Einkauf - Kreditoren Dienstleistungen einkaufen

Präsentation zum Thema: "Einkauf - Kreditoren Dienstleistungen einkaufen"—  Präsentation transkript:

1 Einkauf - Kreditoren Dienstleistungen einkaufen
SAP Business One, Version 9.0 Willkommen zur Lektion zum Einkaufen von Dienstleistungen.

2 Lernziele Nach Abschluss dieses Moduls können Sie:
Die Optionen für den Einkauf von Dienstleistungen beschreiben In diesem Abschnitt lernen Sie die Optionen für den Einkauf von Dienstleistungen kennen. Dabei werden die beiden Möglichkeiten der Verarbeitung von Dienstleistungen im Einkauf erläutert: mit und ohne Bestellung. Danach werden die erforderlichen Schritte zum Erfassen einer Eingangsrechnung für Dienstleistungen wie Miete oder Versorgungsleistungen beschrieben. Abschließend wird die Möglichkeit zur Verwendung wiederkehrender Transaktionen erläutert.

3 Unternehmensszenario
Für den Erwerb von Dienstleistungen wie Webdesign oder Gartenbau stellen Sie dem Lieferanten eine Bestellung aus. Andere Dienstleistungen wie Stromversorgung oder Miete werden mit einer Eingangsrechnung und ohne Vorgängerbelege gekauft. Wiederkehrende Transaktionen unterstützen Sie beim Anlegen von Eingangsrechnungen für Dienstleistungsvereinbarungen mit regelmäßigen Zahlungen. Gelegentlich kaufen Sie Dienstleistungen wie Webdesign oder Gartenbau von Lieferanten. In diesen Fällen sprechen Sie zuvor mit dem Lieferanten ab, welche Arbeiten ausgeführt werden müssen und zu welchem Preis dies erfolgt. Hier ist es sinnvoll, die Vereinbarungen mit dem Lieferanten in Form einer Bestellung im Einkaufsprozess festzuhalten. Andere Dienstleistungen wie Stromversorgung oder Miete werden ohne Bestellung gekauft. Stattdessen geben Sie die Daten direkt in eine Eingangsrechnung ein, wenn Sie die Rechnung vom Lieferanten erhalten haben. Wiederkehrende Transaktionen unterstützen Sie beim Anlegen von Eingangsrechnungen für Dienstleistungsvereinbarungen mit regelmäßigen Zahlungen.

4 Dienstleistungen einkaufen – Prozessübersicht
Bestellung Eingangsrechnung Ausgangszahlung Wenn Sie immaterielle Leistungen wie Gartenbau oder Schulungsleistungen erwerben, können Sie weiterhin Bestellungen und Eingangsrechnungen verwenden. Wenn Sie beim Einkauf von Dienstleistungen mit einer Bestellung beginnen möchten, können Sie hier die eingekaufte Dienstleistung, den vereinbarten Preis sowie das zugehörige Sachkonto angeben. Die Bestellung ist optional. Die Verwendung einer Bestellung hat den Vorteil, dass Sie einen Beleg zur Hand haben, in dem die Bedingungen und der Preis für die Dienstleistung festgelegt werden. Grundsätzlich besprechen Sie den Projektumfang sowie den erwarteten Preis mit dem Lieferanten und legen dann die Bestellung mit den Details der Vereinbarung an. Wenn die Bestellung beim Lieferanten eingeht, bestätigt dieser die Vereinbarung, und es werden Termine für die Ausführung der Dienstleistung festgelegt. Für den Einkauf von Dienstleistungen werden in der Regel keine Wareneingangsbelege verwendet. Dieser Schritt findet üblicherweise außerhalb des Systems statt. Nach dem Erhalt der Dienstleistung und nachdem der Lieferant eine Rechnung gesendet hat, wird eine Eingangsrechnung in das System eingegeben. Abschließend wird eine Ausgangszahlung angelegt, und der Lieferant wird bezahlt.

5 Artikel-/Serviceart Beleg Im Einkauf (und Verkauf) können Sie Belege entweder als vom Typ „Artikel“ oder als vom Typ „Dienstleistung“ (Service) festlegen. Service Kunde C00001 Name Schmidt Beschreibung Sachkonto Preis Beleg Artikel Kunde C00001 Name Schmidt Artikelnr. Beschreibung Menge Preis Sie haben zwei Möglichkeiten, Dienstleistungen zu erwerben: Entweder Sie richten die Dienstleistung als Artikel ein, oder Sie verwenden eine Beschreibung für den Erwerb der Dienstleistung. Ein Verkaufs- oder Einkaufsbeleg kann vordefinierte Artikel aus den Stammdaten oder Beschreibungen von Dienstleistungen enthalten, die direkt in die Belegzeilen eingegeben werden. Der Beleg kann jedoch nicht beide Arten von Informationen enthalten. Beim Anlegen eines Belegs setzen Sie die Belegart entweder auf „Service“ oder auf „Artikel“. Diese Einstellung gilt für den gesamten Verkaufsbeleg und kann nach dem Sichern des Belegs nicht mehr geändert werden. Die Tabelle auf der Registerkarte Inhalt sieht je nach Belegart unterschiedlich aus. Wann legen Sie die Belegart auf „Artikel“ oder „Service“ fest? Die Option Service können Sie in SAP Business One nur dann verwenden, wenn Sie eine Dienstleistung einkaufen oder verkaufen möchten, für die kein Stammsatz existiert. Wann legen Sie die Artikel- oder Serviceart auf „Artikel“ fest? „Artikel“ können Sie verwenden, wenn Sie physische Artikel bzw. Dienstleistungen einkaufen, für die ein Artikelstammsatz vorhanden ist.

6 Servicepositionen Artikelstammdaten Artikelkategorie: Artikelnr. L1919
Lagerartikel Artikelnr. L1919 Verkaufsartikel Beschreibung Gartenbauservice Einkaufsartikel Allgemein Einkaufsdaten Verkaufsdaten Bestellung Artikel Kunde C00001 Name Schmidt Artikelnr. Beschreibung Menge L1919 Gartenbauservice 1 Beleg Im Folgenden wird die Einrichtung einer Dienstleistung in einem Artikelstammsatz beschrieben. Servicepositionen können sehr hilfreich sein, wenn Sie häufig einen bestimmten Service einkaufen und dessen Preis vorab mit dem Lieferanten festgelegt wurde. Wie bereits erwähnt, ist bei der Verwendung von Servicepositionen auch vorteilhaft, dass Sie die Position zu Belegen vom Typ „Artikel“, wie z.B. Bestellungen, hinzufügen können. So können Sie Artikel und Dienstleistungen in einem Beleg kombinieren. Sie geben die verwendete Menge an, wenn Sie den Artikelstamm zu einem Beleg hinzufügen. Auf diese Weise können Sie Dienstleistungen in Standardberichten besser verfolgen. Sie können die üblichen Verkaufs- und Einkaufsanalysen für Dienstleistungen verwenden. Durch den Einsatz von Artikelstammdaten für die Dienstleistungen können Sie das Auftreten von Fehlern bei der Dateneingabe reduzieren. Sie können u.a. Preise und Verkaufsmengen festlegen. Diese werden dann als Standarddaten in Ihre Belege übernommen. Beim Anlegen einer Serviceposition legen Sie die Artikelkategorie als nicht bestandsgeführten Artikel fest. Für Servicepositionen, die Sie kaufen, aktivieren Sie das Ankreuzfeld für Einkaufsartikel. Servicepositionen können Sie sowohl im Verkauf als auch im Einkauf verwenden. In der Regel wird eine Serviceposition häufiger beim Verkauf als beim Einkauf von Dienstleistungen angelegt.

7 Servicerechnung anlegen
Lieferanten-rechnung Lieferantenname Rechnungsnummer Rechnungsdatum Beschreibung Fälliger Betrag … Dienstleistungen wie Stromversorgung oder Miete bedürfen in der Regel keiner Bestellung. Im Folgenden wird der Prozess zum Anlegen einer Eingangsrechnung für diese Art von Dienstleistung beschrieben. Angenommen, Sie haben gerade eine Lieferantenrechnung für die Miete von Ihrem Vermieter erhalten. Die Lieferantenrechnung enthält den Namen des Lieferanten, die Rechnungsnummer des Lieferanten, das Datum der Rechnungsausstellung, eine Beschreibung der erworbenen Dienstleistung sowie den fälligen Betrag.

8 Servicerechnung anlegen
Lieferanten-rechnung Lieferantenname Rechnungsnummer Rechnungsdatum Beschreibung Fälliger Betrag … Eingangsrechnung Lieferantennummer Daten eingeben Sie legen in SAP Business One eine Eingangsrechnung an und geben die Lieferantennummer ein.

9 Servicerechnung anlegen
Lieferanten-rechnung Lieferanten- stammdaten Lieferantenname Rechnungsnummer Rechnungsdatum Beschreibung Fälliger Betrag … Lieferantennummer Lieferantenname Adresse Zahlungs-bedingungen Zahlweg … Eingangsrechnung Lieferantennummer Daten eingeben Standarddaten Das System ruft die Standarddaten aus dem Lieferantenstammsatz ab. Dazu gehören u.a. der Name des Lieferanten, Adresse, Zahlungsbedingungen und Zahlweg.

10 Servicerechnung anlegen
Lieferanten-rechnung Lieferanten- stammdaten Lieferantenname Rechnungsnummer Rechnungsdatum Beschreibung Fälliger Betrag … Lieferantennummer Lieferantenname Adresse Zahlungs-bedingungen Zahlweg … Eingangsrechnung Lieferantennummer Rechnungsnummer Rechnungsdatum Beschreibung Sachkonto Fälliger Gesamtbetrag Daten eingeben Standarddaten Sie geben die auf der Lieferantenrechnung aufgeführte Nummer und das Datum ein. Danach prüfen Sie, dass die korrekte Einstellung zur Belegart („Artikel“ oder „Service“) eingegeben wurde, und geben Informationen zur Dienstleistung ein, z.B. eine Beschreibung der Dienstleistung und das dazugehörige Sachkonto. Natürlich geben Sie auch den fälligen Betrag in das entsprechende Feld der Eingangsrechnung ein.

11 Servicerechnung anlegen
Lieferanten-rechnung Lieferanten- stammdaten Lieferantenname Rechnungsnummer Rechnungsdatum Beschreibung Fälliger Betrag … Lieferantennummer Lieferantenname Adresse Zahlungs-bedingungen Zahlweg … Eingangsrechnung Lieferantennummer Rechnungsnummer Rechnungsdatum Beschreibung Sachkonto Fälliger Gesamtbetrag Daten eingeben Standarddaten Nach doppelten Rechnungsnummern suchen Beim Sichern der Rechnung führt SAP Business One für den Lieferanten eine Überprüfung auf doppelte Rechnungsnummern durch. Das System gibt eine Warnung aus, falls die Rechnungsnummer des Lieferanten gefunden wird, und Sie können nach der betreffenden Rechnung suchen. So vermeiden Sie doppelte Zahlungen.

12 Servicerechnung anlegen
Lieferanten-rechnung Lieferanten- stammdaten Lieferantenname Rechnungsnummer Rechnungsdatum Beschreibung Fälliger Betrag … Lieferantennummer Lieferantenname Adresse Zahlungs-bedingungen Zahlweg … Eingangsrechnung Lieferantennummer Rechnungsnummer Rechnungsdatum Beschreibung Sachkonto Fälliger Gesamtbetrag Daten eingeben Standarddaten Nach doppelten Rechnungsnummern suchen Wenn die Rechnung im System gesichert wird, werden der fällige Betrag für den Lieferanten, das relevante Aufwandskonto sowie das relevante Abstimmkonto des Hauptbuchs mit dem Wert aktualisiert.

13 Wiederkehrende Transaktionen
Vorlage erstellen Wiederkehrende Transaktionen Vorlagen-name Transaktions-art Wiederholungs-intervall Start-datum Gültig bis Miete Eingangs-rechnung Monatlich Januar 2013 Dezember 2013 Transaktionen ausführen ... Vereinbarung mit Lieferanten über monatliche Zahlungen ... ... während des Zeitraums werden 12 Rechnungen ausgelöst … Manchmal werden Dienstleistungen wie Miete oder Wartung regelmäßig mit einer periodischen Standardvergütung erbracht. In diesen Fällen können Sie wiederkehrende Transaktionen verwenden. Mit dieser Funktion können Sie regelmäßig automatisch Einkaufs-, Verkaufs- oder Bestandsverwaltungsbelege anlegen. Richten Sie dazu einfach eine Vorlage ein, auf der Sie Häufigkeit, Datumsbereich und Belegart für die wiederkehrende Transaktion auswählen. Wiederkehrende Transaktionen sind sowohl für Bestandsverwaltungsbelege als auch für Einkaufs- und Verkaufsbelege verfügbar. Im Unternehmensszenario wurde mit einem Lieferanten vereinbart, für ein Jahr eine wirtschaftliche Nutzfläche anzumieten. Sie richten die Vorlage entsprechend ein, um eine Eingangsrechnung für die Zahlung des monatlichen Mietpreises anzulegen. Beim Ausführen der Vorlage werden die Belege für den Zeitraum angelegt. Am Ende des Zeitraums sind insgesamt 12 Rechnungen ausgelöst worden.

14 Demo: Dienstleistungen einkaufen

15 Demo: Servicerechnung

16 Demo: Wiederkehrende Transaktionen

17 Zusammenfassung Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst: Beim Einkauf von Dienstleistungen ist die Ausgangsrechnung der einzige obligatorische Beleg im Einkaufsprozess. Sie können die erforderlichen Dienstleistungen per Bestellung beim Lieferanten anfragen. Bei regelmäßig eingekauften oder verkauften Dienstleistungen kann das Festlegen von Artikelstammdaten hilfreich sein. Servicepositionen werden in Belege vom Typ „Artikel“ eingegeben. Die Verwendung eines Artikelstamms ermöglicht das Aufzeichnen von Mengen für die regelmäßige Analyse des Einkaufs und Verkaufs und beugt Fehlern bei der Dateneingabe vor. Eine Vorlage für wiederkehrende Transaktionen kann beim regelmäßigen Anlegen von Einkaufsbelegen hilfreich sein. Beim Einkauf von Dienstleistungen ist die Ausgangsrechnung der einzige obligatorische Beleg im Einkaufsprozess. Sie können die erforderlichen Dienstleistungen per Bestellung beim Lieferanten anfragen. Bei regelmäßig eingekauften oder verkauften Dienstleistungen kann das Festlegen von Artikelstammdaten hilfreich sein. Servicepositionen werden in Belege vom Typ „Artikel“ eingegeben. Die Verwendung eines Artikelstamms ermöglicht das Aufzeichnen von Mengen für die regelmäßige Analyse des Einkaufs und Verkaufs und beugt Fehlern bei der Dateneingabe vor. Eine Vorlage für wiederkehrende Transaktionen kann beim regelmäßigen Anlegen von Einkaufsbelegen hilfreich sein.

18 Vielen Dank für Ihr Interesse.
Sie haben die Lektion zum Thema Einkauf von Dienstleistungen abgeschlossen. Vielen Dank für Ihr Interesse. Sie haben die Lektion zum Thema Einkauf von Dienstleistungen abgeschlossen. Vielen Dank für Ihr Interesse.