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Accounting Information Systems Einführung. Überblick Bei einem Accounting Information System (AIS) handelt es sich um die Summe aller Ressourcen (Menschen,

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Präsentation zum Thema: "Accounting Information Systems Einführung. Überblick Bei einem Accounting Information System (AIS) handelt es sich um die Summe aller Ressourcen (Menschen,"—  Präsentation transkript:

1 Accounting Information Systems Einführung

2 Überblick Bei einem Accounting Information System (AIS) handelt es sich um die Summe aller Ressourcen (Menschen, Geräte, Methoden), welche dazu dienen, Finanzdaten in Finanzinformationen zu transformieren. Diese Transformation findet sowohl manuell als auch computerunterstützt statt.

3 Lernziele 1 Verständnis für Transaktionszyklen (transaction cycles) und die Struktur des internen Kontrollsystems. 2 Begreifen der Organisationsstruktur der Informationsfunktion in Unternehmen.

4 Lernziele 3 Anwendungen der Informationstechnologie in Unternehmensorganisationen erkennen. 4 Den prinzipiellen Entwicklungsweg von IT- Systemen verstehen.

5 Lernziel 1 Zusammenhang zwischen Transaktionszyklen und dem internen Kontrollsystem

6 Information und Entscheidung Unternehmen transformieren bestimmte Inputs in Waren und Dienstleistungen. Wer sind die Hauptadressaten von Rechnungsweseninformationen? 1 Externe Adressaten 2 Interne Adressaten

7 Information und Entscheidung Wer sind die wichtigsten externen Adressaten? – Aktionäre – Potentielle Investoren – Kreditgeber – Behörden – Kunden und Lieferanten

8 Information und Entscheidung Wer sind die wichtigsten internen Adressaten? – Management Unterschiedliche Management-Ebenen besitzen unterschiedliche Informationsbedürfnisse!

9 Information und Entscheidung Strategisch Taktisch Operational Transaktionsorientiert Lower-Level Management Middle Management Top-Level Management Verdichtung und Filterung

10 Informationssysteme Der Begriff Informationssystem legt den Computereinsatz nahe (nicht zwingend!). Was ist ein computergestütztes Informationssystem? Eine Kombination von Hard- und Software zur Transformation von Daten in Informationen.

11 Informationssysteme Electronic Data Processing System (EDP) Data Processing System (DP) Management Information System (MIS) Decision Support System (DSS) Expert System (ES) Executive Information System (EIS) Accounting Information System (AIS)

12 Geschäftsprozesse Ein Geschäftsprozess ist eine zusammenhängende Folge von Einzelaktionen, die mit Daten, Organisationseinheiten und einer logischen Zeitfolge verknüpft sind. Geschäftsprozesse werden von wirtschaftlichen Ereignissen (events) ausgelöst und besitzen genau definierte Anfangs- und Endpunkte. Die auslösenden Ereignisse sowie die dann folgenden Aktionen sind für die meisten Unternehmen ähnlich.

13 Geschäftsprozesse Einkaufs- Logistik Einkaufs- Logistik Verkaufs- Logistik Verkaufs- Logistik Operativer Bereich Operativer Bereich Marketing Service Primäre Geschäftsprozesse

14 Geschäftsprozesse Unterstützende Geschäftsprozesse F & E Beschaffung Human Resources Human Resources Infrastruktur

15 Transaktionszyklen Vier Transaktionszyklen sind den meisten Unternehmen gemein: 1 Einnahmenzyklus 2 Ausgabenzyklus 3 Produktionszyklus 4 Finanzierungszyklus

16 Transaktionszyklen Zyklus Nr. 5: Jahresabschluß-Zyklus. Der Jahresabschluß-Zyklus ist kein operativer Zyklus (Reporting Cycle). Dieser Zyklus erhält Daten aus den anderen Zyklen und transformiert diese zu Berichten.

17 Internes Kontrollsystem Der interne Kontrollprozess soll folgende Zielerreichungen hinlänglich garantieren: – Zuverlässigkeit des finanziellen Berichtswesens – Effektivität und Effizienz operativer Abläufe – Einhaltung aller relevanten gesetzlichen Bestimmungen und Standards

18 Internes Kontrollsystem Woraus besteht das IKS? – Kontollumgebung (control environment) – Risiko-Einschätzung (risk assessment) – Kontrollhandlungen (control activities) – Information und Kommunikation – Überwachung (monitoring)

19 Internes Kontrollsystem Wie wird das Prinzip der Funktionstrennung im Rechnungswesen umgesetzt? Keine Abteilung bzw. kein einzelner Mitarbeiter sollte die Berichtsfunktion über seine eigene operative Tätigkeit ausüben. Was ist eine interne Prüfung (internal audit)? … eine unabhängige Kontrolle durch eigene Mitarbeiter.

20 Lernziel 2 Begreifen der Organisationsstruktur der Informationsfunktion in Unternehmen

21 Informationsfunktion Die Informationsfunktion verarbeitet die Daten zu Informationen. Innerhalb der Unternehmen hat sich diese Funktion organisatorisch zunehmend kompliziert bis hin zu hochspezialisierten technischen Abteilungen.

22 Informationsfunktion Manager Systems Analysis Manager Programming Manager Operations Manager Technical Support Manager User Support Chief Information Officer Steering Committee

23 Informationsfunktion Manager Programming Manager Systems Analysis Application Analysts Application Programmers

24 Informationsfunktion Manager Operations Maintenance Programmers Computer Operators Data Entry Operators File Librarian

25 Informationsfunktion Manager Technical Support Communication Analysts Database Administration Systems Programmers

26 Informationsfunktion Eine andere Möglichkeit besteht darin, in den Bereichen Systemanalyse und Programmierung eine Projektorganisation vorzusehen. Dabei werden Systemanalytiker und Programmierer einzelnen Projekten zugewiesen.

27 Lernziel 3 Anwendungen der Informationstechnologie in Unternehmensorganisationen

28 End-User Computing End-user computing (EUC) bedeutet die direkte Umsetzung von Algorithmen in Code durch den Endanwender. Die Endanwender erstellen ihre eigenen Problemlösungen, wobei die Organisation die Ressourcen zur Verfügung stellt.

29 User Submits Query Language Job User Submits Query Language Job User Report Database Accounts Receivable Data Database Accounts Receivable Data Query Language Processor Query Language Processor Database Access Control Software Database Access Control Software EUC am Großrechner

30 Traditioneller Ansatz End User Information System Specialists Datenverarbeitung für den End User Data Processing

31 Datenverarbeitung für den End User End-User Ansatz End User Database Software on Personal Computer Data Processing

32 Datenverarbeitung für den End User Personal computers (PCs) geben dem End User die Möglichkeit zu eigenen Lösungen. Wenn die Daten einmal verfügbar sind, kann der End User sie selbst weiter verarbeiten.

33 Quick-Response Technologie Quick-response Systeme sind für den Total Quality Performance-Ansatz (TCP) erforderlich. TQP wird auch als TQM oder Total Quality Management bezeichnet. Wesentliche Grundhaltung: alles soll schon beim ersten mal richtig gemacht werden. TQP fokussiert auf die Kundenzufriedenheit.

34 Quick-Response Technologie Voraussetzungen für die Quick-Response Technologie: 1 Standardisierte Hard- und Software 2 Electronic Data Interchange (EDI) 3 Universal Product Code (UPC = Bar Code) zur Produktidentifizierung (Scannerkassen etc.)

35 Quick-Response Technologie Electronic Data Interchange Electronic Data Interchange Versand der Lieferung Versand der Lieferung Produktverkauf beim Händler Produktverkauf beim Händler Scan Bar Code Computer System (Hersteller) Computer System (Händler)

36 Web Commerce Verkäufe via World Wide Web steigen weiter an. Vorteile? Für Kunden: kein Anstellen im Geschäftslokal. Für Händler: Kostenersparnis durch automatisierten Bestellvorgang.

37 Electronic Data Interchange EDI = der direkte Transfer von Geschäftsdaten (computer-to-computer) über ein Kommunikationsnetzwerk. Unterschied zwischen EDI und ? die Nachrichten werden von Menschen erzeugt und gelesen. Bei EDI werden die Nachrichten direkt zwischen Computern ausgetauscht.

38 Electronic Data Interchange Händler Hersteller Bestellung spart Papier spart Papier spart Zeit spart Zeit

39 Computer-Integrated Manufacturing Computer-integrated manufacturing (CIM) ist ein integriertet Ansatz zum IT-Einsatz in Produktionsbetrieben. CIM reduziert IT-Kosten und verbindet Hersteller, Händler und Kunden durch den Einsatz von EDI.

40 Computer-Integrated Manufacturing Woraus besteht ein CIM System? – computer-aided design (CAD) workstations – Echt-Zeit Produktionsüberwachungs- und – -kontrollsystem – Bestell- und Lagerverwaltungssystem

41 Electronic Funds Transfer (EFT) Electronic Funds Transfer Systeme sind Zahlungssysteme, in denen Kommunikation und Verarbeitung hauptsächlich oder ausschließlich elektronisch erfolgen. Banken können dadurch mit den EDI- Anwendungen ihrer Kunden kommunizieren.

42 Lernziel 4 Die Entwicklung von Informationssystemen verstehen

43 Systementwicklung im Rechnungswesen AIS können entweder intern (durch eigene Mitarbeiter) oder extern (von Softwarefirmen) entwickelt werden. Die Systementwicklung sollte durch interne und externe Prüfer (Audits) begleitet werden (extern: WP, intern: Innenrevision).

44 Systementwicklung im Rechnungswesen Die 3 Phasen der Systementwicklung: – Systemanalyse – Systems-Design – System-Implementierung

45 Systementwicklung im Rechnungswesen Systemanalyse: Lösungsansätze für spezifische Problemstellungen entwickeln und bewerten. Der Schwerpunkt liegt auf der Gesamtfunktion des Systems. Die einzelnen Zielsetzungen des Systems müssen gegeneinander abgewogen werden.

46 Systementwicklung im Rechnungswesen Zielsetzungen der Systemanalyse: – Qualität der Information verbessern – interne Kontrolle verbessern – (wo möglich) Kosten reduzieren

47 Systementwicklung im Rechnungswesen System-Design: Detailentwurf des in der Systemanalyse gewählten Lösungsansatzes. Bewertung von Effektivität und Effizienz unterschiedlicher Desing-Varianten unter dem Blickwinkel der Funktionalität des Gesamtsystems.

48 Systementwicklung im Rechnungswesen System-Implementierung: Konkrete Umsetzung des gewählten System-Desings (Programmierung, Installation). Besteht aus folgenden Schritten: – Test (vor der eigentlichen Installation) – Systemdokumentation – System-Review (inkl. Abnahme)

49 System-Ansatz Worin besteht der System-Ansatz? Stufenweise Vorgangsweise bei der Systementwicklung. Ziel ist die geordnete und kontrollierte Umsetzung von System-Projekten. Besteht aus 6 Teilschritten

50 System-Ansatz 1 Definition der System-Ziele 2 Entwicklung alternativer Lösungsansätze 3 Systemanalyse 4 System-Design 5 System-Implementierung 6 System-Evaluierung

51 Verhaltenstheoretische Aspekte Durch neue IT-Systeme werden neue Arbeits- Beziehungen zwischen den vorhandenen Mitarbeitern etabliert. Es ändern sich die Arbeitsinhalte und u.U. auch die Organisationsstruktur. Technische, verhaltenstheoretische, situative und persönliche Aspekte müssen berücksichtigt werden (Akzeptanz)!

52 Verhaltenstheoretische Aspekte Die Mitarbeiter-Akzeptanz und –Schulung muss bereits in der Design-Phase sichergestellt werden. Das System sollte von Anfang an aus der Endanwender-Sicht im Kontext der konkreten Organisation geplant und entwickelt werden.


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