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IT-Systeme. Überblick Die Computerisierung von IT-Systemen kann unterschiedlich stark ausgeprägt sein. In vielen (KMU) Unternehmen ist immer noch Papier.

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1 IT-Systeme

2 Überblick Die Computerisierung von IT-Systemen kann unterschiedlich stark ausgeprägt sein. In vielen (KMU) Unternehmen ist immer noch Papier als Datenträger weit verbreitet. Es existieren aber auch schon Systeme, bei denen Papier überhaupt nicht mehr zum Einsatz kommt.

3 Lernziele 1 Kontrollen in IT-Systemen. 2 Elektronische Systeme zur Transaktions- verarbeitung. 3 Grundlagen des computergestützten Rechnungswesens.

4 Lernziel 1 Kontrollen in IT-Systemen

5 Papiergestütztes Eingabesystem In Papier-gestützten Eingabesystemen Erfolgen die Eingaben handschriftlich oder maschinschriftlich auf Urbelegen. Diese Belege werden dann zur Fehlerprüfung und Computereingabe weitergereicht.

6 Papiergestütztes Eingabesystem Die Urbelege (source documents), wie z.B. Bestellformulare, werden manuell erstellt. Fehler können minimiert werden, wenn das Formular logisch aufgebaut und verständlich gestaltet ist.

7 Papiergestütztes Eingabesystem Kontrollsummen über Belegstapel (batch control totals) und Datenübertragungs-Register (data transfer registers) stellen fundamentale Kontrollen des Datenaustausches zwischen Anwendern und der EDV-Abteilung dar. Die Übertragung von Eingabedaten sollte mit dem Ausfüllen eines Eingabeprotokolls (input document form) abgeschlossen werden.

8 Papiergestütztes Eingabesystem Eine einfach Form der Stapelkontrolle stellt ein Belegzähler dar. Zusätzlich zu Beleg- und Datensatzzählern sollten auch Abstimmsummen über beliebige numerische Felder des Belegstapels errechnet werden.

9 Papiergestütztes Eingabesystem Nach der Übermittlung der Belege in die EDV- Abteilung werden sie händisch über Terminal oder PC eingegeben und auf Datenträgern gespeichert. Auch die händische Dateneingabe erfordert Kontrollroutinen.

10 Papiergestütztes Eingabesystem Was ist eine programmierte Datenprüfung (program data editing)? Eine Software-Technik, welche Daten vor der Verarbeitung auf Fehler überprüft. Prüftechniken (data editing routines) können auf alle grundlegenden Datenstrukturen angewandt werden: – auf Zeichenebene – auf Feldebene

11 Papiergestütztes Eingabesystem – auf Datensatz-(Masken-)ebene – auf Datei-Ebene Was ist eine Tabellensuche (table lookup)? Ein Datenprüfprogramm, welches Feldinhalte mit zulässigen Werten aus einer Tabelle vergleicht.

12 Papiergestütztes Eingabesystem Was ist ein Bereichstest (limit test)? Ein Datenprüfprogramm, welches Feldinhalte auf zulässige, vordefinierte Bandbreiten überprüft.

13 Papiergestütztes Eingabesystem What ist eine programmierte Datenprüfung (continuous operations auditing)? Der Einsatz programmierter Routinen um Daten, welche gegen bestimmte Gültigkeitsregeln verstoßen, von der Verarbeitung auszuschließen, bis sie überprüft und verifiziert (korrigiert) sind.

14 Papiergestütztes Eingabesystem Was ist eine Prüfziffer (check digit)? Eine zusätzliche Ziffer, die an eine Codezahl angehängt wird, und über einen Algorithmus errechnet wird, um die Gültigkeit der gesamten Codezahl zu dokumentieren (z.B. Ziffernsumme ist durch 3 teilbar).

15 Papierloses Eingabesystem In papierlosen Eingabesystemen, mitunter auch on-line Eingabesysteme genannt, werden die Transaktionsdaten unmittelbar in den Computer eingegeben. Das Umsetzen von Papierbelegen durch manuelle Eingaben entfällt. Probleme können durch den Wegfall der Funktionstrennung (Erfassung/Prüfung) und mit der Prüfspur (audit trail) auftreten.

16 Papierloses Eingabesystem In papierlosen Systemen werden die Erstellung der Urbelege (source document preparation) und die Dateneingabe (data entry) von derselben Person vorgenommen. Oftmals sind keine physischen Personen involviert. Der Verlust der papiergebundenen Kontrollen kann allerdings durch Transaktions-Logdateien kompensiert werden.

17 Papierloses Eingabesystem Transaktions-Logs werden erstellt, indem alle Datei-Inputs automatisch in eine Logdatei geschrieben werden, welche Markierungen für die einzelnen Transaktionen enthält. Was sind diese Markierungen (tagging)? Damit werden bestimmte, für die spätere Prüfung relevante, Daten zusätzlich mit den Transaktionsdaten gespeichert.

18 Papierloses Eingabesystem Es gibt mehrere Varianten papierloser Eingabesysteme, bei denen die Erfassung direkt im Computer erfolgt: – manuelle on-line Datenerfassung – automatische Identifikationssysteme (z.B. Barcodes)

19 Papierloses Eingabesystem Transaktionen in papierlosen Systemen, welche menschliche Interaktion erfordern, gliedern sich typischerweise in zwei Phasen: 1 Dateneingabe und -bearbeitung 2 Datentransfer zur Host-Applikation

20 Papierloses Eingabesystem In einigen Systemen werden Transaktionen von Anfang bis Ende ohne menschliche Interaktion abgewickelt: vollständig automatisierte Transaktionsverarbeitung. Beispiele für diese Technologie: – vernetzte Verkaufsautomaten (networked vending machine, NVM) – electronic data interchange (EDI)

21 Lernziele 2 & 3 Elektronische Systeme zur Transaktionsverarbeitung - Grundlagen des computergestützten Rechnungswesens

22 Papiergestützte Systeme In Stapelverarbeitungssystemen (batch-oriented processing systems) werden die Transaktionen stapelweise in den Computer übertragen. Diese Stapel werden dann periodisch verarbeitet. Beispiele für die Stapelverarbeitung:

23 Papiergestützte Systeme – die wöchentliche Verarbeitung von Zeitaufschreibungen für die Gehaltsberechnung – die Verarbeitung von Barschecks um die Kreditorendatei zu aktualisieren – die Verarbeitung von Rechnungsdaten um die Debitorendatei zu aktualisieren Stapelverarbeitung kann entweder durch sequentiellen oder wahlfreien Dateizugriff (random-access file updating) bewerkstelligt werden.

24 Stapelverarbeitung mit sequentiellem Dateizugriff Die sequentielle Verarbeitung erfolgt normalerweise in folgenden Schritten: – Vorbereitung der Transaktionsdatei – Aktualisierung der Saldendatei (Nebenbuch) – Aktualisierung der Hauptbuchdatei – Vorbereitung der Hauptbuch-Auswertungen

25 Sequentieller Dateizugriff Invoices Data Terminal Data Terminal Process Input Process Input Transaction File Transaction File Batch Balance Batch Balance A A

26 Sequentieller Dateizugriff A A Transaction File Transaction File Edit Program Edit Program Good Data File Good Data File Sort to Master File Sequence Sort to Master File Sequence Control Report Control Report Rejected Data Rejected Data Control Procedure Control Procedure Reconcile Control Report Control Report

27 Sequentieller Dateizugriff Sorted Transaction File Sorted Transaction File Control Data Control Data Old Master File Old Master File Master File Update Master File Update Transaction File Transaction File Old Master Old Master New Master New Master Retain for Backup Retain for Backup

28 Mehrgenerationen Saldendateien Old Master File Old Master File Backup Master File Backup Master File New Master File New Master File Update File Update Grandfather Father Son Next File Update

29 Fortschreiben des Hauptbuchs Das Hauptbuch (general ledger) stellt das Rückgrat des AIS dar. Zwei Aspekte des Hauptbuchs sind wesentlich: 1 Die Akutalisierung der Hauptbuchdateien im Direktzugriff (erfolgt zumeist auf monatlicher Basis)

30 Fortschreiben des Hauptbuchs 2 Die Vorbereitung der Daten zur Hauptbuch- Fortschreibung in Fremdanwendungen zur Übertragung ins Hauptbuch Ein wesentlicher Aspekt des Designs eines Buchführungssystems ist die Vorbereitung von Standard-Buchungssätzen (a pro forma set of journal entries).

31 Journal-Format Journal Voucher NumberMonthYearID AccountsDebitCredit Received from:

32 Fortschreiben des Hauptbuchs Aus den Buchungssätzen baut sich die Journaldatei auf. Dabei wird von automatischen Programmkontrollen überwacht, ob die Kontennummern sowie ihre Journalzuordnungen korrekt sind.

33 Fortschreiben des Hauptbuchs Ungültige Daten werden an die Eingabestelle zur Korrektur und Neueingabe zurückgewiesen. Ein überprüftes Journal kann für vielfältige Auswertungen und Berichte (reports) herangezogen werden.

34 Fortschreiben des Hauptbuchs Die aktuellen Journaleinträge werden zu den Vorträgen des Vormonats hinzugezählt. Die Saldendatei wird aktualisiert und der neue Monatsabschluß wird generiert. Die Computer-gestützte Verarbeitung von Rechnungsweswendaten erfolgt im Normalfall in zwei Schritten:

35 Fortschreiben des Hauptbuchs Im ersten Schritt wird ein vorläufiger Bericht (Probeabschluß) erstellt. Im zweiten Schritt werden die endgültigen Berichte und Auswertungen generiert. Die Erstellung der Berichte erfordert eine Zuordnung der Hauptbuchkonten zu den Auswertungspositionen (line coding).

36 Beispiel für einen Zeilencode Account Number (e.g., marketable securities) Type of Report (e.g., financial) Report Number (e.g., balance sheet) Line Location on Report Column Location on Report

37 Stapelverarbeitung mit Direkt- Dateizugriff In vielen Systemen werden Indizes sowohl für die Verwaltung der Nebenbücher als auch der Hauptbuchdatei verwendet. Durch diese Indexverwaltung wird der direkte Zugriff auf einzelne Konten ermöglicht. Direkt-Dateizugriff (random-access file updating) ist einfacher als sequentieller Dateizugriff.

38 Stapelverarbeitung mit Direkt- Dateizugriff Beim direkten Dateizugriff ist es nicht notwendig, die Transaktionsdatei und die Saldendatei in derselben Reihenfolge zu sortieren. Darüberhinaus muß keine neue Saldendatei generiert werden. Die einzelnen Datensätze der Transaktionsdatei werden gelesen und die Salden des Hauptbuchs automatisch fortgeschrieben.

39 Stapelverarbeitung mit Direkt- Dateizugriff Folgende Schritte werden ausgeführt: 1 Lesen eines Datensatzes der Transaktionsdatei. 2 Zugriff auf den Kontensaldo über die Kontennummer. 3 Summierung des Saldos und des Journaleintrags und Fortschreibung des Kontensaldos am externen Datenträger.

40 Barverkauf-Anwendung Open Item Accounts Receivable Open Item Accounts Receivable A A Billing Data Billing Data Control File Control File Update File Update File Control Summary File Control Summary Review and Approve Review and Approve New Invoice Application (Daily)

41 Barverkauf-Anwendung Cash Remittance Processing (Daily) Post Office Check Remittances Check Remittances Open Item Accounts Receivable Open Item Accounts Receivable A A B B Data Entry Check Endorsement Check Endorsement Cash Receipts Total Cash Receipts Total Activity File Activity File C C Deposit Slip Deposit Slip D

42 Barverkauf-Anwendung Cash Remittance Processing (Daily) Data Entry Cash Summary Report Cash Summary Report Deposit Register Deposit Register D D Cash Summary Report Cash Summary Report Reconcile Review and Sign Review and Sign Bank Summary File Bank Summary File D D

43 Barverkauf-Anwendung Control File Control File C C D D System Balancing System Balancing Deposit Report Deposit Report Reconcile Bank Statement Bank Statement B B Bank Summary File Bank Summary File Activity File Activity File System Balancing (Daily) (Monthly)

44 Papierlose Systeme In papierlosen Verarbeitungssystemen wird entweder Stapel- oder Dialogverarbeitung eingesetzt. Bei der Dialogverarbeitung (real-time processing), mitunter auch on-line transaction processing genannt, werden die Dateneingaben sofort im System verarbeitet.

45 Papierlose Systeme Stapelverarbeitung (batch processing) in paperlosen Systemen gleicht prinzipiell der Stapelverarbeitung in papiergebundenen Systemen. Der Hauptunterschied besteht darin, dass die Journalbuchungen rein elektronisch erfolgen und die Hauptbuchdatei automatisch in periodischen Stapelläufen aktualisiert wird.

46 Papierlose Systeme Ein wesentlicher Vorteil papierloser Systeme ist der Umstand, dass erst sie die Echtzeit- Verarbeitung (real time processing) ermöglichen. Darunter versteht man die Verarbeitung einzelner Transaktionen (zum Unterschied von der Stapelverarbeitung).

47 Papierlose Systeme OLTP-Systeme (On-line Transaction Processing) verarbeiten die Daten sofort nach dem Input. Diese Systeme ermöglichen auch sofortigen Output für die Anwender. Welche Arten von OLTP-Systemen gibt es?

48 Papierlose Systeme – Abfragesysteme – Datenerfassungssysteme – Dateiverarbeitungssysteme – Transaktionssysteme

49 Papierlose Systeme Die relativen Nachteile der OLTP-Systeme wurzeln v.a. in der erhöhten Komplexität und den damit verbundenen Kosten. OLTP-Systeme sind auch wesentlich anfälliger für Hard- und Softwarefehler. Sie sind auch anfälliger für Verarbeitungsfehler, welche durch fehlerhafte oder verfälschte Eingaben zustande kommen.

50 Das Ausgabe-System Das Output-System kann papierlos, papiergebunden oder eine Mischform sein. Die meisten papiergebundenen, sequentiellen Dateiverarbeitungssysteme generieren enorme Output-Mengen. Papierlose OLTP-Systeme produzieren hingegen nur geringen Output (Ergebnisse werden online abgefragt und nur bei Bedarf ausgedruckt).

51 Das Ausgabe-System Output-Kontrollen überwachen die Gültigkeit und die korrekte Verteilung der Ergebnisse an die Anwender. Eine separate EDV-Kontrollgruppe innerhalb der Innenrevision wird oftmals zur Kontrolle der EDV-Agenden eingerichtet. Die Weiterleitung der Reports wird oftmals in einem Output-Verteilungsregister kontrolliert.


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