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Reise- und Spesenabwicklung Szenarioübersicht Verbindlich- keiten und Zahlungen bearbeiten Mit Reise- anträgen arbeiten Reisedienst- leistungen online.

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Präsentation zum Thema: "Reise- und Spesenabwicklung Szenarioübersicht Verbindlich- keiten und Zahlungen bearbeiten Mit Reise- anträgen arbeiten Reisedienst- leistungen online."—  Präsentation transkript:

1 Reise- und Spesenabwicklung Szenarioübersicht Verbindlich- keiten und Zahlungen bearbeiten Mit Reise- anträgen arbeiten Reisedienst- leistungen online buchen Spesen- belege während der Reise erfassen Spesen abrechnen Scenario Explorer Fachbereiche Szenario/Prozesse Legende öffnen Kreditoren- buchhalter Szenariobeschreibung An diesem Szenario sind folgende Benutzerrollen beteiligt: Reisender Reise- sachbearbeiterGenehmigender Reiseassistent In Großunternehmen sind Funktionen zur Überwachung von Reiserichtlinien, Budgets und Spesen erforderlich. SAP Travel OnDemand stellt diese Funktionen mithilfe einer nahtlosen globalen Reisemanagementlösung zur Verfügung, die von der Reisegenehmigung, Reisebuchung und automatischen Speseneinreichung bis zur Spesenerstattung reicht. SAP Travel OnDemand ist in SAP ERP und SAP Financials OnDemand integriert. Dadurch wird die Konsistenz Ihrer Daten sichergestellt, der Abstimmungsbedarf minimiert und Ihre Möglichkeiten hinsichtlich der Analyse und Prüfung von Spesen erweitert. Für Benutzer ist die Erfassung von Spesen in SAP Travel OnDemand dank Funktionen wie vereinfachte Bilder, vorausgefüllte Eingabefelder und das automatische Einreichen von Spesen aus Kreditkartenimporten denkbar einfach. Wenn Benutzer auf die Anwendung selbst nicht zugreifen können, können Sie Spesen auch per einreichen. Die Standardkonfiguration von SAP Travel OnDemand enthält Erstattungspauschalen für vordefinierte Länder, eine generische Ländervorlage und kann an die individuellen Spesenrichtlinien Ihres Unternehmens angepasst werden. Wählen Sie für Details die Grafikelemente. Weitere Informationen + ©© 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.

2 Szenario/Prozesse Reise- und Spesenabwicklung Szenarioübersicht Verbindlich- keiten und Zahlungen bearbeiten Mit Reise- anträgen arbeiten Reisedienst- leistungen online buchen Spesen- belege während der Reise erfassen Spesen abrechnen Scenario Explorer Kreditoren- buchhalter Szenariobeschreibung An diesem Szenario sind folgende Benutzerrollen beteiligt: Reisender Reise- sachbearbeiterGenehmigender Wählen Sie für Details die Grafikelemente. In Großunternehmen sind Funktionen zur Überwachung von Reiserichtlinien, Budgets und Spesen erforderlich. SAP Travel OnDemand stellt diese Funktionen mithilfe einer nahtlosen globalen Reisemanagementlösung zur Verfügung, die von der Reisegenehmigung, Reisebuchung und automatischen Speseneinreichung bis zur Spesenerstattung reicht. SAP Travel OnDemand ist in SAP ERP und SAP Financials OnDemand integriert. Dadurch wird die Konsistenz Ihrer Daten sichergestellt, der Abstimmungsbedarf minimiert und Ihre Möglichkeiten hinsichtlich der Analyse und Prüfung von Spesen erweitert. Für Benutzer ist die Erfassung von Spesen in SAP Travel OnDemand dank Funktionen wie vereinfachte Bilder, vorausgefüllte Eingabefelder und das automatische Einreichen von Spesen aus Kreditkartenimporten denkbar einfach. Wenn Benutzer auf die Anwendung selbst nicht zugreifen können, können Sie Spesen auch per einreichen. Die Standardkonfiguration von SAP Travel OnDemand enthält Erstattungspauschalen für vordefinierte Länder, eine generische Ländervorlage und kann an die individuellen Spesenrichtlinien Ihres Unternehmens angepasst werden. Reiseassistent Fachbereiche + Weitere Informationen ©© 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. Legende öffnen Legende Überwiegend benutzergesteuerter Prozess Überwiegend systemgesteuerter Prozess Manueller Prozess (nicht vom System unterstützt) Prozess, bei dem mit Fremdsoftware kommuniziert wird (siehe Quick-Info-Text) Für Finanzwesen relevanter Prozess Verwandtes Szenario Infosymbol mit weiteren Informationen Legende schließen i

3 Szenario/Prozesse Reise- und Spesenabwicklung Prozessdetails: Mit Reiseanträgen arbeiten Scenario Explorer Prozessbeschreibung Der Reisende oder der Reiseassistent reicht einen Reiseantrag in SAP Travel OnDemand ein, entweder für die eigene Reise oder für einen anderen Reisenden. Der Genehmigende prüft den Reiseantrag und genehmigt diesen oder lehnt ihn ab. Der Reisende wird anschließend per über die Entscheidung benachrichtigt. Genehmigungen sind optional und können an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden. Durchgeführt von Reisender In den Work Centern Reisen und Spesen Genehmigungen Weitere Informationen Wählen Sie für Details die Grafikelemente. Verbindlich- keiten und Zahlungen bearbeiten Reisedienst- leistungen online buchen Spesen- belege während der Reise erfassen Spesen abrechnen Mit Reiseanträgen arbeiten Entschei- dung per senden Reiseantrag prüfen Reiseantrag anlegen ii i Reiseassistent Genehmigender X Fachbereiche Weitere Informationen + ©© 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.

4 Szenario/Prozesse Reisedienstleistungen online buchen Reise- und Spesenabwicklung Prozessdetails: Reisedienstleistungen online buchen Scenario Explorer Prozessbeschreibung Der Reisende bucht online eine Reise mit einem Ihrer integrierten Online-Buchungstools. Da diese Online-Buchungstools vollständig in SAP Travel OnDemand integriert sind, werden die SAP-Daten automatisch übertragen und zum Ausfüllen der Felder im Tool verwendet. Wenn der Reisende die Buchung seiner Reise dann abgeschlossen hat, werden alle Daten zurück an SAP Travel OnDemand übertragen. Hier sind die Daten sofort in Form eines Reiseplans verfügbar. Alternativ können Sie Ihre Reiseinformationen an unser integriertes Reiseplanverwaltungstool senden. Die Informationen werden für Sie zurück an SAP Travel OnDemand übertragen, wo sie Ihnen für Ihre Arbeit als Reiseplan zur Verfügung stehen. Diese Buchungsdaten, z.B. Start- und Endtermin der Reise, werden auch automatisch in die Spesenabrechnung für die Reise des Mitarbeiters eingegeben. Sie konfigurieren das Online-Buchungstool gemäß den individuellen Reiserichtlinien Ihres Unternehmens. Es weist Sie dann auf alle potenziellen Verstöße gegen Ihre Richtlinien oder die Richtlinien Ihres bevorzugten Lieferanten hin. In den Work Centern Reisen und Spesen Genehmigungen Weitere Informationen Wählen Sie für Details die Grafikelemente. Reiseplan prüfen Daten mit SAP Travel OnDemand synchroni- sieren Reiseplan online anlegen iii X Genehmigender Klicken Sie hier,Klicken Sie hier, um Prozessvarianten anzuzeigen. Verbindlich- keiten und Zahlungen bearbeiten Spesen- belege während der Reise erfassen Spesen abrechnen Fachbereiche Weitere Informationen Durchgeführt von Reisender + Mit Reise- anträgen arbeiten ©© 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.

5 Szenario/Prozesse Reise- und Spesenabwicklung Prozessdetails: Reisedienstleistungen online buchen Scenario Explorer Prozessbeschreibung Der Reisende bucht online eine Reise mit einem Ihrer integrierten Online-Buchungstools. Da diese Online-Buchungstools vollständig in SAP Travel OnDemand integriert sind, werden die SAP-Daten automatisch übertragen und zum Ausfüllen der Felder im Tool verwendet. Wenn der Reisende die Buchung seiner Reise dann abgeschlossen hat, werden alle Daten zurück an SAP Travel OnDemand übertragen. Hier sind die Daten sofort in Form eines Reiseplans verfügbar.. Alternativ können Sie Ihre Reiseinformationen an unser integriertes Reiseplanverwaltungstool senden. Die Informationen werden für Sie zurück an SAP Travel OnDemand übertragen, wo sie Ihnen für Ihre Arbeit als Reiseplan zur Verfügung stehen. Diese Buchungsdaten, z.B. Start- und Endtermin der Reise, werden auch automatisch in die Spesenabrechnung für die Reise des Mitarbeiters eingegeben. Sie konfigurieren das Online-Buchungstool gemäß den individuellen Reiserichtlinien Ihres Unternehmens. Es weist Sie dann auf alle potenziellen Verstöße gegen Ihre Richtlinien oder die Richtlinien Ihres bevorzugten Lieferanten hin. Weitere Informationen Wählen Sie für Details die Grafikelemente. Senden Sie Ihre Reiseinformationen an unser integriertes Reiseplanverwal- tungstool. Wir stellen Ihnen dann Ihren Reiseplan in SAP Travel OnDemand zur Verfügung. Reisedienstleistungen online buchen Reiseplan prüfen Daten mit SAP Travel OnDemand synchroni- sieren Reiseplan online anlegen iii X Klicken Sie hier,Klicken Sie hier, um Prozessvarianten auszublenden. Verbindlich- keiten und Zahlungen bearbeiten Spesen- belege während der Reise erfassen Spesen abrechnen Fachbereiche Weitere Informationen i In den Work Centern Reisen und Spesen Genehmigungen Genehmigender Durchgeführt von Reisender + Mit Reise- anträgen arbeiten ©© 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.

6 Szenario/Prozesse Reise- und Spesenabwicklung Prozessdetails: Spesenbelege während der Reise erfassen Scenario Explorer Prozessbeschreibung Während der Reise reicht der Reisende Belege für seine Spesenabrechnung ein. Er kann dies mithilfe einer Anwendung für ein Mobilgerät oder per tun. Mobilgerät: Der Reisende gibt die Spesendetails ein (mit der Option, vom Beleg ein Foto zu machen und als Anhang hinzuzufügen) und sendet diese an SAP Travel OnDemand. Wenn in Ihrem System die Bilderkennung aktiviert ist, können Sie vom Beleg einfach ein Foto machen und das System legt automatisch die Spesen für Sie an. Der Reisende schreibt eine mit Spesenart, Betrag, Währung und Datum und sendet diese an eine zentrale -Adresse. Er kann auch einen Beleg anhängen. Weitere Informationen Wählen Sie für Details die Grafikelemente. Mit Reise- anträgen arbeiten Reisedienst- leistungen online buchen Spesenbelege während der Reise erfassen Spesen- beleg mit einem Mobilgerät erfassen i X Klicken Sie hier,Klicken Sie hier, um Prozess- varianten anzuzeigen. Mobilgeräte Verbindlich- keiten und Zahlungen bearbeiten Spesen abrechnen Fachbereiche Weitere Informationen Durchgeführt von Reisender + ©© 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.

7 Reise- und Spesenabwicklung Prozessdetails: Spesenbelege während der Reise erfassen Scenario Explorer Prozessbeschreibung Während der Reise reicht der Reisende Belege für seine Spesenabrechnung ein. Er kann dies mithilfe einer Anwendung für ein Mobilgerät oder per tun. Mobilgerät: Der Reisende gibt die Spesendetails ein (mit der Option, vom Beleg ein Foto zu machen und als Anhang hinzuzufügen) und sendet diese an SAP Travel OnDemand. Wenn in Ihrem System die Bilderkennung aktiviert ist, können Sie vom Beleg einfach ein Foto machen und das System legt automatisch die Spesen für Sie an. Der Reisende schreibt eine mit Spesenart, Betrag, Währung und Datum und sendet diese an eine zentrale -Adresse. Er kann auch einen Beleg anhängen. Weitere Informationen Wählen Sie für Details die Grafikelemente. Spesenbelege während der Reise erfassen Spesen- beleg mit einem Mobilgerät erfassen i Klicken Sie hier,Klicken Sie hier, um Prozess- varianten auszublenden. Mobilgeräte Spesenbeleg per erfassen i X Verbindlich- keiten und Zahlungen bearbeiten Spesen abrechnen Fachbereiche Szenario/Prozesse Weitere Informationen Durchgeführt von Reisender + Mit Reise- anträgen arbeiten Reisedienst- leistungen online buchen ©© 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.

8 Szenario/Prozesse Spesen abrechnen Reise- und Spesenabwicklung Prozessdetails: Spesen abrechnen Scenario Explorer Prozessbeschreibung Der Reisende oder Reiseassistent reicht die Spesenabrechnung ein. Sie können dazu z.B. Transaktionen von Firmenkreditkarten oder Fotos von Belegen einreichen. Sie können auch Daten aus ihrem Reiseantrag oder Reiseplan verwenden, die automatisch in ihre Spesenabrechnung eingegeben wurden. Sobald die Spesen geprüft und genehmigt sind, werden diese automatisch in Ihr Buchhaltungs- oder Personalabrechnungssystem übertragen. Das löst die Erstattung an den Mitarbeiter aus. Sie können diesen Prozess auf einfache Weise an die individuellen Reiserichtlinien Ihres Unternehmens anpassen. SAP Travel OnDemand kann in Ihr SAP- ERP-Financials- oder SAP-Financials-OnDemand-System integriert werden. Genehmigungen sind optional und können an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden. In den Work Centern Reisen und Spesen Genehmigungen Buchungen Weitere Informationen Wählen Sie für Details die Grafikelemente. Verbindlich- keiten und Zahlungen bearbeiten Spesen- belege während der Reise erfassen Spesen- abrechnung in SAP ERP buchen Spesen- abrechnung genehmigen Spesen- abrechnung prüfen Spesen- abrechnung anlegen iiii X Reisesachbearbeiter Genehmigender Kreditorenbuchhalter Klicken Sie hier,Klicken Sie hier, um Prozessvarianten anzuzeigen. Fachbereiche Weitere Informationen Durchgeführt von Reisender/ Reiseassistent + Mit Reise- anträgen arbeiten Reisedienst- leistungen online buchen ©© 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.

9 Szenario/Prozesse Spesen abrechnen Reise- und Spesenabwicklung Prozessdetails: Spesen abrechnen Scenario Explorer Prozessbeschreibung Der Reisende oder Reiseassistent reicht die Spesenabrechnung ein. Sie können dazu z.B. Transaktionen von Firmenkreditkarten oder Fotos von Belegen einreichen. Sie können auch Daten aus ihrem Reiseantrag oder Reiseplan verwenden, die automatisch in ihre Spesenabrechnung eingegeben wurden. Sobald die Spesen geprüft und genehmigt sind, werden diese automatisch in Ihr Buchhaltungs- oder Personalabrechnungssystem übertragen. Das löst die Erstattung an den Mitarbeiter aus. Sie können diesen Prozess auf einfache Weise an die individuellen Reiserichtlinien Ihres Unternehmens anpassen. SAP Travel OnDemand kann in Ihr SAP- ERP-Financials- oder SAP-Financials-OnDemand-System integriert werden. Genehmigungen sind optional und können an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden. Wählen Sie für Details die Grafikelemente. Verbindlich- keiten und Zahlungen bearbeiten Spesen- belege während der Reise erfassen Spesen- abrechnung in SAP ERP buchen Spesen- abrechnung genehmigen Spesen- abrechnung prüfen Spesen- abrechnung anlegen iiii X Klicken Sie hier,Klicken Sie hier, um Prozessvarianten auszublenden. Spesenabrechnung in SAP ERP Financials OnDemand buchen i Fachbereiche Weitere Informationen In den Work Centern Reisen und Spesen Genehmigungen Buchungen Weitere Informationen Reisesachbearbeiter Genehmigender Kreditorenbuchhalter Durchgeführt von Reisender/ Reiseassistent + Mit Reise- anträgen arbeiten Reisedienst- leistungen online buchen ©© 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.

10 Szenario/Prozesse Zahlungen bearbeiten Reise- und Spesenabwicklung Prozessdetails: Zahlungen bearbeiten Scenario Explorer Prozessbeschreibung In Abhängigkeit von Ihren unternehmensspezifischen Einstellungen wird der Zahlungslauf in Ihrer SAP-ERP-Buchhaltung, in Ihrem SAP-Financials-OnDemand- oder SAP-ERP-HCM- System ausgelöst. Die Zahlung wird dann an den Reisenden per Überweisung oder Scheck gesendet. Durchgeführt von Kreditorenbuchhalter Weitere Informationen Wählen Sie für Details die Grafikelemente. Spesen abrechnen Spesen mit SAP ERP erstatten X i SAP Financials OnDemand SAP ERP Klicken Sie hier,Klicken Sie hier, um Prozess- varianten anzuzeigen. Fachbereiche Weitere Informationen + Mit Reise- anträgen arbeiten Reisedienst- leistungen online buchen Spesen- belege während der Reise erfassen ©© 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.

11 Szenario/Prozesse Zahlungen bearbeiten Reise- und Spesenabwicklung Prozessdetails: Zahlungen bearbeiten Scenario Explorer Prozessbeschreibung In Abhängigkeit von Ihren unternehmensspezifischen Einstellungen wird der Zahlungslauf in Ihrer SAP-ERP-Buchhaltung, in Ihrem SAP-Financials-OnDemand- oder SAP-ERP-HCM- System ausgelöst. Die Zahlung wird dann an den Reisenden per Überweisung oder Scheck gesendet. Wählen Sie für Details die Grafikelemente. Spesen abrechnen Spesen mit SAP ERP erstatten X i Klicken Sie hier,Klicken Sie hier, um Prozess- varianten auszublenden. Spesen mit SAP Financials OnDemand erstatten i Fachbereiche Weitere Informationen Durchgeführt von Kreditorenbuchhalter Weitere Informationen SAP Financials OnDemand SAP ERP + Mit Reise- anträgen arbeiten Reisedienst- leistungen online buchen Spesen- belege während der Reise erfassen ©© 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.

12 Reise- und Spesenabwicklung Fachbereiche Scenario Explorer Fachbereiche Szenario/Prozesse Fachbereiche Reise- und Spesenabwicklung Wählen Sie für Details die Piktogramme. Verbindlich- keiten und Zahlungen bearbeiten Mit Reise- anträgen arbeiten Reisedienst- leistungen online buchen Spesen- belege während der Reise erfassen Spesen abrechnen Beschreibung des Fachbereichs Nahezu jeder Geschäftsprozess ist mit einem Cashflow verbunden – sowohl innerhalb Ihres Unternehmens als auch zwischen Ihrem Unternehmen und seinen externen Geschäftspartnern und Kunden. Mithilfe von SAP Travel OnDemand erhalten Sie umfassende Kontrolle über den finanziellen Aspekt jedes einzelnen Schrittes Ihrer Geschäftsprozesse. Sie können Ihre eigenen Spesen- und Erstattungsrichtlinien festlegen, die Spesen Ihrer Mitarbeiter überwachen und alle genehmigten Spesen schnell und unkompliziert erstatten. In SAP Travel OnDemand sind die führenden Online-Buchungstools integriert. Sie können diese Tools gemäß den individuellen Reiserichtlinien Ihres Unternehmens konfigurieren. Dadurch wird Konformität mit den Reiserichtlinien hinsichtlich der Kosten und der Regeln bevorzugter Lieferanten gewährleistet. Ihr Unternehmen erreicht auf diese Weise eine Rationalisierung der Reisekosten und eine Beschleunigung des Buchungsprozesses. Weitere Informationen + ©© 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.

13 Weitere Informationen Reise- und Spesenabwicklung Weitere Informationen Scenario Explorer Szenario/Prozesse + Weitere Details SAP stellt eine komplette Produktdokumentation zu allen Aspekten des Geschäftsszenarios bereit. Weitere Informationen finden Sie hier.hier Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt SAP Travel OnDemand im SAP Business Center (hier).hier Benötigen Sie mehr Informationen? * Beachten Sie, dass Sie einen Benutzer für das SAP Business Center benötigen, um auf die Links zugreifen zu können. Wenn Sie nicht direkt auf die Seite zugreifen können und Microsoft Internet Explorer® verwenden, lesen Sie die Informationen unter Fachbereiche ©© 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.


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