Strategie- und Neuorganisationsprozess der ZB MED: ein Werkstattbericht, zwei Perspektiven Rudolf Mumenthaler, Elke Roesner Kiel, 11.9.2013 - ASpB Tagung.

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1 Strategie- und Neuorganisationsprozess der ZB MED: ein Werkstattbericht, zwei Perspektiven Rudolf Mumenthaler, Elke Roesner Kiel, 11.9.2013 - ASpB Tagung

2 Eine Geschichte in fünf Kapiteln Der Auslöser Der Auftakt Der Ablauf… Die Antworten Der Ausblick

3 Erstes Kapitel: Der Auslöser

4 Evaluierung durch die

5 Kommt satzungsgemäßer Aufgabe kompetent nach Im Sammelauftrag international eine der größten Fachbibliotheken Im Kerngeschäft sehr erfolgreich Unverzichtbare Dienstleistungsfunktion

6 Gut, aber… Übergeordnete Gesamtstrategie Profilierung von Forschungs- und Entwicklungsarbeiten Dienstleistungsangebote angepasst an neue Informationsbedarfe

7 …und Systematische, belastbare und überregionale Analysen Adressaten-spezifisches Marketing

8 Ausgangslage Kuratorium setzt externes Strategiegremium ein Kompetenz von außen Experten sollen Strategie entwickeln Und das Gefühl einer Baustelle

9 Zweites Kapitel: Der Auftakt

10 Ausschreibung einer Marktstudie …ist mehr als eine Ausschreibung Alle Baustellen und Aufträge werden zu einem Gesamtprojekt zusammengefasst Rollenklärung (Projektleitung, externer Berater, externe Dienstleister, Projektsteuerung, Projektassistenz, Projektteam…) Gliederung in Arbeitspakete

11 Die leichte Geburt des Strategieprozesses 1. Analyse 2. Strategie 3. Umsetzung Marktanalyse Change Strategie Grobstrategie

12 Die zweite Perspektive: Flughöhe

13 Drittel Kapitel: Der Ablauf…

14 …oder die Mühen der Ebene

15 Der Ablauf Auftakt des externen Strategiegremiums Gründung einer internen Strategiegruppe Planung des Strategieprozesses Abstimmung mit Gremien und Geldgebern –Abnahme Projektplanung –Genehmigung Projektassistenz –Genehmigung Sondertatbestand für Marktstudie

16 20 Arbeitspakete Vergabe von Patenschaften Gelernte Lektion: Verantwortliche statt Paten!

17 Die Strategieentwicklung Intern: 15 Arbeitstreffen, teilweise moderiert –Interne Diskussion, Differenzen ausräumen, Bewusstseinsbildung, d.h. Basis schaffen –Schwung für Leitbild-Prozess Extern: 3 Arbeitstreffen, Beratung, Innen- und Außenperspektive abgleichen, Feedback durch Gremien

18 Change 1 Schaffung von Programmbereichen und Querschnittsaufgaben Externe Begleitung Übergang zu Change 2: nach Ergebnissen der Marktstudie, Einrichtung eines Innovations- und Produktmanagements

19 Die Markt- und Zielgruppenanalyse Hauptziel: Belastbare Ergebnisse aus Bedarfs-, Nutzungs- und Zielgruppenanalyse!

20 Marktstudie: Einbindung Die Ergebnisse der Markstudie fließen ein in: …die Weiterentwicklung der Grob- zur Feinstrategie …die Anpassung unserer Produkte an den Bedarf (Produktportfolio) …neue Formen der Informationsvermittlung …die Anbahnung von Forschungsprojekten …verstärkte Kooperationen mit Hochschulen

21 Marktstudie: Das Design 3 Teile: Marktanalyse, Zielgruppenbefragung, GAP- Analyse Untersuchungsansatz: Berücksichtigung aller (relevanten) ZB-MED Zielgruppen Repräsentativität der Stichprobe Untersuchungsmethoden: Stufe 1: Explorative Interviews zur Fragebogenentwicklung Stufe 2: Online-Befragung / Quantifizierung Stufe 3: Fokusgruppenbefragungen / Workshops

22 Zielgruppenbefragung – Empirische Basis ZielgruppenbereicheAntworten Studierende528 Forschende (Profs, Wiss. MA) 806 Ämter und Behörden275 Berufspraktiker529 Bibliotheken299 Insgesamt 2.367 ausgewertete Fragebögen Differenzierte Auswertung nach 28 unterschiedlichen Zielgruppensegmenten möglich Zuordnung nach: –Fächer der ZB MED –Regionen –Alter

23 4. Kapitel: Die Antworten

24 Strategische Schwerpunkte – vor Ende Marktstudie Stärkung der Forschungsorientierung in der ZB MED - anwendungsorientiert Optimierung des Produktportfolios –Optimierung des Online-Angebots –Mobile Nutzung –Einsatz semantischer Technologien –Open Access/Open Data –Forschungsdatenmanagement –Elektronische Ressourcen (E-Journals, E-Books, …) Erfolgreiche Neuorganisation der ZB MED

25 Erste Ergebnisse der laufenden Marktstudie Zielgruppentypologie Zielgruppenverhalten, -bedarfe Trends GAP-Analyse – Identifizieren von strategischen und operativen GAPs –Meint: Differenz zwischen den Bedarfen und Wünschen der NutzerInnen und dem IST-Zustand

26 Wie wichtig sind Ihnen die folgenden Eigenschaften bei der Nutzung eines Recherche-Instruments? - Professoren/innen und Wissenschaftlicher Mittelbau - Basis: 632; Angaben in %, Mehrfachnennungen

27 5. Kapitel: Der Ausblick

28 Nächste Schritte… Produktportfolio Poor dogs Stars Cash cows Question marks

29 Stiftungsgründung

30 W2-Professur an der Uni Bonn, Doktoranden

31 Neue Forschungsfelder: Science 2.0

32 Evaluierung durch die Leibniz Gemeinschaft 2015 Strategie wird gelebt Es geht weiter für die Wissenschaft von morgen und übermorgen.

33 Fazit: viel Arbeit, aber lohnenswert Planung nach wie vor gültig: gute Planung ist ein echter Erfolgsfaktor Früh genug mit Internen diskutieren; gute Kommunikationsstruktur mehr als ein Plus Gezielter Input durch Externe (aber nicht mehr...) Selbstvertrauen in die eigene Arbeit Verantwortung selbst tragen Strategieentwicklung verlangt nach Umsetzung Umsetzung bedeutet (tiefgreifende) Veränderungen

34 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Rudolf.mumenthaler@htwchur.ch Elke.roesner@zbmed.de