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Beschaffung und Personalwesen Geschäftsprozesse Beschaffung und Personalwesen.

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Präsentation zum Thema: "Beschaffung und Personalwesen Geschäftsprozesse Beschaffung und Personalwesen."—  Präsentation transkript:

1 Beschaffung und Personalwesen Geschäftsprozesse Beschaffung und Personalwesen

2 Überblick Beschaffung: Auswahl, Bestellung und Bezug von Waren und Dienstleistungen. Waren und Dienstleistungen können intern oder extern bezogen werden.

3 Lernziele 1 Geschäftsprozesse in der Beschaffung. 2 Kontrollen im Bereich Beschaffung. 3 Geschäftsprozesse Zahlungsanweisung. 4 Geschäftsprozesse Personalwesen. 5 Kontrollen in der Lohn- und Gehaltsverrechnung.

4 Lernziel 1 Geschäftsprozesse in der Beschaffung

5 Geschäftsprozesse Beschaffung Requirement Determination Requirement Determination Issue Purchase Order Issue Purchase Order Selection of a Vendor Selection of a Vendor Receipt of the Goods Receipt of the Goods Invoice Verification Invoice Verification Vendor Payment Vendor Payment Selection of Source Selection of Source Request for Quotation Request for Quotation

6 Geschäftsprozesse Beschaffung ERP (Enterprise Resource Planning) Systeme verwalten auch im Beschaffungsbereich alle erforderlichen Daten (großen Umfangs). SAP R/3 unterstützt die Beschaffung im Modul MM (Material Management).

7 Geschäftsprozesse Beschaffung R/3 ermöglicht online das Erstellen und Austauschen aller für diese Geschäftsfälle erforderlichen Dokumente. Diese Dokumente sind in R/3 on line Dokumente. Sie können aber auch ausgedruckt und manuell versandt werden.

8 Geschäftsprozesse Beschaffung In R/3 sind u.a. folgende Beschaffungsdokumente verfügbar: – Einkaufsanforderung – Anbots-Aufforderung – Anbot-Erstellung – Bestell-Auftrag

9 Geschäftsprozesse Beschaffung – on-line Übereinkünfte – Verträge – Terminpläne – Bestellinformationen

10 Geschäftsprozesse Beschaffung Alle Dokumente erhalten einen Dokumenten- Typ-Code. Diese Codes bestimmen die am Bildschirm angezeigten Datenfelder. Sie bestimmen auch die maximale Anzahl von Laufnummern für die Einzeldokumente.

11 Stammdaten Stammdaten werden in R/3 für die Objekte angelegt, welche die Organisationsstruktur und die Geschäftsprozesse des Unternehmens darstellen. Das Codierungssystem für Objekte enthält Felder, welche Unternehmen, Betrieb, Lagerort, Einkaufsorganisation und Einkaufsgruppe repräsentieren.

12 Lernziel 2 Kontrollen im Bereich Beschaffung

13 Transaktionskontrollen im Beschaffungsbereich Die Kontrollen im Transaktionszyklus Beschaffung werden durch die Trennung folgender Funktionen ermöglicht: – Bedarfsmeldung – Einkauf – Warenannahme

14 Transaktionskontrollen im Beschaffungsbereich – Verbindlichkeiten – Zahlungsvorgang – Hauptbuchkontenführung

15 Anforderung Prepare Requisition Prepare Requisition Purchase Requisition Purchase Requisition Receiving Report Receiving Report Delivery Receiving Report Receiving Report Goods Receipt Processing Goods Receipt Processing Requisition Processing Requisition Processing Accounts Payable Purchasing Purchase Database Receiving Verify Goods Verify Goods

16 Einkauf Select Vendor Select Vendor Prepare Order Prepare Order Invoice Verification Invoice Verification Order Processing Order Processing Purchase Requisition Purchase Requisition Purchase Order Purchase Order Purchase Database Accounts Payable Vendor Competitive Bidding

17 Eingang Vendor Receiving Report Receiving Report Delivery Purchase Database Match to Purchase Order Match to Purchase Order Enter Receipt Enter Receipt Order Processing Order Processing Blind Count Blind Count Stores

18 Verbindlichkeiten Purchase Requisition Purchase Requisition Purchase Order Purchase Order Receiving Report Receiving Report Invoice Voucher Processing Voucher Processing Retrieve Documents Retrieve Documents Prepare Voucher Prepare Voucher Journal Voucher Journal Voucher Check Voucher Check Accounts Payable Voucher Register General Ledger Purchase Database Cash Disbursements On Due Date

19 Verbindlichkeiten Die Kreditorenbuchhaltung ist für die Anweisung der Zahlungen an die Lieferanten zuständig. Welche Dokumente sind erforderlich? – Bedarfsmeldung – Bestellung – Wareneingangsmeldung – Rechnung

20 Verbindlichkeiten Die Verwendung von Quittungen, welche Zahlungen begleiten, ist ein wesentliches Kontrollinstrument im Beschaffungsbereich. Das interne Belegsystem muß sicherstellen, dass die gesamte Dokumentation eines Geschäftsfalls erstellt, geprüft und genehmigt ist, bevor tatsächlich Zahlungen angewiesen werden.

21 Verbindlichkeiten Welche weiteren Kontrollen sind möglich? Der Einkauf darf die empfangenen Waren nicht kontrollieren. Die Warenannahme ist getrennt von der endgültigen Empfangsbestätigung an den Lieferanten. Die Debitorenbuchhaltung beschäftigt sich nur mit den Belegen. Bestellanforderungen sollten unabhängig geprüft werden.

22 Verbindlichkeiten Die Rechnungen sollten vom Einkauf geprüft werden, bevor sie an die Debitorenbuchhaltung weitergeleitet werden. Die Einkaufskonditionen sollten überwacht werden. Die Lagerbuchhaltung sollte sofort die Zugänge ausweisen.

23 Integrität des Beschaffungsprozesses Die Dokumentation im Beschaffungsbereich soll sicherstellen, dass auch die Waren erhalten wurden, die bestellt worden sind (Menge, Art, Qualität). Der Vergleich zwischen Bestellung und Warenpapieren sollte von der physischen Kontrolle der Waren getrennt erfolgen. Der Beschaffungsprozeß als ganzes muß von einer anderen Stelle gesteuert werden. Eigene Kontrollen für die Integrität der Käufer- Verkäufer-Beziehungen sollten existieren.

24 Lieferantenauswahl durch Rating Durch Attribute-rating einzelner Lieferanten kann eine Auswahl durch mehrere, unabhängige Experten erfolgen. Wie geht das vor sich? Zunächst werden alle Kriterien aufgelistet, welche bei der Lieferantenauswahl berücksichtigt werden sollten.

25 Lieferantenauswahl durch Rating Sodann wird jedem Kriterium ein relatives Gewicht zugeordnet, welches seine Wichtigkeit aus der Sicht des Unternehmens repräsentiert. Danach müssen die Experten für jeden Lieferanten entsprechende Werte für die Kriterien vergeben. Die Ergebnisse werden summiert.

26 Lernziel 3 Geschäftsprozesse Zahlungsanweisung

27 Der Zahlungsanweisungsbereich erstreckt sich sowohl auf bare als auch auf unbare Zahlungen. Zumeist wird mittels Scheck bezahlt. Barzahlungen kommen nur im geringbetraglichen Bereich vor.

28 Geschäftsprozesse Zahlungsanweisung Was ist eine Sonderkasse (imprest fund)? Eine Extrakasse, welche mit einem vorbestimmten, fixierten Betrag dotiert ist. Dieses Konzept ist nicht auf die Portokasse beschränkt. Sonderkassen existieren auch für Bezüge von Mitarbeitern bzw. bestimmte Aufwandspositionen.

29 Geschäftsprozesse Zahlungsanweisung Control Total Control Total Voucher Check Voucher Check Voucher Check Voucher Check Voucher Post Sign Checks Sign Checks Voucher Check Voucher Check Accounts Payable Check Register General Ledger Cancel Voucher after Signing Check Forward Direct to Payee

30 Hauptbuch Journal Voucher Journal Voucher Control Total Control Total Control Total Control Total Journal Voucher Journal Voucher Compare Post Compare Post General Ledger Processing General Ledger Processing Cash Disbursements Accounts Payable General Ledger

31 Innenrevision Bank Reconciliation Bank Reconciliation Bank Statement Bank Statement Cancelled Checks Cancelled Checks Bank Reconciliation Bank Reconciliation Bank Check Register Independent of Cash Disbursements

32 Belegwesen Die Kontrolle der Zahlungsanweisungen besteht in der Überprüfung aller Belegdokumente bevor tatsächlich Zahlungen geleistet werden. Die Autorisierung zur Zahlungsanweisung kann auf unterschiedliche Arten erfolgen.

33 Belegwesen – physische Unterschrift auf Dokumenten – durch ein eigenes Formular – durch Dateneingabe in ein EDV-System Die Kontrolle erfolgt jedoch durch die Belegüberprüfung und nicht durch die Unterschrift!

34 Belegwesen Eine grundsätzliche Frage betrifft den Zeitpunkt, wann Rechnungen als zahlbar gebucht werden sollen. Nach der Überprüfung und Freigabe können die Rechnungen noch bis zum Fälligkeitsdatum zurückgehalten werden. Eine andere Möglichkeit wäre die sofortige Zahlungsanweisung nach der Freigabe.

35 Belegwesen Was ist ein built-up voucher system? In diesem System werden mehrere Rechnungen ein und desselben Lieferanten gesammelt und die Bezahlung erfolgt dann mit einem Scheck für mehrere Rechnungen. Folgende drei Dateien sind hier erforderlich:

36 Belegwesen 1 Eine Datei der freigegebenen, noch nicht bezahlten Rechnungen 2 Eine Datei der bezahlten Rechnungen 3 Eine Lieferantendatei, in der für jeden Lieferanten die Summe der bezahlten und unbezahlten Rechnungen aufscheint

37 Lernziel 4 Geschäftsprozesse Personalwesen

38 Das HR-Informationssystem sollte Informationen zur Organisationsstruktur verwalten können. – eine Liste aller Stellen im Unternehmen – eine Liste aller Stellenbeschreibungen – eine Liste der für die Stellen erforderlichen Qualifikationen

39 HR in SAP R/3 Die HR-Daten sind für jeden berechtigten Anwender online verfügbar. Der HR-Modul kann einzeln (standalone) oder integriert mit anderen Anwendungen implementiert werden.

40 HR in SAP R/3 SAP R/3 enthält zwei HR-Module: 1 Die Personaladministration (HR-PA) beschäftigt sich mit der Verwaltung der Mitarbeiterdaten. 2 Der Personalplanungs- und - entwicklungsmodul (HR-PD) verwaltet die Informationen zur Organisationsstruktur des Unternehmens.

41 HR Datenstrukturen Die HR-Datenstrukturen bestehen aus drei Elementen: 1 HR-Stammdaten 2 HR-Datenorganisation 3 HR-Objekte

42 Lernziel 5 Kontrollen in der Lohn- und Gehaltsverrechnung

43 Transaktionskontrollen in der Lohn- und Gehaltsverrechnung Die Lohn- und Gehaltsverrechnung zählt zu den kompliziertesten Unternehmensprozessen. Es sind auch Abgabenerhebungen damit verbunden. Diese Bestimmungen ändern sich ständig. Die entsprechenden Verarbeitungssysteme müssen daher permanent adaptiert werden.

44 Transaktionskontrollen in der Lohn- und Gehaltsverrechnung In den USA: für vorsätzliche Verstöße gegen die gesetzlichen Dokumentationserfordernisse nicht nur Geld- sondern auch Haftstrafen!

45 Transaktionskontrollen in der Lohn- und Gehaltsverrechnung Employee Time Cards Employee Time Cards Job Time Summary Job Time Summary Authorization, Notification Authorization, Notification Employee Time Cards Employee Time Cards Payroll Register Payroll Register Paychecks Authorization, Notification Authorization, Notification TimekeepingPayrollPersonnel Employee Hiring, Terminations, Raises, Deductions Reconcile

46 Transaktionskontrollen in der Lohn- und Gehaltsverrechnung Was ist eine unabhängige Auszahlungsstelle (independent paymaster)? Die tatsächlich das Gehalt auszahlende Person ist unabhängig von den Personal-, Zeiterfassungs- und Verrechnungsaufgaben.

47 Erforderliche Berechnungen Zahlreiche Dateien müssen bei der Lohn- und Gehaltsverrechnung verwaltet werden, z.B.: – Mitarbeiterstammdaten – Gehaltsschemata – Lohnzahlungsjournal – Sozialversicherungsdaten – Lohnsteuerdaten


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