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INTERN Customizing Tools: Genehmigungsverfahren SAP Business One Release 9.0.

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Präsentation zum Thema: "INTERN Customizing Tools: Genehmigungsverfahren SAP Business One Release 9.0."—  Präsentation transkript:

1 INTERN Customizing Tools: Genehmigungsverfahren SAP Business One Release 9.0

2 ©2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.2 Lernziele Lernziel: Den Geschäftsprozessablauf für Genehmigungsverfahren beschreiben Genehmigungsverfahren in SAP Business One einrichten

3 ©2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.3 Um steigende Aufwandsentschädigungen unter Kontrolle zu halten, sind ab sofort alle Ausgaben über einer bestimmten Grenze von der Buchhaltungsabteilung zu genehmigen. Lösung: Verwenden Sie ein Genehmigungsverfahren. Wenn der Wert des Ausgabenbelegs die Grenze überschreitet, wird der Beleg durch das Genehmigungsverfahren gesperrt, bis der Beleg genehmigt wurde. Unternehmensszenario

4 ©2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.4 Nein Genehmigungsverfahren in SAP Business One Ersteller Beispiel: Bestellung Wert > 5000 Beispiel: Bestellung Wert > 5000 Ja Bedingung erfüllt? Geparkter Beleg Genehmigungs- verfahren

5 ©2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.5 Nein Genehmigungsverfahren in SAP Business One Ersteller Beispiel: Bestellung Wert > 5000 Beispiel: Bestellung Wert > 5000 Ja Bedingung erfüllt? Genehmigungs- verfahren Genehmigungs- stufe 1 Abgelehnt ? Geparkter Beleg

6 ©2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.6 Nein Genehmigungsverfahren in SAP Business One Ersteller Beispiel: Bestellung Wert > 5000 Beispiel: Bestellung Wert > 5000 Ja Bedingung erfüllt? Genehmigungs- stufe 2 Genehmigt ? Abgelehnt Genehmigt Abgelehnt Genehmigungs- verfahren Geparkter Beleg Genehmigungs- stufe 1

7 ©2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.7 Definition Um ein Genehmigungsverfahren zu definieren: 1.Aktivieren Sie Genehmigungsverfahren in den „Allgemeinen Einstellungen“ (Registerkarte „Geschäftspartner“) 2.Legen Sie eine oder mehrere Genehmigungsstufen fest 3.Legen Sie Genehmigungsvorlagen an Administration > Systeminitialisierung >Allgemeine Einstellungen.

8 ©2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.8 Definition – Genehmigungsstufen Jede Stufe umfasst eine Liste von Genehmigern für eine Genehmigungsstufe Alle Genehmiger müssen zunächst als Benutzer in SAP Business One definiert werden 1 2 Sie können mehrere Genehmiger für eine Stufe festlegen. Sie können auch die Mindestanzahl der Genehmigungen festlegen, die erforderlich sind, damit der Prozess die nächste Stufe erreicht

9 ©2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.9 Eine Genehmigungsvorlage bildet die geschäftlichen Anforderungen zum Implementieren eines Genehmigungsprozesses ab Vereint 4 Elemente:  Ersteller des Belegs  Namen der Genehmiger auf jeder Stufe  Belege, die genehmigt werden müssen  Genehmigungsbedingungen Definition – Genehmigungsvorlagen ErstellerBelegeStufenBedingungen Genehmigungsvorlage

10 ©2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.10 Registerkarte „Ersteller“: Geben Sie in der Vorlage die Benutzer an, die zu genehmigende Belege anlegen Nur hier angegebene Benutzer unterliegen dem Genehmigungsprozess Benutzer können die Vorlage nicht ändern, wenn sie als Ersteller in der Vorlage festgelegt wurden Genehmigungsvorlagen – Ersteller

11 ©2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.11 Genehmigungsvorlagen – Belege Registerkarte „Belege“: Wählen Sie die zu genehmigenden Belegarten Verkaufs- und Einkaufsbelegarten können in einer Vorlage gewählt werden. Die Genehmiger müssen jedoch identisch sein Wenn Sie verschiedene Genehmiger benötigen, verwenden Sie separate Vorlagen Belege können nicht zusammen mit Bestands- oder Zahlungsbelegen in derselben Vorlage verwendet werden

12 ©2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.12 Registerkarte „Stufen“: Hinterlegen Sie die vordefinierten Genehmigungsstufen Die Reihenfolge der Stufen in der Vorlage entspricht der Reihenfolge eines Genehmigungsprozesses mit mehreren Stufen Genehmigungsvorlagen – Stufen

13 ©2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.13 Bedingungen: Immer (keine Bedingungen) Vordefinierte Bedingungen (variieren je nach gewählter Belegart) Benutzerabfragen Genehmigungsvorlagen – Bedingungen

14 ©2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.14 Vordefinierte Bedingung VerhältnisWert Gesamt5000 Menge5-200 Wählen Sie einen Operator (größer als, kleiner als, gleich usw.) und geben Sie einen Wert ein Wählen Sie „Bereich“ (innerhalb/außerhalb des Bereichs) und geben Sie die unteren und oberen Bereichsgrenzen durch Bindestrich getrennt ein Verwenden vordefinierter Bedingungen Größer als Kleiner als Gleich Ungleich... Größer als Kleiner als Gleich Ungleich Innerh. d. Ber. Außerh. d. Ber....  Mehrere Bedingungen werden mithilfe der „OR“-Logik ausgewertet  Der Genehmigungs- prozess wird angewendet, wenn nur eine der vordefinierten Bedingungen erfüllt ist.  Mehrere Bedingungen werden mithilfe der „OR“-Logik ausgewertet  Der Genehmigungs- prozess wird angewendet, wenn nur eine der vordefinierten Bedingungen erfüllt ist.

15 ©2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.15 Demo: Genehmigungsverfahren

16 ©2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.16 Verwenden von Abfragen Bedingungen: Statt vordefinierter Bedingungen können Abfragen als Bedingung für Genehmigungsverfahren verwendet werden Vordefinierte Bedingungen können mit einer Abfrage kombiniert werden – Auswertung mittels OR-Logik Verwenden Sie eine Abfrage, wenn mehrere Bedingungen erfüllt sein müssen (AND- Operator)

17 ©2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.17 Abfragen für Genehmigungsverfahren Die Abfrage muss „SELECT DISTINCT ‘True’“ verwenden Beispiel: Genehmigungen für Kundenaufträge, wenn Kundenkontensaldo >10000 AND Auftragsgesamtsumme > 2500 SELECT distinct 'TRUE' FROM ORDR T0 INNER JOIN OCRD T1 ON T0.[CardCode] = T1.[CardCode] WHERE T1.CardCode = $[ORDR.CardCode] and T1.Balance > and cast($[ORDR.DocTotal] as numeric) > 2500 Kundenauftrag (ORDR) Code Geschäftspartner- Stammdaten (OCRD) Saldo Gesamt

18 ©2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.18 Abfragen für aktives Fenster Die Abfrage muss einen Beleg im aktiven Fenster referenzieren Um auf ein Feld im aktiven Fenster zu referenzieren, müssen Sie das Zeichen $ vor dem Feld einfügen Kundenauftrag (ORDR) Code Gesamt Aktives Fenster Diese Abfrage funktioniert nur für Kundenaufträge (Tabelle „ORDR“) SELECT distinct 'TRUE' FROM ORDR T0 INNER JOIN OCRD T1 ON T0.[CardCode] = T1.[CardCode] WHERE T1.CardCode = $[ORDR.CardCode] and T1.Balance > and cast($[ORDR.DocTotal] as numeric) > 2500

19 ©2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.19 Abfragen für mehrere Belegarten Wenn mehrere Belegarten in der Genehmigungsvorlage gewählt sind, muss die Abfrage die Artikelnummernsyntax verwenden: $[$Item.Column.0] Diese Abfrage funktioniert mit allen Verkaufs- und Einkaufsbelegarten, da sie auf ein Feld mittels der Artikelnummer referenziert Kundenauftrag (ORDR) Code Gesamt Aktives Fenster SELECT distinct 'TRUE' FROM OCRD T0 WHERE T0.CardCode = $[$4.0.0] and T0.Balance > and $[$29.0.number] > 2500

20 ©2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.20 Prüfen einer Abfrage für Genehmigungsverfahren Extras > Abfragen > Benutzerabfragen > Kategoriename > Abfrage Um eine Abfrage zu prüfen, behalten Sie den Beleg im aktiven Fenster und führen Sie die Abfrage über das Menü „Extras“ aus

21 ©2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.21 Demo: Genehmigungsverfahren

22 ©2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.22 Mehrere Genehmiger auf einer Stufe Ergebnis: Der Beleg wurde genehmigt und kann zum System hinzugefügt werden Jane Genehmigt John Abgelehnt  Zeit Beispiel: Die Mindestanzahl an Genehmigern lautet 1

23 ©2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.23 Mehrere Genehmiger auf einer Stufe (Forts.) Ergebnis: Der Beleg wurde genehmigt und kann zum System hinzugefügt werden Jane Genehmigt John Abgelehnt  Zeit Jane Abgelehnt  John Genehmigt Ergebnis: Der Beleg bleibt geparkt, bis ein weiterer Genehmiger antwortet Zeit Beispiel: Die Mindestanzahl an Genehmigern lautet 1

24 ©2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.24 Genehmigungsverfahren: Berichte Genehmigungsstatusbericht Welchen Genehmigungsstatus haben meine Belege? Ersteller oder Genehmiger können die Genehmigungsanfrage über diesen Bericht stornieren Genehmigungsbericht Welche Belege muss ich noch genehmigen? Mehrere Belege genehmigen oder ablehnen Ansicht des Geneh- migers Ansicht des Erstellers

25 ©2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.25 Demo: Genehmigungsverfahren – Berichte

26 ©2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.26 Die wichtigsten Punkte Die wichtigsten Punkte dieser Lektion: Um ein Genehmigungsverfahren einzurichten, aktivieren Sie Genehmigungsverfahren, legen Sie die Genehmigungsstufen fest und legen Sie Genehmigungsvorlagen an. Um ein Genehmigungsverfahren mit mehreren Stufen anzulegen, kombinieren Sie mehrere vordefinierte Stufen in der Genehmigungsvorlage. Sie können Bedingungen für ein Genehmigungsverfahren festlegen: Immer Vordefinierte Bedingungen Benutzerabfrage In Genehmigungsverfahren verwendete Abfragen müssen als Ergebnis TRUE oder FALSE zurückgeben Um Felder im aktiven Fenster zu referenzieren, fügen Sie das Zeichen $ in die Abfrage ein Um eine Abfrage für mehrere Belegarten mit derselben Struktur zu verwenden, verwenden Sie die Artikelnummernsyntax und fügen Sie ein weiteres $-Zeichen hinzu.

27 ©2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.27 Vielen Dank! Sie haben die Lektion zum Genehmigungsverfahren abgeschlossen. Vielen Dank für Ihr Interesse.


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