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Bonitäts- und Forderungs- management In der Praxis für grenzüberschreitende Transaktionen innerhalb der EU.

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Präsentation zum Thema: "Bonitäts- und Forderungs- management In der Praxis für grenzüberschreitende Transaktionen innerhalb der EU."—  Präsentation transkript:

1 Bonitäts- und Forderungs- management In der Praxis für grenzüberschreitende Transaktionen innerhalb der EU

2 A.Fachkompetenzen B. Verwaltung des Arbeitsablaufs C. Softwareanforderungen D. Laufende Buchhaltung E. Neue Kostenstruktur 5. Internes Management - Effektive Überwachung der Zahlungseingänge 2

3 A.Fachkompetenzen B. Verwaltung des Arbeitsablaufs C. Softwareanforderungen D. Laufende Buchhaltung E. Neue Kostenstruktur 5. Internes Management - Effektive Überwachung der Zahlungseingänge 3

4 A. Fachkompetenzen I. Sprachliche Voraussetzungen Eine ideale Voraussetzung, wenn zusätzlich zur eigenen Landessprache auch Englisch gesprochen wird. Empfohlen wird: Eine einfache und unkomplizierte Adresse + eine einfache Internet-Webseite (in der Landessprache des Unternehmens + Englisch). Vorteilhaft: Einfache Suche über übliche Suchmaschinen. II. Rechtliche Voraussetzungen – besondere Aufmerksamkeit gilt rechtlichen Fragen im Ausland: Zahlungsfristen und Zahlungsabwicklungen im Ausland weichen von denen im eigenen Land ab. Rechtliche Anforderungen im entsprechenden EU-Mitgliedstaat. Identifikationsnummern erforderlich - Ust.-ID-Nummer, IBAN, BIC/SWIFT.

5 A.Fachkompetenzen B. Verwaltung des Arbeitsablaufs C. Softwareanforderungen D. Laufende Buchhaltung E. Neue Kostenstruktur 5. Internes Management - Effektive Überwachung der Zahlungseingänge 5

6 B. Verwaltung des Arbeitsablaufs I. Grundlegende und wesentliche Instrumente im Geld- und Kreditmanagement II. Kundendatenbank III. Elektronische Rechnungsverwaltung IV. Retourenmanagement V. Überwachung eines Sonderkontos für den internationalen Zahlungsverkehr VI. Standardformulare VII. Ausstehende Posten und Versand von Erinnerungen 6

7 I. Grundlegende und wesentliche Instrumente im Geld- und Kreditmanagement Es gibt Instrumente und Berichte, die bei der Überwachung der Zahlungseingänge hilfreich sind Debitoren-Datensätze – Festlegung der Debitoren und der fälligen Beträge Monatlicher Einziehungsindex - Prozentsatz der erfolgreichen Beitreibung von Forderungen Leitfaden zur Erstellung der Inkasso-Praktiken - Zeitplan 7 (Forderungen während eines bestimmten Zeitraums - erhaltene Vorschüsse) x Anzahl der Tage im Zeitraum Jahresumsatz

8 II. Kundendatenbank Aufnahme in die elektronische Datei Vollständiger Datensatz der Kundenadresse (Liefer- /Rechnungsanschrift) Bankverbindung des Kunden (IBAN, BIC/SWIFT); Telefonnummern des Kunden (Telefon, Fax, Adresse). Neukunde

9 III. Elektronische Rechnungsverwaltung Eine nützliche elektronische Rechnungsverwaltung sollte folgendes enthalten: Name des Kunden Rechnungsnummer / Kundennummer / Versandnummer / Bestellnummer Rechnungsdatum Fälligkeitsdatum Zahlungsbetrag Datum der Erinnerung Zahlungsdatum Empfehlung: Die Rechnung zusammen mit den Waren versenden!

10 IV. Retourenmanagement Sollte die Rechnung als unzustellbar zurückkommen, setzen Sie sich mit dem Kunden in Verbindung! Verschieben Sie die Kontaktaufnahme nicht auf den Fälligkeitstag. V. Überwachung - Sonderkonto für den internationalen Zahlungsverkehr Wenn das Unternehmen ein Bankkonto für ausländische Zahlungen einrichtet: müssen die eingehenden Zahlungen täglich überwacht werden (mit der Standard-Bankingsoftware) Sobald eine Rechnung bezahlt wird, werden Zahldatum und Betrag in die elektronische Liste eingetragen. Wenn der gezahlte Betrag vom Rechnungsbetrag abweicht, muss dies dem Kunden unverzüglich mitgeteilt werden! VI. Standardformulare Vorlagen für die Zielländer verwenden

11 VII. Ausstehende Beträge Im Falle eines Zahlungsverzugs ist es entscheidend, für die Übernahme der besten Strategie den Grund dafür zu kennen. Ausbleiben der Zahlung Versehen?Unfähigkeit?Absicht? Der beste Weg zu erfahren, mit welchem Szenario das Unternehmen konfrontiert wird, ist, ausstehende Beträge sofort nachzuverfolgen - ein schneller Kontakt mit dem Kunden per Telefon oder

12 VII. Ausstehende Beträge Für eine überfällige Rechnung gibt es zwei Optionen: Eine formelle Inverzugsetzung mit einem festgelegten Datum für die Zahlung Wenn der Kunde vor vorübergehenden Zahlungsschwierigkeiten steht (Bargeld-Engpass) - gibt es alternative Vorgehensweisen Verhandlung und Einigung über Zahlungsfristen; Angebot von Skonti Wenn diese Möglichkeiten angeboten werden, sollte das Unternehmen folgendes berücksichtigen: Wie wertvoll ist der Kunde für das Unternehmen; Wie vorübergehend vorübergehen gestaltet sich das Problem; Wie beeinflusst die Maßnahme unser eigenes Unternehmen und unsere Leistung. Zinssatz x100 Zahlungsziel - Rabatt-Zeitraum

13 A.Fachkompetenzen B. Verwaltung des Arbeitsablaufs C. Softwareanforderungen D. Laufende Buchhaltung E. Neue Kostenstruktur 5. Internes Management - Effektive Überwachung der Zahlungseingänge 13

14 C. Softwareanforderungen Standard-Office Softwarepaket + Bankensoftware von der Hausbank D. Laufende Buchhaltung Die Aufzeichnungen regelmäßig dem Steuerberater übergeben E. Neue Kostenstruktur Insbesondere im Falle von Bankgeschäften und Transaktionen mit Logistik- Unternehmen Diese müssen einkalkuliert und in den internen Kalkulationen berücksichtigt werden.


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