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Www.che.de 1 Zielvereinbarungen in der Praxis. www.che.de 2 Erster Teil: Der Zusammenhang der Instrumente, Überleitung zu ZV Reformen in den Bereichen.

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1 1 Zielvereinbarungen in der Praxis

2 2 Erster Teil: Der Zusammenhang der Instrumente, Überleitung zu ZV Reformen in den Bereichen Organisation, Budgetierung und Zielvereinbarungen sind komplementär; hier ein innovatives Beispiel!

3 3 Universität Amsterdam: Budgetierung und Matrixstruktur Grundlage Organisationsstruktur: Etablierung eines internen Arbeitsmarkts faculty dean research and education institutes Arbeitsnachfrage Arbeits- angebot basic units

4 4 Aufgaben und Merkmale der Einheiten Institute basic units Dekane Bereitstellung Produkte in Lehre u. Forschung tragen alle Kosten eines Ausbildungs-/ Forschungsvorhabens Instituten steht ein Manager vor Budgets bindend, Dekan kann nur mit Genehmigung university board umverteilen fachlich zusammengesetzt gesamtes Personal einer basic unit zugeordnet Aufgabe Personalentwicklung Gesamtverantwortung für Fakultät Überwachung Funktionieren des Marktes (Einhaltung Regeln, Gleichgewicht) aktiver Eingriff bei Marktversagen verhindern Finanzdefizite von basic units

5 5 Finanzbeziehungen Hochschulleitung education institute education institute research institute research institute basic unit basic unit basic unit basic unit basic unit basic unit basic unit basic unit Mittelverteilung per einfacher Formel Mittelverteilung per Zielverein- barung Kontrakte, Transfer- preise Finanzierung aller Leistungsangebote in Lehre u. Forschung Erwirtschaftung Per- sonalkosten (inkl. Ver- waltungskosten, PE)

6 6 Effekte Flexibilität, Interdisziplinarität starker Anreiz für basic unit, human resource management zu betreiben keine Starrheit Lehrdeputate, Herausbildung von Stärken des Personals, effizienter Personaleinsatz starker interner Wettbewerb

7 7 Zweiter Teil: Grundlagen- und Methodenwissen zu Zielvereinbarungen Zielvereinbarungen (externe wie interne) müssen bestimmte Grundanforderungen erfüllen. Sie eignen sich zu sehr unterschiedlichen Zwecken. Es gibt Werkzeuge zur Gestaltung von Zielvereinbarungen.

8 8 Merkmale von Zielvereinbarungen n partnerschaftliches Verhältnis: Verhandlung, Dialog als Prozessbestandteil n Gegenstrom-Elemente als Ausdruck der Partnerschaft n wechselseitige Verpflichtungen, Leistung/ Gegenleistung, die miteinander in Beziehung stehen

9 9 Merkmale von Zielvereinbarungen n Zielorientierung, Koppelung mit Strategie/Profil, beide Seiten formulieren Ziele/Strategien n längerfristige strategische Perspektiven ent- halten, mehrjährige Laufzeit n Strukturierung, Transparenz n schriftliche Fixierung, Unterschriften

10 10 Merkmale von Zielvereinbarungen n Verbindlichkeit, Festlegung Verantwortlichkeiten und Zeitrahmen, Controlling n Ergebnisorientierung, Messansätze, Indikatoren n Innovations-/Zukunftsorientierung n Koppelung Ziele mit Finanzen (Grundorientie- rungen: Grundausstattung, Innovationsförderung)

11 11 Folgerung aus den Merkmalen n Vorsicht: mit Zielvereinbarungen nicht das Rad neu erfinden! Zielvereinbarungen sind eine graduelle Weiterentwicklung hochschulinterner Aushandlungsprozesse n Anforderungen/Ideen hinter Zielvereinbarungen ernst nehmen, ansonsten droht Beliebigkeit des Instruments n Checkliste für praktische Beispiele

12 12 Funktionen von ZV (Ziele generieren und durchsetzen) n dezentrale Planung/Profilierung anregen, heterogene Ziele befördern n adäquate, spezifische Erfolgsmaßstäbe festlegen n Aktivitäten in Bezug auf hochschulweite Ziele/Profile anregen und koordinieren (v.a. bei heterogener dezentraler Umsetzung) n Anlass zu Stärken-Schwächen-Analyse/ Zieldiskussion schaffen, zielbezogene Prioritätensetzung statt Aktionismus

13 13 n in Rahmenkontrakten Grundbedingungen zu Rechten und Kompetenzen der Akteure festlegen (i.d.R. mit Zielrichtung Dezentralisierung) n Balance zwischen Steuerung und Autonomie durch Gegenstromansatz gewährleisten, dezentrale Sach-/Problemnähe nutzen n Sicherung Autonomie durch Nachweis der Selbststeuerungsfähigkeit n autonomiegerechte Problemlösung Funktionen von ZV (Autonomie fördern)

14 14 Funktionen von ZV (Handeln/Kultur verändern) n Dialog- und Kooperationskultur fördern n Verbindlichkeit fördern n Denken in Ergebnis- anstatt nur in Input- Kategorien fördern n Partizipation fördern n Handlungs- und Durchsetzungsfähigkeit dezentraler Entscheidungsträger erhöhen

15 15 n Gegenleistung für Grundausstattung, Ausstattung legitimieren (Benennung Beitrag zu Hochschulzielen, Transparenz) n Fortschreibung aufbrechen, finanzielle Flexibilität fördern n Mittel leistungs- und aufgabenbezogen verteilen n Innovationen fördern n komplementäre Funktion zur Formel (Stabilisierung, Abwärtsspiralen stoppen) Funktionen von ZV (im Finanzierungskontext)

16 16 Beispiele für den Zusammenhang Funktion - Gestaltung

17 17 Methoden Herausgreifen einiger Methoden- Aspekte, die kritisch für den Erfolg des Zielvereinbarungseinsatzes sind

18 18 Ziele müssen von beiden Seiten formuliert werden Ausdruck der Partnerschaft/Symmetrie Problem v.a. im Verhältnis Staat-Hochschule Vermeidung hidden agenda zentrale Ziele so formulieren, dass höhere Abstraktionsebene, Flexibilität für dezentrale Ziele Beispiele Ruhr-Universität Bochum, NRW, Hamburg

19 19 Die Partner müssen sich zu Beginn auf Leitlinien/Spielregeln verständigen Klärungsprozess bei der zentralen Einheit Effizienz des Vereinbarungsprozesses durch klare Vorgaben Vertrauensbildung, Transparenz, Vermeidung von Missverständnissen, klare Intentionen Festlegung Initiativrechte im Gegenstromverfahren Beispiel NRW

20 20 Die Texte sollten durch Raster/ Formulare strukturiert werden Standards setzen (z.B. status quo-Analyse, Indikatorbildung, Umgang mit Maßnahmen) Vergleichbarkeit, Auswertbarkeit Vorsicht: formale Restriktion, nicht inhaltliche, Gefahr von Abhak-Listen zentrale Rolle eines schriftlich formulierten Zielvereinbarungsangebots Bsp. ZWE Ruhr-Universität, Niedersachsen

21 21 Was sollte in einer Zielvereinbarung enthalten sein? (durch Formular anlegen) Vorbemerkungen zu Zweck/Ausrichtung Formulierung Ziele, Begründung Zielprioritäten Messansätze/Prüfkriterien für Ziele Stärken-Schwächen-Analyse geplante Maßnahmen Zielwerte, Meilensteine, Controlling

22 22 Was sollte in einer Zielvereinbarung enthalten sein? (durch Formular anlegen) Zeitplanung Leistungen der höheren Ebene (finanziell, andere) Sanktionen/Anreize Berichtspflichten Verantwortlichkeiten ?

23 23 Das Gegenstromverfahren muss fest- gelegt werden (Beispiel TU München) PhaseInhalte Zielformulierung Hochschulleitung Schlussfolgerungen aus Memorandum Internationalisierung, Ankündigung Prozess + Ideen, Kommunikation Ziele Rückkoppelung Dekane Feedback-Möglichkeit, erste Auseinandersetzung mit Prozess Auswertung in Experten-AG Vorbereitung im Auftrag der Hochschulleitung, Auswertung Feedback Zielvereinbarungsangebot der Hochschulleitung formeller/finanzieller Rahmen, Aufforderung, setzen von Eckdaten fakultätsinterner Prozess Stärken-Schwächen-Analyse, Bestimmung Zielbeiträge, Vorhaben

24 24 PhaseInhalte freiwilliges Gegenangebot der Fakultäten formulieren Zielbeiträge/Maßnahmen/Leistungen Abstimmung/Vergleich Angebote Basis für Einzelverhandlungen, in AG und erweiteter Hochschulleitung Einzelverhandlung/Kontraktabschluss Aushandeln wechselseitiger Verpflichtungen, Definition Meilensteine/Messansätze Honorierung Zielverfolgung Anreizsetzung Controlling Berichts-/Diagnosesystem Honorierung Zielerreichung Anreizsetzung Das Gegenstromverfahren muss fest- gelegt werden (Beispiel TU München)

25 25 Beispiel Uni Kaiserslautern (Pilotfachbereiche) fachbereichsöffentliche Anhörung zu Ideen/Anliegen (persönliche Einladung aller FB-Angehörigen) Studierenden-/Mitarbeiterbefragung (Stärken-Schwächen-Analsye), Angebot Teilnahme am Workshop getrennte Workshops Studis/Mitarbeiter/Professoren, extern moderiert (Ziele: Offenheit, Partizipation) Aufbereitung Ergebnisse, Kommunikation auf Informationstag für alle abschließender gemeinsamer Zielfindungs-Workshop Festlegung Projekte, Festhalten in Projektformularen (Inhalt, Verantwortlicher, Zeitraum...) Fachbereichsbeschluss, Kontrakt mit Hochschulleitung

26 26 Die Ziele müssen auf der richtigen Ebene formuliert werden Internationalisierung Steigerung Zahl der ausländischen Studierenden in neuem Studiengang mind. 20% ausländische Studierende aufnehmen Werbemaßnahmen, Kontakte zu Partnerunis...

27 Beispiel zum Umgang mit der Zielhierarchie durch die Fachbereichsleitung Meta-Ziele aggregierte Ergebnisziele spezielle Ergebnisziele Maßnahmen FBL initiiert Strategieworkshop, auf dem Metaziele generiert werden FBL schätzt aus Einzelbeiträgen aggregierten, angestrebten Effekt ab und vereinbart diesen mit HS-Leitung Teileinheiten teilen FBL mit, welche konkreten Ergebnisse sie im Rahmen der Grundstrategien erzielen können Teileinheiten ergreifen autonom und flexibel Maßnahmen, keine direkte Beteiligung FBL (oder: Vereinbarung nach innen auf dezentralen Vorschlag)

28 Beispiel zum Umgang mit der Zielhierarchie durch die Fachbereichsleitung Meta-Ziele aggregierte Ergebnisziele Maßnahmen spezielle Ergebnisziele FBL initiiert Stärken-Schwächen-Analyse, AG im Fachbereich entwickelt daraus grobe Richtungen, die mit HSL vereinbart werden Überprüfung Effekte nach Durchführung der Maßnahmen, Rechtfertigung gg. HSL (ausgeblendet) Diskussion und Festlegung konkreter Maßnahmen + Verantwortlichkeiten in Workshop

29 29 Maßnahmen müssen die richtige Rolle spielen ordnungsgemäße Durchführung ist kein Erfolgsmaßstab lediglich sinnvoll zur Umsetzung/Delegation Verantwortlichkeiten/Verbindlichkeit, z.B. anknüpfend an Evaluation (Ergebnismessung: nächste Evaluation!), auch innerhalb Fachbereich zur Umsetzung ZV FB/HS-Leitung evtl. bei mehrperiodischer Zielvereinbarung kurzfristig relevant (prüfen, ob Meilensteine erreicht werden bei langfristiger Ergebnismessung) anders sieht es aus mit Verfahren/Prozessen: Kernelemente von Vereinbarungen (v.a. Rahmenvereinbarungen)

30 30 Bei der finanziellen Umsetzung müssen Ziel- verfolgung/-erreichung berücksichtigt werden negative/positive Sanktion koppeln an ZielverfolgungZielerreichung Kombination Zielverfolgung/-erreichung Vorfinanzierungseffekt Anreiz zu hohen Zielen, Anstrengung Problem Übertreibung Erfolge belohnt, Misserfolge sanktioniert Anreiz zu realistischen Zielen Problem weiche Ziele, Unter- treibung Leistungsfähigkeit wirksamer Anreiz: anspruchsvolle, aber realistische Ziele gute Interpretation für Begriffspaar belastungs- und leistungs- orientierte Finanzierung

31 31 Die Direktheit der finanziellen Rück- koppelung muss bestimmt werden Indirekte, weiche finanzielle direkte, automatisierte Rückkoppelung finanzielle Rückkoppelung Verhandlungs- position nächste Runde, Reputation Korridor, Mittel- sperren, Warnsystem Indikator, aber mit gelber Karte Indikator- ansatz, automati- siert

32 32 Dritter Teil: fakultätsinterne vs. externe Zielvereinbarungen Zielvereinbarungen sind ein Mehr-Ebenen Problem. Es muss einerseits eine Abstimmung zwischen den Ebenen erfolgen, andererseits sind nach innen und außen z.T. unterschiedliche Methoden nötig.

33 33 Zielvereinbarungen als Mehr-Ebenen- Problem interne Generierung von Zielen, Zielwerte interne Umsetzung der Ziele externe ZV o d e r interne ZV

34 34 vorrangige Funktionen von internen Zielvereinbarungen Umsetzung interne ZV, Projektmanagement Strategiebildungsanstoß Lösung von Trittbrettfahrern, Kommunikations- problemen Partizipation Innovationsförderung

35 35 besondere interne Methodenaspekte evtl. stärker bottom up (Selbstverständnis Dekan?) wenn Umsetzung/Projektmanagement: Maßnahmen orientiert, Checkliste mit Arbeitspaketen, Terminen, Verantwortlichkeiten je nach Größe/Klima Fakultät: evtl. weniger Formalisierung (z.B. Spielregeln)

36 36 zusätzliche Einsatzfelder für Fakultäten/Fachbereiche Verknüpfung Berufszusagen mit verabredeten Zielbeiträgen, zeitlich begrenzt (??? mit Hochschulleitung) horizontaler Einsatz, Kooperationsanreiz (Bsp. TUM Physik/Mathematik Abgabe Stelle vs. dauerhafte Zusage zusätzlicher Lehrexport)


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