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Lektion 6: Initialisieren der Finanzbuchhaltung Inhalt: Steuersystem Währungen Kontinuierliche Bestandsführung/nicht-kontinuierliche Bestandsführung.

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1 Lektion 6: Initialisieren der Finanzbuchhaltung Inhalt: Steuersystem Währungen Kontinuierliche Bestandsführung/nicht-kontinuierliche Bestandsführung

2 Initialisieren der Finanzbuchhaltung: Lernziele der Lektion Nach Abschluss dieser Lektion können Sie: Definitionen im Implementierungsprozess einrichten die Auswirkungen der einzelnen Definitionen auf den Finanzbuchhaltungsprozess erläutern Beispiele für einige der Prozesse in SAP Business One nennen Die entsprechenden Entscheidungen zu diesen Definitionen müssen Sie zusammen mit dem Kundenberater treffen.

3 Initialisieren der Finanzbuchhaltung: Übersichtsdiagramm Initialisieren der Finanzbuchhaltung Thema 1: Steuersystem Thema 2: Währungen Thema 3: Kontinuierliche Bestandsführung/nicht-kontinuierliche Bestandsführung

4 Initialisieren der Finanzbuchhaltung: Unternehmensszenario Sie implementieren SAP Business One bei Ihrem Neukunden OEC Computer. Ihr Hauptansprechpartner ist die Buchhalterin Frau Schmidt. Gemeinsam mit ihr werden Sie die folgenden unternehmensübergreifenden Definitionen einrichten: Steuersystem Währungen Kontinuierliche Bestandsführung/nicht-kontinuierliche Bestandsführung Der erste Schritt der Definition ist die Initialisierung des Unternehmens. Anschließend definieren Sie die Geschäftspartner-Stammdatensätze und die Artikel. Diese Definitionen spiegeln sich an folgenden Stellen wider: Belege und Transaktionen aus Verkauf, Einkauf und Bestandsverwaltung automatische, durch Belegbuchungen angelegte Journalbuchungen Unternehmensberichte Diese Definitionen besprechen Sie mit Frau Schmidt, um herauszufinden, wie sie bei OEC Computer implementiert werden sollen.

5 Steuersystem Initialisieren der Finanzbuchhaltung Thema 1: Steuersystem Thema 2: Währungen Thema 3: Kontinuierliche Bestandsführung/nicht-kontinuierliche Bestandsführung

6 Steuersystem: Themenziel Nach Abschluss dieses Themas können Sie: das Steuersystem entsprechend Ihrer Lokalisierung definieren die Auswirkungen des in Ihrem Unternehmen definierten Steuersystems auf den Finanzbuchhaltungsprozess erläutern Beispiele für einige der steuerrelevanten Themen in SAP Business One nennen

7 Steuersystem: Unternehmensszenario Sie besprechen die Steuerdefinition mit der Buchhalterin Frau Schmidt: Sie erklären Frau Schmidt, dass sie einige Anfangseinstellungen vornehmen muss, um Ausgangs- und Eingangsrechnungen zu erfassen. Sie ist darüber erfreut, dass beim Anlegen einer neuen Datenbank in SAP Business One eine Gruppe eingehender und ausgehender Steuerkennzeichen automatisch für die ausgewählte britische Lokalisierung definiert wurde.

8 Steuerprozess – Europa Definition - Steuerkennzeichen Steuerkennzeichen Geschäftspartner-Stammdaten Steuer Pflichtig/Befreit/EU Artikelstammdaten - Steuerkennzeichen: Verkauf/Einkauf Eingangs-/Ausgangsrechnung - Steuerkennzeichen: in der Belegzeile Automatische Journalbuchung - USt.-Zeile Steuerbericht - Ausgangs- Vorsteuerkennzeichen

9 Umsatzsteuerprozess - USA Definition - Steuerkennzeichen Verwaltungs- bezirk 2 % Bundesland/ Region 6 % Ort 1 % Steuergerichtsbarkeiten : USt.-Kennzeichen 9 % Geschäftspartner-Stammdaten Steuer Pflichtig/Befreit USt.-Kennzeichen: Kunde - Lieferadresse Lieferant - Für das Lager definierte Steuerkennzeichen, an dem die Ware eingehen soll Eingangs-/Ausgangsrechnung - USt.-Kennzeichen: in der Belegzeile Automatische Journalbuchung: Zeile für jede Gerichtsbarkeit Steuergerichtsbarkeitsbericht - Nach Steuerkennzeichen oder Gerichtsbarkeitscode. Artikelstammdaten - Steuerpflichtig: Ja / Nein

10 Steuersystem: Frage Wie wurde dieses Thema bei den Implementierungsprojekten behandelt, an denen Sie beteiligt waren?

11 Währungen Initialisieren der Finanzbuchhaltung Thema 1: Steuersystem Thema 2: Währungen Thema 3: Kontinuierliche Bestandsführung/nicht-kontinuierliche Bestandsführung

12 Währungen: Themenziel Nach Abschluss dieses Themas können Sie: Währungsdefinitionen im Implementierungsprozess einrichten die Auswirkungen der in Ihrem Unternehmen definierten Währungen auf den Finanzbuchhaltungsprozess erläutern Beispiele für einige der währungsrelevanten Themen in SAP Business One nennen

13 Währungen: Unternehmensszenario Sie besprechen die Währungsdefinition mit Frau Schmidt: Sie erzählt Ihnen, dass sich die Firmensitze ihrer Kunden größtenteils in Großbritannien befinden. Sie arbeiten jedoch mit einer kleinen Anzahl Kunden und Lieferanten, die in den USA ansässig sind. Sie erklären Frau Schmidt die Arbeitsmethoden für Währungen in SAP Business One.

14 Währungen: Vertiefungsfrage OEC Computer weist einen Teil seiner Artikel für britische Kunden in US- Dollar aus. In welcher Währung wird der Gesamtbetrag der Ausgangsrechnung angegeben? In welcher Währung wird die Ausgangsrechnung eine automatische Buchung anlegen?

15 Unternehmensebene - Haus- und Systemwährungen SAP BW mySAP Business Suite Währung: USD SAP Business One Hauswährung: EUR Systemwährung: USD SAP Business One Hauswährung: USD Systemwährung: USD SAP Business One Hauswährung: JPY Systemwährung: USD Microsoft Excel

16 Kontowährungen Währungen für das Erfassen von Journalbuchungen Währungen des Kontensaldos Kontowährung = Hauswährung Hauswährung Systemwährung Kontowährung = Festgelegte Fremdwährung Hauswährung Festgelegte Fremdwährung Hauswährung Systemwährung Festgelegte Fremdwährung Kontowährung = Alle Währungen Hauswährung Beliebige Fremdwährung Hauswährung Systemwährung

17 Währungen definieren - Übersicht Unternehmens- ebene Hauswährung und Systemwährung. Kontowährung Optionen - Hauswährung, festgelegte Fremdwährung, Alle Währungen Geschäftspartner-Stammdatensatz - Hauswährung ist die Standardwährung für alle Geschäftspartner-Stammdatensätze. Sachkonto - Sie können eine Standardwährung für neue Sachkonten definieren. Es ist zu jedem Zeitpunkt möglich, die Kontowährung in Alle Währungen zu ändern, dieser Schritt lässt sich jedoch nach einem Update nicht mehr rückgängig machen. Fenster Währungen - Definition Geben Sie für die Währung einen Code ein, der aus bis zu drei Zeichen besteht, z. B. USD, EUR. Diesen verwenden Sie für Preisfindungsfelder, Belegbeträge und Journalbuchungen. Preisliste Sie können einen Stückpreis in einer beliebigen Fremdwährung eingeben, die im Fenster Währungen - Definition definiert ist. SAP Business One rechnet den Gesamtwert der Zeile und den Gesamtwert des Beleges in die GP-/Haus- /Systemwährung um. Fenster Wechselkurse und Indizes In diesem Fenster können Sie manuell oder automatisch Wechselkurse für die Fremdwährungen festlegen, die Sie im Fenster Währungen - Definition definiert haben.

18 Wertberechnung bei Belegen: Unternehmensszenario Eingangsrechnung Währung des Geschäftspartners = Fremdwährung (USD) Stückpreis in Fremdwährung (USD) Stückpreis in Hauswährung Buchungsdatum: xx/yy/zzzz Wechselkurs Gesamtwert der Zeile Gesamtwert des Belegs Gesamtwert der Zeile GP- Währung USD Zeilenkurs

19 Zeilenwechselkurs für Preise: Folgebelegassistent Belegerstellungsassistent Wechselkurs Zeile für Preise Zeilenwechselkurs aus Basisbeleg verwenden Beleg- und Zeilenwechselkurs aus Basisbeleg verwenden Aktuellen Wechselkurs aus Tabelle Wechselkurs verwenden Alle Daten ziehen (Fracht und QSt.) Konfigurieren AusgangsrechnungEingangsrechnungWareneingangLieferung

20 Wechselkursdifferenzen buchen Ausländischer Lieferant Ausgangszahlungen 20 (HW) Wechselkursdifferenzen 40 (HW) 20 (HW) 40 (HW) Satz: 0.5 Kurs: (FW) HW: Hauswährung FW: Fremdwährung Rechnung in Fremd- währung Zahlung

21 Wechselkursdifferenzen, Umrechnungsdifferenzen bei Periodenabschluss Konto in Fremdwährung 10 (HW) Wechselkurs- differenzen 10 (HW) 200 (HW) 100 (FW) 190 (HW) 100 (FW) bewerteter Saldo Bewertung oder Vorschläge aus Differenzbuchungen Vorschlag ablehnen Vorschlag annehmen und buchen HW: Hauswährung FW: Fremdwährung Unbewerteter Saldo

22 Übung - Währungen

23 Kontinuierliche Bestandsführung/nicht- kontinuierliche Bestandsführung Initialisieren der Finanzbuchhaltung Thema 1: Steuersystem Thema 2: Währungen Thema 3: Kontinuierliche Bestandsführung/nicht-kontinuierliche Bestandsführung

24 Kontinuierliche Bestandsführung/nicht- kontinuierliche Bestandsführung: Themenziel Nach Abschluss dieses Themas können Sie: die Kontinuierliche/nicht-kontinuierliche Bestandsführung im Implementierungsprozess definieren die Auswirkungen des in Ihrem Unternehmen definierten Lagerverwaltungssystems auf den Finanzbuchhaltungsprozess erläutern Beispiele für kontinuierliche/nicht-kontinuierliche Bestandsführung in SAP Business One nennen

25 Lagerverwaltungssystem: Unternehmensszenario Sie besprechen die Definition des Lagerverwaltungssystems mit Frau Schmidt: Frau Schmidt sagt, dass die Bestandsbewertung größtenteils anhand des gleitenden Durchschnitts berechnet wird. Sie fragt, wie sie das System am besten definieren soll, damit alle Artikel mithilfe des gleitenden Durchschnitts verarbeitet und die Werte automatisch berechnet werden. Frau Schmidt sagt, sie möchte die manuellen Korrekturen bei der Bestandsbewertung auf ein Minimum reduzieren. Sie richten eine kontinuierliche Bestandsführung ein.

26 Kontinuierliche Bestandsführung/nicht- kontinuierliche Bestandsführung: Vertiefungsfrage Wie unterscheiden sich kontinuierliche und nicht-kontinuierliche Bestandsführung? Was wird in Ihrer Lokalisierung üblicherweise verwendet? Wie wird der gleitende Durchschnitt berechnet?

27 Kontinuierliche Bestandsführung oder nicht-kontinuierliche Bestandsführung Steuern Sie die Bestandsbewertung über die Einstellungen, die den örtlichen gesetzlichen Vorgaben entsprechen: Definieren Sie eine kontinuierliche Bestandsführung, die den Bestandswert automatisch steuert und sich entsprechend auf das Finanzsystem auswirkt. Alternative: Verwenden Sie eine nicht-kontinuierliche Bestandsführung, bei der Verkaufs-, Einkaufs-, Bestands- und Produktionstransaktionen Bestandstransaktionen anlegen und sich auf die Bestandsebenen auswirken, aber keine bestandsrelevanten Finanzbuchungen direkt im Hauptbuch generieren.

28 Kontinuierliche Bestandsführung - Beispiel für den Geldwert von Bestandsbuchungen Bestandskontensaldo Lager- artikel Lieferung Bestandstransaktionen Wareneingang

29 Kontinuierliche Bestandsführung - Kontenfindung Sachkonten Sachkonten festlegen nach Lager Sachkonten festlegen nach Artikelgruppe Sachkonten festlegen nach Artikelebene #LagercodeLagernameKontenarten 101Allgemeines Lager 202Streckengeschäft 303Konsignation Konten aus der Lagerdefinition #LagercodeLagernameKontenarten 101Allgemeines Lager 202Streckengeschäft 303Konsignation Konten aus der Artikelgruppendefinition #LagercodeLagernameKontenarten 101Allgemeines Lager 202Streckengeschäft 303Konsignation Konten manuell eingegeben

30 Kontinuierliche Bestandsführung - Bewertungsmethoden Gleitender Durchschnittspreis First In First Out (FIFO) Standardpreis In SAP Business One stehen Ihnen die folgenden drei Bewertungsmethoden zur Berechnung des Bestandswertes zur Verfügung : Gleitender Durchschnitt - Berechnet die Durchschnittskosten für den Artikel in jeder Verkaufs-, Einkaufs-, Bestands- und Produktionstransaktion. FIFIO - Berechnet den Bestandswert anhand der FIFO-Methode (First In First Out"). Dabei werden unabhängig vom tatsächlichen Warenfluss die zuerst eingekauften (bzw. produzierten) Waren zuerst verkauft. Standard - Berechnet den Bestandswert anhand eines Festpreises, der für alle Transaktionen verwendet wird.

31 FIFO - Beispiel Die Artikelkosten werden berechnet als die Kosten der ältesten vorrätigen Einheit. Die Artikelkosten werden für jeden Artikel in Elementen verwaltet. Einkauf 5 Einheiten zum Stückpreis von 100 einkaufen Bestandswert = 500 Einkauf 5 Einheiten zum Stückpreis von 200 einkaufen Bestandswert = 1500 Verkauf 7 Einheiten zum Verkaufspreis von 300 verkaufen Selbstkosten Gesamt = 900 (5 x x 200) Neuer Bestandswert 600

32 Standardkosten - Beispiel Die Stückkosten werden manuell beim Definieren des Artikels ermittelt. Abweichungen aufgrund unterschiedlicher Einkaufspreisen werden auf einem Abweichungskonto erfasst, ohne dass die Stückkosten beeinflusst werden. Einkauf Stückkosten manuell festlegen als Einheiten zum Stückpreis von 100 einkaufen Bestandswert = 500 Einkauf 5 Einheiten zum Stückpreis von 200 einkaufen Aktuelle Stückkosten = 100 Neuer Bestandswert = 1000 (Abweichung = 500) Verkauf 7 Einheiten zum Verkaufspreis von 300 verkaufen Aktuelle Stückkosten = 100 Selbstkosten Gesamt = 700 Neuer Bestandswert 300

33 Gleitender Durchschnitt - Beispiel Zur Berechnung des gleitenden Durchschnitts wird der gesamte Bestandswert durch die gesamte verfügbare Bestandsmenge dividiert. Einkauf 5 Einheiten zum Stückpreis von 100 einkaufen Stückkosten = 100 Bestandswert = 500 Einkauf 5 Einheiten zum Stückpreis von 200 einkaufen Aktuelle Stückkosten = 150 Neuer Bestandswert = 1500 Verkauf 7 Einheiten zum Verkaufspreis von 300 verkaufen Aktuelle Stückkosten = 150 Selbstkosten Gesamt = 1050 Neuer Bestandswert 450

34 Kontinuierliche Bestandsführung - Definitionen und Aktualisierungen: Die kontinuierliche Bestandsführung sollten Sie während der Basisinitialisierung festlegen, bevor Sie Transaktionen buchen. Wenn Sie diese auswählen spiegelt sich jede Bestandsartikeltransaktion auch in den bestandsrelevanten Sachkonten wider. Bei Verwendung der kontinuierlichen Bestandsführung können Sie in SAP Business One: die Standardbewertungsmethode für neu hinzugefügte Artikelgruppen festlegen eine Standardbewertungsmethode pro Artikelgruppe festlegen die Standardsachkontenmethode für neue Artikel festlegen drei Bewertungsmethoden im gleichen Unternehmen verwalten eine bestimmte Bewertungs- bzw. eine Sachkontenmethode für jeden einzelnen Artikel auswählen die Bewertungsmethode Ihrer Artikel global aktualisieren die berechneten Artikelkosten ggf. für jeden Artikel aktualisieren

35 Mit diesem Bericht können Sie die Buchhaltungs- (Bestandssaldenkonto) und die Logistikansicht (der im Prüfungsbericht angezeigte Bestandswert) miteinander vergleichen. Der Bericht liefert Erklärungen für veränderte Werte in den Bestandskonten. In diesem Bericht werden die Artikelkosten nicht neu berechnet, sondern es werden lediglich die Informationen aus der Datenbank angezeigt. Darüber hinaus werden nur bestandsrelevante Transaktionen aufgeführt. Transaktionen für nicht lagerhaltige Artikeln oder Lagertransaktionen für Streckengeschäfte werden nicht berücksichtigt. Bestandsprüfungsbericht Bestandsprüfungsberichte generieren: Der Bestandsprüfungsbericht erstellt ein Protokoll zu den gebuchten Bestandstransaktionen im Kontenplan.

36 Wertberechnung - Bestandsprozess Wiederholung aus Lektion 1: Standardfinanzprozesse Einkaufspreisliste = 100 Wiederverkäuferpreisliste = 110 Einzelhandelspreisliste = * 10 = 1000 Bestellung Wareneingang SollHaben Selbstkostenkto360 Bestandskto360 Artikelkosten Berechneter Wert = 90 Eingangsrechnung Stückpreis * Menge = Gesamtwert Angebot Kundenauftrag Lieferung Ausgangsrechnung Artikelkosten * Menge = Gesamtwert 90 * 4 = 360 SollHaben Verrechnungs kto 1000 Bestandskto1000

37 Übung - Kontinuierliche Bestandsführung

38 Nicht-kontinuierliche Bestandsführung Bei SAP Business One spielt der Bestandsbewertungsbericht für die nicht-kontinuierliche Bestandsführung eine zentrale Rolle. Um zu einem beliebigen Zeitpunkt den Bestandswert zu berechnen, müssen Sie den Bestandsbewertungsbericht ausführen. Mit diesem erhalten Sie eine aktuelle Bewertung des vorhandenen Bestands und können What-If- Szenarios anlegen. Die nicht-kontinuierliche Bestandsführung ist ein Lagerverwaltungssystem, bei dem die Bestandskosten nicht kontinuierlich verwaltet werden: Bei der nicht-kontinuierlichen Bestandsführung geben Verkaufs-, Einkaufs-, Bestands- und Produktionstransaktionen zwar die Bestandshöhen wieder, generieren aber keine direkten, bestandsrelevanten Finanzbuchungen im Hauptbuch. Der Bestandswert eines Unternehmens wird daher nicht bei jeder Bestandsfreigabe und jedem Bestandszugang neu bewertet. Stattdessen wird der Bestandskontensaldo einmal pro Buchungsperiode oder nach einer Inventur durch eine manuelle Journalbuchung aktualisiert.

39 Initialisieren der Finanzbuchhaltung: Zusammenfassung der Lektion Wichtige Begriffe: Steuersystem: Steuerprozess - Europa Steuerkennzeichen Steuerprozess - USA Steuerkennzeichen, Gerichtsbarkeiten Währungen: Unternehmensebene: – Hauswährung – Systemwährung GP- und Sachkontowährung: – Hauswährung – Festgelegte Fremdwährung – Alle Währungen Kontinuierliche Bestandsführung/nicht-kontinuierliche Bestandsführung: Bestandsbuchungen Finanztransaktionen Die drei Bewertungsmethoden zur Berechnung des Bestandswertes: – Gleitender Durchschnitt – Standard – FIFO


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