Reise- und Spesenabwicklung Szenarioübersicht

Präsentation zum Thema: "Reise- und Spesenabwicklung Szenarioübersicht"—  Präsentation transkript:

1 Reise- und Spesenabwicklung Szenarioübersicht
Wählen Sie für Details die Grafikelemente. Mit Reise-anträgen arbeiten Reisedienst-leistungen online buchen Spesen-belege während der Reise erfassen Spesen abrechnen Verbindlich-keiten und Zahlungen bearbeiten Scenario Explorer Szenariobeschreibung Legende öffnen In Großunternehmen sind Funktionen zur Überwachung von Reiserichtlinien, Budgets und Spesen erforderlich. SAP Travel OnDemand stellt diese Funktionen mithilfe einer nahtlosen globalen Reisemanagementlösung zur Verfügung, die von der Reisegenehmigung, Reisebuchung und automatischen Speseneinreichung bis zur Spesenerstattung reicht. SAP Travel OnDemand ist in SAP ERP und SAP Financials OnDemand integriert. Dadurch wird die Konsistenz Ihrer Daten sichergestellt, der Abstimmungsbedarf minimiert und Ihre Möglichkeiten hinsichtlich der Analyse und Prüfung von Spesen erweitert. Für Benutzer ist die Erfassung von Spesen in SAP Travel OnDemand dank Funktionen wie vereinfachte Bilder, vorausgefüllte Eingabefelder und das automatische Einreichen von Spesen aus Kreditkartenimporten denkbar einfach. Wenn Benutzer auf die Anwendung selbst nicht zugreifen können, können Sie Spesen auch per einreichen. Die Standardkonfiguration von SAP Travel OnDemand enthält Erstattungspauschalen für vordefinierte Länder, eine generische Ländervorlage und kann an die individuellen Spesenrichtlinien Ihres Unternehmens angepasst werden. Szenario/Prozesse Fachbereiche Weitere Informationen + An diesem Szenario sind folgende Benutzerrollen beteiligt: Kreditoren-buchhalter Reisender Reise-sachbearbeiter Genehmigender Reiseassistent © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.

2 Reise- und Spesenabwicklung Szenarioübersicht
Wählen Sie für Details die Grafikelemente. Mit Reise-anträgen arbeiten Reisedienst-leistungen online buchen Spesen-belege während der Reise erfassen Spesen abrechnen Verbindlich-keiten und Zahlungen bearbeiten Scenario Explorer Szenariobeschreibung Legende Legende öffnen Legende schließen In Großunternehmen sind Funktionen zur Überwachung von Reiserichtlinien, Budgets und Spesen erforderlich. SAP Travel OnDemand stellt diese Funktionen mithilfe einer nahtlosen globalen Reisemanagementlösung zur Verfügung, die von der Reisegenehmigung, Reisebuchung und automatischen Speseneinreichung bis zur Spesenerstattung reicht. SAP Travel OnDemand ist in SAP ERP und SAP Financials OnDemand integriert. Dadurch wird die Konsistenz Ihrer Daten sichergestellt, der Abstimmungsbedarf minimiert und Ihre Möglichkeiten hinsichtlich der Analyse und Prüfung von Spesen erweitert. Für Benutzer ist die Erfassung von Spesen in SAP Travel OnDemand dank Funktionen wie vereinfachte Bilder, vorausgefüllte Eingabefelder und das automatische Einreichen von Spesen aus Kreditkartenimporten denkbar einfach. Wenn Benutzer auf die Anwendung selbst nicht zugreifen können, können Sie Spesen auch per einreichen. Die Standardkonfiguration von SAP Travel OnDemand enthält Erstattungspauschalen für vordefinierte Länder, eine generische Ländervorlage und kann an die individuellen Spesenrichtlinien Ihres Unternehmens angepasst werden. Überwiegend benutzergesteuerter Prozess Überwiegend systemgesteuerter Prozess Manueller Prozess (nicht vom System unterstützt) Prozess, bei dem mit Fremdsoftware kommuniziert wird (siehe Quick-Info-Text) Für Finanzwesen relevanter Prozess Verwandtes Szenario Infosymbol mit weiteren Informationen Szenario/Prozesse Fachbereiche Weitere Informationen + An diesem Szenario sind folgende Benutzerrollen beteiligt: Kreditoren-buchhalter Reisender Reise-sachbearbeiter Genehmigender i Reiseassistent © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.

3 Reise- und Spesenabwicklung Prozessdetails: Mit Reiseanträgen arbeiten
Wählen Sie für Details die Grafikelemente. X Mit Reiseanträgen arbeiten Reiseantrag anlegen Reiseantrag prüfen Entschei-dung per senden Reisedienst-leistungen online buchen Spesen-belege während der Reise erfassen Spesen abrechnen Verbindlich-keiten und Zahlungen bearbeiten i i i Scenario Explorer Prozessbeschreibung Weitere Informationen Der Reisende oder der Reiseassistent reicht einen Reiseantrag in SAP Travel OnDemand ein, entweder für die eigene Reise oder für einen anderen Reisenden. Der Genehmigende prüft den Reiseantrag und genehmigt diesen oder lehnt ihn ab. Der Reisende wird anschließend per über die Entscheidung benachrichtigt. Genehmigungen sind optional und können an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden. Durchgeführt von Reisender Szenario/Prozesse Reiseassistent Fachbereiche Weitere Informationen Genehmigender + In den Work Centern Reisen und Spesen Genehmigungen © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.

4 Reise- und Spesenabwicklung Prozessdetails: Reisedienstleistungen online buchen
Wählen Sie für Details die Grafikelemente. X Reisedienstleistungen online buchen Mit Reise-anträgen arbeiten Reiseplan online anlegen Daten mit SAP Travel OnDemand synchroni-sieren Reiseplan prüfen Spesen-belege während der Reise erfassen Spesen abrechnen Verbindlich-keiten und Zahlungen bearbeiten i i i Klicken Sie hier, um Prozessvarianten anzuzeigen. Scenario Explorer Prozessbeschreibung Weitere Informationen Der Reisende bucht online eine Reise mit einem Ihrer integrierten Online-Buchungstools. Da diese Online-Buchungstools vollständig in SAP Travel OnDemand integriert sind, werden die SAP-Daten automatisch übertragen und zum Ausfüllen der Felder im Tool verwendet. Wenn der Reisende die Buchung seiner Reise dann abgeschlossen hat, werden alle Daten zurück an SAP Travel OnDemand übertragen. Hier sind die Daten sofort in Form eines Reiseplans verfügbar. Alternativ können Sie Ihre Reiseinformationen an unser integriertes Reiseplanverwaltungstool senden. Die Informationen werden für Sie zurück an SAP Travel OnDemand übertragen, wo sie Ihnen für Ihre Arbeit als Reiseplan zur Verfügung stehen. Diese Buchungsdaten, z.B. Start- und Endtermin der Reise, werden auch automatisch in die Spesenabrechnung für die Reise des Mitarbeiters eingegeben. Sie konfigurieren das Online-Buchungstool gemäß den individuellen Reiserichtlinien Ihres Unternehmens. Es weist Sie dann auf alle potenziellen Verstöße gegen Ihre Richtlinien oder die Richtlinien Ihres bevorzugten Lieferanten hin. Durchgeführt von Reisender Szenario/Prozesse Genehmigender Fachbereiche Weitere Informationen + In den Work Centern Reisen und Spesen Genehmigungen © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.

5 Reise- und Spesenabwicklung Prozessdetails: Reisedienstleistungen online buchen
Wählen Sie für Details die Grafikelemente. X Reisedienstleistungen online buchen Mit Reise-anträgen arbeiten Reiseplan online anlegen Daten mit SAP Travel OnDemand synchroni-sieren Reiseplan prüfen Spesen-belege während der Reise erfassen Spesen abrechnen Verbindlich-keiten und Zahlungen bearbeiten i i i Klicken Sie hier, um Prozessvarianten auszublenden. Senden Sie Ihre Reiseinformationen an unser integriertes Reiseplanverwal-tungstool. Wir stellen Ihnen dann Ihren Reiseplan in SAP Travel OnDemand zur Verfügung. i Scenario Explorer Prozessbeschreibung Weitere Informationen Der Reisende bucht online eine Reise mit einem Ihrer integrierten Online-Buchungstools. Da diese Online-Buchungstools vollständig in SAP Travel OnDemand integriert sind, werden die SAP-Daten automatisch übertragen und zum Ausfüllen der Felder im Tool verwendet. Wenn der Reisende die Buchung seiner Reise dann abgeschlossen hat, werden alle Daten zurück an SAP Travel OnDemand übertragen. Hier sind die Daten sofort in Form eines Reiseplans verfügbar.. Alternativ können Sie Ihre Reiseinformationen an unser integriertes Reiseplanverwaltungstool senden. Die Informationen werden für Sie zurück an SAP Travel OnDemand übertragen, wo sie Ihnen für Ihre Arbeit als Reiseplan zur Verfügung stehen. Diese Buchungsdaten, z.B. Start- und Endtermin der Reise, werden auch automatisch in die Spesenabrechnung für die Reise des Mitarbeiters eingegeben. Sie konfigurieren das Online-Buchungstool gemäß den individuellen Reiserichtlinien Ihres Unternehmens. Es weist Sie dann auf alle potenziellen Verstöße gegen Ihre Richtlinien oder die Richtlinien Ihres bevorzugten Lieferanten hin. Durchgeführt von Reisender Szenario/Prozesse Genehmigender Fachbereiche Weitere Informationen + In den Work Centern Reisen und Spesen Genehmigungen © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.

6 Reise- und Spesenabwicklung Prozessdetails: Spesenbelege während der Reise erfassen
Wählen Sie für Details die Grafikelemente. Spesenbelege während der Reise erfassen X Mit Reise-anträgen arbeiten Reisedienst-leistungen online buchen Spesen-beleg mit einem Mobilgerät erfassen Spesen abrechnen Verbindlich-keiten und Zahlungen bearbeiten i Klicken Sie hier, um Prozess- varianten anzuzeigen. Scenario Explorer Prozessbeschreibung Weitere Informationen Während der Reise reicht der Reisende Belege für seine Spesenabrechnung ein. Er kann dies mithilfe einer Anwendung für ein Mobilgerät oder per tun. Mobilgerät: Der Reisende gibt die Spesendetails ein (mit der Option, vom Beleg ein Foto zu machen und als Anhang hinzuzufügen) und sendet diese an SAP Travel OnDemand. Wenn in Ihrem System die Bilderkennung aktiviert ist, können Sie vom Beleg einfach ein Foto machen und das System legt automatisch die Spesen für Sie an. Der Reisende schreibt eine mit Spesenart, Betrag, Währung und Datum und sendet diese an eine zentrale -Adresse. Er kann auch einen Beleg anhängen. Durchgeführt von Reisender Szenario/Prozesse Fachbereiche Weitere Informationen + Mobilgeräte © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.

7 Reise- und Spesenabwicklung Prozessdetails: Spesenbelege während der Reise erfassen
Wählen Sie für Details die Grafikelemente. Spesenbelege während der Reise erfassen X Mit Reise-anträgen arbeiten Reisedienst-leistungen online buchen Spesen-beleg mit einem Mobilgerät erfassen Spesen abrechnen Verbindlich-keiten und Zahlungen bearbeiten i Klicken Sie hier, um Prozess- varianten auszublenden. Spesenbeleg per erfassen i Scenario Explorer Prozessbeschreibung Weitere Informationen Während der Reise reicht der Reisende Belege für seine Spesenabrechnung ein. Er kann dies mithilfe einer Anwendung für ein Mobilgerät oder per tun. Mobilgerät: Der Reisende gibt die Spesendetails ein (mit der Option, vom Beleg ein Foto zu machen und als Anhang hinzuzufügen) und sendet diese an SAP Travel OnDemand. Wenn in Ihrem System die Bilderkennung aktiviert ist, können Sie vom Beleg einfach ein Foto machen und das System legt automatisch die Spesen für Sie an. Der Reisende schreibt eine mit Spesenart, Betrag, Währung und Datum und sendet diese an eine zentrale -Adresse. Er kann auch einen Beleg anhängen. Durchgeführt von Reisender Szenario/Prozesse Fachbereiche Weitere Informationen + Mobilgeräte © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.

8 Reise- und Spesenabwicklung Prozessdetails: Spesen abrechnen
Wählen Sie für Details die Grafikelemente. Spesen abrechnen X Mit Reise-anträgen arbeiten Reisedienst-leistungen online buchen Spesen-belege während der Reise erfassen Spesen-abrechnung anlegen Spesen-abrechnung prüfen Spesen-abrechnung genehmigen Spesen-abrechnung in SAP ERP buchen Verbindlich-keiten und Zahlungen bearbeiten i i i i Klicken Sie hier, um Prozessvarianten anzuzeigen. Scenario Explorer Prozessbeschreibung Weitere Informationen Durchgeführt von Reisender/ Reiseassistent Der Reisende oder Reiseassistent reicht die Spesenabrechnung ein. Sie können dazu z.B. Transaktionen von Firmenkreditkarten oder Fotos von Belegen einreichen. Sie können auch Daten aus ihrem Reiseantrag oder Reiseplan verwenden, die automatisch in ihre Spesenabrechnung eingegeben wurden. Sobald die Spesen geprüft und genehmigt sind, werden diese automatisch in Ihr Buchhaltungs- oder Personalabrechnungssystem übertragen. Das löst die Erstattung an den Mitarbeiter aus. Sie können diesen Prozess auf einfache Weise an die individuellen Reiserichtlinien Ihres Unternehmens anpassen. SAP Travel OnDemand kann in Ihr SAP- ERP-Financials- oder SAP-Financials-OnDemand-System integriert werden. Genehmigungen sind optional und können an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden. Szenario/Prozesse Genehmigender Fachbereiche Reisesachbearbeiter Weitere Informationen + Kreditorenbuchhalter In den Work Centern Reisen und Spesen Genehmigungen Buchungen © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.

9 Reise- und Spesenabwicklung Prozessdetails: Spesen abrechnen
Wählen Sie für Details die Grafikelemente. Spesen abrechnen X Mit Reise-anträgen arbeiten Reisedienst-leistungen online buchen Spesen-belege während der Reise erfassen Spesen-abrechnung anlegen Spesen-abrechnung prüfen Spesen-abrechnung genehmigen Spesen-abrechnung in SAP ERP buchen Verbindlich-keiten und Zahlungen bearbeiten i i i i Klicken Sie hier, um Prozessvarianten auszublenden. Spesenabrechnung in SAP ERP Financials OnDemand buchen i Scenario Explorer Prozessbeschreibung Weitere Informationen Durchgeführt von Reisender/ Reiseassistent Der Reisende oder Reiseassistent reicht die Spesenabrechnung ein. Sie können dazu z.B. Transaktionen von Firmenkreditkarten oder Fotos von Belegen einreichen. Sie können auch Daten aus ihrem Reiseantrag oder Reiseplan verwenden, die automatisch in ihre Spesenabrechnung eingegeben wurden. Sobald die Spesen geprüft und genehmigt sind, werden diese automatisch in Ihr Buchhaltungs- oder Personalabrechnungssystem übertragen. Das löst die Erstattung an den Mitarbeiter aus. Sie können diesen Prozess auf einfache Weise an die individuellen Reiserichtlinien Ihres Unternehmens anpassen. SAP Travel OnDemand kann in Ihr SAP- ERP-Financials- oder SAP-Financials-OnDemand-System integriert werden. Genehmigungen sind optional und können an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden. Szenario/Prozesse Genehmigender Fachbereiche Reisesachbearbeiter Weitere Informationen + Kreditorenbuchhalter In den Work Centern Reisen und Spesen Genehmigungen Buchungen © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.

10 Reise- und Spesenabwicklung Prozessdetails: Zahlungen bearbeiten
Wählen Sie für Details die Grafikelemente. Zahlungen bearbeiten X Mit Reise-anträgen arbeiten Reisedienst-leistungen online buchen Spesen-belege während der Reise erfassen Spesen abrechnen Spesen mit SAP ERP erstatten i Klicken Sie hier, um Prozess- varianten anzuzeigen. Scenario Explorer Prozessbeschreibung Weitere Informationen In Abhängigkeit von Ihren unternehmensspezifischen Einstellungen wird der Zahlungslauf in Ihrer SAP-ERP-Buchhaltung, in Ihrem SAP-Financials-OnDemand- oder SAP-ERP-HCM- System ausgelöst. Die Zahlung wird dann an den Reisenden per Überweisung oder Scheck gesendet. Durchgeführt von Kreditorenbuchhalter Szenario/Prozesse Fachbereiche Weitere Informationen + SAP Financials OnDemand SAP ERP © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.

11 Reise- und Spesenabwicklung Prozessdetails: Zahlungen bearbeiten
Wählen Sie für Details die Grafikelemente. Zahlungen bearbeiten X Mit Reise-anträgen arbeiten Reisedienst-leistungen online buchen Spesen-belege während der Reise erfassen Spesen abrechnen Spesen mit SAP ERP erstatten i Klicken Sie hier, um Prozess- varianten auszublenden. Spesen mit SAP Financials OnDemand erstatten i Scenario Explorer Prozessbeschreibung Weitere Informationen In Abhängigkeit von Ihren unternehmensspezifischen Einstellungen wird der Zahlungslauf in Ihrer SAP-ERP-Buchhaltung, in Ihrem SAP-Financials-OnDemand- oder SAP-ERP-HCM- System ausgelöst. Die Zahlung wird dann an den Reisenden per Überweisung oder Scheck gesendet. Durchgeführt von Kreditorenbuchhalter Szenario/Prozesse Fachbereiche Weitere Informationen + SAP Financials OnDemand SAP ERP © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.

12 Reise- und Spesenabwicklung Fachbereiche
Wählen Sie für Details die Piktogramme. Mit Reise-anträgen arbeiten Reisedienst-leistungen online buchen Spesen-belege während der Reise erfassen Spesen abrechnen Verbindlich-keiten und Zahlungen bearbeiten Scenario Explorer Fachbereiche Beschreibung des Fachbereichs Nahezu jeder Geschäftsprozess ist mit einem Cashflow verbunden – sowohl innerhalb Ihres Unternehmens als auch zwischen Ihrem Unternehmen und seinen externen Geschäftspartnern und Kunden. Mithilfe von SAP Travel OnDemand erhalten Sie umfassende Kontrolle über den finanziellen Aspekt jedes einzelnen Schrittes Ihrer Geschäftsprozesse. Sie können Ihre eigenen Spesen- und Erstattungsrichtlinien festlegen, die Spesen Ihrer Mitarbeiter überwachen und alle genehmigten Spesen schnell und unkompliziert erstatten. In SAP Travel OnDemand sind die führenden Online-Buchungstools integriert. Sie können diese Tools gemäß den individuellen Reiserichtlinien Ihres Unternehmens konfigurieren. Dadurch wird Konformität mit den Reiserichtlinien hinsichtlich der Kosten und der Regeln bevorzugter Lieferanten gewährleistet. Ihr Unternehmen erreicht auf diese Weise eine Rationalisierung der Reisekosten und eine Beschleunigung des Buchungsprozesses. Reise- und Spesenabwicklung Szenario/Prozesse Fachbereiche Weitere Informationen + © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.

13 Reise- und Spesenabwicklung Weitere Informationen
Scenario Explorer Benötigen Sie mehr Informationen? Weitere Details SAP stellt eine komplette Produktdokumentation zu allen Aspekten des Geschäftsszenarios bereit. Weitere Informationen finden Sie hier. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt SAP Travel OnDemand im SAP Business Center (hier). Szenario/Prozesse Fachbereiche Weitere Informationen + * Beachten Sie, dass Sie einen Benutzer für das SAP Business Center benötigen, um auf die Links zugreifen zu können. Wenn Sie nicht direkt auf die Seite zugreifen können und Microsoft Internet Explorer® verwenden, lesen Sie die Informationen unter © 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.