Datenmigrationstools: Eröffnungssalden

Präsentation zum Thema: "Datenmigrationstools: Eröffnungssalden"—  Präsentation transkript:

1 Datenmigrationstools: Eröffnungssalden
SAP Business One Release 9.0 Willkommen zur Lektion zu Eröffnungssalden.

2 Lernziele Lernziele: Eröffnungssalden für Geschäftspartner, den Bestand und Sachkonten in SAP Business One eingeben In dieser Lektion lernen Sie die verschiedenen Möglichkeiten zum Erfassen von Eröffnungssalden für Geschäftspartner, den Bestand und Sachkonten kennen. Sie lernen außerdem, wir die auf Lager befindlichen Artikelmengen zusammen mit den Kosten eingegeben werden.

3 Unternehmensszenario
Der Produktivstart beim Kunden ist in zwei Tagen. Nachdem das Altsystem abgeschlossen wurde, müssen die Konten aus dem Altsystem und die Kontensalden in SAP Business One ausgeglichen werden Dafür geben Sie die Sachkonten- und Geschäftspartnersalden sowie die Artikelmengen und -kosten ein, damit die Finanzberichte übereinstimmen Bilanz Gewinn- und Verlust-rechnung Kurz vor dem Produktivstart gibt es ein kurzes Zeitfenster, in dem Sie die Sachkontensalden aus dem Altsystem einschließlich der Salden für Geschäftspartnerkonten erfassen müssen. Sie müssen außerdem die Artikelmengen und -kosten eingeben. Danach stimmen die Finanzberichte im neuen SAP-Business-One-System mit den Berichten aus dem Altsystem überein.

4 Produktivstartvorbereitung
Systemwechsel Projektrealisierung Produktivstartvorbereitung Produktivstart Planung Systemwechselperiode Produktiv Altsystem anhalten Eröffnungssalden eingeben Transaktionen im neuen System prüfen Altsystem SAP Business One Bilanz Bilanz Der unmittelbar vor dem Produktivstart liegende Zeitraum wird als „Systemwechsel“ bezeichnet. Dieser Zeitraum kann wenige Stunden dauern, aber auch mehrere Tage, z.B. über ein Wochenende. Die Planung des Systemwechsels sollte jedoch bereits viel früher im Implementierungsprojekt stattfinden, nämlich in Phase 3 – Projektrealisierung. Viele Dinge sind dabei zu beachten. Wird das SAP-Business-One-System eine Zeitlang parallel zum Altsystem laufen? Kann der Produktivstart zu Beginn eines Geschäftsjahres stattfinden? Können offene Transaktionen in den Altsystemen vor dem Systemwechsel geschlossen werden? Währung des Systemwechsels werden die endgültigen Eröffnungssalden in das neue SAP-Business-One-System eingegeben. Zum Zeitpunkt des Produktivstarts müssen die Finanzdaten im SAP-Business-One-System mit den Bilanzkonten des Altsystems übereinstimmen.

5 Reihenfolge der Datenmigration für Eröffnungssalden
Stammdaten Artikelmengen und -kosten (nach Bestandszählung) Offene Transaktionen ohne Auswirkung auf den Bestand*: Kundenaufträge und Bestellungen Aus- und Eingangsrechnungen** Zahlungen Produktionsaufträge Endgültige Eröffnungssalden: Geschäftspartnersalden*** Sachkontensalden Banktransaktionen Der Zeitraum des Systemwechsels ist eine kritische Phase, in der viele Dinge zu berücksichtigen sind. Bei jedem Kunden sind die Erfordernisse etwas anders. Im Regelfall ist bei der Eingabe der Eröffnungssalden jedoch eine bestimmte Reihenfolge zu empfehlen. In dieser Lektion erhalten Sie einen Überblick über das Vorgehen beim Eingeben der Eröffnungssalden. Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Eröffnungssalden finden Sie im Leitfaden zur Datenmigration der AIP-Methodik. Referenz: Leitfaden zur Datenmigration

6 Reihenfolge der Datenmigration für Eröffnungssalden
Stammdaten Artikelmengen und -kosten (nach Bestandszählung) Offene Transaktionen ohne Auswirkung auf den Bestand*: Kundenaufträge und Bestellungen Aus- und Eingangsrechnungen** Zahlungen (nicht auf Rechnungen basierend) Produktionsaufträge Endgültige Eröffnungssalden: Geschäftspartnersalden*** Sachkontensalden Banktransaktionen Zuerst müssen die Stammdaten vollständig migriert werden. Die Stammdaten werden in der Regel in der Projektrealisierungsphase des Implementierungsprojekts migriert. Möglicherweise müssen jedoch noch Stammdaten migriert werden, die nach Abschluss der Hauptmigration neu im Altsystem angelegt wurden. Referenz: Leitfaden zur Datenmigration

7 Reihenfolge der Datenmigration für Eröffnungssalden
Stammdaten Artikelmengen und -kosten (nach Bestandszählung) Offene Transaktionen ohne Auswirkung auf den Bestand*: Kundenaufträge und Bestellungen Aus- und Eingangsrechnungen** Zahlungen (nicht auf Rechnungen basierend) Produktionsaufträge Endgültige Eröffnungssalden: Geschäftspartnersalden*** Sachkontensalden Banktransaktionen Der Kunde sollte den operativen Betrieb im Altsystem anhalten und eine Bestandszählung durchführen, damit die Artikelmengen und -kosten in SAP Business One eingegeben werden können. Wenn im System die kontinuierliche Bestandsführung genutzt wird, wird das Bestandskonto (Sachkonto) aktualisiert. Referenz: Leitfaden zur Datenmigration

8 Reihenfolge der Datenmigration für Eröffnungssalden
Stammdaten Artikelmengen und -kosten (nach Bestandszählung) Offene Transaktionen ohne Auswirkung auf den Bestand*: Kundenaufträge und Bestellungen Aus- und Eingangsrechnungen** Zahlungen (nicht auf Rechnungen basierend) Produktionsaufträge Endgültige Eröffnungssalden: Geschäftspartnersalden*** Sachkontensalden Banktransaktionen Als Nächstes sollten die offenen Transaktionen aus dem Altsystem importiert werden. Offene Angebote, nicht mit Lieferungen verknüpfte Kundenaufträge, Lieferantenanfragen und nicht mit Wareneingängen verknüpfte Bestellungen wirken sich nicht auf die Buchhaltung oder auf Bestandshöhen aus und können daher genau wie Produktionsaufträge importiert werden. *Hinweis: SAP empfiehlt, offene Belege, die sich auf den Bestand auswirken, z.B. Lieferungen, nicht zu migrieren. Stattdessen sollte der Kunde möglichst noch im Altsystem Rechnungen für diese Belege ausstellen oder die Belege schließen. Falls dies nicht möglich ist, sollte der Kunde diese Belege weiterhin im Altsystem vorhalten und sie dort weiterverarbeiten, bis sie abgeschlossen sind. Im angehaltenen Altsystem sollten Geschäftspartnerkonten abgestimmt werden, damit nur offene Rechnungssalden und nicht auf einer Rechnung basierende Vorauszahlungen übertragen werden müssen. Soweit möglich, sollte der Kunde ausstehende Lieferantensalden bezahlen und von Kunden eingegangene Zahlungen erfassen, um die Anzahl der Geschäftspartnersalden zu minimieren. **Hinweis: SAP empfiehlt, Aus- und Eingangsrechnungen als Rechnungen vom Typ Service zu importieren. Wenn eine Rechnung vom Typ „Artikel“ migriert wird und es keine Vorgängerbelege gibt, nimmt die Rechnung die Rolle der Lieferung bzw. des Wareneingangs an und wirkt sich auf die Bestands- mengen aus. Bei kontinuierlicher Bestandsführung wird zudem eine automatische Buchung auf dem Bestandskonto durchgeführt. Referenz: Leitfaden zur Datenmigration

9 Reihenfolge der Datenmigration für Eröffnungssalden (Forts.)
Stammdaten Artikelmengen und -kosten (nach Bestandszählung) Offene Transaktionen ohne Auswirkung auf den Bestand*: Kundenaufträge und Bestellungen Aus- und Eingangsrechnungen** Zahlungen (nicht auf Rechnungen basierend) Produktionsaufträge Endgültige Eröffnungssalden: Geschäftspartnersalden*** Sachkontensalden Banktransaktionen Zum Schluss geben Sie die endgültigen Eröffnungssalden für Geschäftspartner, Sachkonten und Banktransaktionen ein. ***Hinweis: Wenn in Schritt 3 alle offenen Verkaufs- und Einkaufsbelege importiert wurden, sollten die endgültigen Salden für die Geschäftspartner bereits korrekt sein und es sollten keine Duplikate vorhanden sein. Der Kunde sollte versuchen, die Bankkonten abzustimmen, bevor diese Konten übertragen werden. Wenn ein Konto vollständig abgestimmt werden kann, können Sie den Saldo übertragen. Wenn sich auf dem Konto noch nicht abgestimmte Transaktionen befinden, müssen Sie diese Transaktionen einzeln in SAP Business One buchen. Im Altsystem sollte eine Summen- und Saldenliste erstellt werden, damit Sachkontensalden in SAP Business One eingegeben werden können. Wenn der Produktivstart im laufenden Geschäftsjahr stattfindet, werden auch die Salden der GuV-Konten aus dem Altsystem übernommen. Referenz: Leitfaden zur Datenmigration

10 Kontensalden der Geschäftspartner migrieren
Empfohlene Methoden für das Importieren der Salden von Geschäftspartnerkonten aus dem Altsystem Data Transfer Workbench Ursprüngliche Aus- und Eingangsrechnungen als Servicerechnungen importieren, um Auswirkungen auf Bestand zu verhindern Transaktion „Eröffnungssalden“ in SAP Business One Saldo für mehrere Geschäftspartner auf einmal in einem Fenster eingeben Hinweis: Wenn im Geschäftspartnerkonto mehrere Transaktionen vorliegen, entscheiden Sie zusammen mit dem Kunden, ob der Gesamtsaldo als ein Gesamtbetrag oder als Einzeltransaktionen importiert werden soll. Für das Importieren der Salden von Geschäftspartnerkonten werden zwei Methoden empfohlen. Eine Möglichkeit besteht darin, die ursprünglichen Aus- und Eingangsrechnungen für jeden Geschäftspartner mit der Data Transfer Workbench zu importieren. SAP empfiehlt, dafür die Belegart Service zu verwenden, damit sich die Rechnungen nicht auf die Bestandsmengen oder Konten auswirken. Die zweite Möglichkeit ist die Verwendung der Transaktion Eröffnungssaldo Geschäftspartner in SAP Business One. Sie können den Saldo für mehrere Geschäftspartner im gleichen Fenster eingeben. Wenn im Geschäftspartnerkonto mehrere Transaktionen vorliegen, müssen Sie zusammen mit dem Kunden entscheiden, ob der Gesamtsaldo als ein Gesamtbetrag importiert werden soll oder ob jede Transaktion für das Geschäftspartnerkonto einzeln importiert werden soll.

11 Kontensalden der Geschäftspartner
Klären Sie den Kunden über Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Methoden auf. Stellen Sie sicher, dass Buchungsperioden definiert sind, damit auf Originaldaten gebucht werden kann. DTW Eröffnungssaldentransaktion Beleg als Quelle für Originalrechnung – kann Zahlung zugeordnet werden Anzahlungen und Akontozahlungen können mit DTW-Vorlagen oder als Eröffnungssalden importiert werden Originaldatumsangaben aus Altsystemrechnung verwenden, damit die Fälligkeit korrekt bleibt Journalbuchung wird angelegt (Quelle IN) Originalbelegnummern werden beibehalten Kein Beleg als Quelle, aber Journalbuchung kann der Zahlung zugeordnet werden Salden für Anzahlungen und Akontozahlungen können eingegeben werden Jede Transaktion einzeln mit Originalfälligkeitsdatum eingeben, damit die Fälligkeit korrekt bleibt Journalbuchung wird angelegt (Quelle OB) Sie sollten sich über die Vor- und Nachteile der beiden Methoden im Klaren sein, damit Sie den Kunden richtig beraten können. Wenn Sie die Kontensalden als Rechnungen vom Typ „Service“ importieren, haben Sie einen Beleg als Quelle für die Originalrechnung, der zugeordnet werden kann, wenn die Zahlung eingeht. Sie sollten die Originalbuchungsdaten aus dem Altsystem importieren, damit die Fälligkeit korrekt bleibt. Anzahlungen und Akontozahlungen, die auf das Geschäftspartnerkonto gebucht wurden, können mit DTW-Vorlagen importiert oder wie unten beschrieben als Eröffnungssalden eingegeben werden. Die Originalbelegnummern aus den Altsystemrechnungen können Sie beibehalten. Wenn Sie die Transaktion „Eröffnungssaldo Geschäftspartner“ verwenden, wird eine Journalbuchung auf dem Geschäftspartnerkonto angelegt. Die Journalbuchung hat den Herkunftscode OB (Opening Balance), damit sie als Eröffnungssaldotransaktion erkennbar ist. Es gibt keinen Beleg als Quelle, jedoch kann der Benutzer beim Bearbeiten einer Zahlung diese der Journalbuchung auf dem Konto zuordnen. Es ist einfacher, jede Transaktion für einen Geschäftspartner einzeln einzugeben statt als konsolidierte Summe. Außerdem können Sie das Fälligkeitsdatum aus dem Altsystem für jede Transaktion eingeben, damit die Fälligkeit korrekt bleibt. Sie können auch Salden für Anzahlungen und Vorauszahlungen eingeben, die auf das Geschäftspartnerkonto gebucht wurden. Bei beiden Methoden sollten Sie sicherstellen, dass in SAP Business One Buchungsperioden definiert sind, sodass Buchungen mit den Originaldatumsangaben aus dem Altsystem angelegt werden können. Diese Perioden dürfen nicht gesperrt sein. Hinweis: Die verknüpften Abstimmkonten für Verkauf und Einkauf werden gleichzeitig aktualisiert

12 Auswirkungen der Migration von Geschäftspartnersalden
In der Bilanz werden die verknüpften Abstimmkonten für Verkauf und Einkauf gleichzeitig aktualisiert. Daher sollten diese Konten mit dem Altsystem übereinstimmen. Verwenden Sie ein Eröffnungssaldenkonto als Gegenkonto, damit das Erlös- und das Aufwandskono im GuV-Bereich nicht aktualisiert werden. Bilanz Gewinn- und Verlust-rechnung Nachdem Sie die Geschäftspartnertransaktionen importiert oder eingegeben haben, werden die verknüpften Abstimmkonten für Verkauf und Einkauf gleichzeitig aktualisiert, also sollten diese Kontenwerte mit dem Altsystem übereinstimmen. Falls Unstimmigkeiten auftreten, überprüfen Sie diese. Geben Sie die Korrekturen über manuelle Journalbuchungen in SAP Business One ein. Durch das Importieren von Rechnungen werden das Erlös- und das Aufwandskonto im GuV-Bereich aktualisiert. Diese Konten werden nicht aktualisiert, wenn Sie die Eröffnungssaldentransaktion verwenden.

13 DTW-Vorlagen für Geschäftspartnersalden
Data Transfer Workbench – Offene Aus- und Eingangsrechnungen als Servicerechnungen importieren Vorlagen > Verkauf > Ausgangsrechnung OINV – Documents INV1 – Document_Lines Vorlagen > Einkauf > Eingangsrechnung OPCH – Documents PCH1 – Document_Lines Typ „Service“ Manuelle Beleg-nummerierung Wenn Sie die Rechnungen mit der DTW importieren möchten, benötigen Sie die DTW-Vorlagen im Verkaufs- bzw. Einkaufsordner: OINV – Documents INV1 – Document_Lines OPCH – Documents PCH1 – Document_Lines Falls gewünscht, können Sie die Originalbelegnummer aus dem Altsystem importieren, indem Sie die manuelle Belegnummerierung verwenden.

14 Eröffnungssaldentransaktion
Administration → Systeminitialisierung → Eröffnungssalden → Eröffnungssaldo Geschäftspartner Wenn das Kennzeichen Habensaldo mit negativem Vorzeichen anzeigen gesetzt ist, geben Sie ein Minuszeichen für Habensalden ein. Wenn Sie die Eröffnungssaldentransaktion in SAP Business One verwenden möchten, wählen Sie Administration → Systeminitialisierung → Eröffnungssalden → Eröffnungssaldo Geschäftspartner. Im Eröffnungssaldenfenster sollten Sie ein Eröffnungssaldenkonto als Gegenkonto für die Journalbuchung auswählen. Dadurch wird verhindert, dass auf das Erlös- oder Aufwandskonto gebucht wird. Zur Unterstützung der Fälligkeitsfunktion im neuen System sollten Sie das Fälligkeitsdatum für den Saldo angeben. Dafür kann es notwendig sein, mehrere Salden für einen Geschäftspartner mit jeweils anderen Fälligkeitsdaten einzugeben. Sie können die Eröffnungssaldentransaktion auch verwenden, um offene Geschäftspartnersalden außerhalb des Gesamtbetrags der offenen Rechnungen zu erfassen (z.B. Vorauszahlungen). Hinweis: Wenn das Kennzeichen Habensaldo mit negativem Vorzeichen anzeigen gesetzt ist, geben Sie ein Minuszeichen für Habensalden ein.

15 Demo In dieser Demo sehen Sie, wie Geschäftspartnersalden mit der Eröffnungssaldentransaktion in SAP Business One importiert werden.

16 Artikelmengen und -kosten
Bestandszählung Artikelmengen Artikelkosten Physische Menge und Artikelkosten müssen beachtet werden Bei kontinuierlicher Bestandsführung richten sich die Artikelkosten nach der Bewertungsmethode: Standardkosten Gleitender Durchschnitt FIFO Artikelmengen Artikelkosten Artikelmengen und -kosten müssen eingegeben werden, bevor offene Transaktionen, die Bestandstransaktionen auslösen, importiert werden können. Zwei Dinge sind dabei zu beachten: die physisch vorhandene Bestandsmenge für den Artikel und die Artikelkosten. Der Kunde sollte eine Inventur oder Bestandszählung vornehmen, bevor die Artikelmengen übertragen werden. Die Artikelkosten werden für die Berechnung der Bestandsbewertung verwendet, wenn die kontinuierliche Bestandsführung eingesetzt wird: Bei einem gleitenden Durchschnittspreis werden die Artikelkosten für einen Artikel jedes Mal neu berechnet, wenn ein Eingangsbeleg importiert wird. Daher müssen die Artikelkosten genau mit dem Altsystem übereinstimmen. Bei der FIFO-Preisfindung können Sie die Artikelkosten mehrere Male mit unterschiedlichen Mengen und unterschiedlichen Einstandspreisen eingeben, um so die FIFO-Ebenen des Altsystems darzustellen. Bei einem Standardpreis können Sie die Standardpreise in die Artikelstammdaten eintragen. Verwenden Sie den letzten Einkaufspreis des Artikels aus dem Altsystem. Nachdem Sie die Artikelkosten eingegeben haben, sollten Sie den Wert mit dem Altsystem abstimmen. Möglicherweise – insbesondere bei gleitendem Durchschnitt als Bewertungsmethode – müssen Sie manuelle Journalbuchungen anlegen, um Differenzen zu korrigieren.

17 Artikelmengen und -kosten migrieren
Empfohlene Methoden für das Importieren von Artikelmengen und -kosten aus dem Altsystem Alle Methoden unterstützen Chargen- und Seriennummerninformationen Transaktion „Eröffnungssalden für Bestände“ in SAP Business One Menge und Kosten im gleichen Fenster eingeben Data Transfer Workbench (Vorlage Wareneingang ohne Bestellbelege) Menge und Kosten aus Tabellenvorlage importieren Manueller Beleg (mit Beleg Wareneingang ohne Bestellbelege) Einfachste Option bei kleiner Artikelanzahl Für das Importieren von Artikelmengen und -kosten werden die folgenden Methoden empfohlen: Die Transaktion „Eröffnungssalden für Bestände“ in SAP Business One. Mit dieser Transaktion können Sie die Menge und die Artikelkosten für alle Artikel im gleichen Fenster eingeben. Data Transfer Workbench mit der Vorlage für den Bestandswareneingang, OIGN – Documents. Das Importieren eines Wareneingangs mit der DTW wird in einer separaten Lektion behandelt. Wenn die Anzahl der Artikel klein ist, können Sie sie mit einem Wareneingangsbeleg manuell erfassen. Bei allen Methoden können Sie Chargen- oder Seriennummern für die Artikel eingeben. Hinweis: Wenn die kontinuierliche Bestandsführung eingesetzt wird, wird der Wert des Bestandskontos aktualisiert.

18 Eröffnungssaldentransaktion
Lagerverwaltung > Bestandstransaktionen > Anfangsbestand Mit der Transaktion „Anfangsbestand“ können Menge und Stückpreis erfasst werden Als Preisquelle kann bei Bedarf eine Preisliste ausgewählt werden Wenn Sie die Transaktion „Anfangsbestand“ verwenden möchten, geben Sie die Artikelmenge zum Zeitpunkt der Eröffnung sowie den Stückpreis ein. Als Preisquelle können Sie die Artikelkosten oder eine Preisliste auswählen. Auf diese Weise können Sie die Stückpreise einer vordefinierten Preisliste entnehmen. Wenn Sie mit der kontinuierlichen Bestandsführung arbeiten, erstellt die Eröffnungssaldentransaktion eine Journalbuchung. Diese Journalbuchung hat den Herkunftscode „ES“. Die Journalbuchung belastet das bei der Sachkontenfindung festgelegte Bestandskonto und entlastet ein von Ihnen angegebenes Gegenkonto. SAP empfiehlt, ein Eröffnungssalden-Sachkonto anzulegen und als Gegenkonto zu verwenden, damit der Vorgang keine Auswirkungen auf andere Sachkonten hat. Das Gegenkonto kann in jeder Artikelzeile ausgewählt werden. Wenn die kontinuierliche Bestandsführung genutzt wird, achten Sie darauf, die Artikelkosten entsprechend der Bewertungsmethode für den jeweiligen Artikel korrekt einzugeben. Wird die Bewertungsmethode „Gleitender Durchschnitt“ verwendet, sollte eine Preisliste mit dem jeweils letzten gleitenden Durchschnittspreis für die einzelnen Artikel aus dem Altsystem angelegt werden. Wählen Sie in der Eröffnungssaldentransaktion diese Preisliste als Quelle für die Artikelkosten.

19 Eröffnungssaldentransaktion (Forts.)
Lagerverwaltung > Bestandstransaktionen > Anfangsbestand Bei Artikelverwaltung nach Charge oder Seriennummer: Rechtsklick auf Artikelzeile zum Eingeben der Chargen- bzw. Serieninformationen Wenn für den Artikel eingestellt ist, dass er nach Chargen oder Seriennummern verwaltet wird, können Sie mit der rechten Maustaste auf die Artikelzeile klicken und im Kontextmenü die Option für Serie bzw. Charge wählen, um die Seriennummer bzw. Chargeninformation einzugeben.

20 Demo In dieser Demo sehen Sie, wie Artikelmengen und -kosten mit der Eröffnungssaldentransaktion importiert werden.

21 Sachkontensalden Kontoname SOLL HABEN Vermögen: Kasse 5.000 Bestand 500 Forderungen 1.500 Passiva: Darlehen 2.000 Mitarbeiter Verbindlichkeiten 700 Eigenkapital: Eigenkapital 200 Erlöse 5.100 Umsatzkosten Aufwendungen 1.000 Gesamt: Wenn der Produktivstart zu Beginn des Geschäftsjahres stattfindet, werden nur Bilanzkonten übertragen Wenn der Produktivstart im laufenden Geschäftsjahr stattfindet, müssen auch GuV-Salden übertragen werden Periodenabschluss durchführen Die verbleibenden endgültigen Eröffnungssalden für die Sachkonten müssen zuletzt, unmittelbar vor dem Systemwechsel erfasst werden. Wenn der Produktivstart zu Beginn des Geschäftsjahres stattfindet, können Sie die Sachkontensalden aus der Summen- und Saldenliste aus dem Altsystem eingeben. Wenn der Produktivstart im laufenden Geschäftsjahr stattfindet, müssen Sie auch die GuV-Salden übertragen. Falls Sie GuV-Salden übertragen müssen, sollte der Kunde für jede Periode seit Beginn des Geschäftsjahres den GuV-Bericht ausführen. Dadurch können Sie die Salden für jede Periode eingeben. Beim Eingeben von GuV-Salden müssen Sie den Wert des Aufwands- und des Erlöskontos abziehen, wenn Sie Verkaufs- und Einkaufsrechnungen importiert haben. Führen Sie den Periodenabschlussprozess in der laufenden Periode durch, in der der Produktivstart stattfindet, um die GuV-Salden zu übertragen. Um das Dienstprogramm für den Periodenabschluss auszuführen, wählen Sie Administration > Dienstprogramme > Periodenabschluss.

22 Sachkontensalden migrieren
Empfohlene Optionen für das Importieren von Sachkontensalden aus dem Altsystem Salden der Abstimmkonten für Verkauf und Einkauf sowie der Bestandskonten nicht doppelt eingeben! Journalbuchung Mehrere Konten eingeben. Quelle: manuelle Journalbuchung Transaktion „Eröffnungssaldo Sachkonten“ Sachkontenwerte in einem einzigen Fenster eingeben. Quelle: Eröffnungssaldo (OB) SAP empfiehlt die folgenden Optionen zum Importieren der endgültigen Sachkontensalden aus der Summen- und Saldenliste des Altsystems: Manuelle Journalbuchung. Sie können mehrere Konten in einer Journalbuchung eingeben. Als Gegenkonto verwenden Sie das Eröffnungssaldenkonto. Sie sollten Referenzfelder eingeben, um anzugeben, dass es sich bei der Journalbuchung um einen Eröffnungssaldo handelt. Die Transaktion „Eröffnungssaldo Sachkonten“ in SAP Business One. Sie können die Salden aller Sachkonten auf einmal im gleichen Fenster eingeben. Von der Transaktion wird eine Journalbuchung mit dem Herkunftscode OB (Opening Balance) angelegt, damit diese einfach als Eröffnungssaldo nachverfolgt und in Berichte einbezogen werden kann. Achten Sie darauf, keinen Saldo doppelt einzugeben, z.B. die Salden der Abstimmkonten für Verkauf und Einkauf oder den Bestandskontensaldo, wenn die kontinuierliche Bestandsführung verwendet wird.

23 Eröffnungssaldentransaktion
Administration → Systeminitialisierung → Eröffnungssalden → Eröffnungssaldo Sachkonten Für jedes Sachkonto wird eine eigene Journalbuchung angelegt, Buchungsdatum ist jeweils gleich Zum Verteilen von Salden über ein Geschäftsjahr für jede Periode einen Saldo buchen Wenn das Kennzeichen Habensaldo mit negativem Vorzeichen anzeigen gesetzt ist, geben Sie ein Minuszeichen für Habensalden ein. Mit der Eröffnungssaldentransaktion in SAP Business One können Sie die endgültigen Salden für alle Sachkonten im gleichen Fenster eingeben. Als Gegenkonto wählen Sie ein Eröffnungssaldenkonto. Zwar wird für jedes Konto eine eigene Journalbuchung angelegt, das Buchungsdatum ist jedoch immer gleich. Sie müssen daher überlegen, ob Sie die Salden über ein Geschäftsjahr verteilt eingeben möchten. Sie können die Salden beispielsweise auf mehrere Buchungsperioden aufteilen und für jede Periode mit Buchungsdatum am Monatsende buchen. Bei der Eingabe von Eröffnungssalden müssen Sie Habensalden mit einem negativen Vorzeichen eingeben, falls unter Administration → Systeminitialisierung → Firmendetails das Kennzeichen Habensaldo mit negativem Vorzeichen anzeigen gesetzt ist.

24 Demo In dieser Demo sehen Sie, wie die endgültigen Sachkontensalden mit der Eröffnungssaldentransaktion in SAP Business One importiert werden.

25 Banktransaktionen Geld- und Bankkonten vor der Saldeneingabe abstimmen
Nicht abgestimmte Transaktionen separat eingeben Kontoauszug Vollständig abgestimmte Konten Salden mit der Transaktion „Eröffnungssalden“ in SAP Business One eingeben Offene Banktransaktionen (nicht abgestimmt) Mit DTW jede Transaktion als Journalbuchung importieren Abstimmung SAP empfiehlt, ausgeglichene (abgestimmte) und offene (nicht abgestimmte) Geld- und Banktransaktionen zu trennen. Dadurch wird die spätere Abstimmung dieser Konten in SAP Business One erleichtert. Vollständig abgestimmte Transaktionen können Sie mit der Transaktion Eröffnungssaldo Sachkonten eingeben. Alternativ können Sie die Transaktionen mit der Data Transfer Workbench als Journalbuchungen importieren. In beiden Fällen sollte das Gegenkonto das Eröffnungssaldenkonto sein. Offene Transaktionen enthalten unverrechnete Schecks, Überweisungen und andere Transaktionen, die in den Büchern erfasst, aber noch nicht mit dem Kontoauszug abgestimmt wurden. Diese Transaktionen können Sie mit der Data Transfer Workbench als einzelne Journalbuchung oder als eine große Journalbuchung mit mehreren Zeilen importieren. In beiden Fällen erfassen Sie eine Zeile pro offene Transaktion. Dadurch wird die spätere Abstimmung dieser Transaktionen erleichtert. Das Gegenkonto sollte das Eröffnungssaldenkonto sein. Wenn die Kontoauszugsverarbeitung (BSP) implementiert werden soll, kann beim Anlegen des ersten Kontoauszugs für das Bankkonto das Feld Anfangssaldo manuell festgelegt werden. Danach gilt für alle darauffolgenden Kontoauszüge, dass das Feld Anfangssaldo mit dem Endsaldo des vorherigen Kontoauszugs übereinstimmen muss.

26 Abstimmungsberichte Altsystem SAP Business One
Bestandsmengen und -werte Geschäftspartnersalden Sachkontensalden Offene Aufträge Bestandsprüfungsbericht Fälligkeitsberichte Bilanz/Gewinn und Verlust Liste der offenen Belege Ungeachtet der Methode, die Sie für die Migration offener Posten und Salden verwenden, müssen Sie die Konten zwischen SAP Business One und dem Altsystem abstimmen. Drucken Sie alle Abstimmungsberichte von SAP Business One und dem Altsystem aus und bewahren Sie diese auf, um die korrekte Migration zu belegen: Um Bestandsmengen und -werte abzustimmen, führen Sie den Bestandsprüfungsbericht aus.Gleichen Sie die Artikelmengen in SAP Business One mit den Artikelmengen im Altsystem ab. Stellen Sie sicher, dass die Bestandskontosalden in SAP Business One mit den Bestandskontosalden im Altsystem übereinstimmen. Um Geschäftspartnersalden abzustimmen, führen Sie die Berichte Kundenforderungen und Fälligkeit Lieferantenverbindlichkeiten mit einem Buchungsdatumsbereich bis zum Beginn des laufenden Geschäftsjahres aus. Sie müssen sicherstellen, dass die zu SAP Business One migrierten Eröffnungssalden der Geschäftspartner mit dem Altsystem übereinstimmen. Um Sachkontensalden abzustimmen, führen Sie die Bilanz zum ersten Tag des laufenden Geschäftsjahres aus. Sie müssen sicherstellen, dass die zu SAP Business One migrierten Eröffnungssalden der Sachkonten mit dem Altsystem übereinstimmen. Wenn Sie weitere offene Posten migriert haben, z.B. Kundenaufträge und Bestellungen, muss der zu SAP Business One migrierte Gesamtsaldo mit dem Altsystem übereinstimmen. Führen Sie den Bericht Liste Offene Belege in SAP Business One aus und vergleichen Sie die Summe mit dem Gesamtsaldo des entsprechenden Postens im Altsystem.

27 Die wichtigsten Punkte
Die wichtigsten Punkte dieser Lektion: Die Eingabe der Eröffnungssalden hat das Ziel, dass die Finanzberichte des Altsystems und des SAP-Business-One-Systems übereinstimmen. Es gibt mehrere Methoden zum Eingeben von Eröffnungssalden. Prüfen Sie zusammen mit dem Kunden genau, welche Methoden für ihn geeignet sind. SAP empfiehlt, Stammdaten und Transaktionen aus dem Altsystem in einer bestimmten Reihenfolge zu migrieren: Stammdaten Artikelmengen und -kosten Offene Transaktionen Endgültige Eröffnungssalden für Geschäftspartner, Artikel, Sachkonten und Banktransaktionen Während des Systemwechsels wird das Altsystem angehalten und der Bestand wird gezählt. Offene Transaktionen sollten möglichst abgeschlossen werden. Geschäftspartner und Bankkonten sollten vor der Eingabe der Eröffnungssalden abgestimmt werden. Eine strukturierte Methode zum Eingeben von Eröffnungssalden ist im Leitfaden zur Datenmigration beschrieben. Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte aus dieser Lektion aufgeführt: Die Eingabe der Eröffnungssalden hat das Ziel, dass die Bilanzen und die Gewinn- und Verlustrechnungen des Altsystems und des SAP-Business-One-Systems übereinstimmen. Es gibt mehrere Methoden zum Eingeben von Eröffnungssalden. Planen Sie den Prozess sorgfältig zusammen mit dem Kunden. SAP empfiehlt, Stammdaten und Transaktionen aus dem Altsystem in einer bestimmten Reihenfolge zu migrieren: Stammdaten, z.B. der Kontenplan, Geschäftspartner, Artikel und Preislisten Artikelmengen und -kosten auf der Grundlage einer Bestandsaufnahme Offene Transaktionen, z.B. Kundenaufträge und Bestellungen, Aus- und Eingangsrechnungen, Produktionsaufträge, Stücklisten usw. Endgültige Eröffnungssalden für Geschäftspartner, Artikel, Sachkonten und Banktransaktionen Während des Systemwechsels wird das Altsystem angehalten und der Bestand wird gezählt. Im Altsystem sollte der Kunde so viele offene Transaktionen wie möglich abschließen und Geschäftspartnerkonten sollten abgestimmt werden, damit nur offene Rechnungssalden und Vorauszahlungen, die nicht auf einer Rechnung basieren, übertragen werden müssen. Artikelmengen und -kosten müssen eingegeben werden, bevor offene Transaktionen, die Bestandstransaktionen auslösen, importiert werden können. Weitere Informationen zu einer strukturierten Methode zur Eingabe von Eröffnungssalden finden Sie im Leitfaden zur Datenmigration der AIP-Methodik.

28 Vielen Dank! Sie haben die Lektion zu Eröffnungssalden abgeschlossen.
Vielen Dank für Ihr Interesse. Sie haben die Lektion zu Eröffnungssalden abgeschlossen. Vielen Dank für Ihr Interesse.