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1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013.

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Präsentation zum Thema: "1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung 12.04.2013."—  Präsentation transkript:

1 1a-jur-Kanzleisoftware A-jur-Finanzbuchhaltung

2 2a-jur-Kanzleisoftware Warum Finanzbuchhaltung? ein Arbeitsgang: ein Arbeitsgang: Gewinnermittlung, Gewinnermittlung, Umsatzsteuer, Umsatzsteuer, Aktenkonten, Aktenkonten, Beteiligtenkonten. Beteiligtenkonten. Übersichtlichkeit, Übersichtlichkeit, Fehlervermeidung. Fehlervermeidung. Abgabenordnung Abgabenordnung

3 3a-jur-Kanzleisoftware Demo Buchung einer Miete Buchung einer Miete Buchung Gerichtskostenvorschuss Buchung Gerichtskostenvorschuss Rechnung erstellen Rechnung erstellen Zahlungseingang von Gegner Zahlungseingang von Gegner Abschlussrechnung Abschlussrechnung Ausgleich der Rechnung Ausgleich der Rechnung Auswertung Auswertung

4 4a-jur-Kanzleisoftware Finanzbuchhaltung und Akten Die Finanzbuchhaltung erfasst alle Vorgänge, d.h. Die Finanzbuchhaltung erfasst alle Vorgänge, d.h. Honorare, Fremdgeld usw., und Honorare, Fremdgeld usw., und Miete, Personal, Reklame, Büroausstattung, Miete, Personal, Reklame, Büroausstattung, m. a. W. sämtliche betrieblichen Einnahmen und Ausgaben und sonstigen Kontobewegungen m. a. W. sämtliche betrieblichen Einnahmen und Ausgaben und sonstigen Kontobewegungen … in einer einheitlichen Systematik, genannt Kontenrahmen … in einer einheitlichen Systematik, genannt Kontenrahmen Ziel und Zweck ist insbesondere die Ziel und Zweck ist insbesondere die Ermittlung des Gewinns Ermittlung des Gewinns Abrechnung der Akten Abrechnung der Akten Statistische Auswertungen, z.B. Bilanz, nach Mandanten, betriebswirtschaftlich, Umsatzverteilung nach Sachgebieten und Sachbearbeitern u. v. a. m Statistische Auswertungen, z.B. Bilanz, nach Mandanten, betriebswirtschaftlich, Umsatzverteilung nach Sachgebieten und Sachbearbeitern u. v. a. m

5 Steuerberater Benötigt man einen Steuerberater? Benötigt man einen Steuerberater? Lohnbuchhaltung Lohnbuchhaltung Abschreibungen, Bewirtungen Abschreibungen, Bewirtungen Auseinanderfallen von Handels- und Steuerbilanz Auseinanderfallen von Handels- und Steuerbilanz Bilanzierungspflicht kraft Rechtsform Bilanzierungspflicht kraft Rechtsform Schlechte Lösung: Alles einem Steuerberater überlassen Schlechte Lösung: Alles einem Steuerberater überlassen Gefahr sachlicher Fehler infolge von Informationsverlust, Gefahr sachlicher Fehler infolge von Informationsverlust, Keine Aktenkonten, Keine Aktenkonten, Keine Möglichkeit des Rechnungsimports, Keine Möglichkeit des Rechnungsimports, unnötige und teure Doppelarbeit, unnötige und teure Doppelarbeit, Schwer aufklärbare Diskrepanzen zur eigenen Buchhaltung. Schwer aufklärbare Diskrepanzen zur eigenen Buchhaltung. Steuerberater importiert alle Buchungen (Auswertung Soll und Haben) Steuerberater importiert alle Buchungen (Auswertung Soll und Haben) Beste Lösung: Steuerberater bucht nur die Summen und Salden nach, Beste Lösung: Steuerberater bucht nur die Summen und Salden nach, Nur ca. ein Dutzend Buchungen, Nur ca. ein Dutzend Buchungen, Übereinstimmung mit Kanzleibuchhaltung bzw. erkennbare Abweichungen Übereinstimmung mit Kanzleibuchhaltung bzw. erkennbare Abweichungen 5a-jur-Kanzleisoftware

6 6 Doppelte Buchführung Keine Buchung ohne Gegenbuchung, Keine Buchung ohne Gegenbuchung, Girokonto, Kasse usw. werden abgestimmt, Girokonto, Kasse usw. werden abgestimmt, Mehr Zuverlässigkeit durch Kontrolle: Mehr Zuverlässigkeit durch Kontrolle: Kontosalden, Kontosalden, Einnahmen – Ausgaben = Endvermögen – Anfangsvermögen Einnahmen – Ausgaben = Endvermögen – Anfangsvermögen Für Anwälte nicht vorgeschrieben, aber sehr zu empfehlen Für Anwälte nicht vorgeschrieben, aber sehr zu empfehlen

7 Kontotypen Gewinn/Verlust oder Bestand? Gewinn/Verlust oder Bestand? Manche Konten erfassen Einnahmen und Ausgaben (Ergebnis, Erfolg), z.B. Honorare, Miete Manche Konten erfassen Einnahmen und Ausgaben (Ergebnis, Erfolg), z.B. Honorare, Miete Andere Konten (Bestand, Finanzkonten) erfassen nur den Bestand, z.B. Girokonto, Kasse Andere Konten (Bestand, Finanzkonten) erfassen nur den Bestand, z.B. Girokonto, Kasse Positiv oder Negativ? Positiv oder Negativ? Ausgaben und Schulden werden üblicherweise ebenfalls mit positivem Vorzeichen erfasst und erst vom System umgerechnet. Dies ergibt vier grundlegende Kontotypen; Dies ergibt vier grundlegende Kontotypen; 7a-jur-Kanzleisoftware PositivNegativ ErgebnisEinnahmenAusgaben BestandGuthabenVerbindlichkeiten

8 8a-jur-Kanzleisoftware Kontenrahmen – Strukturen: DATEV 03, 04, 05 usw. DATEV 03, 04, 05 usw. 1. Ebene… 1. Ebene… 2. Ebene… 2. Ebene… 3. Ebene… 3. Ebene… 4. Ebene… 4. Ebene… A-jur Finanzbuchhaltung A-jur Finanzbuchhaltung Einnahmen Einnahmen Oberkonten … Oberkonten … Einzelkonten … Einzelkonten … Ausgaben Ausgaben Oberkonten … Oberkonten … Einzelkonten … Einzelkonten … Guthaben Guthaben Oberkonten … Oberkonten … Einzelkonten … Einzelkonten … Verbindlichkeiten Verbindlichkeiten Oberkonten … Oberkonten … Einzelkonten … Einzelkonten … Aktenkonten: zusammengefasste Darstellung als Forderungen (insb. Auslagen) Einnahmen (insb. Gebühren) Verbindlichkeiten (insb. Fremdgeld) Ausgaben A-jur Mandantenbuchaltung Einnahmen Einzelkonten Ausgaben Einzelkonten Guthaben Einzelkonten Verbindlichkeiten Einzelkonten

9 9a-jur-Kanzleisoftware Kontenrahmen - Beispiel Einnahmen Einnahmen Anwaltliche Einnahmen Anwaltliche Einnahmen Gebühren Gebühren Veröffentlichungshonorare Veröffentlichungshonorare Sonstige Einnahmen Sonstige Einnahmen Zinseinnahmen (z.B. KFB!) Zinseinnahmen (z.B. KFB!) Mieten Mieten Ausgaben Ausgaben Raumkosten Raumkosten Personalkosten Personalkosten Sekretariat Sekretariat Referendare Referendare Fachliche Kosten Fachliche Kosten Abschreibung Auslagen Abschreibung Auslagen Literatur Literatur Juris Juris Gewinnverteilung Gewinnverteilung Guthaben Finanzkonten Postbank Deutsche Bank Forderungen Auslagenforderungen Sonstige Forderungen Anlagevermögen Bürogeräte Mobiliar Verbindlichkeiten Eigenkapital Anfangsvermögen Kapitalkonto Partner A Kreditverbindlichkeiten Treuhand Fremdgeld

10 10a-jur-Kanzleisoftware Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GOB) Wahrheit & Klarheit Wahrheit & Klarheit de.wikipedia.org/wiki/GOB de.wikipedia.org/wiki/GOB : 1 Herleitung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung 2 Kodifizierte GoB 2.1 Rahmengrundsätze Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit Grundsatz der Klarheit Grundsatz der Einzelbewertung Grundsatz der Vollständigkeit Wertaufhellung 2.2 Abgrenzungsgrundsätze Realisationsprinzip Imparitätsprinzip Grundsatz der Abgrenzung der Sache und der Zeit nach 2.3 Ergänzende Grundsätze Grundsatz der Vorsicht Grundsatz der Kontinuität Grundsatz der Fortführung der Unternehmenstätigkeit Stichtagsprinzip 3 Nicht kodifizierte GoB 4 Literatur Verantwortung des Unternehmers Verantwortung des Unternehmers Protokollierung Protokollierung

11 11a-jur-Kanzleisoftware Access-Projekt Alternative Benutzeroberfläche mit demselben Datenbestand Gesondertes Programm Gesondertes Programm Es genügt die kostenlose Access Runtime Es genügt die kostenlose Access Runtime Vorteile Vorteile Berichte (Ergebnis, Umsatzsteuer usw.) Berichte (Ergebnis, Umsatzsteuer usw.) Industriestandard Industriestandard Eingabekomfort Eingabekomfort Im- und Export, Datensicherung und andere Administrationstools Im- und Export, Datensicherung und andere Administrationstools Bibliothek Bibliothek Mandantenbuchhaltung Mandantenbuchhaltung Alternative Stammdaten-, Akten- und Adressverwaltung Alternative Stammdaten-, Akten- und Adressverwaltung In der Kaufversion: hervorragende Plattform für eigene Abfragen, Formulare und Berichte In der Kaufversion: hervorragende Plattform für eigene Abfragen, Formulare und Berichte

12 12a-jur-Kanzleisoftware Übung: einfache Buchungen Festlegung des Bereichs Festlegung des Bereichs Standardbuchungen Standardbuchungen Erster Rahmen: Finanzkonto Erster Rahmen: Finanzkonto Zweiter Rahmen: Gegenkonto Zweiter Rahmen: Gegenkonto Umsatzsteuer einzelkontobezogen Umsatzsteuer einzelkontobezogen Kontext-Konten Kontext-Konten Umbuchungen Umbuchungen Fehlbuchungen / Korrekturen Fehlbuchungen / Korrekturen Anfangssalden Anfangssalden Kontoabschlüsse Kontoabschlüsse

13 13a-jur-Kanzleisoftware Anlagevermögen Büroorganisation: im Hause oder Steuerberater? Büroorganisation: im Hause oder Steuerberater? Anschaffung brutto in das betreffende Aufwandskonto buchen, unter Angabe der Umsatzsteuer Anschaffung brutto in das betreffende Aufwandskonto buchen, unter Angabe der Umsatzsteuer z.B. Bank z.B. Bank z.B. Bürogeräte z.B. Bürogeräte Aktivierung: Nettobetrag zu Lasten des Aufwandskontos buchen in Konto Anlagevermögen Aktivierung: Nettobetrag zu Lasten des Aufwandskontos buchen in Konto Anlagevermögen z.B. Anlagevermögen z.B. Anlagevermögen z.B. Bürogeräte (mindert sich, d.h. negatives Vorzeichen!) z.B. Bürogeräte (mindert sich, d.h. negatives Vorzeichen!) Anlagen- und Abschreibungsplan separat verwalten, z.B. mit Tabellenkalkulation Anlagen- und Abschreibungsplan separat verwalten, z.B. mit Tabellenkalkulation Jeweils zum Abschreibung zu Lasten Anlagevermögen buchen: Jeweils zum Abschreibung zu Lasten Anlagevermögen buchen: Abschreibung Abschreibung Anlagevermögen Anlagevermögen

14 14a-jur-Kanzleisoftware Bewirtung mit Umsatzsteuer und Privatanteil Büroorganisation: im Hause oder Steuerberater? Büroorganisation: im Hause oder Steuerberater? Steuerliche Behandlung: Steuerliche Behandlung: Umsatzsteuer ist voll zu berücksichtigen, Umsatzsteuer ist voll zu berücksichtigen, 30% vom Nettobetrag sind privat 30% vom Nettobetrag sind privat Buchhalterisch umsetzbar alternativ durch zwei Ansätze: Buchhalterisch umsetzbar alternativ durch zwei Ansätze: Minderung des Bewirtungsaufwands durch Entnahme Minderung des Bewirtungsaufwands durch Entnahme Erhöhung der Einnahmen durch Sachbezug Erhöhung der Einnahmen durch Sachbezug Kann auch en bloc zum erfolgen Kann auch en bloc zum erfolgen

15 15a-jur-Kanzleisoftware Übung: Aktenkonten buchen Rechnung erstellen und buchen Rechnung erstellen und buchen Import aus Offenen Posten Import aus Offenen Posten Rundreise von der Rechnung durch die Fibu und zurück in die Rechnung: Rundreise von der Rechnung durch die Fibu und zurück in die Rechnung: Rechnung erstellen und buchen, Rechnung erstellen und buchen, Zahlung buchen, Zahlung buchen, Fibu-Import Fibu-Import Rechnung fortführen Rechnung fortführen Auswertungen: Auswertungen: Access-Projekt Access-Projekt Fibu-Fenster Fibu-Fenster Cockpit-Menü Cockpit-Menü manuelle Korrektur / Eingabe manuelle Korrektur / Eingabe

16 16a-jur-Kanzleisoftware Aktenkonten Praktische Mengenlehre: Teilmenge der Finanzbuchhaltung, Praktische Mengenlehre: Teilmenge der Finanzbuchhaltung, ergibt sich aus Zuordnung zu einer Akte ergibt sich aus Zuordnung zu einer Akte Buchungen können, müssen aber keiner Akte zugeordnet sein, Buchungen können, müssen aber keiner Akte zugeordnet sein, komprimierte Darstellung durch Zusammenfassung der vier Kontotypen: komprimierte Darstellung durch Zusammenfassung der vier Kontotypen: Auslagen und andere Forderungen Auslagen und andere Forderungen Gebühren und andere Einnahmen Gebühren und andere Einnahmen Fremdgeld und andere Verbindlichkeiten Fremdgeld und andere Verbindlichkeiten Ausgaben Ausgaben Unterschiedliche Akten denkbar, Unterschiedliche Akten denkbar, Aktenkonto: mit Gegenüberstellung der Beteiligtenkonten Aktenkonto: mit Gegenüberstellung der Beteiligtenkonten Aktenkonto intern: reine Finanzbuchhaltung Aktenkonto intern: reine Finanzbuchhaltung

17 17a-jur-Kanzleisoftware Finanzbuchhaltung und Beteiligtenkonten Finanzbuchhaltung: Finanzbuchhaltung: Grundlage für Grundlage für Gewinnermittlung Gewinnermittlung Umsatzsteuer Umsatzsteuer Betriebswirtschaft Betriebswirtschaft Es gelten die GOB Es gelten die GOB Beteiligtenkonten: Kein Teil der Finanzbuchhaltung bloß interne Forderungsberechnung Konten könne frei bearbeitet werden, GOB gelten nicht

18 18a-jur-Kanzleisoftware Komplexe Buchungssätze Im Handelsverkehr, bei der DATEV, oder auch bei einfachen Honorarrechnungen, werden meist genau zwei Konten angesprochen: Im Handelsverkehr, bei der DATEV, oder auch bei einfachen Honorarrechnungen, werden meist genau zwei Konten angesprochen: Soll: Bankkonto, Kasse o.ä. Soll: Bankkonto, Kasse o.ä. Haben: Sachkonto (Lieferungen und Leistungen) Haben: Sachkonto (Lieferungen und Leistungen) Folge:einheitlicher Betrag und Umsatzsteuersatz Folge:einheitlicher Betrag und Umsatzsteuersatz Bei Anwälten werden typischerweise auch Auslagen und Fremdgeld in derselben Rechnung abgerechnet, oft auch unterschiedliche Akten, so daß auch mehr als zwei Konten angesprochen werden können (zusammengesetzte Buchungssätze, Splitbuchungen) : Bei Anwälten werden typischerweise auch Auslagen und Fremdgeld in derselben Rechnung abgerechnet, oft auch unterschiedliche Akten, so daß auch mehr als zwei Konten angesprochen werden können (zusammengesetzte Buchungssätze, Splitbuchungen) : Bankkonto, Kasse Bankkonto, Kasse Einnahmenkonto Einnahmenkonto Auslagenkonto Auslagenkonto Fremdgeldkonto Fremdgeldkonto … und beliebige viele mehr, auch zu unterschiedlichen Akten … und beliebige viele mehr, auch zu unterschiedlichen Akten Vorteil: nur so werden die Beträge des Kontoauszuges wirklichkeitsgetreu wiedergegeben. Vorteil: nur so werden die Beträge des Kontoauszuges wirklichkeitsgetreu wiedergegeben. Soll und Haben: Auswertung mit Gegenbuchungen Soll und Haben: Auswertung mit Gegenbuchungen Folge: Betrag, Umsatzsteuer und ggf. Akte sind für jedes Konto gesondert anzugeben! Folge: Betrag, Umsatzsteuer und ggf. Akte sind für jedes Konto gesondert anzugeben! Sind mehr als zwei Buchungen vorhanden, wird die oberste Zeile als Buchung und alle weiteren Zeilen als Gegenbuchung zur ersten Zeile angesehen. Sind mehr als zwei Buchungen vorhanden, wird die oberste Zeile als Buchung und alle weiteren Zeilen als Gegenbuchung zur ersten Zeile angesehen.

19 19a-jur-Kanzleisoftware Ausgleich Ein Buchungssatz muss ausgeglichen sein, d.h. jede Einzelbuchung muss durch eine andere Buchung in gleicher Höhe kompensiert sein. Ein Buchungssatz muss ausgeglichen sein, d.h. jede Einzelbuchung muss durch eine andere Buchung in gleicher Höhe kompensiert sein. Traditionell Soll / Haben durch linke/rechte Seite eines Kontos Traditionell Soll / Haben durch linke/rechte Seite eines Kontos Es kann sich auch um eine Gesamtheit mehrerer Buchungen handeln (Splitbuchung). Es kann sich auch um eine Gesamtheit mehrerer Buchungen handeln (Splitbuchung). Die Summe der Beträge beträgt nicht unbedingt Null: Die Summe der Beträge beträgt nicht unbedingt Null: Konten werden in der Regel mit positivem Vorzeichen geführt, selbst wenn es sich um Ausgaben oder Verbindlichkeiten handelt, Konten werden in der Regel mit positivem Vorzeichen geführt, selbst wenn es sich um Ausgaben oder Verbindlichkeiten handelt, Bestandskonten haben ein anderes Vorzeichen als Ertragskonten Bestandskonten haben ein anderes Vorzeichen als Ertragskonten Ein Buchungssatz ist ausgeglichen, wenn die Summe der Absolutbeträge Soll der Summe der Absolutbeträge Haben entspricht. Ein Buchungssatz ist ausgeglichen, wenn die Summe der Absolutbeträge Soll der Summe der Absolutbeträge Haben entspricht. Unausgeglichene Buchungssätze können nicht gespeichert werden. Unter Probleme können sich etwaige dennoch vorhandene Fehlbuchungen anzeigen lassen Unausgeglichene Buchungssätze können nicht gespeichert werden. Unter Probleme können sich etwaige dennoch vorhandene Fehlbuchungen anzeigen lassen Der Button rechts neben dem Betragsfeld gleicht den Buchungssatz rechnerisch aus. Der Button rechts neben dem Betragsfeld gleicht den Buchungssatz rechnerisch aus.

20 20a-jur-Kanzleisoftware Integrierte Buchung von Beteiligtenkonto Beteiligtenkonten sind kein Teil der Finanzbuchhaltung, Beteiligtenkonten sind kein Teil der Finanzbuchhaltung, Sie können in der Fibu mitgebucht werden, um Doppelarbeit zu vermeiden, Sie können in der Fibu mitgebucht werden, um Doppelarbeit zu vermeiden, Meist reine Bruttobeträge entsprechend Kontoauszug (oberster Rahmen), Meist reine Bruttobeträge entsprechend Kontoauszug (oberster Rahmen), Optional auch für jede weitere Buchung, Optional auch für jede weitere Buchung, nachträgliche Änderungen auch über Konto buchen nachträgliche Änderungen auch über Konto buchen Aktenkonto enthält Gegenüberstellung Beteiligtenkonten und Fibu Aktenkonto enthält Gegenüberstellung Beteiligtenkonten und Fibu

21 21a-jur-Kanzleisoftware Akten buchen Eine Buchung erscheint im Konto einer Akte, wenn Eine Buchung erscheint im Konto einer Akte, wenn zum Konto eine Akte angegeben werden kann oder muß (gemäß Kontenrahmen AKonto = D oder M) und zum Konto eine Akte angegeben werden kann oder muß (gemäß Kontenrahmen AKonto = D oder M) und die Akte angegeben wurde. die Akte angegeben wurde. Mögliche Doppelfunktion des Aktenzeichens: Mögliche Doppelfunktion des Aktenzeichens: Für eine integrierte Buchung ins Beteiligtenkonto ist auch die Akte anzugeben, Für eine integrierte Buchung ins Beteiligtenkonto ist auch die Akte anzugeben, Buchung zur Akte erfolgt dabei aber nur, wenn zum Konto eine Akte angegeben werden kann oder muß (gemäß Kontenrahmen). Buchung zur Akte erfolgt dabei aber nur, wenn zum Konto eine Akte angegeben werden kann oder muß (gemäß Kontenrahmen). da die im 1. Rahmen anzugebenden Geldkonten (Kasse, Giro u.s.w.) normalerweise nicht als Aktenkonten in Betracht kommen, wird im 1. Rahmen meistens nur das Beteiligtenkonto gebucht. da die im 1. Rahmen anzugebenden Geldkonten (Kasse, Giro u.s.w.) normalerweise nicht als Aktenkonten in Betracht kommen, wird im 1. Rahmen meistens nur das Beteiligtenkonto gebucht. Zur Kontrolle ist das betreffende Feld hellgelb hinterlegt. Zur Kontrolle ist das betreffende Feld hellgelb hinterlegt.

22 22a-jur-Kanzleisoftware Rechnungsnummern Ursprung: vorgeschrieben durch UStG Ursprung: vorgeschrieben durch UStG Buchen = neue Schuldposition im Beteiligtenkonto mit Rechnungsnummer Buchen = neue Schuldposition im Beteiligtenkonto mit Rechnungsnummer enthält alle Informationen zum Adressaten und zur Akte enthält alle Informationen zum Adressaten und zur Akte Die körperlichen Ausgangsrechnungen müssen fortlaufend sein, Die körperlichen Ausgangsrechnungen müssen fortlaufend sein, Erfassung der Nummern in der Fibu wird nicht verlangt. Änderungen durch Konto buchen sind daher zulässig. Erfassung der Nummern in der Fibu wird nicht verlangt. Änderungen durch Konto buchen sind daher zulässig. Zählung ist nicht ganz eindeutig, denn Zählung ist nicht ganz eindeutig, denn neue Zählung pro Jahr, neue Zählung pro Jahr, Zählung gesondert pro Unternehmen Zählung gesondert pro Unternehmen Vorteil: automatisierte Verbuchung, deshalb: großzügig verwenden! Vorteil: automatisierte Verbuchung, deshalb: großzügig verwenden!

23 23a-jur-Kanzleisoftware Rechnung buchen Bilanzieren: Bilanzieren: Buchen einer Rechnung ist bereits eine umsatzsteuerpflichtige Einnahme (Sollversteuerung) Buchen einer Rechnung ist bereits eine umsatzsteuerpflichtige Einnahme (Sollversteuerung) Ausgleich der Rechung ist ertragsmäßig neutral (Aktivtausch) Ausgleich der Rechung ist ertragsmäßig neutral (Aktivtausch) späterer Ausfall der Rechnung wäre Forderungsabschreibung späterer Ausfall der Rechnung wäre Forderungsabschreibung EÜ-Rechner: EÜ-Rechner: Buchen einer Rechnung ist interner Vorgang Buchen einer Rechnung ist interner Vorgang Erst die Bezahlung der Rechnung ist Einnahme (Istversteuerung) Erst die Bezahlung der Rechnung ist Einnahme (Istversteuerung) Folge für Anwälte und a-jur: Buchen der Rechnung erfolgt ins Beteiligtenkonto Offene Posten sind kein Teil der Finanzbuchhaltung, sondern eine Auswertung der internen Beteiligtenkonten In der Finanzbuchhaltung erscheint keine Sollstellung.

24 Kontextinformationen

25 Rechnung stornieren?! uneinbringliche Rechnungen als Sollstellung im Beteiligtenkonto stehen lassen. Damit obsolete Salden nicht mehr in den Offenen Posten erscheinen, genügt es, die entsprechende Akte abzulegen. Bei einvernehmlicher Änderung der Rechnung, insbesondere bei Gewerbetreibenden: über das Rechnungsfenster eine Gutschrift oder eine korrigierte Rechnung erstellen und buchen. In anderen Fällen: Rechnungsbuchung ändern oder löschen über "Konto buchen". Wenn die Rechnung bereits versendet worden war, genügt es der Finanzverwaltung, wenn eine Kopie der Rechnung zugänglich bleibt. Im Interesse der Transparenz: Gegenbuchung im betreffenden Beteiligtenkonto, also der zu stornierende Betrag mit negativem Vorzeichen.

26 Gesplittete Umsatzsteuer Wenn Nettobetrag und die Umsatzsteuer getrennt bezahlt (häufig in Versicherungssachen) werden: Zweckbestimmung ist umsatzsteuerrechtlich unbeachtlich. Bei beiden Eingängen ist die geltende Umsatzsteuer anzugeben. Der Nettobetrag ist also als Bruttobetrag zu buchen, als wäre Umsatzsteuer darin enthalten Der Umsatzsteuerbetrag ist ebenfalls als Bruttobetrag zu buchen, als wäre darin auch ein Nettoanteil enthalten.

27 Auslagen Begriff: Keine Vergütung, sondern das Durchreichen konkreter Zahlungen eins zu eins ohne Gewinn oder Verlust. Wirtschaftlich liegt keine Vermögensminderung vor, solange ein werthaltiger Erstattungsanspruch besteht. Steuerlich wird unterschieden (§ 4 II EStG): Wenn im Namen und für Rechnung des Dritten gezahlt wird, liegt kein Aufwand, sondern ein auch umsatzsteuerlich neutraler durchlaufender Posten vor. Dies wird neuerdings eng ausgelegt. Wenn im eigenen Namen abgerechnet wird, sind Verauslagung und Erstattung ertragsteuerlich Aufwand bzw. Einnahme. Umsatzsteuerlich relevante Leistungen. Checkliste: Wenn die Auslage Umsatzsteuer enthält, sollte sie vorsorglich gleich als Aufwand gebucht werden. Dies führt auch zu einem ordnungsgemäßen Vorsteuerausweis. Wenn die Auslage keine Umsatzsteuer enthält: Wenn Kostenschuldner der Auftraggeber ist: durchlaufend. Wenn Rechtsanwalt selbst der Kostenschuldner ist: Aufwand. Achtung: in diesem Fall entsteht nicht vorsteuerabzugsberechtigten Auftraggebern durch die Umsatzsteuer ein Mehraufwand! Wenn möglich, Beleg berichtigen lassen.

28 Fremdgeld / Anderkonto Eingang auf Anderkonto: Gegenkonto Fremdgeld! Eingang auf Anderkonto: Gegenkonto Fremdgeld! Umbuchung ohne Kontobewegung Umbuchung ohne Kontobewegung Fremdgeld negativ Fremdgeld negativ Gebühren positiv Gebühren positiv Ggf. Auslagen und Ausgaben Ggf. Auslagen und Ausgaben Umbuchung mit Kontobewegung Umbuchung mit Kontobewegung Unterschied Anderkonto / Fremdgeldkonto Unterschied Anderkonto / Fremdgeldkonto Das Anderkonto ist ein normales Bestandskonto und weiß nichts von seiner Zweckbestimmung Das Anderkonto ist ein normales Bestandskonto und weiß nichts von seiner Zweckbestimmung Die entsprechende Überweisung von Anderkonto auf Kanzleikonto erfolgt gesondert und ist neutral. Die entsprechende Überweisung von Anderkonto auf Kanzleikonto erfolgt gesondert und ist neutral. 28a-jur-Kanzleisoftware

29 29a-jur-Kanzleisoftware Auswertungen Cockpit / Access-Projekt Cockpit / Access-Projekt Ergebnis / Umsatzsteuer / Finanz Ergebnis / Umsatzsteuer / Finanz mit / ohne Einzelbuchungen mit / ohne Einzelbuchungen Aktenkonto / intern Aktenkonto / intern Bilanz Bilanz Buchungssatz Buchungssatz Listen: Listen: Offene Posten: Auswertung der Beteiligtenkonten Offene Posten: Auswertung der Beteiligtenkonten Aktenkonten: Auswertung der Finanzbuchhaltung Aktenkonten: Auswertung der Finanzbuchhaltung Für den Steuerberater Für den Steuerberater Soll und Haben oder Soll und Haben oder Ergebnis ohne Einzelbuchungen Ergebnis ohne Einzelbuchungen

30 30a-jur-Kanzleisoftware Rechnungstatbestände Auswahl und Formulierung beliebig konfigurierbar Auswahl und Formulierung beliebig konfigurierbar Formeln: Art und Weise der Berechnung und der Vorgaben Formeln: Art und Weise der Berechnung und der Vorgaben Format2: Formatierung von p2, z.B. km, St. Format2: Formatierung von p2, z.B. km, St. Sortierung Sortierung Veraltet Veraltet Kontoid Kontoid

31 31a-jur-Kanzleisoftware Rechnungsformeln für jeden Rechnungstatbestand muß angeben werden, nach welcher Formel er zu berechnen ist für jeden Rechnungstatbestand muß angeben werden, nach welcher Formel er zu berechnen ist zusätzlich können Standardwerte angegeben werden zusätzlich können Standardwerte angegeben werden IDBezeichnungp1p2pTxt 1DirekteingabeVorschlag 2ZehnteltabelleQuotenvorschlagStandardtabelle 3MultiplikationPreis 4Auslagenpauschale/ 5Dokumentenpauschale// 8TabelleQuotenvorschlagStandardtabelle 9Hebegebühr// 10BetragsrahmenMinMax 11QuotenrahmenMinMax 13 QuoteVomNettoGesam tbetrag Vorschlag 14Addition 15Prozentsatz 16Division

32 32a-jur-Kanzleisoftware Rechnungstatbestände: KontoId Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung, Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung, gibt an, welches Konto der Finanzbuchhaltung vorgeschlagen wird, wenn die Zahlung erfolgt, gibt an, welches Konto der Finanzbuchhaltung vorgeschlagen wird, wenn die Zahlung erfolgt, Nicht alle Konten kommen in Betracht, sondern nur wenn im Kontenrahmen durch Akte kann oder Akte muss freigegeben, Nicht alle Konten kommen in Betracht, sondern nur wenn im Kontenrahmen durch Akte kann oder Akte muss freigegeben, wichtigster Fall: Gebühreneinnahmen, wichtigster Fall: Gebühreneinnahmen, Außerdem: Auslagen, Fremdgeld, Außerdem: Auslagen, Fremdgeld, zusätzlich alles andere, was im Fibu-Kontenrahmen vorgesehen ist und in einer Rechnung erscheinen kann, z.B. zusätzlich alles andere, was im Fibu-Kontenrahmen vorgesehen ist und in einer Rechnung erscheinen kann, z.B. Mieteinnahmen Mieteinnahmen Zinseinnahmen Zinseinnahmen Veröffentlichungshonorare Veröffentlichungshonorare Verkauf von Anlagevermögen Verkauf von Anlagevermögen Es empfiehlt sich sowieso auch für solche Angelegenheiten die Anlage von Akten!

33 Jahresabschluss, Gewinnverteilung und Entnahmen Sobald die Einnahmen und Ausgaben des Geschäftsjahres feststehen, wird der Saldo jedes einzelnen Einnahmen- und Ausgabenkontos auf ein Gewinn- und Verlustverrechnungskonto übertragen (umgebucht). Sobald die Einnahmen und Ausgaben des Geschäftsjahres feststehen, wird der Saldo jedes einzelnen Einnahmen- und Ausgabenkontos auf ein Gewinn- und Verlustverrechnungskonto übertragen (umgebucht). Für einen Einzelanwalt genügt das bereits. Für einen Einzelanwalt genügt das bereits. Um den Gewinn auf mehrere Partner zu verteilen, ist der Saldo dieses Verrechnungskontos weiter umzubuchen: Um den Gewinn auf mehrere Partner zu verteilen, ist der Saldo dieses Verrechnungskontos weiter umzubuchen: Der auf dem GuV-Konto angesammelte Gewinn (oder Verlust) ist nach der geltenden Gewinnverteilung auf die einzelnen Verrechnungskonten der Partner umzubuchen. Der auf dem GuV-Konto angesammelte Gewinn (oder Verlust) ist nach der geltenden Gewinnverteilung auf die einzelnen Verrechnungskonten der Partner umzubuchen. Das GuV-Konto ist sodann wieder auf Null, und der Gewinn steht auf den Verrechnungskonten den jeweiligen Partnern zur Entnahme zur Verfügung. Das GuV-Konto ist sodann wieder auf Null, und der Gewinn steht auf den Verrechnungskonten den jeweiligen Partnern zur Entnahme zur Verfügung. Ausschüttungen an den Partner ebenso wie seine Privatausgaben gehen zu Lasten seines Verrechnungskontos Ausschüttungen an den Partner ebenso wie seine Privatausgaben gehen zu Lasten seines Verrechnungskontos Unterschied Ausgabe und Entnahme: Unterschied Ausgabe und Entnahme: Ausgabe betrifft das Ergebnis, Ausgabe betrifft das Ergebnis, Entnahme betrifft nur das Abrechnungsverhältnis zwischen Partner und Unternehmen Entnahme betrifft nur das Abrechnungsverhältnis zwischen Partner und Unternehmen Wenn keine Verrechnungskonten verwendet werden, ist auch kein Übertrag erforderlich. Die Salden der Ergebniskonten werden in den Auswertungen ohnehin nicht vorgetragen. Wenn keine Verrechnungskonten verwendet werden, ist auch kein Übertrag erforderlich. Die Salden der Ergebniskonten werden in den Auswertungen ohnehin nicht vorgetragen.

34 34a-jur-Kanzleisoftware Unternehmen und Betriebe Einfachster Fall: Einfachster Fall: 1 Datenbank, 1 Datenbank, 1 Unternehmen, 1 Unternehmen, 1 Akten- und Adressbestand 1 Akten- und Adressbestand beliebig viele Sachbearbeiter beliebig viele Sachbearbeiter Keine gesonderten Betriebe Keine gesonderten Betriebe Unternehmen: intern unterschiedliche Einheiten: Unternehmen: intern unterschiedliche Einheiten: Steuerlich (Steuernummer, Rechnungsnummern) Steuerlich (Steuernummer, Rechnungsnummern) Wirtschaftlich (Gewinnermittlung) Wirtschaftlich (Gewinnermittlung) optional weitere Untergliederung: Betriebe optional weitere Untergliederung: Betriebe Einheitliches Auftreten nach außen, d.h. Einheitliches Auftreten nach außen, d.h. einheitlicher Akten- und Adressbestand einheitlicher Akten- und Adressbestand einheitliche Aktenkonten: unterschiedliche Behandlung desselben Finanzvorgangs einheitliche Aktenkonten: unterschiedliche Behandlung desselben Finanzvorgangs

35 35a-jur-Kanzleisoftware Mandantenbuchhaltung Mandantenfähige Finanzbuchhaltung, z.B. Mandantenfähige Finanzbuchhaltung, z.B. Vereinsverwaltung, Vereinsverwaltung, Nachlassverwaltung, Nachlassverwaltung, gesondert für jede Akte, gesondert für jede Akte, Teil des Access-Projekts, Teil des Access-Projekts, von Kanzleibuchhaltung unabhängig, von Kanzleibuchhaltung unabhängig, Persönliche Konten für Aktenbeteiligte, Persönliche Konten für Aktenbeteiligte, leistungsfähige Auswertungen: leistungsfähige Auswertungen: Ergebnis, Umsatzsteuer, Finanz Ergebnis, Umsatzsteuer, Finanz eigene Access-Projekte z.B. für Spendenbescheinigungen eigene Access-Projekte z.B. für Spendenbescheinigungen

36 36a-jur-Kanzleisoftware Datenpools Das Cockpit kann beliebig viele Datenbanken verwalten Das Cockpit kann beliebig viele Datenbanken verwalten Jede Datenbank enthält Jede Datenbank enthält eigenen Akten- und Adreßbestand nebst Aktenkonten eigenen Akten- und Adreßbestand nebst Aktenkonten beliebig viele Unternehmen mit je eigener Finanzbuchhaltung beliebig viele Unternehmen mit je eigener Finanzbuchhaltung beliebig viele Akten mit je eigener Mandantenbuchhaltung beliebig viele Akten mit je eigener Mandantenbuchhaltung Hot Swap mit Einstellungen / Datenpools Hot Swap mit Einstellungen / Datenpools (local)/gapserver/gap(local)/schulung

37 Noch etwas Zeit? Einige Tipps und Tricks Tabellenmenüs Tabellenmenüs Eigener Unterschriftszug / Urlaubsvertretung, Eigener Unterschriftszug / Urlaubsvertretung, Adressen einer Akte durchgehen, Suchfunktionen Adressen einer Akte durchgehen, Suchfunktionen Internetverknüpfungen in den Aktenordner ziehen Internetverknüpfungen in den Aktenordner ziehen Honorartabellen, Honorartabellen, Neuen Termin aus vorhandenem Termin kopieren Neuen Termin aus vorhandenem Termin kopieren Cockpit aktualisieren, Telefonnummern im Cockpit, Cockpit aktualisieren, Telefonnummern im Cockpit, Beteiligtenliste Filtern Beteiligtenliste Filtern Aktenvorblatt Access Aktenvorblatt Access Zinsrechner, Taschenrechner, Zinsrechner, Taschenrechner, Zeiterfassung: pausenlos gearbeitet? Zeiterfassung: pausenlos gearbeitet? Präposition für Dateinamen Präposition für Dateinamen Zentral und doch nicht zentral: Zentral und doch nicht zentral: Spezielle Datenfelder für Spezielle Datenfelder für Beteiligungen Beteiligungen Akten Akten Adressen Adressen 37a-jur-Kanzleisoftware


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