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Projektgruppe Kosten- und Leistungsrechnung an der LMU STATUSPRÄSENTATION EINFÜHRUNG DER KOSTEN- UND LEISTUNGSRECHNUNG AN DER LMU.

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1 Projektgruppe Kosten- und Leistungsrechnung an der LMU STATUSPRÄSENTATION EINFÜHRUNG DER KOSTEN- UND LEISTUNGSRECHNUNG AN DER LMU

2 Marion Holzhauser Themen Projektgruppe KLR Grundlage der Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) und des Hochschulberichtswesens (HBW) 2.KLR als Instrument des Hochschulcontrollings 3.Stand der KLR-Einführung 4.Ausblick

3 Marion Holzhauser 1. Grundlage der Einführung der KLR und des HBW Marion Holzhauser Controlling und Innenrevision Rechtliche Grundlagen 1.2. Aktivitäten des Ministeriums 1.3. Projektorganisation an der LMU 1.4. Definition der Funktionen und Aufgaben

4 Marion Holzhauser Rechtliche Grundlagen Marion Holzhauser Controlling und Innenrevision4 Innovationsbündnis Hochschule 2008 vom 11. Mai 2005 gesetzliche Verankerung in Art. 5 Abs. 1 Satz BayHSchG Individual-Zielvereinbarung zwischen Universität und MWFK EU-Gemeinschaftsrahmen für staatliche Beihilfen für Forschung, Entwicklung und Innovation vom , gültig ab Beteiligungsregeln aus dem 7. EU Rahmenprogramm zur Forschungsförderung Steuerrecht

5 Marion Holzhauser Aktivitäten des Ministeriums Wissenschafts- ministerium Finanz- ministerium richtet ein Lenkungsaus- schuss Ministerium Kanzler Institut für Hochschul- forschung Arbeitsgruppe Hochschul- rechnungs- wesen Sprecher TU München Controller der Bayerischen Universitäten Beauftragt Fachkonzept Universitäre Kosten- und Leistungs- rechnung Bericht, Entscheidung Abnahme Fachkonzept Legt Fachkonzept vor Genehmigung Zustim-mung Marion Holzhauser Controlling und Innenrevision

6 6Stabsstelle SuC Bereich Controlling und Innenrevision Marion Holzhauser Projektorganisation an der LMU Auftraggeber Hochschulleitung Lenkungsausschuss Kanzler, Hauptabteilungsleiter, Stabsstelle Strategie und Controlling Projektgruppe Controlling, IIIA3-COB, Leiter der Arbeitsgruppen Arbeitsgruppe FSV/QISFSV Arbeitsgruppe IVS Arbeitsgruppe PersonalArbeitsgruppe FAMOS Arbeitsgruppe Leistungsrechnung Marion Holzhauser Controlling und Innenrevision

7 Marion Holzhauser Definition der Funktionen und Aufgaben Auftraggeber -Hochschulleitung erteilt Auftrag zur Einführung der KLR -stellt die erforderlichen Ressourcen bereit Marion Holzhauser Controlling und Innenrevision

8 Marion Holzhauser 8 Lenkungsausschuss -genehmigt Arbeits- und Zeitplan, Ressourcen -nimmt Arbeitspakete ab -entscheidet über Changes, in Konfliktsituationen -berichtet der Hochschulleitung 1.4. Definition der Funktionen und Aufgaben Marion Holzhauser Controlling und Innenrevision

9 Marion Holzhauser 9 Projektgruppe Projektmanagement Erstellung, Überwachung, Koordination des Zeit- und Arbeitsplan Reporting an den Lenkungsausschuss Organisation und Protokollierung der Sitzungen Einsetzen der themenzentrierten Arbeitsgruppen 1.4. Definition der Funktionen und Aufgaben Marion Holzhauser Controlling und Innenrevision

10 Marion Holzhauser 10 Arbeitsgruppen themenzentriert (FSVQIS, Personal/DIAPERS, Leistungsrechnung..) temporär oder auf Dauer Erarbeiten Lösungen und Umsetzungen Bericht über Leitung an die Projektgruppe 1.4. Definition der Funktionen und Aufgaben Marion Holzhauser Controlling und Innenrevision

11 Marion Holzhauser 11 Projektverfolgung 1.4. Definition der Funktionen und Aufgaben Marion Holzhauser Controlling und Innenrevision

12 Marion Holzhauser 12 Projektverfolgung 1.4. Definition der Funktionen und Aufgaben Marion Holzhauser Controlling und Innenrevision

13 Marion Holzhauser S. Mezler, CuI KLR-spezifische Stammdaten 3.2. Schlüsselbezogene Integration der Stammdaten 3.3. Qualitätssicherung der Daten im Primärsystem FSV-GX / QIS-FSV 3.4. aktueller COB-Datenbestand 3.5. COB - Berichte und Auswertungen 3.6. Stand Personal-Ist-Kosten 3. Stand der KLR-Einführung

14 S. Mezler, CuI KLR-spezifische Stammdaten Kostenarten- Schlüssel Universitätskontenrahmen mit 5-stelliger hierarchischer Kontenstruktur 350 aktive Kostenarten in relevanten Kontenklassen : 0 immat. Vermögensgegenstände und Sachanlagen 5 Erträge 6 betriebliche Aufwendungen 7 weitere Aufwendungen Ende 2009 Umstellung auf bundeseinheitlichen Verwaltungskontenrahmen (VKR) geplant

15 3. Stand der KLR-Einführung S. Mezler, CuI KLR-spezifische Stammdaten Kostenstellen - Schlüssel 8-stelliger sprechender Kostenstellenschlüssel Abbildung der organisatorischen Struktur der LMU lt. Gliederungsplan– Organisationseinheiten (OE) technische Kostenstelle - Bibliotheken, Labore, CIP-Pools, Gebäude Kostenstellenschlüssel davon 600 jährliche Änderungen, d.h. 1/3 im Fluss dynamischer Schlüssel

16 3. Stand der KLR-Einführung S. Mezler, CuI KLR-spezifische Stammdaten Kostenträger - Schlüssel Kostenträger sind Bezugsobjekte zur Erfassung des leistungsbezogenen Ressourcenverbrauchs Implementierung von Kostenträgerschlüssel in den Primärsystemen Fachkonzept LMU Fach Forsch. + Lehre Drittmittel projekt interne Service- leistungen Sonstiges Pers. Verwaltung Stud. Verwaltung Haushalt ZUV Projekte Dienstleistung Weiterbildung Beratung Tagung … Lehre Studiengang 1 … Studiengang N Forschung LMU Projekte Drittmittelproj. Publikationen …

17 3. Stand der KLR-Einführung S. Mezler, CuI Kostenstelle ist ein dynamischer Schlüssel zum über 1340 aktive Kostenstellen Zentrales Verzeichnis zur Verwaltung der Organisationseinheiten (OE) und Kostenstellen (KST), geführt bei IIIA5 Personal- verwaltung DIAPERS Studierenden- verwaltung SOS POS Liegenschafts - verwaltung FAMOS Finanz- Verwaltung FSV / QIS IVS COB 3. 2Schlüsselbezogene Integration der Stammdaten

18 3. Stand der KLR-Einführung S. Mezler, CuI Qualitätssicherung der Daten im Primärsystem FSV-GX / QIS-FSV Obligatorische Eingabe von Kostenart und Kostenstelle Prüfung von bebuchten Kostenstellen und Kostenarten auf Gültigkeit Vorbelegung der Kostenstellen aus der 2. Kontoebene (Anordnungsstelle) Prüfung von bebuchten Kostenarten anhand der bebuchten Kapitel-Titel-Kombination ( Zuordnungstabelle titkoa Einträge) Erweiterung von kameralistischen Importen um Kostenstelle und Kostenart

19 3. Stand der KLR-Einführung S. Mezler, CuI Aktueller COB-Datenbestand PrimärsystemArt von Daten Zeitraum # Datensätze FSV / QIS IST-Einnahmen / -Sachausgaben IVS (Einführung) Abschreibungsdaten für Anlagevermögen, gemäß Gerätenutzungsdauer von DFG (lt. Fachkonzept) ab DIAPERS BVL-Gruppen bezogene VZÄ je Kostenstelle (monatlich) Berechnung der kalk. Personalkosten FAMOS raumbezogene Flächendaten gemäß DIN 277 für Verrechnung der kalk. Mieten Verrechnung der Bewirtschaftungskosten von Gebäudenkostenstellen auf die nutzende OE-Kostenstellen

20 3. Stand der KLR-Einführung S. Mezler, CuI COB - Berichte und Auswertungen Kalk. Kosten zur Übersicht der eingesetzten Ressourcen Rückschluss zu hierarchisch untergeordneten Kostenstellen (Fak. & Teilbibliotheken) Evtl. durch Umlagen verteilte Kosten

21 3. Stand der KLR-Einführung COB - Berichte und Auswertungen Übersicht der räumlichen Ausstattung einer Kostenstelle/Department Bem: jedem Raum ist eine Raumnutzungsart (RNA) nach DIN 277 zugewiesen Berechnung von kalk. Miete: Raumfläche * RNA-Gewichtung * Mietsatz je qm (7,66 ) S. Mezler, CuI

22 3. Stand der KLR-Einführung S. Mezler, CuI COB – Berichte und Auswertungen Berechnung von kalk. Personalkosten: VZÄ BVL * O BVL-Satz Monatliche Übersicht zur personellen Ausstattung einer Kostenstelle Bem:Hierarchisch untergeordnete Kostenstellen werden in diesem Bericht nicht berücksichtigt

23 Baumgartner, I B Stand Personal-Ist-Kosten Schnittstellen aus dem aktuellen Personal- und Stellenverwaltungssystem Vollzeitäquivalente Personal-Ist-Kosten Migration zu VIVA Mitte 2010 Bayernweit einheitliches PSV und Bezüge System KLR relevante Daten in VIVA zusätzliche Felder in VIVA für KLR Informationen 3. Stand der KLR-Einführung

24 Stand Personal-Ist-Kosten 3. Stand der KLR-Einführung Schnittstellen VIVA – COB VZÄ Schnittstelle Export der Personal-Ist-Kosten KLR kein Bestandteil des Projekts VIVA-Pro Notwendigkeiten der KLR an den Universitäten Anforderung einer Aufwandschätzung Ausblick Baumgartner, I B

25 Marion Holzhauser 4. Ausblick Fachliche Umsetzung 4.2. Datenbestand und Qualität 4.3. Organisation, Dokumentation und Ressourcen 4.4.Hochschulberichtswesen Marion Holzhauser Controlling und Innenrevision

26 Marion Holzhauser Fachliche Umsetzung Fachliche Umsetzung Einführung von Kostenträgern und Produkten in den Primärsystemen Implementierung von Umlage- und Verteilschlüssel Marion Holzhauser Controlling und Innenrevision

27 Marion Holzhauser Fachliche Umsetzung 27 Einführung von Kostenträgern und Produkten in den Primärsystemen Bezugsobjekte, in denen die Leistungen der Universität abgebildet werden! Produkte beschreiben die einzelne Leistung z. B. Studiengang, Drittmittelprojekt, Weiterbildungsmaßnahme Stammdaten-Schlüssel - Tabelle Primärsysteme sind die Systeme, in denen die einem Kostenträger oder Produkt direkt zuordenbaren Kosten erfasst werden Primärkosten Marion Holzhauser Controlling und Innenrevision

28 Marion Holzhauser Fachliche Umsetzung 28 Einführung der Kostenträger und Produkte in den Primärsystemen Forschung LMU-Proj. Drittmittelproj. Publikationen.... FSV QIS IVS DIAPERS/ VIVAFAMOSSOS/POSLSF Drittmittel- Projekt Dienstleistung Weiterbildung Beratung Routine Aufträge Fach Forschung + Lehre Interne Service- Leistungen Lehre Studiengang 1 Studiengang 2. Studiengang n Sonstiges ZUV-Projekte Interne Produkte Primär- oder direkte Kosten Marion Holzhauser Controlling und Innenrevision

29 Marion Holzhauser Fachliche Umsetzung 29 Implementierung von Umlage- und Verteilschlüssel zur Verteilung der Gemeinkosten ZUV HS-Leitung Stabsstellen H-Abteilungen Vorkostenstellen Endkostenstellen Bibliothek Zentrale/fak. übergreifende wissen- schaftl. Einrichtungen Fakultätsver- waltung Professuren Fach F+L Interne Service- Leistungen Lehre Stud.gang 1..n Forschung LMU-Proj. Drittmittel. Publika- tionen.... Sonstiges ZUV-Proj. Int. Prod. Sekundärkosten Marion Holzhauser Controlling und Innenrevision

30 Marion Holzhauser Fachliche Umsetzung 30 Verteilschlüssel aus den Primärsystemen Köpfe der Mitarbeiter Vollzeitäquivalente Beschäftigungsverhältnisse Studierendeäquivalente Flächen Verteilschritte interne Leistungsverrechnung innerhalb der Kostenstellen Verrechnung der Vorkostenstellen auf Endkostenstellen von Endkostenstellen auf Kostenträger und Produkte Verteilszenarien in Abhängigkeit vom Auswertungszweck! Implementierung von Umlage- und Verteilschlüssel zur Verteilung der Gemeinkosten Marion Holzhauser Controlling und Innenrevision

31 Dr. Peter Schneider 4.2 Datenbestand und Qualität Datenaustauschbeziehungen Herstellen der KLR-Fähigkeit weiterer Primärsysteme Erhöhung der Datenqualität und des Datenbestandes

32 32Referat IIIA3 Anwendungsentwicklung Dr. Peter Schneider Datenaustauschbeziehunge n Datenbestand und Qualität

33 33Referat IIIA3 Anwendungsentwicklung Dr. Peter Schneider Herstellen der KLR-Fähigkeit weiterer Primärsysteme Datenbestand und Qualität

34 34Referat IIIA3 Anwendungsentwicklung Dr. Peter Schneider Erhöhung des Datenbestandes... durch regelmäßigen Import Vorschlag: 1/Monat: Daten aus Haushalt und Finanzen + Personal und Stellen 1/Semester: Daten aus Lehre und Forschung (Campus Management) etc Datenbestand und Qualität

35 35Referat IIIA3 Anwendungsentwicklung Dr. Peter Schneider Erhöhung der Datenqualität Arbeitshypothese zur Datenqualität: Die Datenqualität wird sich erhöhen, wenn Anwender = Datenlieferanten Einblick in ihre Auswertungen und die von ihnen dezentral eingegebenen Basisdaten bekommen Datenbestand und Qualität

36 Dr. Peter Schneider 4.3 Organisation, Dokumentation und Ressourcen KLR-relevante Prozesse und Aufbauorganisation Anbindung der Dienststellen Zukünftige IT-Infrastruktur Klare Regelung Verantwortlichkeiten – Zuständigkeiten - Leistungen benötigte und verfügbare Ressourcen Abstimmung fachliche und technische Konzepte

37 Marion Holzhauser Organisation, Dokumentation und Ressourcen Marion Holzhauser Produktivbetrieb der KLR und des HBW NUR ein qualitätsgesicherter Produktivbetrieb kann ein Methodenzertifikat der EU für das 7. RP erhalten, wird von der Finanzverwaltung akzeptiert erfüllt die Vorgaben des EU-Beihilferahmens Daten und Informationen müssen dort, wo sie originär entstehen, den Primärsystemen verfügbar gemacht werden Es werden zusätzliche Daten und Informationen zu erheben sein Daten und Informationen müssen über definierte Standards verfügen KLR-relevante Prozesse identifizieren

38 Marion Holzhauser Organisation, Dokumentation und Ressourcen Marion Holzhauser damit die benötigten Daten und Informationen in den jeweiligen Standards effizient, zeitnah und mit wirtschaftlichem Aufwand verfügbar sind Optimierung der KLR-relevanten Prozesse Schaffung einer Aufbauorganisation zur Implementierung optimierter KLR-relevanter Prozesse

39 39Referat IIIA3 Anwendungsentwicklung Dr. Peter Schneider Organisation, Dokumentation und Ressourcen Anbindung der Dienststellen Rollen- und Benutzerkonzept für LMU interne Adressaten der KLR wie Hochschulleitung, ZUV, Fakultäten, Kst- Verantwortliche etc. Rahmenbedingungen für einen erfolgreichen Betrieb: Spielregeln Fairness im Umgang miteinander bei der Nutzung von Daten und Berichten zur KLR Transparenz der Vorgehensweise bei Berechnungen und Aggregationen nach KLR (Offenlegung der jeweiligen Rahmenbedingungen der KLR) Gleichberechtigung der unterschiedlichen KLR Nutzer im Sinne von Ausgewogenheit der KLR Auswertungen Beachtung von Datenhoheiten von KLR Datenlieferanten Beachtung von Datenschutzbestimmungen bei der Handhabung von KLR Daten Zugriffsberechtigungen der KLR Datenlieferanten mind. auf ihre Daten und Berichte im KLR Produktivsystem HISCOB-GX

40 40Referat IIIA3 Anwendungsentwicklung Dr. Peter Schneider Organisation, Dokumentation und Ressourcen

41 41Referat IIIA3 Anwendungsentwicklung Dr. Peter Schneider Abstimmung fachlicher und technischer Konzepte Organisation, Dokumentation und Ressourcen

42 42Referat IIIA3 Anwendungsentwicklung Dr. Peter Schneider Vorschlag zur Aufteilung der KLR Kern-Verantwortlichkeiten LenkungsausschussCuIIIIA3IIIA4 ProjektsteuerungProjektleitungZuarbeit zum Projekt KostensteuerungUmsetzung der fachlichen und gesetzlichen Rahmenbedingungen Umsetzung der technischen und gesetzlichen Rahmenbedingungen Genehmigung der Ressourcen (Personal, Hardware, Software) ProjektplanZuarbeit zum Projektplan, IT Einbindung Abnahmen von Status und Planungen Anforderungen an IT Systemumgebungen IT Leistungen zum Betrieb der Systeme EntscheidungenFachliche Konzepte, Rollen- und Benutzer Technische Konzepte Definition der Realisierung von Bedarfen und Changes Applikationsbetreuung HISCOB-GX Release und Patch Management (Build Management) Applikationsbetreuung, HISCOB- GX Release und Patch Management (Build Management) Release und Patch Management von MS-Windows auf Terminal Servern Reporting gegenüber Hochschulleitung und extern Reporting gegenüber Lenkungsausschuss und intern Technische Datenbank Betreuung DB Monitoring Sicherungen Technische Server+Netzwerk Betreuung Online Checks Fachliche BetreuungRelease und Patch Management von MS-Windows auf Terminal Servern Release und Patch Management von Linux auf Datenbank Servern Change ManagementEntwickler Betreuung (Tools, Schnittstellen, automatische Prozesse) SchulungenSchulungsumgebung Organisation, Dokumentation und Ressourcen

43 43Referat IIIA3 Anwendungsentwicklung Dr. Peter Schneider Vorschlag: Zuständigkeiten und Leistungen Organisation, Dokumentation und Ressourcen

44 Marion Holzhauser Marion Holzhauser Zum Aufbau eines Produktivbetriebes Ressourcen Organisation, Dokumentation und Ressourcen Kostenrechnung = Kore Leistungsrechnung = LR Hochschulberichtswesen = HBW Controlling- Instrument zur Hochschul- steuerung

45 Marion Holzhauser Marion Holzhauser Ressourcen und Zeit Marion Holzhauser Organisation, Dokumentation und Ressourcen Zeit Ressourcen 10/ /200810/200910/2010 Kore-Produktion Kore -Test Kore-Einführung LR-Konzept LR- Einfüh- rung LR- Test LR-Produktion HBW- Konzept HBW- Einführung HBW-Test HBW- Produk- tion verfügbare Ressourcen benötigte Ressourcen

46 Dr. Peter Schneider 4.4 Hochschulberichtswesen Technische Umsetzung Data-Warehouse-Prinzip Hochschulberichtswesen hierarchisches DWH Modell LMU Hochschulberichtswesen zukünftiges DWH Modell ? Anforderungen an DWH der LMU

47 47Referat IIIA3 Anwendungsentwicklung Dr. Peter Schneider LMU Hochschulberichtswesen, Data-Warehouse-Prinzip Data-Warehouse System Diapers, ZVOK, HISSOS, HISPOS, HISLSF FAMOS, HISFSV/IVS, HISCOB,... Andere operative Datenquellen Externe Quellen Analysen Anfragen/ Reports Data Mining Datenerfassung Datenhaltung Datenbereitstellung Data Warehouse Extrahieren Transformieren Laden Ladevorgang Datenbereitstellung OLAP Meta-Daten Überwachungs- und Administrationstools Hochschulberichtswesen

48 48Referat IIIA3 Anwendungsentwicklung Dr. Peter Schneider DWH des Ministeriums Externe Datenquellen z.B. Statistisches Landesamt Daten von allen Hochschulen in Bayern HochschuldatenVergleichsdaten Mittelbewirtsch. Personalwirtsch. u.s.w. DWH der Universität Universität A Universitätsebene DWH Lehre + Studium Forschung Fakultät 1 Fakultätsebene Hierarchisch verteiltes Data Warehouse System: Hochschulberichtswesen

49 49Referat IIIA3 Anwendungsentwicklung Dr. Peter Schneider LMU Hochschul- berichts- wesen, zukünftiges DWH Modell ? DWH des Ministeriums: CEUS Externe Datenquellen Statistisches Landesamt Daten von allen Hochschulen in Bayern HochschuldatenVergleichsdaten Studenten+Prüfg. Personal+Stellen Haushalt DWH der Universität LMU: CEUS Universitätsebene DWH Lehre + Studium Forschung Fakultät 1 Fakultätsebene Hierarchisch verteiltes Data Warehouse System: ? Daten Personal + Stellen Daten Studenten + Prüfungen LMU Hochschulberichtswesen

50 50Referat IIIA3 Anwendungsentwicklung Dr. Peter Schneider LMU Hochschulberichtswesen: Anforderungen an DWH der LMU - Zuverlässigkeit - Schnelligkeit - dezentrale Nutzbarkeit - Benutzerfreundlichkeit - Flexibilität der Abfragen Hochschulberichtswesen


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