Die Präsentation wird geladen. Bitte warten

Die Präsentation wird geladen. Bitte warten

Geschäftsprozesse Debitoren/Mahnwesen Debitoren und Mahnwesen.

Ähnliche Präsentationen


Präsentation zum Thema: "Geschäftsprozesse Debitoren/Mahnwesen Debitoren und Mahnwesen."—  Präsentation transkript:

1 Geschäftsprozesse Debitoren/Mahnwesen Debitoren und Mahnwesen

2 Überblick Bestellwesen, Debitoren-BH, Mahnwesen. Welche Geschäftsprozesse fallen hier an?

3 Lernziele 1 Geschäftsprozesse Auftragsbearbeitung. 2 Kontrollen beim Auftragsbearbeitung. 3 Geschäftsprozesse Debitoren-BH. 4 Kontrollen in der Debitoren-BH.

4 Lernziel 1 Geschäftsprozesse Auftragsbearbeitung

5 Der Bestellwesen-Prozeß umfaßt folgende Aktivitäten: – Anfragen (optional) – Kontaktierung (optional) – Bestellannahme – Versand – Fakturierung

6 Geschäftsprozesse Auftragsbearbeitung Kontakt- Herstellung Kontakt- Herstellung Anfrage Bestell- annahme Bestell- annahme Versand Fakturierung Optionale Schritte

7 Enterprise Resource Planning Ein ERP-System ist ein Informationssystem, welches umfangreiche Geschäftsdaten (u.a. auch) im Zusammenhang mit dem Bestellprozeß verwaltet. Bekanntestes Produkt: SAP R/3 Alternativen: Baan, Navision, Movex (Intentia), Peoplesoft, Oracle Financials, …

8 Kundenstammdaten Kunden-Stammdaten stellen alle die einzelnen Kunden betreffenden Daten dar (Name, Adresse, Kreditkonditionen, …). Diese Daten müssen zunächst angelegt werden, bevor Bestellprozesse angestoßen werden können. Im SAP R/3 sind vier Arten von Stammdaten erforderlich.

9 Kundenstammdaten Es handelt sich um folgende Datensatz- Strukturen: 1 Sold-to-customer records 2 Ship-to-customer records 3 Bill-to-customer records 4 Payee customer records

10 Kundenstammdaten Bei Neuanlage eines sold-to-customer master records, werden die anderen drei master records automatisch (mit identischen Kundendaten) angelegt. Diese Datensätze sollten einzigartig sein. SAP R/3 setzt außerdem voraus, dass ein Kunde als kundenfähig (approved to sales) eingestuft wird, bevor diese Datensätze generiert werden können.

11 Datenfelder Die master records werden durch Dateneingabe angelegt. In R/3 erfolgt die Eingabe durch eine Abfolge von Bildschirmmasken. In jeder Maske werden bestimmte Kundenattribute erfaßt. Welche Erfassungsmasken zur Kundenanlage existieren in R/3?

12 Datenfelder Initial Screen Customer Address Control Data Marketing Payment Transactions Unloading Points

13 Datenfelder Foreign Trade Contact Person Account Management Payment Transactions Correspondence Insurance

14 Datenfelder Sales Shipping Billing Taxes Output Screen Partner Functions

15 Einmalkunden R/3 gestattet auch die Anlage spezieller, einfacher master records für Laufkundschaft. Diese master records enthalten lediglich minimale Informationen, nämlich: Address, Sales, Shipping, Billing, Taxes, and Output Create Customer-Bildschirmmasken.

16 Auftragsbearbeitung in SAP R/3 Auftragsbearbeitung stellt den Vorgang da, bei dem die Kundenbestellungen vom Lager der Fertigprodukte bedient werden. Ohne Kundenstammsatz kann keine Bestellung angelegt werden.

17 Lernziel 2 Kontrollen bei der Auftragsbearbeitung

18 Transaktionskontrollen bei der Auftragsbearbeitung Kontrollen der Transaktionszyklen basieren auf der Funktionstrennung in Geschäftsprozessen. Welche Funktionen sind das? – Bestellannahme – Kreditgewährung – Verwaltung der Fertigprodukte

19 Transaktionskontrollen bei der Auftragsbearbeitung – Versand – Fakturierung – Mahnwesen – Hauptbuchkonten

20 Bestelleingang Customer Order Customer Order Sales Order Sales Order Enter Order Enter Order Create Order Create Order Master Price List Order Database

21 Kreditgewährung Sales Order Sales Order Approve Credit Approve Credit Retrieve New Orders Retrieve New Orders Order Database Credit Processing Credit Processing Approved Sales Order Approved Sales Order Credit Files Approved Order Released for Further Processing

22 Lagerverwaltung Prepare Picking List Prepare Picking List Picking List Picking List Pick Order Pick Order Order Database Delivery Processing Delivery Processing Picking List With Goods Picking List With Goods Inventory Database To Shipping

23 Versand Picking List With Goods Picking List With Goods Packing List Packing List Match Ship Order Match Ship Order Delivery Processing Delivery Processing Packing List With Goods Packing List With Goods Bill of Lading Bill of Lading Order Database Finished Goods Customer

24 Fakturierung Billing List Billing List Order Database Prepare Journal Entry Prepare Journal Entry Prepare Invoice Prepare Invoice Processing Invoice Processing Journal Voucher Journal Voucher Invoice Customer Periodically General Ledger

25 Debitoren, Mahnwesen Control Total Control Total Invoice Posting List Invoice Posting List Invoice Posting Invoice Posting Prepare Posting List Prepare Posting List Review Post Review Post Order Database General Ledger Accounts Receivable Ledger

26 Hauptbuch Control Total Control Total Journal Voucher Journal Voucher Accounts Receivable Compare Post Compare Post General Ledger Processing General Ledger Processing General Ledger Billing

27 Lernziel 3 Geschäftsprozesse Debitoren-BH

28 Geschäftsprozesse in der Debitoren-BH Der Debitorenverwaltungs-Prozeß beinhaltet Forderungen und Mahnwesen ebenso wie die Verwaltung von Anzahlungen. Die Forderungen stellen oftmals den Löwenanteil des Working Capital eines Unternehmens dar.

29 Geschäftsprozesse in der Debitoren-BH Debitorenbuchhaltung beinhaltet auch die Kreditgewährung und die Zahlungs-History. Diese Informationen sind zentral für die in diesem Bereich anfallenden Geschäftsprozesse.

30 Geschäftsprozesse in der Debitoren-BH Es existiert ein separater Rechnungskreis (offene Posten) mit Konten für die einzelnen Kunden, sowie ein Sammelkonto im Hauptbuch. Die Zahlungs-Eingangsinformationen kommen zum Ausgleich von der Rechnungsabteilung. Ebenso Zahlungserinnerungen und Wertberichtigungen.

31 Geschäftsprozesse in der Debitoren-BH Debitorenbuchhaltungen können nach zwei Prinzipien organisiert sein: 1 Open-item processing (Offene Posten) 2 Balance-forward processing (eigener Rechnungskreis mit Konten und Abschlüssen für jeden Kunden)

32 Lernziel 4 Kontrollen in der Debitoren-BH

33 Kontrollen in der Debitoren-BH Accounts Receivable Remittance Advices Remittance Advices Remittance Advices Remittance Advices Cash Receipts

34 Kontrollen in der Debitoren-BH Invoices Control Totals Control Totals Control Totals Control Totals Billing General Ledger Accounts Receivable

35 Kontrollen in der Debitoren-BH Cash Receipts Control Totals Control Totals Control Totals Control Totals Journal Voucher Journal Voucher Journal Voucher Journal Voucher Billing General Ledger

36 Kontrollen in der Debitoren-BH Receiving Sales Return Memo Sales Return Memo Sales Return Memo Sales Return Memo Sales Return Memo Sales Return Memo Credit Memo Credit Memo Credit Memo Credit Memo Billing Accounts Receivable Credit

37 Kontrollen in der Debitoren-BH Customer Statements Aged Trial Balance Aged Trial Balance Aged Trial Balance Aged Trial Balance Credit Accounts Receivable

38 Forderungsabschreibung Auch bei den Forderungsabschreibungen ist eine Funktionstrennung wichtig. Zuerst müssen die Kundenkonten mit fälligen Außenständen untersucht werden. Dies wird mit einer speziellen Auswertung durchgeführt (aged trial balance report).

39 Forderungsabschreibung Treasurer Write-Off Memo Write-Off Memo File Worthless Account List Worthless Account List Credit Accounts Receivable Aged Trial Balance Aged Trial Balance Aged Trial Balance Aged Trial Balance 1 Write-Off Memo Write-Off Memo Write-Off Memo Write-Off Memo

40 Forderungsabschreibung Notifications Worthless Account List Worthless Account List Control Total Control Total Credit Accounts Receivable General Ledger Internal Audit Write-Off Memo Write-Off Memo 3 Write-Off Memo Write-Off Memo 3 Control Total Control Total Worthless Account List Worthless Account List

41 Geschäftsprozesse erhaltene Anzahlungen Ein Anzahlungs-Prozeß wird angestoßen, wenn ein positiver Kundensaldo besteht. Anzahlungen werden entweder bar oder durch Überweisungen getätigt (oftmals persönlich an Kassen).

42 Geschäftsprozesse erhaltene Anzahlungen Kundenzahlungen sollten stets durch Empfangsbestätigungen sowie monatliche Kundensaldenlisten dokumentiert werden. Dokumentierte offene Forderungen ermöglichen Zuordnung und Kontrolle von Zahlungseingängen.

43 Geschäftsprozesse erhaltene Anzahlungen Die wichtigste Kontrollmöglichkeit des Anzahlungs-Prozesses besteht in der strikten Trennung folgender Aufgabenbereiche: – Postempfang – Zahlungseingang – Debitorenbuchhaltung – Hauptbuch-Kontenführung

44 Geschäftsprozesse erhaltene Anzahlungen – Bank – Innenrevision Um Zahlungen, welche per Post eingehen, zu kontrollieren, ist es erforderlich, dass niemand in der Postabteilung, beim Zahlungseingang oder in der Debitorenbuchhaltung den gesamten Vorgang steuern kann.

45 Geschäftsprozesse Barverkauf Der wesentliche Unterschied zwischen einem Barzahlungsverkaufs-Prozeß und einem Anzahlungs-Prozeß besteht darin, dass beim Barzahlungsverkauf kein vorzeitiger Zahlungsmittel-Zugangs-Datensatz erfaßt wird. Barzugänge müssen in einem Kassenbuch unter besonderen Sicherheitsvorkehrungen laufend dokumentiert werden.

46 Geschäftsprozesse Barverkauf Empfangsbestätigungen werden erstellt und den Kunden übermittelt. Was ist eine Kunden-Prüfung (customer audit)? Die Beschreibung eines Vorgangs, bei dem der Kunde als Kontrollinstanz der originären Dokumentation eines Geschäftsfalls fungiert.

47 Geschäftsprozesse Barverkauf Welche solche Vorgänge gibt es? – Eine Preisanzeige, die es dem Kunden ermöglicht, das Retourgeld zu überprüfen – Kunden mit gratis-Waren zu belohnen, falls ihre Rechnungen fehlerhaft sind


Herunterladen ppt "Geschäftsprozesse Debitoren/Mahnwesen Debitoren und Mahnwesen."

Ähnliche Präsentationen


Google-Anzeigen