige Punkte bei der Umsetzung
Oberste Entscheidungsträger müssen Einführung unterstützen (Promotor) Frühzeitige Information der Bediensteten Leitbenutzerkonzept (1 pro Abteilung) Praxisorientierte Schulung Einbindung der Organisationsabteilung Berücksichtigung der unterschiedlichen Arbeitsmethoden bei der Zuteilung, usw. Entscheidung ob flächendeckender oder prozessorientierter Einsatz

15 in den Bundesministerien nur noch elektronische Akten erstellt werden!
Mit September 2004 werden in den Bundesministerien nur noch elektronische Akten erstellt werden! Zur Veranschaulichung anschließend ein praktischen Beispiel

16 Das Praxisbeispiel Elektronischer Antrag Automatische Registrierung
Protokollierung Bearbeitung Genehmigung Abfertigung Vorschreibung