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MS Excel 9.0 (Excel 2000) Ihr Trainer: Klaus-Martin Buss.

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Präsentation zum Thema: "MS Excel 9.0 (Excel 2000) Ihr Trainer: Klaus-Martin Buss."—  Präsentation transkript:

1 MS Excel 9.0 (Excel 2000) Ihr Trainer: Klaus-Martin Buss

2 In dieser Schulung werden wir uns mit einigen Grundbegriffen von Excel sowie den Anwendungs- und Gestaltungsmöglichkeiten befassen. Wir werden uns mit der Bedienung / Handhabung vertraut machen und uns die Funktionalitäten erarbeiten. Wir werden mit Hilfe von Excel Berechnungen und Auswertungen durchführen und uns mit Formeln und Funktionen beschäftigen. Dabei soll die Schulung aber nicht zu einem Monolog Ihres Trainers werden, denn auch Sie werden etwas leisten müssen: Wann auch immer Sie Zwischenfragen, Verständnisschwierigkeiten oder Einwände haben, wollen wir diese sofort klären ! Scheuen Sie sich daher bitte nicht, Ihrem Trainer das Wort abzuschneiden, wenn Sie an einem solchen Punkt angekommen sind !

3 Zunächst aber ein wenig Theorie: Was ist Excel überhaupt und wofür kann ich es einsetzen? Nun, Excel ist ein seit Anfang der 80er Jahre von Microsoft © weiter- entwickeltes Tabellenkalkulationsprogramm, mit dem (wie der Name Kalkulation bereits ahnen lässt) innerhalb einer Tabelle ge- und berechnet werden kann. Dafür werden vom Programm einige sog. Funktionen zur Verfügung gestellt, mit denen der Anwender individuelle Berechnungen / Auswertungen vornehmen kann. Mit diesen Funktionen werden wir uns später beschäftigen. Rufen Sie nun bitte das Programm Excel durch einen Klick auf das Programmicon auf Ihrem Desktop auf...

4 Ihr Bildschirm sollte nun in etwa so aussehen:

5 Nun gehts aber richtig los: Kapitel 1: Begriffsbestimmungen, Tabellenblatt

6 Titelleiste Menüleiste Symbol- leiste(n) Namen- oder Adressfeld in der Bearbeitungs- leiste Zeilen- & Spaltenköpfe (Tabellen-)Blattregister Statuszeile Eine Excel-Arbeitsmappe besteht aus mehreren Tabellenblättern, die wiederum aus einzelnen Zellen bestehen. Insgesamt stehen uns in einem Tabellenblatt 256 Spalten und Zeilen zur Verfügung, das ergibt eine Matrix aus immerhin... Zunächst wollen / müssen wir einige Begriffsbestimmungen vornehmen, die uns im Laufe der Schulung immer wieder begegnen werden. Wir beginnen mit der Zellen...

7 Mit dem Tabellenblatt wollen wir uns nun etwas näher beschäftigen: Eine Arbeitsmappe (Datei) kann mehrere Tabellenblätter enthalten, denen ein einmaliger Name zugeordnet ist: Standard ist Tabelle1, Tabelle2, Tabelle3 usw. Die unterschiedlichen Tabellenblätter werden durch Klick auf den Tabellenblattreiter ausgewählt...

8 Mit einem Rechtsklick auf den Tabellenblattreiter kann das Tabellenblatt umbenannt werden.. Übung: Bennen Sie das Tabellenblatt 1 nun um in Ich bin die erste Tabelle... Standardmässig sind in einer neuen Arbeitsmappe drei Tabellenblätter vorhanden. Sofern Sie mehr Blätter benötigen, klicken Sie in der Menüleiste auf Einfügen – Tabellenblatt...

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10 Kapitel 2: Spalten, Zeilen, Zellen

11 In jede dieser Zellen können Daten eingegeben werden: Zahlen, Namen, Uhrzeiten, Datümer oder kurz gesagt: Beliebige Zeichenfolgen ! Jede Zelle besitzt eine eigene Adresse (bestehend aus dem Spalten- und Zeilenindex) innerhalb einer Tabelle und kann somit eindeutig identifiziert werden. Die Anwahl einer Zelle erfolgt entweder durch einen Linkklick mit der Maus oder durch Navigation mit den Pfeiltasten. Die angewählte – man nennt sie aktive - Zelle erhält dann zur optischen Hervorhebung einen schwarzen Rahmen. Übung: Wählen Sie nun in Ihrem Tabellenblatt verschiedene Zellen durch Mausklicks und durch Drücken der Pfeiltasten aus. Beobachten Sie dabei einmal das Namen- oder Adressfeld in der Bearbeitungsleiste... Wir haben bereits gehört, dass ein Tabellenblatt aus über 16 Mio. Zellen besteht, die sich in Spalten und Zeilen befinden.

12 Die nächste Übung: Wählen Sie die Zelle mit der Adresse C3 aus, geben Sie über die Tastatur folgendes ein: Meine Adresse ist C3 und drücken Sie anschliessend ENTER Sie sehen voller Entsetzen, dass Excel einen Teil Ihres Textes scheinbar auch in die Zelle D3 geschrieben hat. Ich kann Sie beruhigen: Das ist nicht der Fall ! Und das können Sie auch ganz leicht selbst überprüfen, indem Sie die Bearbeitungsleiste nutzen (denn dafür ist sie da !): Wählen Sie erneut die Zelle C3 an...

13 ... und schauen Sie sich die Bearbeitungsleiste genauer an: In der Bearbeitungs- leiste wird der Zell- inhalt angezeigt ! Wählen Sie nun Zelle D3 an und schauen Sie in die Bearbeitungsleiste... Dort wird nichts angezeigt, und das ist der Beweis, dass in Zelle D3 tatsächlich nichts enthalten ist Excel schreibt also den Inhalt der Zelle C3 nur vermeintlich in die Zelle D3. Dies liegt daran, dass die Spalte C zu schmal für den Inhalt ist. Doch das können wir ändern, indem wir uns dem ersten Befehl aus der Menüleiste widmen:

14 Wählen Sie wieder Zelle C3 an und klicken Sie dann einmal mit der linken Maustaste auf den Eintrag Format Wählen Sie dann Spalte und Optimale Breite bestimmen... Und schwupps...

15 ... der optische Eindruck, dass unser Text in Zelle D3 steht, ist verschwunden... Expertenmodus: Den gleichen Effekt hätten wir auch mit einem Doppelklick auf der Trennlinie zwischen Spalte C und D oder durch Verschieben des rechten Spaltenrands erreicht...

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18 Bevor uns die kleinen Excel-Geister nun überfordern legen wir 5 min. Pause ein...

19 Kapitel 3: Berechnungen im Tabellenblatt

20 Wir werden uns nun mit der eigentlichen Bestimmung von Excel – nämlich dem Berechnen von Zell- und Tabelleninhalten – beschäftigen. Wechseln Sie ins Tabellenblatt2 und erstellen Sie dort folgende Tabelle:

21 Um Excel mitzuteilen, dass wir eine Berechnung vornehmen wollen, müssen wir grundsätzlich ein Gleichheitszeichen (=) verwenden. Geben Sie in Zelle B1 folgendes ein: 24+6 und drücken Sie ENTER... Sie sehen: Excel hat nichts berechnet, weil ein Gleichheitszeichen fehlt und Excel die Eingabe als Text interpretiert hat. Geben Sie nun in Zelle B2 folgendes ein: =24+6 und drücken Sie ENTER...

22 Nun haben wir den gewünschten Effekt erzielt: Excel hat die Addition von 24 plus 6 vorgenommen und liefert als Ergebnis die Zahl 30 Wenn wir nun Zelle B2 erneut auswählen und einmal in die Bearbeitungsleiste schauen, sehen wir dort unsere Rechenformel... Wir haben soeben mit festen Werten gerechnet, Excel kann jedoch (und das ist die eigentliche Bestimmung) mit Zellinhalten rechnen. Dafür geben wir in unsere Rechenformel keine festen Zahlen, sondern die Zelladressen an, in denen die Werte stehen, die berechnet werden sollen. Wir wollen die Inhalte der Zellen A1 und A2 addieren. Wählen Sie Zelle B3 aus und geben Sie folgende Rechenformel ein...

23 =A1+A2 und bestätigen Sie die Eingabe mit ENTER Das Ergebnis sollte so aussehen: Die manuelle Eingabe der Zelladressen birgt jedoch eine kleine Gefahr: Wenn wir uns beim Eingeben vertippen und statt =A1+A2 versehentlich =A1+A3 erfassen, erhalten wir logischerweise zwar ein Ergebnis, aber natürlich nicht das gewünschte... Daher sei an dieser Stelle auf die Möglichkeit hingewiesen, die gewünschten Zelladressen mit der Maus auszuwählen. Schauen Sie sich dazu eine kleine Videodemo an...

24 Dieses Verfahren der Zellauswahl sollte vor allem in grossen und umfangreichen Tabellen angewendet werden, wenn wir hohe Zelladressen (z.B. CJ37492) in Formeln verwenden wollen / müssen.

25 Natürlich können wir auch etwas komplexere Berechnungen durchführen: Wir wollen die Inhalte der Zellen A1 und A2 addieren und anschliessend durch den Inhalt der Zelle A3 dividieren... Dazu ist eine kleine Zeitreise in die Vergangenheit notwendig: Wir erinnern uns an die Schulzeit, in der wir gelernt haben, dass eine sog. Punktrechnung immer vor einer Strichrechnung ausgeführt wird... Zurück ins Tabellenblatt: Für uns bedeutet die Reise in die Vergangenheit, dass wir zuerst A1 und A2 addieren und dann das Ergebnis durch A3 dividieren müssen. Es stellt sich also die Frage, wie wir Excel mitteilen können, zuerst die Addition und dann die Division vornehmen zu sollen. Nun, ganz einfach: Durch Verwenden von Klammern ( ) wird der mathematische Grundsatz Punkt vor Strich einfach ausgehebelt, die Addition erhält dadurch die höhere Priorität und wird zuerst berechnet. Erst danach erfolgt die Division...

26 Unsere Rechenformel sollte also so aussehen: =(A1+A2)/A3 An dieser Stelle ein Hinweis: Das Divisionszeichen stellen Sie entweder durch / (Shift und 7) auf der Normaltastatur oder durch ÷ auf dem Ziffernblock Ihrer Tastatur dar. Das Multiplikationszeichen ist * (Shift und +) auf der Normaltastatur oder X auf dem Ziffernblock. Geben Sie o.a. Rechenformel in Zelle B4 ein... Sie sehen: Wir erhalten das erwartete Ergebnis: = 18 geteilt durch 3 gleich 6

27 Der Gegenbeweis: Ohne korrekte Klammersetzung hat Excel zwar gerechnet, aber nicht das erwartete Ergebnis gebracht: Oben angegebene Rechenformel ermittelt zuerst die Division 6 geteilt durch 3 (=2) und addiert 12 hinzu (=14) Fazit: Achten Sie beim Erstellen von Rechenformeln auf die standardmässigen Prioritäten und setzen Sie diese ggf. durch korrekte Klammersetzungen ausser Kraft...

28 Kapitel 4: Zellformate

29 In diesem Kapitel werden wir uns mit sog. Zellformatierungen beschäftigen, mit denen wir das Erscheinungs(Druck)bild einer Tabelle verändern können. Wir können beispielsweise die Schriftgrösse von Zellinhalten ändern, wir können verschiedene Schrift- und Hintergrundfarben verwenden und vor allem können (und müssen) wir die passenden Zahlenformate wählen. Wenn wir beispielsweise ein Datum in eine Zelle eingeben, können wir festlegen, wie dieses Datum dargestellt wird: , , 18. März 2006, usw. Ebenso können wir festlegen, dass Zahlen mit einer bestimmten Anzahl an Dezimalstellen dargestellt werden, auch wenn es sich um ganze Zahle handelt. Eine solche Dezimalstellenformatierung wollen wir uns nun etwas näher anschauen. Wechseln Sie in Ihrer Arbeitsmappe bitte ins Tabellenblatt 3 und erfassen Sie folgende Werte...

30 Die erfassten Werte haben unterschiedliche Anzahlen an Dezimalstellen. Aus optischen Gründen sollen jedoch alle Werte mit der gleichen Anzahl an Dezimalstellen dargestellt werden. Nun könnte man auf die Idee kommen, beispielweise in A1 statt der Ziffer 2 einfach 2,000 zu erfassen... Der Versuch geht daneben, und das aus folgendem Grund: In einem noch nicht formatierten Tabellenblatt haben alle Zellen das Format Standard. Dadurch wird erreicht, dass Excel im Normalfall aufgrund der eingegebenen Zeichenfolge automatisch erkennt, um welche Art von Daten es sich handelt: Zahlen, Uhrzeiten, Datümer, Text, Währungen u.ä. In unserem Fall (Eingabe der Ziffer 2) hat Excel ein Zahlenformat erkannt und ebenso blitzschnell festgestellt, dass es sich um eine ganze Zahl handelt. Da aber bei ganzen Zahlen Nachkomma- oder Dezimal- stellen für weitere Berechnungen belanglos sind, stellt Excel diese erst garnicht dar...

31 Probieren Sie dies nun bitte selbst aus, indem Sie in Zelle A5 den Wert 6,000 eingeben... Das Ergebnis ist zunächst frustrierend: Es gelingt uns nicht, in der Zelle 6,000 erscheinen zu lassen. Also müssen wir Excel auf andere Art und Weise überreden, die Werte mit 3 Dezimalstellen anzuzeigen. Dazu markieren wir mit gedrückter linker Maustaste den Bereich A1:A und wählen dann aus der Menüleiste den Eintrag Format...

32 Hier wählen wir den Eintrag Zellen... Nun erscheint das sog. Zellkontextmenü und Sie sehen schon anhand der Menüreiter, dass Sie hier verschiedene Möglichkeiten zur Formatierung der Zellen haben: Zahlen - Ausrichtung - Schrift - Rahmen - Muster - Schutz

33 Unter dem Menüreiter Zahlen wählen wir den Eintrag Zahl und stellen anschliessend die Anzahl der Dezimalstellen auf 3 Mit einem Klick auf den OK-Button schliessen wir die Formatierung ab... Heben Sie die Mehrfachmarkierung des Bereichs A1:A5 nun auf, indem Sie die Zelle B1 mit der Maus anklicken. Ihr Ergebnis sollte nun so aussehen...

34 Markieren Sie nun Zelle A5 und schauen Sie sich mal die Bearbeitungsleiste an... Obwohl der Wert in Zelle A5 mit drei Dezimalstellen angezeigt wird, besteht der Inhalt der Zelle nach wie vor lediglich aus der Ziffer 6 Lassen Sie sich also durch das, was in der Zelle angezeigt wird, nicht den tatsächlichen Zellinhalt vorgaukeln Auch hierzu gibts eine kleine Videodemo, die Ihnen verdeutlicht, wie wichtig eine korrekte Formatierung der Zellen ist...

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36 Doch nun zurück zu unserer Tabelle: Wir wollen die Zahlenwerte in A1:A5 etwas grösser darstellen. Klicken Sie in der Menüleiste auf Format - Zellen und wählen Sie den Reiter Schrift... Hier können wir verschiedene Einstellungen für die verwendete Schrift vornehmen. Um die Schriftgrösse zu erhöhen, wählen wir unter Schriftgrad den Eintrag 14 aus und klicken auf OK... Das Ergebnis ist eine deutlich grössere Schrift in unseren Zellen...

37 Auf die gleiche Art und Weise können Sie Schriftarten einstellen, den Schriftschnitt sowie die Schriftfarbe ändern und die Effekte – unterstrichen, durchgestrichen, hoch- und tiefgestellt – festlegen. Expertenmodus: Das Zellkontextmenü lässt sich auch durch einen Rechtsklick auf der zu formatierenden Zelle aufrufen, zudem können Sie die Formatierungen auch über die Formatsymbolleiste innerhalb der Symbolleisten vornehmen...

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39 Kapitel 5: Die eingebauten Funktionen

40 Excel verfügt überzahlreiche eingebaute Funktionen, um Berechnungen im Tabellenblatt durchzuführen. Mit einigen dieser Funktionen wollen wir uns nun beschäftigen. In Zelle A6 soll die Summe der Zahlen aus A1:A5 gebildet werden. Dazu verwenden wir die Funktion =SUMME(), die wir wie folgt aufrufen: In der Menüleiste wählen wir den Eintrag Einfügen und anschliessend Funktion...

41 Nun erscheint ein Auswahlmenü mit allen zur Verfügung stehenden Funktionen, die zudem nach bestimmten Kategorien gefiltert werden können (Finanzmathematik, Datum & Zeit, Math. & Trigonom., Statistik usw.). Ausserdem finden wir am unteren Rand des Auswahlfensters eine kurze Beschreibung der jeweiligen Funktion. Eine ausführliche Beschreibung mit entsprechenden Beispielen sowie dem notwendigen Aufbau der sog. Syntax können wir aufrufen, indem wir nach dem Markieren einer Funktion auf das Fragezeichen klicken oder die F1-Taste drücken...

42 Wir wollen in A6 die Summe der Werte aus A1:A5 bilden, also wählen wir die Funktion SUMME, indem wir zunächst im linken Auswahlfenster den Eintrag Alle auswählen. Anschliessend scrollen wir im rechten Fenster so weit nach unten, bis wir die Funktion SUMME finden (die Funktionen sind alphabetisch sortiert !). Diese markieren wir und klicken auf OK... Erfreulicherweise hat uns Excel den Bereich, den wir addieren wollen, bereits vorgeschlagen und als Zahl1 eingetragen. Zudem können wir das Ergebnis bereits ablesen: 20,716 Mit einem Klick auf OK übernehmen wir die Funktion ins Tabellenblatt

43 Das Ergebnis sollte nun so aussehen: Vergleichen Sie nun einmal den Inhalt von Zelle A5 mit dem, was in Zelle A5 angezeigt wird... Nun wollen wir in Zelle B1 den Mittelwert aus den Werten A1:A5 bilden. Also markieren wir B1, wählen in der Menüleiste Einfügen – Funktion... aus und suchen nun die Funktion MITTELWERT...

44 Sie sehen: Auch hier hat Excel einen Zellbezug (A1) vorgeschlagen. Allerdings können wir mit diesem Vorschlag nicht allzu viel anfangen, denn wir wollen ja den Mittelwert aus A1 bis A5 berechnen. Also markieren wir den Eintrag im Feld Zahl1, danach haben wir zwei Möglichkeiten: Entweder geben wir über die Tastatur A1:A5 ein oder wir markieren die Zellen A1:A5 im Tabellenblatt. Anschliessend klicken wir auf OK...

45 Eine weitere Möglichkeit, das Funktionen-Menü aufzurufen, besteht darin, in der Bearbeitungsleiste auf das Gleichheitszeichen = zu klicken... (Hinweis: Je nach Excelversion und installiertem Servicepack finden Sie neben dem =-Zeichen mitunter auch das Funktionszeichen fx, mit demdie Funktionen aufgerufen werden können)

46 Wenn Sie etwas versierter im Umgang mit den Funktionen sind, werden Sie das Menü vermutlich nicht mehr benötigen, sondern die erforderlichen Funktionen von Hand über die Tastatur eingeben, denn auch das ist möglich. Achten Sie jedoch in jedem Fall darauf, die korrekten Zellbezüge herzustellen, da Excel sonst natürlich fehlerhafte Ergebnisse berechnet. Wenn Sie die Summe A1:A5 berechnen wollen, in der Funktion =SUMME jedoch A1:A3 angeben, erhalten Sie zwar ein rechnerisch richtiges, aber eben nicht das gewünschte Ergebnis...

47 Damit sind wir am Ende der Schulung Die ersten Schritte angekommen: Ich darf mich für Ihre Aufmerksamkeit bedanken und wünsche Ihnen erfolgreiches Arbeiten mit MS-Excel...


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