“Optimize the Value of Your IT”

Präsentation zum Thema: "“Optimize the Value of Your IT”"—  Präsentation transkript:

1 “Optimize the Value of Your IT”
IT - Controlling “Optimize the Value of Your IT” Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

2 Inhalt Inhalt Was ist Controlling (Konzept)?
Definition IT – Controlling IT – Prozessmodell Merkmale von strategisches und operatives IT – Controlling Warum IT – Controllerdienst? Gründe der Nutzung IT - Strategie IT Standardisierung von IT – Arbeitsplätzen IT – Kennzahlen und Kennzahlensysteme Einsatz operativer IT – Controlling Werkzeuge Zielsetzung und Nutzen der IT – KLR IT – Kosten / IT – Kostenarten / IT – Kostenstellen Zielsetzung und Nutzen Quellen Anpassen des Inhaltes Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

3 Was ist Controlling (Konzept)?
Inhalt Führungskonzept für zukunftsorientierte Unternehmens- und Gewinnsteuerung Strategie für Existenz- und Arbeitsplatzsicherung Controllerdienst gibt durch Berichtswesen Entscheidungshilfen operative und strategische Werkzeuge helfen Zielvereinbarungen im finanziellen Gleichgewicht zu steuern Controllerfunktionen organisieren Informations-, Kapital- und Controllerdienste zur Entscheidungshilfe Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

4 Definition IT – Controlling
Inhalt Auffassungen für den Aufgabenkatalog variieren stark Kontrolleur der IT – Abteilung und computergestützte Kontrolle von IT – Projekten plant, koordiniert und steuert Informationstechnologien und optimiert Geschäftsorganisationen bei der Zielformulierung, Zielsteuerung und Zielerfüllung mit dem Controllerdienst IT – Controllerdienst steuert und gestaltet den IT - Einsatz Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

5 Definition IT – Controlling
Inhalt Abbildung 1: Vernetzung des IT - Controllingdienstes Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

6 Inhalt IT – Prozessmodell
Prozessmodel = die Prozessschritte strategischer Planung, Entwicklung und Betrieb lassen sich als Wirkungskreis darstellen Im Rahmen des Prozessmodells wird die IT – Strategie entwickelt Überwachung und Umsetzung von IT – Maßnahmen zur Erreichung der Unternehmensziele Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

7 IT – Prozessmodell Inhalte der Strategie
Die wesentlichen Inhalte der IT – Strategie umfassen: Formulierung eines zukünftigen Sollzustandes Aufzeigen des Handlungsbedarfes Ermittlung von Handelsalternativen Setzen von Zielen und definieren von Maßnahmen Festlegen der Verantwortung Bestimmung von Messgrößen für das Monitoring Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

8 Inhalt IT – Prozessmodell Abbildung 2: IT - Prozessmodell
Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

9 Merkmale strategisches IT – Controlling
Inhalt orientiert sich ohne Zeithorizont am Gesamtunternehmen dient der Steigerung der Effektivität des Unternehmens Die Kernfrage ist: „Welche Aufgaben wollen wir für die Zukunft lösen?“ Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

10 Merkmale strategisches IT – Controlling
Inhalt Abbildung 11: strategische IT – Controlling Werkzeuge Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

11 Merkmale operatives IT – Controlling
Inhalt Steigert die Effizienz der von strategischen IT – Controlling vorgegebenen Maßnahmen fest definierter Zeithorizont betrachtet ausgewählte Geschäftsprozesse, Informationssysteme oder einzelne Kostenstellen Messbarkeit am Gewinn, Liquidität und Rentabilität Kernfrage: „Wie lassen sich die Maßnahmen optimal durchführen?“ Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

12 Merkmale von strategisches und operatives IT – Controlling
Inhalt Abbildung 3: Merkmale des IT – Controlling - Konzeptes Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

13 Warum IT – Controllerdienst? Gründe der Nutzung
Inhalt Fehlgeschlagene IT – Projekte (Projektrisiko versus Schnittstellenaufwand) Fehlende Transparenz der IT – Kosten Ansteigendes IT – Budgets Mangelnde Einflussnahme auf die indirekten Kosten IT – vernetzte und verstärkte Abteilungs- und Unternehmensübergreifende Prozesse Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

14 Warum IT – Controllerdienst?
Inhalt Abbildung 4: Kostenintensive „Softwareinsel“ Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

15 Inhalt IT - Strategie Formulieren eines künftigen Sollzustandes
Auflistung des Handlungsbedarfs Aufzeigen von Handlungsoptionen Setzen von Zielen und Definieren von Maßnahmen Benennung der Verantwortungsträger Bestimmung von Messgrößen für das Ziel-Monitoring Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

16 IT - Strategie Inhalt meist werden nur geplante IT – Projekte aufgelistet IT – Strategie wird von der Unternehmensstrategie abgeleitet Grundlage für folgende Maßnahmen: Ausgangsbasis für die operative IT – Planung Anpassung der IT – Organisation Gestaltung der computerunterstützten Geschäftsprozesse Festlegung und Priorisierung zukünftiger IT – Projekte Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

17 Inhalt IT - Strategie Hilfsmittel zum Strategiefindungsprozesses
Abstimmung mit dem Management notwendig Der Rückkopplungsprozess klärt Fragen der Unternehmensstrategie aus Kennzahlen und Maßnahmen „Wie kann die IT genutzt werden, um interne Geschäftsprozesse zu beschleunigen und kostengünstiger zu gestalten?“ „Wie können zwischenbetriebliche Geschäftsprozesse mit Hilfe der IT verbessert werden?“ „Wie kann die IT genutzt werden, um die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu steigern?“ „Wie können mit Hilfe der IT neue Kundengruppen erschlossen werden?“ Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

18 Inhalt IT - Strategien Abbildung 7: Abstimmung der IT - Strategie
Abbildung 8: IT - Strategiefindung Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

19 Standardisierung von IT - Arbeitsplätzen
Inhalt Bsp. Heidelberger Druck GmbH Das Unternehmen verfügt über Clients, auf denen bei einer Stichprobe unter 6150 Rechnern über 5984 verschiedene Softwareprodukte installiert waren Nach Durchführung von IT – Standardisierungs- maßnahmen konnte die Anzahl der Softwareprodukte auf 300 reduziert werden Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

20 IT – Kennzahlen und Kennzahlensysteme
Inhalt IT – Kennzahlen liefern Maßgrößen für IT – relevante Aspekte Sie dienen zwei Zielen: Information des Management, der Informationsverarbeitung und der Endbenutzer der Steuerung von IT – Projekten und Ressourcen (Rechenzentrum, Mitarbeiter) Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

21 IT – Kennzahlen und Kennzahlensysteme
Inhalt Merkmale von IT - Kennzahlen: IT – Kennzahlen ermöglichen eine Ursachen- analyse bei Abweichungen zwischen Soll- und Istwerten und zeigen signifikante Veränderungen auf. Es lassen sich Zielwerte für organisatorische Einheiten, Projekte oder Maßnahmen formulieren. IT – Kennzahlen unterscheiden sich nach der Struktur in absolute und Verhältniskennzahlen. Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

22 IT – Kennzahlen und Kennzahlensysteme
Inhalt Abbildung 5: Struktur von IT - Kennzahlen Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

23 IT – Kennzahlen und Kennzahlensysteme
Inhalt Nutzen von IT – Kennzahlen: ermöglichen eine Kostenreduktion durch Aufbau eines Planungs-, Steuerungs- und Berichtssystems mit geeigneten IT – Kennzahlen für entscheidungsrelevante Analysebereiche Nur durch eine kausalgerechte Ermittlung und Zurechnung der IT- Kosten kann man eine elementare Grundlage für ein leistungsfähiges IT – Controllingkonzept liefern. Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

24 IT – Kennzahlen und Kennzahlensysteme
Inhalt Als wichtige Analysebereiche für IT – Kennzahlen gelten: Wirtschaftlichkeit Innovationsgrad der IT Prozessqualität Ressourcenauslastung in der IT Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

25 IT – Kennzahlen und Kennzahlensysteme
Inhalt Abbildung 6: Analysebereiche von IT - Kennzahlen Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

26 IT – Kennzahlen in der Managementpraxis
Inhalt Sie sind in Kennzahlensysteme eingebunden, da Einzelkennzahlen nur begrenzt aussagefähig sind. Ein Kennzahlensystem stellt einen sachlogischen Zusammenhang und unterstützt das ganzheitliche IT – Controlling – Konzept. Einzelkennzahlen vergleichen quantitativ messbare Zusammenhänge. Jede Einzelkennzahl hat immer nur eine begrenzte Aussagekraft. Im Zusammenspiel mit anderen Kennzahlen wird die gewünschten Wirkung der Einzelkennzahlen sichergestellt. Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

27 Einsatz operativer IT – Controlling Werkzeuge
Inhalt IT – Kosten- und Leistungsrechnung Geschäftspartnermanagement IT – Berichtswesen IT – Projektmanagement IT – Prozessmanagements Softwarequalitätsmanagement Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

28 Einsatz operativer IT – Controlling Werkzeuge
Inhalt Abbildung 10: operativer IT – Controlling Werkzeuge Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

29 Operatives IT – Controlling
Inhalt Gründe für operatives IT – Controlling: Der Anteil der direkten und indirekten IT – Kosten an den Gesamtprozesskosten vieler Unternehmen und Verwaltungen steigt kontinuierlich. Oft erreichen IT – Kosten prozentual bereits einen wesentlichen Anteil der Prozesskosten wie z.B. der Betrieb eines Online – Shops, Dienste der Telekommunikation, Bankdienstleistungen usw.. Knapp 50% der im Rahmen einer im Jahr 2002 durchgeführten Untersuchung befragten deutschen Unternehmen – mit mehr als 500 Mitarbeitern verrechnen IT – Kosten noch über Gemeinkostenschüssel. Nur 36% der befragten Unternehmen verfügen über eine verursachungsgerechte innerbetriebliche Leistungsverrechnung auf Grenzkostenbasis kürzen Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

30 Operatives IT – Controlling
Inhalt Abbildung 67 Seite 142 Verrechnung von IT – Leistungen in Deutschland Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

31 Operatives IT – Controlling
Inhalt Ursachen: Entweder werden IT – Kosten nicht erfasst, nicht verteilt oder auf die Kostenstellen geschüsselt. Ergebnis daraus: Eine Planung, Kontrolle und Steuerung der IT – Kosten entfällt. Ergo: Die betroffenen Unternehmen verfügen über kein IT – Kostenmanagement und sind nicht in der Lage, ihre IT – Kosten zu steuern Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

32 Zielsetzung und Nutzen der IT – KLR
Inhalt Die IT – KLR liefert als Kostenstelle: Hinweise zur Kosteneinsparung und Optimierung der Geschäftsprozesse. Der Leistungserbringer (IT - Abteilung) ist in der Lage, seine Kostenstruktur und Leistungen zu optimieren. Es wird ein Kostenbewusstsein bei dem IT – Kunden geschaffen durch z. Bsp. folgende Fragen: Welche Kosten verursachen die vom IT – Kunden in Anspruch genommenen IT – Leistungen? Welche Auswirkungen haben Serviceänderungen auf die IT – Kosten des Kunden? Welche Kosten und welcher Nutzen entstehen bei der Anschaffung neuer IT- Systeme wie bei der Erweiterung und Verbesserung bestehender Systeme? kürzen Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

33 Zielsetzung und Nutzen der IT – KLR
Inhalt Nutzen der IT – KLR: Steigert die Kosten- und Leistungstransparenz Erhöht das Kostenbewusstsein Fördert eine marktwirtschaftliche Kunden – Lieferanten – Kultur Liefert die Grundlage für ein aktives IT – Kostenmanagement Beeinflusst die Struktur und Höhe der IT – Kosten durch die IT – Bedarfsträger Schafft die Grundlage für Benchmarking der internen IT – Abteilungen mit externen IT – Dienstleistern und damit für Outsourcing – Entscheidungen Steigert das Kostenorientierte Denken Verbessert die Leistungs- und Kostenstrukturen der IT - Abteilungen Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

34 Zielsetzung und Nutzen der IT – KLR
Inhalt Abbildung 71 (Seite 145) Struktur der IT – KLR??? (Folgeseite ist die Erklärung dazu!!!) Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

35 Inhalt IT – Kosten Abbildung 9: Direkte versus Indirekte Kosten
Einsatz Andreas Abbildung 9: Direkte versus Indirekte Kosten Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

36 Inhalt IT – Kostenarten Gliederung der IT – Kostenarten:
hängt von der Organisationsform der Informationsverarbeitung (eigene IT – Abteilung, Outsourcing usw.) und vom gewünschten Detailgrad ab. Unterscheidung in primäre Kostenarten und sekundäre Kostenarten Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

37 Inhalt IT – Kostenarten Primäre Kostenarten sind:
Rechnung eines Softwarehauses für Programmier- und Beratungsleistungen Rechnung eines Hardwareanbieters Rechnung eines Telekommunikationsanbieters über eine Standleitung sekundäre Kostenarten für die interne Leistungsverrechnung sind: Weiterbelastung der Projektkosten an die beteiligten Fachbereiche Weiterbelastung der RZ – Nutzung Weiterbelastung der Internetbenutzungszeiten Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

38 Inhalt IT – Kostenarten Hauptkostenarten: IT – Material
IT – Entwicklungskosten IT – Betrieb IT – Abschreibung IT – Miete / Leasing Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

39 Inhalt IT – Kostenstellen
Hat man die Kostenstellen ermittelt kann man mit der Kostenträgerrechnung den Preis für IT – Produkte berechnen der sich aus unterschiedlichen internen oder externen Kostenkomponenten zusammensetzt. (erhöht die Kostentransparenz) Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

40 Quellen Inhalt Ken Sass & Andreas Müller © 2004