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Projekt stratos Strategische und operative Steuerung durch Balanced-Scorecard-basierte Führungsinformationssysteme Stratos.

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Präsentation zum Thema: "Projekt stratos Strategische und operative Steuerung durch Balanced-Scorecard-basierte Führungsinformationssysteme Stratos."—  Präsentation transkript:

1 Projekt stratos Strategische und operative Steuerung durch Balanced-Scorecard-basierte Führungsinformationssysteme Stratos

2 Ministerium für Umwelt und Naturschutz, Landwirtschaft und Verbraucher- schutz Ministerium für Schule, Jugend und Kinder Ministerium für Gesundheit, Soziales, Frauen und Familie Ministerium für Wirtschaft und Arbeit Innen- ministerium Justiz- ministerium Ministerium für Wissenschaft und Forschung Finanz- ministerium Ministerium für Verkehr, Energie und Landes- planung Ministerpräsident Chef der Staatskanzlei Bezirksregierung Münster Staatliches Umweltamt Herten Staatliches Umweltamt Münster Chemisches Landes- und Staatliches Veterinärunter- suchungsamt* Nordrhein- Westfälisches Landgestüt Warendorf* Prüfungsamt für die Erste Staatsprüfung Münster* Staatliches Amt für Arbeitsschutz Coesfeld 3 kreisfreie Städte: Bottrop Gelsenkirchen Münster Studienseminare für die Lehrämter an Schulen* Staatliches Amt für Arbeitsschutz Recklinghausen Landräte: - Borken - Coesfeld - Recklinghausen - Steinfurt - Warendorf Kreispolizei- behörden: Polizeipräsidien Gelsenkirchen Münster Recklinghausen Studienfonds- Rentamt Münster* Ämter für Agrarordnung: - Bielefeld - Coesfeld - Euskirchen - Mönchengladbach - Siegburg - Siegen - Soest - Warburg Landräte als Kreispolizei- behörden (außer Kreis Reckling- hausen) Kurklinik: - Bad Driburg Schulämter für die kreisfreien Städte Landräte als untere Staatliche Verwaltungs- behörden 75 kreisangehörige Gemeinden Landesstelle für Aussiedler, Zuwanderer und ausländische Flüchtlinge Schulämter für die Kreise Versorgungs- ämter: - Aachen - Bielefeld - Dortmund - Duisburg - Düsseldorf - Essen - Gelsenkirchen - Köln - Münster - Soest - Wuppertal * Einrichtung (§ 14 LOG) Ministerium für Städtebau und Wohnen, Kultur und Sport

3 Projekt stratos Seite 2 Agenda 1.Zielsetzung des Projektes 2.Projektorganisation 3.Vorgehensweise und Ergebnisse 4.Technische Umsetzung mit mySAP ERP

4 Projekt stratos Seite 3 Zielsetzung des Projektes Einführung eines zentralen Führungsinformationssystems für die strategische und operative Steuerung auf Basis von Balanced Scorecards für die Versorgungsverwaltung in NRW zuerst im Gesetzesbereich Schwerbehindertenrecht Pilotierung in der Bezirksregierung und den elf Versorgungsämtern Technische Realisierung mit SAP-SEM und SAP-BW

5 Projekt stratos Seite 4 Projektorganisation Das Team Projektleitung BR MS Frau Gerhardt T-Systems Hr. Grashoff Technik BR MS Frau Jalowy-Peters T-Systems Hr. Dr. Kielb BSC BR MS Frau Jalowy-Peters T-Systems Hr. Grashoff Schnittstellen BR MS Frau Jalowy-Peters T-Systems Hr. Thomschke Frau Strube Hr. Hoffmann Hr. HilkmanGGRZ MS Hr. Loch Hr. Hösel Hr. Schlerkmann Hr. Saurbier Hr. Ohters Hr. Schneider Hr. Meyer-Hesse Hr. Soika Hr. Ruhe BPR, BVdS, GB

6 Projekt stratos Seite Projekt- vorbereitung Blueprint System- realisation Produktiv- vorbereitung Produktiv- start Projektorganisation Die Zeitschiene

7 Projekt stratos Seite 6 Agenda 1.Zielsetzung des Projektes 2.Projektorganisation 3.Vorgehensweise und Ergebnisse 4.Technische Umsetzung mit mySAP ERP

8 Projekt stratos Seite 7 Vorgehensmodell zur Definition der Balanced Scorecard. Vision, Kernaufgaben, Strategie, Perspektiven festlegen Strategische Ziele definieren Ursache-Wirkungsketten bestimmen Messgrößen und Zielwerte festlegen Strategische Aktionen planen Welchen Beitrag leistet das Ziel zur Erreichung der Strategie? Mit welchen Maßnahmen werden die Ziele erreicht? Wo wollen wir hin? Wie wollen wir diesen Zustand erreichen? Womit wird die Erreichung eines Zieles gemessen?

9 Projekt stratos Seite 8 Perfekte Organisation Qualität Bekanntheits- grad Die Versorgungsverwaltung NRW ist eine auf fachlich hohem Qualitätsniveau arbeitende, serviceorientierte, flexible und schlanke sowie mit hohem Ansehen arbeitende Institution, die in der Lage ist, neue Aufgaben zu übernehmen. Wachstum/ neue Aufgaben Stratos Vision und Strategie

10 Projekt stratos Seite 9 Strategieklärung Ermittlung von Stärken und Schwächen des Fachbereichs im Hinblick auf unsere Vision Wie sind wir aufgestellt? Formulierung von Vision und Kernaufgaben Wo wollen wir hin ? Erarbeitung von Chancen und Risiken des Fachbereichs im Hinblick auf unsere Vision Was sagt das Umfeld ?

11 Projekt stratos Seite 10 Checkliste Stärken Welche Stärken erkennen Sie in Ihrer Organisation? Wodurch zeichnen sich Ihre Mitarbeiter besonders aus? Wo sehen Sie Stärken bei der Führung und Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter? Wie nimmt der Bürger Sie wahr? Wie richten Sie Ihre Organisation und Leistungen an den Bedürfnissen der Bürger aus? Welche organisatorischen Rahmenbedingungen verschaffen Ihnen Wettbewerbsvorteile? Welche Prozesse beherrschen Sie besonders gut? Welche sind die herausragenden Merkmale in Ihrer Organisation?

12 Projekt stratos Seite 11 Checkliste Schwächen Welche Schwächen können Sie identifizieren? Welche ungenutzten Potenziale haben Sie in der Zusammenarbeit und Kommunikation mit den Mitarbeitern? Welche organisatorischen Rahmenbedingungen begrenzen die Entwicklungs- und Zukunftsfähigkeit Ihrer Organisation? Wie sind die Prozesse und Produkte Ihrer Organisation im Vergleich zu Wettbewerbern (bzw. anderen Bundesländern) positioniert? Wo sehen Sie Verbesserungsbedarf in Ihrer Organisation? Wie können Anforderungsprofile und Qualifikationen der Mitarbeiter besser aufeinander abgestimmt werden? Wird die geforderte Qualität Ihrer Produkte sichergestellt?

13 Gewich- tung Stärken Berücksichtigung für unsere BSC Kommentare Punkte Notieren von Stärken und Schwächen auf Metaplankarten. Diese werden dann diskutiert und entsprechend bewertet. Gewichtung: Welchen Einfluß hat diese Stärke / Schwäche auf unser Organisation / unsere Kernaufgaben, die wir betreiben? Berücksichtigung BSC: Ob und wie stark diese Stärke / Schwäche in der FB-BSC berücksichtigt werden soll, hängt von ihrer strategischen Relevanz, dem Handlungsbedarf sowie der Beeinflussbarkeit durch den Fachbereich ab ? Anm: 5 -sehr hoch; 4 - hoch; 3 - durchschnittlich; 2 - gering; 1 - gar nicht Vorgehensweise zur Bewertung der Stärken / Schwächen

14 Projekt stratos Seite 13 Checkliste Chancen Welche Chancen können sich für Ihren Bereich Ihrer Meinung nach ergeben? Welche Chancen können sich aus Veränderungen im politischen Raum ergeben? Welche Möglichkeiten bieten sich durch eine veränderte Zusammenarbeit mit unseren Lieferanten? Welche neuen Leistungen sollten wir erbringen bzw. welche bestehenden Leistungen sollten dringend weiterentwickelt werden? Welche Möglichkeiten bieten sich durch eine veränderte Zusammenarbeit mit unseren Kunden? Welche Möglichkeiten können sich aus einer eventuellen Zusammenarbeit mit Dritten ergeben?

15 Projekt stratos Seite 14 Checkliste Risiken Welche Risiken sehen Sie zukünftig auf Ihren Bereich zukommen? Welche gesellschaftlichen Entwicklungen und Bürgeranforderungen können sich zu einem Risiko entwickeln? Welche Entwicklungen in der Politik können ein Risiko darstellen? Welche Schwierigkeiten können uns durch Entwicklungen bei Organisationen entstehen, die Ihnen zuarbeiten (Lieferanten)? Können sich alternative Leistungsangebote zu einem Problem entwickeln? Welche Entwicklungen auf der Seite der Nachfrager von Ihren Leistungen werden Ihnen Probleme bereiten, wenn Sie nicht darauf reagieren?

16 Gewich- tung Chancen Berücksichtigung für unsere BSC Kommentare Punkte Notieren von Chancen und Risiken auf Metaplankarten. Diese werden dann diskutiert und entsprechend bewertet. Anm: 5 -sehr hoch; 4 - hoch; 3 - durchschnittlich; 2 - gering; 1 - gar nicht Vorgehensweise zur Bewertung der Chancen / Risiken Gewichtung: Welchen Einfluß hat diese Chance / Risiko auf unser Organisation / unsere Kernaufgaben, die wir betreiben? Berücksichtigung BSC: Ob und wie stark diese Chance / Risiko in der FB-BSC berücksichtigt werden soll, hängt von ihrer strategischen Relevanz, dem Handlungsbedarf, der Beeinflussbarkeit sowie den zeitnahe Reaktionsmöglichkeiten durch den Fachbereich ab ?

17 Inhalte strategischer Ziele: Niedrige Priorität (z.B. Verbesserung der Zusammenarbeit mit XY) Punktuelle Aufmerksamkeit (z.B. Gesetzesänderung) Nur bei Abweichung wichtig (Ausnahmebericht, diagnostisches Element) (z.B. Qualitätsverlust) Jene wenigen entschei- denden Ziele, von denen der Erfolg der Strategie abhängt (z.B. Wahrnehmung in der Öffentlichkeit stärken) Würde die Umsetzung des Zieles wirklich einen entscheidenden Schritt bei der Durchführung der Strategie bedeuten? Strategische Relevanz Sind überdurchschnittliche Anstrengungen notwendig, um das Ziel gegen Widerstände durchzusetzen bzw. zu verteidigen? Strategischer Handlungsbedarf Strategische Relevanz und strategischer Handlungsbedarf

18 Projekt stratos Seite 17 Stratos Vision und Strategie Serviceorientierung Erhöhen des Bekanntheitsgrades durch verbesserte interne und externe Presse- und Öffentlichkeitsarbeit Weiterentwickeln kommunikativer und fachlicher Fähigkeiten der Beschäftigten, verbunden mit sozialer Kompetenz und Selbstbewusstsein. Deutliches Weiterentwickeln von leistungsorientierten Anreizsystemen. Kontinuierliche Steigerung der Qualität Anstreben einer perfekten Organisation und Ausbau der IT- Führerschaft

19 Projekt stratos Seite 18 Stratos Perspektiven Strategische Ziele Vision, Kernaufgaben & Strategische Stoßrichtungen Leistungsauftrags- Perspektive: Wie erfüllen wir unseren politischen und gesetzlichen Auftrag? Wie erzielen wir die beabsichtigten Wirkungen? Bürgerperspektive: Wie erfüllen wir die Erwartungen der Bürger? Wirtschaftlichkeits- perspektive: Wie können wir unseren Handlungs- spielraum bewahren? Prozessperspektive: Wie können wir unsere Abläufe effizient und kundenorientiert organisieren? Mitarbeiterperspektive: Wie können wir die Motivation unserer Mitarbeiter stärken?

20 Projekt stratos Seite 19 Mitarbeiter- orientierung Interne Prozesse Leistungs- auftrag Wirtschaft- lichkeit Bürger- orientierung Einsparungen erzielen NRW-weite einheitliche Rechtsanwendung Laufzeit halten Mitarbeiter- zufriedenheit erhöhen Bürgerportal einrichten Positive Außenpräsenz erhöhen Ämterübergreifenden Austausch –über Öffentlichkeitsarbeit- organisieren Einheitlicher und aktueller Qualifikationsstand durch interne Schulungen Sichern Qualität durch Stichproben vor Bescheidertlg. Amtsinterner und ämterübergreif. Informationsaus- tausch best practice Ideen- mgmt. Steigern Beschäftigtenmoti- vation - Modellprojekt Kommunikation und Informationsstand verbessern (amtsintern und ämterübergreifend) Pressearbeit verbessern Steigern TN- Quoten an zentralen FB- Veranstaltungen (Kaiserau) Steigern Qualität und Attraktivität an zentralen FB- Maßnahmen (Kaiserau) Stratos Strategische Ziele Stückkosten optimieren

21 Projekt stratos Seite 20 Mitarbeiter- orientierung Interne Prozesse Leistungs- auftrag Wirtschaft- lichkeit Bürger- orientierung Einsparungen erzielen NRW-weite einheitliche Rechtsanwendung Mitarbeiter- zufriedenheit erhöhen Positive Außenpräsenz erhöhen Einheitlicher und aktueller Qualifikationsstand durch interne Schulungen Sichern Qualität durch Stichproben vor Bescheidertlg. Ideen- mgmt. Steigern Beschäftigtenmoti- vation - Modellprojekt Stückkosten optimieren Pressearbeit verbessern Bürgerportal einrichten Laufzeit halten Ämterübergreifenden Austausch –über Öffentlichkeitsarbeit- organisieren Amtsinterner und ämterübergreif. Informationsaus- tausch best practice Kommunikation und Informationsstand verbessern (amtsintern und ämterübergreifend) Steigern TN- Quoten an zentralen FB- Veranstaltungen (Kaiserau) Steigern Qualität und Attraktivität an zentralen FB- Maßnahmen (Kaiserau) Stratos Ursache-Wirkungsketten

22 Projekt stratos Seite 21 Erläuterung: Aktion: Durchführung Stichproben initiieren Ziel: Sichern der Qualität durch Stichproben vor Bescheiderteilung Zielkoordinator:IP06 MessgrößenFrequenzGewichtungDatenquelleZielwert Widerspruchsquote Anteil der Widersprüche zu den Gesamtbescheiden monatlich10SAP- Fachverfahren Grün: 20%, gelb: 20,01 bis 22%, rot: > 22,01% Abhilfequote Anteil Abhilfebescheide zu Widersprüchen monatlich40SAP- Fachverfahren Grün: 25%, gelb: 25,01 bis 28%, rot: > 28% Nachbearbeitungsquote bei 3% Stichproben Berechnung: Anzahl nachbearbeiteter Bescheide vor Versendung *100/ [(3% * Menge Feststellungsverfahren)/100] monatlich50SAP – Fachverfahren Grün: 16% Stratos Meßgrößen und Zielwerte

23 Projekt stratos Seite 22 Kaskadierung der BSC BSC 1. Ebene: Abteilungsleiter 10 BR Münster BSCs 2. Ebene: Hauptdezernent 102 BR Münster Grundsätzliche Kaskadierungs- richtung Vertikale Ausdehnung Horizontale Ausdehnung BSCs 6. Ebene: Gruppenleiter Versorgungsämter M Po F K Pr M Po F K Pr M Po F K Pr M Po F K Pr M Po F K Pr M Po F K Pr M Po F K Pr BSCs 4. Ebene: Amtsleiter Versorgungsämter BSCs 3. Ebene: Dezernent BR Münster BSCs 5. Ebene: Abteilungsleiter 3 Versorgungsämter

24 Projekt stratos Seite 23 Gestrafftes Vorgehen, um schnell Ergebnisse zu erzielen 80/20-Regel (keine zu detaillierten Diskussionen, z.B. über Definitionen) Brainstorming-Modus, danach Plausibilitätschecks Methodik ggf. während der Workshops anpassen Feintuning im Team, dann Vorstellung der Ergebnisse im nächsten Workshop Pragmatische Projektorganisation: schlanke Projektorganisation mit klar definierten, effizienten Eskalationspfaden ermöglicht schnelle und erfolgreiche Implementierung Verankerung in der Organisationen: um die Mitarbeiter und Führungskräfte zu motivieren, muss die BSC kommuniziert und in die Zielsysteme integriert werden Veränderungsbereitschaft: schnelle Einführung eines Piloten, um Motivation zu erhalten, danach flexible Anpassung für optimale Ergebnisse Stratos Erfolgsfaktoren bei der Implementierung

25 Projekt stratos Seite 24 Agenda 1.Zielsetzung des Projektes 2.Projektorganisation 3.Vorgehensweise und Ergebnisse 4.Technische Umsetzung mit mySAP ERP

26 Projekt stratos Seite 25 Technische Umsetzung mySAP.ERP

27 Projekt stratos Seite 26 Technische Umsetzung Die BSC für den Anwender

28 Projekt stratos Seite 27 Technische Umsetzung Systemaufbau Data Warehouse Führungsinformationssystem Balanced Scorecard KLR Fach- verfahren Excel Wirtschaftlich- keit Mitarbeiter- orientierung Interne Prozesse Leistungs- auftrag Bürger- orientierung BSC

29 Projekt stratos Seite 28 SEM-CPM Corporate Performance Monitor SEM-CPM Corporate Performance Monitor SEM-BIC Business Information Collection SEM-BIC Business Information Collection SEM-SRM Stakeholder Relationship Management SEM-SRM Stakeholder Relationship Management SEM-BCS Business Consolidation SEM-BCS Business Consolidation SEM-BPS Business Planning and Simulation SEM-BPS Business Planning and Simulation SEM-Datenbank SAP BW Technische Umsetzung BW und SEM

30 Projekt stratos Vielen Dank.


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