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Infos: Sabine Grossauer, Tel. +43 664 4012355 www.easy2book.at Manuel I Seite 1 von 19 Software für Reiseunternehmen.

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1 Infos: Sabine Grossauer, Tel Manuel I Seite 1 von 19 Software für Reiseunternehmen

2 Sie sind… …ein touristisches Unternehmen, z.B. Incoming- oder Outgoingreisebüro, Reiseveranstalter? Infos: Sabine Grossauer, Tel

3 Sie wollen… Für das Operationsteam einen einzigartigen Überblick über den aktuellen Stand der Buchungen? Das Pinboard informiert Sie über den Stand der Neuanfragen, Webbuchungen, Optionen, To Dos, aktspezifische Mails (Änderungen, Bestätigungen etc.), Lieferanteninformation mit Sonderangeboten oder Sperrterminen. Für die Geschäftsführung eine unkomplizierte Übersicht über Umsätze, Aufwände, Spannen sowie tägliche G&V, jederzeit Überblick über offene Posten, Kreditoren und Debitoren, einfache Erstellung und Versand der Mahnungen, einfache Bezahlung der Kreditoren mittels Exportes einer Datenbank direkt ins Telebanking. Unser Accounting-Menu erledigt das für Sie! So wenig Papier wie möglich produzieren? Alle aktspezifischen Mails wie Reservierungsbestätigungen etc. werden gleich im System dem jeweiligen Akt zugeordnet. Ausdruck möglich aber nicht notwendig. Manuel I Seite 5 von 19 Infos: Sabine Grossauer, Tel

4 Sie wollen… Nicht ständige Wartungskosten anfallen lassen? Die Software geht in das Eigentum des Käufers über – Änderungen und Wartung sind mit unseren Fachleuten oder weltweit mit jedem Filemaker- Programmierer möglich. Es entstehen keine laufenden Fixkosten. Eine umfangreiche Kunden/Partnerdatei, die Sie nach verschiedenen Kriterien selektieren können z.B. für Newsletterversand, Umsatz? Eine vollständige und Web-Integration inkl. einer Online- Buchungsplattform? …dann sollten Sie sich Zeit nehmen und die nächsten Seiten aufmerksam studieren…denn wir bieten Ihnen eine Softwarelösung, die sich durch eine schnelle Reaktionsgeschwindigkeit auszeichnet und schlussendlich die Personalkosten reduzieren kann. Manuel I Seite 6 von 19 Infos: Sabine Grossauer, Tel

5 Einzigartig, denn… …immer einen aktuellen Überblick über den Status aller Operations; mit dem PINBOARD sofortigen Überblick über Neubuchungen, Follow-Ups und Eingangskorrespondenz …papierlose Buchungsverwaltung - jeder Akt wird automatisch codiert – alle aktspezifischen Posteingänge werden dem Akt zugeordnet …Software geht in Eigentum des Käufers über – keine laufenden Wartungskosten …umfangreiche Datenbank für Partner/Kunden …Statement of Accounts – Erstellen der Mahnungen auf Knopfdruck …vollständige und Web-Integration …schnellere Abläufe – dadurch Personalkosten reduzieren Infos: Sabine Grossauer, Tel

6 Zeitersparnis, denn… …Online-Buchungssystem …automatische Eingangsrechnungskontrolle …auf Knopfdruck Excellisten von Partnern/Kunden/Umsätze/gebuchte Leistungen erstellen …Bilanztechnische Daten für den Steuerberater werden automatisch im Hintergrund gelistet – eine G/V Übersicht immer sofort ersichtlich …Statistiken für Marketingaktivitäten können auf Knopfdruck erstellt werden …Newsletter und Rundschreiben im Minutentakt nach vorselektierten Kriterien Manuel I Seite 3 von 19 Infos: Sabine Grossauer, Tel

7 1. Pinboard Lo Manuel I Seite 7 von 19 Das Pinboard ist der Wegweiser für die Tagesagenden. Onlinebuchungen und To Dos. Als Mitarbeiter im Operations sowie als Geschäftsführer bekommen Sie so den genauen Überblick über den aktuellen Stand der Operations. New Booking Requests Booking s In Follow UPs, Option, Rückbestätigungen erhalten Uncleared Arrivals z.B. sind alle Voucher erstellt, Zahlungseingang erfolgt Partner Correspondence z.B. Closed dates New Webbookings Infos: Sabine Grossauer, Tel

8 2. Hauptmenü Manuel I Seite 8 von 19 Infos: Sabine Grossauer, Tel

9 3. Einige Funktionen Manuel I Seite 9 von 19 im Detail und zum besseren Verständnis Hier werden alle Daten von Kunden/Lieferanten und Partnern eingegeben. Am besten zentral von einer Stelle aus mit der Definition, welche Art von Korrespondenz wer in der Firma bekommen soll. Die Kontaktebene lässt eine Vielzahl von konkreten Ansprechpartnern mit Zuordnungen für Mailings und allg. Korrespondenz zu. Ein Newsletter kann gleichzeitig an verschiedene Ansprechpartner in der Firma zugesandt werden. Mahnungen und Rechnungen werden automatisch an die Buchhaltung gesendet. Excellisten aus bestehenden Dateien produzieren. Infos: Sabine Grossauer, Tel

10 3.Einige Funktionen Manuel I Seite 9 von 19 im Detail und zum besseren Verständnis Automatische Verlinkung zu aller Korrespondenz, zu allen Buchungen. Unter Marketing können Keywords eingegeben werden – für die Erstellung von Mailings, ob Newsletter oder Anfragen an Lieferanten (z.B. Anfrage an alle Gruppenhotel). In Sekundenschnelle ein Mailing senden und/oder Excellisten erstellen. Infos: Sabine Grossauer, Tel

11 3.Einige Funktionen Manuel I Seite 11 von 19 im Detail und zum besseren Verständnis Mittels dieser Suchmaske selektieren Sie die Empfänger eines Rundmails. Infos: Sabine Grossauer, Tel

12 3.Einige Funktionen Manuel I Seite 12 von 19 im Detail und zum besseren Verständnis Die gesamten kommerziellen Agenden des Unternehmens werden hier verwaltet. Ganz einfach lassen sich Statistiken zu Umsätzen etc. erstellen. Sogar die monatliche Umsatzsteuererklärung ist auf Knopfdruck abrufbar.

13 3.Einige Funktionen Manuel I Seite 12 von 19 im Detail und zum besseren Verständnis Purchase Invoices Hier werden die Rechnungen (aktspezifisch und Kostenstellen) der Lieferanten kontrolliert und erfasst. Zur Bezahlung erstellt das System automatisch eine Datendatei zum Export ins Telebanking. Infos: Sabine Grossauer, Tel

14 3.Einige Funktionen Manuel I Seite 12 von 19 im Detail und zum besseren Verständnis Statement of Account Verwaltet die Zahlungen der Kunden. Erstellt und versendet OP-Listen und Mahnungen in form oder als PDF. Infos: Sabine Grossauer, Tel

15 3.Einige Funktionen Manuel I Seite 13 von 19 im Detail und zum besseren Verständnis MANAGEMENT CHECK: Können wöchentlich erstellt werden und zeigen relevante Details. Vom Lieferanten noch nicht bestätigte Leistungen werden hier gelistet. Hier können nach Lieferanten gelistet alle fehlenden Eingangsrechnungen gelistet werden. Hier werden alle fehlenden Ausgangsrechnungen gelistet–sortiert nach Datum/Kunden/nach Mitarbeiter,etc. Infos: Sabine Grossauer, Tel

16 3.Einige Funktionen Manuel I Seite 14 von 19 im Detail und zum besseren Verständnis Im Bereich Sales Invoices werden alle Ausgangsrechnungen zur Ermittlung der Mehrwertsteuer gelistet. Eine Liste mit den offenen Posten kann jederzeit erstellt werden. Die Purchase Invoices beinhalten die Eingangsrechnungen und dient ebenfalls zur Vorlage beim Steuerberater inkl. der G&V Aufstellung und somit der Ermittlung der Vorsteuer. Diese Liste kann jederzeit sofort aus dem System erstellt werden, d.h. tägliche Bilanzerstellung möglich. Sales and Revenue zeigt alle fix bestätigten Aufträge im gewünschten Ankunftszeitraum und zwar sowohl Erlöse als auch Aufwände und die erzielte Marge pro Buchung, bzw. den gewünschten Zeitraum. Client/Service Ratio zeigt welcher Kunde welche Lieferanten gebucht hat. Infos: Sabine Grossauer, Tel

17 3.Einige Funktionen L Manuel I Seite 17 von 19 im Detail und zum besseren Verständnis Unter Services werden alle Artikel erfasst, welche in der Folge bei Bookings buchbar gemacht werden wie z.B. Hotels (mit oder ohne Kontingent), Transportleistungen, Sightseeing, Tickets, …. Bei den Preisen sind bis zu 26 Saisonzeiten verfügbar, sowie Sonderaktionen wie 4=3, bzw. eine prozentuelle Ermässigung einpflegbar. In diesem Bereich erfolgt auch die Erstellung der Hotelpreisliste (confidential tariff) in pdf- Format. Infos: Sabine Grossauer, Tel

18 3.Einige Funktionen Manuel I Seite 15 von 19 im Detail und zum besseren Verständnis Hier werden alle Buchungen erstellt, verwaltet, umgesetzt und abgerechnet. Infos: Sabine Grossauer, Tel

19 3.Einige Funktionen Manuel I Seite 16 von 19 im Detail und zum besseren Verständnis Das Anlegen von Buchungen basiert auf den zuvor eingegebenen Daten in den Partners und Services bzw. können auch manuell Leistungen erfasst werden. Die Verwaltung ist einfach und schnell organisiert. Bei Stornierungen von Buchungen gehen Zimmer zurück in das zur Verfügung stehende Kontingent. Buchungsänderungen sind sofort und schnell umsetzbar, da die Datenänderung auf dem zuvor erstellten Erstbuchungsformular erfolgt. Infos: Sabine Grossauer, Tel

20 3.Einige Funktionen Manuel I Seite 18 von 19 im Detail und zum besseren Verständnis Hier verwalten Sie von Beginn an alle wichtigen Grundfunktionen der Software. Infos: Sabine Grossauer, Tel

21 Manuel I Seite 19 von 19 IHR Partner im Bereich TRAVEL Infos: Sabine Grossauer, Tel


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