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Präsentation zum Thema: "Www.drescher-peter.de zum Seminar Neues Beurteilungswesen."—  Präsentation transkript:

1 zum Seminar Neues Beurteilungswesen

2 Rahmenprogramm 1. Tag Sinn und Zweck des neuen Verfahrens Prozess des neuen Beurteilungsverfahrens Das Anforderungsprofil als Grundlage Beurteilungsverzerrungen Pragmatik der Leistungsbeurteilung und Befähigungseinschätzung Übung zur Pragmatik von Beurteilungen Tagesfeedback

3 zweiter Tag Beurteilungsgespräche als Leistungscontrolling „Zehn goldene Regeln“ für Beurteilungsgespräche Gesprächsführung im Beurteilungsverfahren Gesprächsablauf in Beurteilungsgesprächen Kommunikationstechniken Simulation bzw. AG-Übung zur Gesprächsführung Abschlussevaluation

4 Beurteilungsvorschriften was ist neu? Anforderungsprofil als Grundlage Konsequenter Abgleich mit dem Anforderungsprofil Kommunikation als Bestandteil des Verfahrens Zweitbeurteiler/-in

5 Ziele des Beurteilungswesens Aussagefähiges Bild der Leistungen und Befähigungen (vergangenheitsorientiert) Grundlage sachgerechter Personal- entscheidungen Instrument der Personalentwicklung (zukunftsorientiert)

6 Zweck des Beurteilungsverfahrens Instrument der Bestenauswahl Instrument der Platzierung Instrument zur Förderung von Anreizen Instrument der Personalentwicklung Führungsinstrument

7 Gesprächskultur des Beurteilungswesens Orientierungsgespräche (auch als MVG) Beurteilungsgespräche Koordinierungsgespräche Konsensgespräche zwischen Erst- und Zweitbeurteiler/-innen

8 Koordinierungsgespräch Was ist der Inhalt ? Erörterung allgemeiner Beurteilungsfragen Einhaltung gleicher Beurteilungsmaßstäbe Was ist der Inhalt ? Erörterung allgemeiner Beurteilungsfragen Einhaltung gleicher Beurteilungsmaßstäbe Wann ? Im Vorfeld der Erstellung der Regelbeurteilungen Regelmäßige Koordinierung Wann ? Im Vorfeld der Erstellung der Regelbeurteilungen Regelmäßige Koordinierung Wer ist beteiligt ? Erstbeurteiler/-in (direkte/r Vorgesetzte/r) Zweitbeurteiler/-in (i.d.R. nächsthöhere/r Vorgesetzte/r) ggf. Personal-/ Frauen-/ Schwerbehindertenvertretung Wer ist beteiligt ? Erstbeurteiler/-in (direkte/r Vorgesetzte/r) Zweitbeurteiler/-in (i.d.R. nächsthöhere/r Vorgesetzte/r) ggf. Personal-/ Frauen-/ Schwerbehindertenvertretung

9 Orientierungsgespräch Wann ? bei Übernahme der Tätigkeit bei Änderung der Aufgaben Wann ? bei Übernahme der Tätigkeit bei Änderung der Aufgaben Was ist der Inhalt ? Abstimmung der mit den Aufgaben verbundenen Erwartungshaltungen kann auch im Rahmen des Mitarbeiter-Vorgesetzten- Gesprächs erfolgen Was ist der Inhalt ? Abstimmung der mit den Aufgaben verbundenen Erwartungshaltungen kann auch im Rahmen des Mitarbeiter-Vorgesetzten- Gesprächs erfolgen Wer ist beteiligt ? Mitarbeiter/-in Erstbeurteiler/-in (direkte/r Vorgesetzte/r) Wer ist beteiligt ? Mitarbeiter/-in Erstbeurteiler/-in (direkte/r Vorgesetzte/r)

10 Beurteilungsgespräch Wann ? mindestens alle 24 Monate rechtzeitig vor der Regel-/Anlassbeurteilung Wann ? mindestens alle 24 Monate rechtzeitig vor der Regel-/Anlassbeurteilung Was ist der Inhalt ? Wechselseitiger Austausch von Einschätzungen Begründung der Einschätzung des Erstbeurteilers auf Grundlage des Anforderungsprofils Erörterung der Stärken/Schwächen mit Maßnahmenvereinbarung zur Förderung des Mitarbeiters Was ist der Inhalt ? Wechselseitiger Austausch von Einschätzungen Begründung der Einschätzung des Erstbeurteilers auf Grundlage des Anforderungsprofils Erörterung der Stärken/Schwächen mit Maßnahmenvereinbarung zur Förderung des Mitarbeiters Wer ist beteiligt ? Mitarbeiter/-in Erstbeurteiler/-in (direkte/r Vorgesetzte/r) Wer ist beteiligt ? Mitarbeiter/-in Erstbeurteiler/-in (direkte/r Vorgesetzte/r)

11 Konsensgespräch Was ist der Inhalt ? Konsensfindung bei der Beurteilung Was ist der Inhalt ? Konsensfindung bei der Beurteilung Wann ? Abweichende Beurteilung zwischen Erst- und Zweitbeurteiler/-in Wann ? Abweichende Beurteilung zwischen Erst- und Zweitbeurteiler/-in Wer ist beteiligt ? Erst- und Zweitbeurteiler/-in Wer ist beteiligt ? Erst- und Zweitbeurteiler/-in

12 Die Leistung des/r Beurteilenden 1. Beobachten des Arbeitsverhaltens des/r MA 2. Dokumentation des Wahrgenommenen 3. Zuordnen des Dokumentierten zu Kriterien 4. Bewerten des Zugeordneten auf dem Bogen 5. Verwenden der gewonnenen und systematisierten Daten im Beurteilungs-/ bzw. Orientierungsgespräch

13 Beurteilungsverzerrungen Halo-Effekt Kontrast Effekt Nikolaus-Effekt Soziale Stereotypen Nähe-Effekt Milde-Effekt Hierarchie-Effekt Benjamin-Effekt Klebe-Effekt Rosa-Brille-Effekt Frauendiskriminierung Diskriminierung von Teilzeitkräften Verwechslung innerer und äußerer Verhaltensursachen

14 Halo-Effekt Ein besonderes Merkmal oder eine besondere Fähigkeit überstrahlt alle anderen Beurteilungskomponenten, der/die Beurteilende lässt sich „blenden“ (halo = griechisch: Hof um eine Lichtquelle)

15 Welcher Innenkreis ist größer?

16 Kontrast Effekt Beeinflussung vom näheren Umfeld durch Überbetonung bestehender Unterschiede Folge: Schwache/r Mitarbeiter/-in gilt im Kollegium noch schwächerer Mitarbeiter/-innen als relativ leistungsstark, im Umfeld von leistungsstarken Mitarbeitern/-innen jedoch als besonders schwach

17 Nikolaus-Effekt (Recency-Effekt) Die letzten Eindrücke bleiben besser haften und zählen bei Beurteilungen mehr Folge: „Beurteilungsquartals- arbeiter/-innen“ werden zu gut bewertet

18 Soziale Stereotypen Emotional gefärbte Schubladen in unserer Vorstellung, in die wir andere Menschen einordnen Folge: Nicht der Mensch, sondern das eigene Vorurteil wird beurteilt

19 Nähe-Effekt Je näher der Kontakt zum/r Beurteilenden und je enger die Zusammenarbeit, um so besser fällt die Beurteilung aus

20 Milde-Effekt Durch Konfliktscheue, Mitleid oder dem Wunsch nach Beliebtheit werden Beurteilungen ungerechtfertigter- weise positiv angehoben Mein Gott, bist du klug

21 Hierarchie-Effekt Je höher der Rang innerhalb einer Hierarchie, desto besser die Beurteilung Folge: Statt Leistung zu beurteilen wird sozialer Status belohnt

22 Benjamin-Effekt Je kürzer die Personen auf dem Dienst- posten und je jünger sie sind, um so strenger werden sie beurteilt Sie müssen ja noch eine Chance haben, sich beur- teilungsmäßig zu verbessern!

23 Klebe-Effekt Die individuelle Beurteilungsgeschichte verzerrt positiv oder negativ die Beurteilung; eine einmal erfolgte Leistungseinschätzung bleibt so an dem/der zu beurteilenden Mitarbeiter/-in „kleben“

24 Rosa-Brille-Effekt Aufgrund einer tendenziellen Selbstüberschätzung („Rosa Brille“) vermag der/die einzelne Mitarbeiter/- in sich kaum angemessen in Beurteilungssysteme einzuordnen I am the Champion!

25 Geschlechterspezifische- und Frauendiskriminierung In einzelnen – nicht allen – Behörden zeigen statistische Analysen, dass Frauen deutlich schlechter beurteilt werden als Männer (Quelle: Dulisch: Internet- Lernprogramm) Mögliche Ursachen: Vorurteile aus Sozialisation Vermehrte Teilzeitarbeit Ausfallzeiten wg. Kinderbetreuung Frauen in niedrigeren Hierarchien Vernachlässigung spezieller „weiblicher“ Kompetenzen (z.B. Kommunikationsfähigkeit)

26 Diskriminierung von Teilzeitkräften Emotional geprägte, negative Einstellungen zur Teilzeitarbeit lassen Teilzeitkräften eine schlechtere Beurteilung zukommen Mögliche Ursachen: 90% der Teilzeit- beschäftigten sind Frauen Emotionale Enttäuschungen („Wenn man sie braucht, ist sie nicht da“) Teilzeitkräfte können behördlicher „Aufwandskultur“ nicht folgen

27 Verwechslung innerer und äußerer Verhaltensursachen Eigenes „Fehlverhalten“ wird meist äußeren Ursachen zugeschrieben und dadurch entschuldigt, fremdes „Fehlverhalten“ als in der anderen Person begründet angenommen Folge: Vernachlässigung schlechter Arbeitsbedingungen bei der Beurteilung

28 Zusammenhang innerer und äußerer Verhaltensursachen StabilitätOrt der Ursache In der Person In der Umwelt nicht kurzfristig veränderbar introvertiert Aufgaben- schwierigkeit veränderbar schlechte Laune Pech / Glück

29 Beurteilungsgespräche als Leistungscontrolling Regelmäßiger Soll-Ist-Abgleich des Leistungsverhaltens Soll = Anforderungsprofil Ist = wahrgenommene und objektivierte Leistung Bei Soll-Ist-Diskrepanzen: Ursachenanalyse mit dem Ziel der Förderung

30 Die zehn „goldenen“ Regeln für Beurteilungsgespräche (1) Persönliche Einladung (2) Störungsfreier Besprechungsraum (3) Ausreichend Zeit einplanen (4) Inhaltlich und psychologisch vorbereiten (5) Systematisierter Gesprächsablauf (6) Dialog statt Monolog (7) Konstruktive und konkrete Kritik (8) Mögliche Beurteilungsfehler bedenken (9) Erkannte Beurteilungsfehler revidieren (10) Keine unhaltbaren Versprechungen

31 Gesprächsablauf Informeller, entspannter Einstieg Hervorhebung positiver Aspekte der Beurteilung (Beurteilung  Verurteilung) Skizzierung Aufgabengebiet des/r MA Vorstellung und Diskussion der Ergebnisse Stellungnahme, Wünsche und Erwartungen des/r MA Ggf. geplante Förder- bzw. FB-Maßnahmen Zusammenfassung und positiver Ausklang

32 Fragetechnik: Überblick Offene Fragen (W-Fragen) Geschlossene Fragen (Hilfs-)Verb Offene Fragen (W-Fragen) Geschlossene Fragen (Hilfs-)Verb Informationsfrage Wann treffen wir uns? Informationsfrage Wann treffen wir uns? Nachfrage Wie meinen Sie das? Nachfrage Wie meinen Sie das? Motivierungsfrage Was meinen Sie als Experte dazu? Motivierungsfrage Was meinen Sie als Experte dazu? Suggestivfrage Glauben Sie das etwa wirklich? Suggestivfrage Glauben Sie das etwa wirklich? Provozierende Frage Hören Sie überhaupt zu? Provozierende Frage Hören Sie überhaupt zu? Kontrollfrage Sind noch Punkte offen? Kontrollfrage Sind noch Punkte offen? Alternativfrage Soll das Referat kurz oder lang sein? Alternativfrage Soll das Referat kurz oder lang sein?

33 Gestaltkurve des Gesprächs Informeller Einstieg Formale Phase Informeller Ausklang

34 Konkretisieren von Selbst- und Fremdwahrnehmung Sichern und Hinterfragen beurteilungsrelevanter Informationen mittels... Kontrollierten Dialogs Offener Fragen: – Was ist geschehen? – Wann ist es geschehen? – Wer war beteiligt? – Wo ist es geschehen? – Wie ist es geschehen? – Welche Auswirkungen hatte es?

35 Kontrollierter Dialog Ich finde, dass wir im Bezirksamt dringend regelmäßige Teamsitzungen brauchen! Du meinst, dass wir regelmäßige Sitzungen brauchen!? Ja, allerdings! Ich denke, öfters ein kleiner Plausch tut´s auch!

36 Verschiedene Kommunikationsebenen Sachebene Beziehungsebene eher kontrolliert- bewusste Vorgänge rationales Verhalten Worte Kopf eher spontane, unbewusste Vorgänge Bauch Tonfall emotionales Verhalten

37 Entwickelte Empfängerqualität Sach-Ohr Beziehungs-Ohr Selbstoffenbarungs-Ohr Appell-Ohr

38 Aufbau des Beurteilungsbogens Leistungsbeurteilung (Grundlage: Anforderungsprofil der Stelle!) Befähigungseinschätzung ohne differenzierte Ausprägung (über das Anforderungsprofil hinausgehende Fähigkeiten)  Nur gezeigte Kompetenzen und Fähigkeiten

39 Rahmenprogramm Form und Inhalt der verschiedenen Gesprächsformen Grundlagen der Gesprächsführung Gesprächsablauf in Beurteilungsgesprächen Fragetechniken zur Konkretisierung und Objektivierung von Sachverhalten Entwickelte Empfängerqualität als Konfliktprophylaxe Simulation bzw. AG-Übung zur Gesprächsführung Abschlussevaluation

40 Vorschläge zur Ausdifferenzierung der Bewertungen (in Anlehnung an Vorschlag des LEA) C= „Der Beamte/die Beamtin zeigt Leistungen, die den Anforderungen entsprechen“ (Sollwert; Normalverhalten) Bedeutung: Die im Anforderungsprofil definierten Leistungs-, Verhaltensmerkmale sind in Qualität und Quantität zu beobachten/wahrnehmbar/feststellbar.

41 Vorschläge zur Ausdifferenzierung der Bewertungen B= „... zeigt Leistungen, die die Anforderungen übertreffen.“ Bedeutung: Die Leistung, das Verhalten von C ist stetig (andauernd) und in unterschiedlichen Situationen zu beobachten. (Raum-Zeit-Konstanz)

42 Vorschläge zur Ausdifferenzierung der Bewertungen A= „...zeigt Leistungen, die die Anforderungen in herausragender Weise übertreffen.“ Bedeutung: Die Leistung/das Verhalten von B wird durch Leistungen/Verhaltensweisen angereichert, die über die im Anforderungsprofil geforderten Verhaltensmerkmale insbesondere in ihrer Qualität deutlich hinausgehen.

43 Vorschläge zur Ausdifferenzierung der Bewertungen D= „...zeigt Leistungen, die den Anforderungen mit Einschränkung entsprechen.“ Bedeutung: Die Leistungs-/Verhaltensmerkmale von C sind grundsätzlich vorhanden, jedoch mit Abstrichen in Qualität oder/und Qualität zu beobachten/wahrnehmbar/feststellbar.

44 Vorschläge zur Ausdifferenzierung der Bewertungen E= „...zeigt Leistungen, die den Anforderungen nicht entsprechen.“ Bedeutung: Die Leistungs-/Verhaltensmerkmale von C sind nicht bzw. nur in Ansätzen zu beobachten/wahrnehmbar/feststellbar.

45 Kompetenzbereiche im Anforderungsprofil formale Voraussetzungen und fachliche Kompetenzen soziale Kompetenzen methodische Kompetenzen persönliche Kompetenzen Kompetenzen müssen überprüfbar oder beobachtbar sein!

46 Der Weg zum Anforderungsprofil 1.Analyse der Aufgabenstruktur (Aufgabenbeschreibung) 2.Beschreibung der Tätigkeiten 3.Festlegung der Anforderungskriterien (geforderte Fachkenntnisse und Fähigkeiten) 4.Gewichtung der einzelnen Anforderungskriterien (Muss-Kann- Anforderungen) 5.Formulierung von beobachtbaren Verhaltensweisen

47 Wer erstellt Anforderungsprofile? Stelleninhaber/-in Führungskräfte aus dem Umfeld Mitarbeiter/-innen aus dem Umfeld Ehemalige Stelleninhaber/-in Beschäftigte an Schnittstellen Ggf. Interessenvertretung Moderation Arbeitsgruppen mit 5-7 Teilnehmenden haben sich bewährt

48 Beurteilung Was ist der Inhalt ? Leistungsbeurteilung anhand 5-stufiger Bewertungsskala (A bis E) Potenzial-/Befähigungseinschätzung Sonstiger Inhalt (z.B. Teilnahme an Fortbildungsveranstaltungen) Anforderungsprofil als Anlage Was ist der Inhalt ? Leistungsbeurteilung anhand 5-stufiger Bewertungsskala (A bis E) Potenzial-/Befähigungseinschätzung Sonstiger Inhalt (z.B. Teilnahme an Fortbildungsveranstaltungen) Anforderungsprofil als Anlage Wann ? Alle 5 Jahre Besonderer Anlass (siehe Ziffer 3.3) Wann ? Alle 5 Jahre Besonderer Anlass (siehe Ziffer 3.3) Wer ist beteiligt ? Mitarbeiter/-in Erstbeurteiler/-in (direkte/r Vorgesetzte/r) Zweitbeurteiler/-in bei Änderungen der Beur- teilung mit anwesend Nach der Eröffnung: Interessenvertretung nach Wunsch Wer ist beteiligt ? Mitarbeiter/-in Erstbeurteiler/-in (direkte/r Vorgesetzte/r) Zweitbeurteiler/-in bei Änderungen der Beur- teilung mit anwesend Nach der Eröffnung: Interessenvertretung nach Wunsch

49 zweiter Tag geänderter Ablauf Systematik effizienter Beurteilungspragmatik Gesprächsführung im Beurteilungsverfahren Beurteilungsgespräche als Leistungscontrolling Beurteilungsverzerrungen Übung zur Pragmatik von Beurteilungen Abschlussevaluation


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