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Transform to the power of digital Moderner Staat 2012 Verwaltung 2020 Leistungsangebot im Bereich Organisationsberatung.

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Präsentation zum Thema: "Transform to the power of digital Moderner Staat 2012 Verwaltung 2020 Leistungsangebot im Bereich Organisationsberatung."—  Präsentation transkript:

1 Transform to the power of digital Moderner Staat 2012 Verwaltung 2020 Leistungsangebot im Bereich Organisationsberatung

2 Die öffentliche Verwaltung unterliegt in den kommenden Jahren unterschiedlichen Herausforderungen und Veränderungen 2 Steigender Budget- und Konsolidierungsdruck (Schuldenbremse) Demografischer Wandel Wandel des Verhältnisses von Politik, Bürger und Verwaltung Weiter steigende Effizienzanforderungen an Organisationen bei der Leistungserbringung Eine Auswirkungen auf die Personalstruktur der öffentlichen Verwaltung Steigende Anspruchshaltungen und wechselnde Themen erfordern eine höhere Reaktionsgeschwindigkeit und Leistungsfähigkeit von Organisationsstrukturen Digitale Transformation & E-Government Fortschreitende europäische Integration Verzahnung der Aufgabenerledigung innerhalb des föderalen Systems Neue Formate der Dienstleistungsbereitstellung und Veränderung der internen Prozesse durch IT- Unterstützung Stärkere Einbindung der europäischen Ebene in Strukturen und Prozesse Druck zur Zusammenarbeit zwischen Bund, Ländern und Kommunen steigt (nachgelagerte Prozesse) Entwicklungstrends und Herausforderungen

3 Capgemini unterstützt bei den vielfältigen Veränderungsprozessen mit umfassender Expertise und Methodik Copyright © 2012 Capgemini Consulting. All rights reserved. 3 Neue verfassungsrechtliche Möglichkeiten nach Art. 91c GG im Bereich der Informationstechnik nutzen Entwicklung von Strukturen, Prozessen und Personalbedarf Umsetzungsbegleitung Neue verfassungsrechtliche Möglichkeiten nach Art. 91c GG im Bereich der Informationstechnik nutzen Entwicklung von Strukturen, Prozessen und Personalbedarf Umsetzungsbegleitung Umfassende Unterstützung bei Fusionen von Behörden Entwicklung und Umsetzung des Sollmodells Change Management und Akzeptanzmangement Umfassende Unterstützung bei Fusionen von Behörden Entwicklung und Umsetzung des Sollmodells Change Management und Akzeptanzmangement Flexibilisierung durch Umsetzung agiler Geschäftsprozesse Steigerung der Projektsteuerungskapazitäten Flexibilisierung durch Umsetzung agiler Geschäftsprozesse Steigerung der Projektsteuerungskapazitäten Umsetzung von Front- und Back-Office Strukturen und Prozessen Begleitung der organisatorischen Anpassungen Umsetzung von Front- und Back-Office Strukturen und Prozessen Begleitung der organisatorischen Anpassungen

4 Aus den einzelnen Entwicklungsphasen öffentlicher Institutionen resultieren unterschiedliche Optimierungsbedarfe Konsolidierung und Optimierung von Strukturen und Prozessen, Reduzierung von Kosten, Schnittstellen und Doppelarbeit Aufbauphase Entwicklungsphase Konsolidierungsphase Veränderungsphase Gründung einer neuen Einrichtung Stabilisierung Standardisierung, Verheinheitlichung Aufgabenkritik Prozessopti- mierung Veränderung der politischen Rahmenbedingungen Neue Aufgaben und Optionen Aufbau handlungsfähiger und flexibler Strukturen Etablierung verlässlicher und stabiler Strukturen und Prozesse Grundlegende Neugestaltung der Strukturen und Prozesse Capgemini unterstützt die öffentliche Verwaltung in jeder Phase des Entwicklungszyklus mit dem passenden Leistungsportfolio Copyright © 2012 Capgemini Consulting. All rights reserved. 4 MMS_ORGANISATIONSBERATUNG.PPTX Ziel der organisa- torischen Veränderung I DEALTYPISCHER E NTWICKLUNGSZYKLUS ÖFFENTLICHER I NSTITUTIONEN

5 Erfolgreiche Reorganisationsprozesse erfordern ein systematisches Untersuchungsdesign Copyright © 2012 Capgemini Consulting. All rights reserved. 5 Gesamtprojektsteuerung: Meilensteinplanung, Abstimmungen und Fortschrittsmanagement 1 U NTERSUCHUNGSDESIGN BEI R EORGANISATIONSPROZESSEN Analyse Konzeption Umsetzung Erhebung 2345 Strukturierte Erhebung von: Aufgaben Leistungen Prozessen Stellenanteilen Bearbeitungszeiten Mengengerüsten Ressourcen Strukturierte Erhebung von: Aufgaben Leistungen Prozessen Stellenanteilen Bearbeitungszeiten Mengengerüsten Ressourcen Aufgabenkritik: Aufgabenzweck- kritik Aufgaben- vollzugskritik Aufgabenkritik: Aufgabenzweck- kritik Aufgaben- vollzugskritik Personalbedarfs- analyse Entwicklung Sollmodell: Aufgabenportfolio Struktur der Leistungs- erbringung Geschäftsprozesse Stellenbedarf Entwicklung Sollmodell: Aufgabenportfolio Struktur der Leistungs- erbringung Geschäftsprozesse Stellenbedarf Umsetzungs- begleitung: Umsetzungs- strategie Projektcontrolling Change Management Umsetzungs- begleitung: Umsetzungs- strategie Projektcontrolling Change Management

6 In der Erhebungsphase werden die Grundlagen für den weiteren Untersuchungsablauf gelegt Copyright © 2012 Capgemini Consulting. All rights reserved. 6 Dokumenten- analyse teil- strukturierte Interviews (Online-) Fragebögen Workshops Selbstauf- schreibungen … Auswahl des passenden Methodensettings Erhebung von Aufgaben, Leistungen, Prozessen, Stellenanteilen, Mengengerüsten, Bearbeitungszeiten, Ressourcen

7 Für eine umfassende Untersuchung müssen alle Handlungsebenen und Einflussfaktoren berücksichtigt werden Strategie Leitbild Einbindung in Gesamtstruktur Aufgaben- bzw. Dienstleistungsportfolio Betrachtung der Einrichtung im behördenübergreifenden Zusammenspiel (institutionelles Setting) Analyse des Aufgaben- bzw. Dienstleistungsportfolios der Behörde (Aufgabenkritik) Analyse der Aufbauorganisation sowie der Führungs- und Leitungsstrukturen (z. B. Leitungsspanne) Umfassende Betrachtung der organisatorischen Mikroebene der Behörde entlang der genannten Dimensionen (inkl. Geschäftsverteilung, Stellenverteilung etc.) Berücksichtigung der politisch-strategischen Leitlinien und gesetzlichen Vorgaben Strukturen Mitarbeiter, Org.kultur Prozesse Steuerungs- system IT System Mikroebene Transformation Makroebene Copyright © 2012 Capgemini Consulting. All rights reserved. 7 MMS_ORGANISATIONSBERATUNG.PPTX

8 Die Aufgabenzweckkritik ist Teil einer umfassenden Organisationsanalyse und hinterfragt die Notwendigkeit der Aufgabenwahrnehmung Copyright © 2012 Capgemini Consulting. All rights reserved. 8 Analyse der Ausgangssituation Alternative Gestaltungsoptionen prüfen Empfehlung begründen und ableiten

9 Ausrichtung auf Ergebnisse, Leistungen, Produkte Die Entwicklung zu einer prozessorientierten Organisation verändert das Aufgabenverständnis einer Behörde grundlegend Copyright © 2012 Capgemini Consulting. All rights reserved. 9 Transformation zur prozessorientierten Organisation Abkehr von rein hierarchischer, aufgabenorientierter Organisationsstruktur Steigerung der Dienstleistungs- und Produktqualität als leitende Prämisse Potenziale des E-Government und der Digitalisierung nutzen Reduzierung von Schnittstellen und Medienbrüchen Organisation Reduzierung von Schnittstellen und Medienbrüchen Organisation Senkung von Durchlaufzeiten und Prozesskosten Etablierung schlanker Geschäftsprozesse mit definierten Verantwortlichkeiten Realisierung einer prozessorientierten Organisation Realisierung einer prozessorientierten Organisation

10 Eine aussagekräftige und akzeptierte Personalbedarfsermittlung setzt die Anwendung der passenden Ermittlungsverfahren voraus Copyright © 2012 Capgemini Consulting. All rights reserved. 10 Verfahren Analytische Berechnungs- verfahren Erhebung auf der Grundlage aktueller Ist-Daten Für quantifizierbare Aufgaben geeignet Ableitung des Personalbedarfs auf der Grundlage von Mengen, mittleren Bearbeitungszeiten Analytische Schätzverfahren Vergangenheitsbezogen Erhebung quantifizierbarer Daten durch Schätzen Ableitung des Personalbedarfs auf der Grundlage von Mengen, mittleren Bearbeitungszeiten und Jahresarbeitsbedarf Arbeitsplatzmethode Findet Anwendung, wenn Quantifizierung nicht möglich ist (z. B. kreativ-dispositive Tätigkeiten) Personalbedarf leitet sich aus organisatorischen bzw. gesetzlichen Erfordernissen ab

11 Mit Hilfe der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung können unterschiedliche Lösungsvarianten in Organisationsprojekten transparent bewertet werden Copyright © 2012 Capgemini Consulting. All rights reserved. 11 Annahmen und Vorhersagen WirtschaftlicheGesetzliche Technologische … Rahmen- bedingungen Rahmen- bedingungen Fragestellung Ansatz §7 Haushaltsordnung des Bundes und der Länder Verpflichtung zur Durchführung von Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen gemäߧ6 HGrG Nr. 2

12 Unsere konkreten Ansätze zur Reorganisation auf der Mikroebene ermöglichen Veränderungen aller organisatorischer Gestaltungsvariablen Detailierte Aufbauorganisation Governancestrukturen Performance Management Prozessdesign Mitarbeiter-/Kulturanalyse Gestaltung des IT-Systems Neugestaltung der Organisation auf der Mikroebene Anpassung Governance- Strukturen der Behörde (z.B. Dienst- anweisungen, Richtlinien, Gremienstrukturen) Ausdifferenzierte Aufbauorganisation Geschäftsverteilungsplan Stellenbeschreibungen Stellenbedarf Aufbau- und Entwicklung von Ziel- Steuerungssystemen Ableitung von Kennzahlen zur Messung von Zielerreichung und Wirkung Optimiertes und integriertes Geschäftsprozessmodell Entwicklung der Prozessorganisation Erarbeitung Personalentwicklungs- konzept Kulturanalyse Ausrichtung der IT- Systeme an Leistungsportfolio, veränderte Organisationstrukturen und Geschäftsprozesse Copyright © 2012 Capgemini Consulting. All rights reserved. 12 MMS_ORGANISATIONSBERATUNG.PPTX

13 Eine erfolgreiche Umsetzung der Lösungsvorschläge ist erfahrungsgemäß eine der größten Herausforderung in Reorganisationsprozessen Copyright © 2012 Capgemini Consulting. All rights reserved. 13 Entwicklung einer Umsetzungsstrategie Kontinuierliches Projektcontrolling Change Management Partnerschaftliche Umsetzung der neuer Strukturen und Prozesse


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