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16 Kostenrechnung
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Voraussetzungen für diese Lerneinheit
Was Sie sicher beherrschen sollten Grundlagen SAP Finanzbuchhaltung / Profitcenter Grundlagen be.as
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Lern-Ziele Nach Bearbeiten der Lektion können Sie:
Die Integration der Kostenrechnung verstehen Buchungen in die Kostenrechnung übernehmen Einen Betriebsabrechnungsbogen erstellen
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Agenda Stammdaten Ressourcen 1: Allgemein
2: Arbeiten mit der Kostenrechnung / BAB
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Allgemein (Stammdaten und Schnittstelle)
SAP Kontenplan SAP SAP Profitcenter Beas Importtabelle (FIBU Daten) Beas verwaltet zusätzlich zu den Profitcentern und den Konten aus der Finanzbuchhaltung Kostenstellen und Kostenarten. Damit Buchungen aus der Finanzbuchhaltung an die Kostenrechnung übergeben werden können, muss eine Verbindung zwischen den Profitcentern -> Kostenstellen und den Konten -> Kostenarten hergestellt werden. Ist diese Verbindung hergestellt, können die Daten aus der Finanzbuchhaltung übernommen und für die weitere Verarbeitung in der beas Kostenrechnung verwendet werden. Die Übernahme ermöglicht neben der Erstellung eines Betriebsabrechnungsbogens vor allem eine Simulation beispielweise für eine Vorausschau. Beas Kostenstellen - Zuordnung zu SAP Profitcenter (1:1) Zuweisung SAP Konto - Beas Kostenart über eine Zuordnungstabelle (1:n) Beas Kostenstellengruppen Umlageschlüssel Verteilungsschlüssel Kostenartengruppen
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Allgemein (Kostenartenbuchungen / Kostenstellenbuchungen)
über Profitcenter Journalbuchung über Kostenart SAP Kostenstellen- buchung Kostenart Kostenarten- buchung Vorkostenstelle / Sammelkostenstelle Beas Verteilungsschlüssel Umlageschlüssel Beas kann Buchungen auf zweierlei Wegen in die Kostenrechnung übernehmen: Kostenstellenbuchungen Über die Kostenstellenbuchungen, werden einzelne Buchungen direkt einer Vor- oder eine Endkostenstelle zugeordnet. In diesem Fall erfolgt die Zuordnung vom SAP Profitcenter zur beas Kostenstelle. Kostenartenbuchungen Bei Kostenartenbuchungen muss bei der Buchung kein Profitcenter angegeben werden. Sofern in beas die Kostenart angelegt ist, erfolgt die Zuordnung über die beas Kostenart und den dort hinterlegten Kostenstellen. Vorkostenstelle / Sammelkostenstelle 1 Vorkostenstelle / Sammelkostenstelle 2 Endkostenstelle 1 Endkostenstelle 2 Umlageschlüssel Endkostenstelle 1 Endkostenstelle 2
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Allgemein Kostenverteilung
FIBU (SAP Kontenplan) SAP Zuordnung zu SAP Profitcenter (Produktion, Lager) Verteilt Vorkostenstellen Verteilungsschlüssel V_1000 Verteilung Energie V_2000 Verteilung Miete Kostenstelle 4000 Produktion 5000 Lager Kostenart xxx Kosten xxx Direkt Beas Umlageschlüssel U_1000 Umlage Produktion U_2000 Umlage Lager Unabhängig davon ob Kosten über Kostenartenbuchungen oder Kostenstellenbuchungen gebucht werden, können diese verteilt oder direkt an die Endkostenstellen übergeben werden. Für die Verteilung verwendet beas Verteilungsschlüssel (Verteilung von Kostenarten) und Umlageschlüssel (Verteilung von Vorkostenstellen). Endkostenstellen Kostenstelle 5100 Rohstofflager 5200 Fertigteilelager 4100 Montage 4200 Verpackung Kostenart xxx Kosten xxx
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Agenda Stammdaten Ressourcen 1: Allgemein
2: Arbeiten mit der Kostenrechnung / BAB
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Arbeiten mit der Kostenrechnung / BAB (Kostenstellen / Kostenarten)
SAP Profitcenter = Beas Kostenstellen Konstruktion 3000 Fertigung 4000 Lager 5000 Montage 4100 Rohstofflager 5100 Verpackung 4200 Fertigteilelager 5200 Basis für die Kostenrechnung ist eine definierte Kostenstellenstruktur und die Information welche Kosten (Kostenarten) in die Kostenrechnung bzw. den Betriebsabrechnungsbogen einfließen sollen. SAP Konten = Beas Kostenarten 4240 Energiekosten 4500 Fahrzeugkosten 4210 Mietkosten
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Arbeiten mit der Kostenrechnung / BAB (Anlage Abrechnungsbereich)
Anlage Stammdaten (Reihenfolge) 1. Anlage Abrechnungsbereich 2. Anlage Kostenstellen 3. Anlage Kostenarten Da zwischen den Stammdaten Abhängigkeiten bestehen, empfiehlt sich für die Anlage diese Reihenfolge zu verwenden. 4. Anlage Verteilungs- und Umlageschlüssel 5. Zuweisung der Kostenarten zu den Konten der Finanzbuchhaltung
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Arbeiten mit der Kostenrechnung / BAB (Anlage Abrechnungsbereich)
Der Abrechnungsbereich definiert einen bestimmten Zeitraum (Monat, Quartal, Jahr) für den die Kostenrechnung bzw. ein Betriebsabrechnungsbogen erstellt werden soll. Wir empfehlen einen jährlichen Abrechnungsbereich analog zum Geschäftsjahr. Bei der Neuanlage ist eine eindeutige Kennung, eine Bezeichnung und der Beginn des Geschäftsjahres anzugeben. Sind mehrere Abrechnungsbereiche vorhanden, kann über den Button „Wechsel“ der gewünschte aktiviert (rot markiert) werden. Der Abrechnungsbereich ist die oberste Ebene und beinhaltet eigene Stammdaten (Kostenstellen, Kostenarten, Umlage- und Verteilungsschlüssel). Wird ein neuer Abrechnungsbereich angelegt, der die gleichen oder ähnliche Stammdaten beinhaltet, empfiehlt es sich den Abrechnungsbereich des Vorjahres oder Zeitraums zu kopieren, die Buchungsdaten zu löschen und ggf. die Stammdaten an die neue Situation anzupassen.
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Arbeiten mit der Kostenrechnung / BAB (Anlage Kostenstellen)
Basis für die Anlage von Kostenstellen sind bereits angelegte Profitcenter. Für die Anlage wird ein Profitcenter ausgewählt und eine Beschreibung erfasst. Jeder Profitcenter kann nur für eine neue Kostenstelle ausgewählt werden (1:1 Beziehung). Sofern Umlage- oder Verteilungsschlüssel angelegt sind, können diese bei der Kostenstelle hinterlegt werden. Alle weiteren Feldbeschreibungen können der beas Hilfe entnommen werden.
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Arbeiten mit der Kostenrechnung / BAB (Anlage Kostenarten)
Für die Anlage der Kostenarten empfiehlt es sich als eindeutige Kennung die SAP Kontonummer zu verwenden. Neben der Eingabe einer Bezeichnung wird festgelegt, ob diese Kostenart direkt oder verteilt gebucht wird. Wird „verteilt“ gewählt, muss ein Verteilungsschlüssel ausgewählt werden. Alle weiteren Feldbeschreibungen können der beas Hilfe entnommen werden. Reiter Kostenart -> Kostenstelle Hier wird definiert, welche Kostenstelle mit dieser Kostenart (getrennt nach Fix und Variabel) bebucht werden kann.
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Arbeiten mit der Kostenrechnung / BAB (Anlage Verteilungs- und Umlageschlüssel)
Da die Funktion zur Anlage von Verteilungs- und Umlageschlüssel die gleiche ist, empfiehlt es sich, eine Kennung zu verwenden über die ersichtlich ist ob es sich um einen Verteilungsschlüssel oder einen Umlageschlüssel handelt. Alle weiteren Feldbeschreibungen können der beas Hilfe entnommen werden. Reiter Zeitraum -> Kostenstellen Hier werden alle Kostenstellen mit jeweiligem Anteil angegeben auf die die Kosten verteilt werden sollen.
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Arbeiten mit der Kostenrechnung / BAB (Zuordnung Konten zu Kostenarten)
Über diese Zuordnungstabelle werden einzelnen Konten aus dem Kontenrahmen Kostenarten zugewiesen.
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Arbeiten mit der Kostenrechnung / BAB (Eingangsrechnung erfassen)
Die Erfassung von Buchungen oder Belegen erfolgt auf die herkömmliche Art und Weise. Entweder wird der Beleg über die Zuweisung einer direkten Kostenstelle oder über das gewählte Konto der Kostenrechnung zugeordnet.
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Arbeiten mit der Kostenrechnung / BAB (Import der FIBU Daten)
Über den FIBU-Import werden alle Buchungen die entweder über die Kostenstelle oder die Kostenart zugeordnet werden können, übernommen. Buchungen die nicht zugewiesen werden können, werden über das „Protokoll Datenimport“ angezeigt. Alle Daten die in der Tabelle „Fibudaten“ enthalten sind werden von der Kostenrechnung berücksichtigt und über den Betriebsabrechnungsbogen ausgegeben.
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Arbeiten mit der Kostenrechnung / BAB (Betriebsabrechnungsbogen)
Mit Hilfe der Funktion „BAB-berechnen“ erfolgt auf Basis der importierten Kosten und unter Berücksichtigung der Verteilungs- und Umlageschlüssel die Kostenverteilung und die Ausgabe des Betriebsabrechnungsbogens.
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Arbeiten mit der Kostenrechnung / BAB erweiterte Ergebnisrechnung
Definition eigener Strukturen – Anzeige der Resultate im Report oder Export nach Excel BAB-Menu -> Stammdaten -> Strukturen für Ergebnisrechnungen Definition einer Struktur für den Report einer Ergebnisrechnung: beliebig viele solcher Strukturen können angelegt werden.
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Arbeiten mit der Kostenrechnung / BAB erweiterte Ergebnisrechnung
Anlage der Zeilen für die Struktur: Position: Reihenfolge im Report Art: Auswahl des gewünschten Art (z. Zt. nur Kostenträger) für die Ausgabe im Report Typ: Budget: Ausgabe des definierten Budgets für des vorgegebenen Kostenträger. Aktuell: Aktuell ermittelter Wert für den vorgegebenen Kostenträger Objekt: Auswahl für Ausgabe im Report (Dropdownliste – Rechtsklick) Verfügbare Objekte: Kategorie (Block-/Bereichsüberschrift) Kostenart; Kostenstelle; Kostenarten-Gruppe; Kostenstellen-Gruppe Summe; Summe % Selektion: für „Kostenart“, „Kostenstelle“, „Kostenarten-Gruppe“ und „Kostenstellen-Gruppe“: Auswahl via Dropdownliste für das entsprechende Objekt für „Summe“: Zu summierende Positionsnummern komma-getrennt eingeben für „Summe %“: 2 Positionsnummern, komma-getrennt eintragen, die prozentualen Bezug erhalten sollen. Bsp.: Pos 10 ist %-Anteil von Pos 20 -> Eingabe: 10,20 Bezeichnung für Ausgabe: Bezeichnung der Zeile, wird in der Ergebnisrechnung verwendet. Sonder-Schaltflächen: Neu positionieren: Neunummerierung in 10-er Schritten (auch für Summenobjekte). Refresh: Liest Daten neu ein Über Menu BAB -> Listen BAB -> Ergebnisrechnung wird Fenster mit Ergebnissen der Struktur-Definition geöffnet.
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Arbeiten mit der Kostenrechnung / BAB erweiterte Ergebnisrechnung
Anzeige des Ergebnisses
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Zusammenfassung Jetzt können Sie:
Die Integration der Kostenrechnung verstehen Buchungen in die Kostenrechnung übernehmen Einen Betriebsabrechnungsbogen erstellen
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