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Projektmotivation und Projektziele Kompetenzzentrum Großprojektmanagement (CC GroßPM) – Vorlage –

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Präsentation zum Thema: "Projektmotivation und Projektziele Kompetenzzentrum Großprojektmanagement (CC GroßPM) – Vorlage –"—  Präsentation transkript:

1 Projektmotivation und Projektziele Kompetenzzentrum Großprojektmanagement (CC GroßPM) – Vorlage –

2 MVA xxxx-VMS7-k 1 Einsatzbedingungen des Dokuments im Rahmen des S-O-S-Ansatzes Name und Version des Dokuments 5.1-1_Projektmotivation_Projektziele_v1.0.ppt / Projektmanagement-Disziplin 5.1 Festlegung/ Überprüfung der Projektrahmenbedingungen 2 Ziele: Was soll mit diesem Dokument erreicht werden? Warum braucht die Organisation das Projekt und wer in der Organisation braucht das Projekt? Was muss die Lösung inhaltlich erbringen, was muss an Ergebnissen produziert werden? Welche Lösungselemente helfen auf welche Weise die Ziele zu erreichen? 3 Verantwortlichkeit: Wer ist für die Erstellung und Pflege des Dokuments zuständig? Erstellt durch den Projektsponsor und wenn möglich zusammen mit dem Treiber der Projektanbahnung Falls ein designierter Projektleiter existiert, sollte auch dieser in die Erstellung eingebunden werden Präsentation und Genehmigung des finalen Dokuments in den Gremien der Projektgenehmigung 4 Pflegezyklus: In welchen Abständen sollte das Dokument überarbeitet werden? Einmalige Erstellung zu Beginn der Projektanbahnung Updates nach Bedarf bis zur Genehmigung des Projekts durch die Gremien der Projektgenehmigung 5 Rahmenbedingungen für den Einsatz Keine einschränkenden Rahmenbedingungen, das Dokument ist für alle Projekte einzusetzen. 7 Adressatenkreis: An wen richten sich die Informationen im Dokument? An die Gremien der Projektgenehmigung als Teil der Entscheidungsgrundlage Das gesamte Projektteam zur Information 6

3 MVA xxxx-VMS7-k 2 Situation - Problem - Motivation Keine Kontrolle der Druckkosten möglich Druckerauslastung schwer bestimmbar Keine optimale Allokation der Druckressourcen Umweltverträg- lichere Ressourcen- nutzung Zuteilung von Druckeinzelkosten auf Kostenstellen Bessere Planungssicherheit der IT-Abteilung hinsichtlich Druckkosten Aktuelle SituationMotivation Beantwortet: Warum brauchen wir das Projekt? Wem wollen wir helfen? Druckkosten sind 4% des jährlichen Gesamthaushalts Drucker sind dezentral in allen Büros verfügbar Druckjobs können von allen Mitar- beitern direkt an jeden verfügbaren Drucker gesandt werden Erkanntes Problem += Beantwortet: Welche Ausgangssituation liegt vor? (Fakten: wer?, wo?, wie viele?) Beantwortet: Welche konkreten Schmerzpunkte wurden erkannt? Betrachtungs- schwerpunkt

4 MVA xxxx-VMS7-k 3 Projektziele: Output vs. Outcome Erwartete Lösung (Output)Erzielter Nutzen (Outcome) Betrachtungs- schwerpunkt Vereinfachte Einrichtung und Wartung; stringente IT-Prozesse Kostenersparnis von EUR xxxx pro Jahr (lfd. Kosten + Anschaffungskosten) Umsetzung der Green-IT- Richtlinien im IT-Bereich durch stringentere Drucküberwachung Verbesserte Abteilungs- kostenplanung durch genauere Einzelkostenzurechnungen Zentrale Verwaltung aller Drucker per Druckserver Standortoptimierung aller Drucker bzgl. Anzahl und Wegkosten Stellenbezogene Einzelkosten- abrechnung jedes Druckjobs Beantwortet: Was muss die Lösung inhaltlich erbringen? Welche Funktionalitäten sind geplant? Beantwortet: Welchen Nutzen wird das Projekt produzieren? Welche organisatorischen und Prozessänderungen gibt es?

5 MVA xxxx-VMS7-k 4 Identifikation Nutzentreiber + Priorisierung 1 Fußnote Ziel (Outcome)Quantitative Nutzentreiber Kostenersparnis Wegfall von 10% aller Drucker EUR xxx 5% weniger Neuanschaffungen EUR xxx 10% Ersparnis lfd. Druckkosten EUR xxx Green-IT- Richtlinien umsetzen 10% weniger Papierverschwendung Durchschnittlich sinkende Geräuschbelastung in Büros Abteilungskosten- planung ver- bessern Personenbezogene Druckkonten ermöglichen eine Abrechnung auf Abteilungsebene Jahreshaushaltsplanung genauer möglich Budget kann zielorientierter verteilt werden Beantwortet: In welcher Situation sorgt welches Lösungselement zu welcher Verbesserung einer bestimmten Organisationseinheit? Priorität A B A Stringente IT- Prozesse Verbesserte IT-Planung durch erhöhten Gesamtüberblick Kostenreduktion durch zentralisierten IT-Support B


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