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Grundlagen der Buchführung......eine kleine Einführung.

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Präsentation zum Thema: "Grundlagen der Buchführung......eine kleine Einführung."—  Präsentation transkript:

1 Grundlagen der Buchführung......eine kleine Einführung

2 Buchführung – ein System mit wenigen Regeln Die Präsentation zeigt in geraffter Form den Aufbau der Buchführung. Die Schritte sind in der Regel „Mausklick-gesteuert“. Immer wenn das Symbol unten rechts erscheint, geht es auf der nächsten Seite weiter. Bei Aufgaben kommt die Lösung ebenfalls mit dem nächsten Klick! Rechtschreib-FEHLER ignorieren – sonstige FEHLER bitte melden! Inventur = Aufstellung von Vermögen, Schulden und Eigenkapital (= Vermögen-Schulden) Bilanz = geordnete Gegenüberstellung von Vermögen und Kapital – Aufbau siehe unten

3 Bilanzaufbau ist gesetzlich geregelt (wichtigste Posten) Aktivseite = VERMÖGENSAUFBAU Anlagevermögen Umlaufvermögen Unbebaute Grundstücke Bebaute Grundstücke Gebäude Maschinen Fuhrpark Betriebs-/Geschäftsausstattung Finanzanlagen Umlaufvermögen Rohstoffe Betriebsstoffe Hilfsstoffe Handelswaren Forderungen aus LL Bank Postbank Kasse Passivseite = KAPITALHERKUNFT Eigenkapital Rückstellungen Fremdkapital Langfristiges Fremdkapital Hypothek/Grundschuld Darlehen Kurzfristiges Fremdkapital Verbindlichkeiten aus LL Bankverbindlichkeiten Umsatzsteuerzahllast Bilanzseiten müssen betragsmäßig gleich groß sein! Eigenkapital = Vermögen – Schulden

4 Von der Bilanz zum Konto Anfangsbestand steht auf der gleichen Seite wie das Konto in der Bilanz

5 Vorgänge auf Bestandskonten 1. Fall: Wir kaufen ein Auto und bezahlen mit Scheck! Folge: Das aktive Konto Fuhrpark nimmt zu, das aktive Konto Bank nimmt ab 2. Fall: Wir erhalten eine Warenlieferung, die wir aber erst in 4 Wochen bezahlen werden. Folge: Das aktive Konto Waren nimmt zu, das passive Konto Verbindlichkeiten nimmt aber auch zu. 3. Fall: Wir bezahlen die Rechnung des Lieferanten nach vier Wochen durch Banküberweisung. Folge: Das Konto passive Verbindlichkeiten nimmt ab, das aktive Konto Bank nimmt auch ab. 4. Fall: Unser Lieferanten wandelt die kurzfristige Verbindlichkeit in ein längerfristiges Darlehen um. Folge: Das passive Konto Verbindlichkeiten nimmt ab, das passive Konto Darlehen nimmt zu.

6 Vorgänge auf Bestandskonten Die Fälle zeigen: Bei Bestandskonten finden nur MEHRUGNEN oder MINDERUNGEN stattfinden. Nachdem zwei Seiten zur Verfügung stehen, wird eine Seite für die Mehrungen, die andere Seite für die Minderungen genommen. Grundsätzlich gilt: MEHRUNGEN werden auf der Seite des Anfangsbestandes erfasst, denn dieser erhöht sich dadurch. Somit stehen MINDERUNGEN immer auf der anderen Seite, denn dadurch vermindert sich der Bestand. Konten dienen somit der Erfassung der Vorgänge. Die linke Seite wird mit Soll (S), die rechte mit Haben (H) bezeichnet. Buchführung ist ein geschlossener Kreislauf, deshalb müssen die aus der Anfangsbilanz abgeleiteten Konten wieder zu einer Bilanz zusammengeführt werden – siehe nächste Seite!

7 Das Abschluss-System - exemplarisch an je einem aktiven und passiven Bestandskonto, aber auch gültig für den Abschluss eines jeden Kontos! 1.Summenstriche ziehen 2.Größere Kontenseite aufaddieren 3.Betrag auf die kleinere Seite übertragen 4.Differenzbetrag (= Saldo) auf der kleineren Seite errechnen 5.Saldo auf ein anderes Konto auf die andere Seite übertragen = Bilanz

8 Musterkonten 1: Bestandskonten Da jedes Konto auch abgeschlossen werden muss, erscheint der Schlussbestand auf der kleineren Seite... und auf Mausklick!

9 Der Buchungssatz Ist die kürzeste Anweisung für einen Buchungsvorgang Benennt die Konten, die von einem Geschäftsfall betroffen sind und ordnet ihnen die Position zu. Der Buchungssatz hat folgenden Aufbau: Soll-Konto/en an Haben-Konto/en Es können auch mehr Konten von dem Geschäftsvorgang betroffen sein. Betragsmäßig müssen beide Seiten stets gleich groß sein

10 4 Schritte zum richtigen Buchungssatz 1.Welche Konten sind vom Geschäftsvorgang betroffen? (mind. 2 Konten!) 2.Um welche Kontenarten handelt es sich? Aktiv- oder PassivkontenAktiv- oder Passivkonten? 3.Welche Veränderung erfolgen auf den Konten? Mehrung oder Minderung? 4. Auf welcher Seite muss folglich auf den Konten gebucht werden? Soll oder Haben?

11 Übungsbuchungssätze 1 nach dem Geschäftsfall kommt die Lösung per Mausklick, aber erst mal selbst probieren! 1. Wir kaufen Waren auf Ziel, Wert € Lösung: Waren (3.400) an Verbindlichkeiten (3.400) 2. Wir bezahlen die gelieferten Waren durch Banküberweisung, € Lösung: Verbindlichkeiten (3.400) an Bank (3.400) 3. Wir verkaufen ein nicht mehr benötigtes Geschäftsauto gegen Barzahlung, € Lösung: Kasse (1.850) an Fuhrpark (1.850) 4. Wir zahlen dieses Geld (1.850 €) auf unserem Bankkonto ein. Lösung: Bank (1.850) an Kasse (1.850) 5. Zu Finanzierung einer Maschine nehmen wir ein Darlehen i. H. v € auf. Der Betrag wird vorerst auf dem Bankkonto gutgeschrieben Lösung: Bank (30.000) an Darlehen (30.000) 6. Der Hersteller liefert uns die Maschine ( €) mit 4 Wochen Zahlungsziel. Lösung: Maschine (30.000) an Verbindlichkeiten (30.000) 7. Wir bezahlen die Maschine durch Banküberweisung, € Lösung: Verbindlichkeiten (30.000) an Bank (30.000)

12 Übungsbuchungssätze 2 zusammengesetzter Buchungssatz, d. h. es sind mind. drei Konten vom Geschäftsfall betroffen. 8. Wir kaufen Waren im Wert von € ein: Ein Drittel zahlen wir sofort bar, der Rest ist in 4 Wochen fällig. Lösung: Waren (3.000) an Kasse (1.000) und Verbindlichkeiten (2.000) 9. Wir zahlen ein Darlehen in Höhe von € zurück: € vom Bankkonto, Rest vom Postbankkonto Lösung: Darlehen (10.000) an Bank (5.000) und Postbank (5.000) 10. Wir verkaufen eine nicht mehr benötigte Maschine, Preis: €. Der Käufer zahlt € bar an, der Rest ist in 4 Wochen fällig. Lösung: Kasse (2.800) und Forderungen (10.000) an Maschinen (12.800) 11. Wir bezahlen die offene Rechnung aus Fall 8 durch Banküberweisung Lösung: Verbindlichkeiten (2.000) an Bank (2.000) 12. Wir erhalten die Restzahlung aus Fall 10 als Gutschrift auf dem Bankkonto Lösung: Bank (10.000) an Forderungen (10.000) 13. Wir erhalten auf eine Rechnung: Bürotisch (1.000 €) und Waren (300 €) – Zahlungsziel: 4 Wochen Lösung: Geschäftsausstattung (1.000) und Waren (300) an Verbindlichkeiten (1.300)

13 Aufwand und Ertrag in der Buchführung Wie ist der nachfolgende Fall zu buchen? Wir bezahlen Löhne/Gehälter per Banküberweisung Das eine Konto ist klar: Bank – aktives Konto – Minderung – also im Haben Ansonsten finden wir bei den Bestandskonten kein passendes Konto. Hilfe gibt es über das Konto Eigenkapital, denn solche Zahlungen vermindern im Prinzip das Eigenkapital D. h. Eigenkapital – pass. Konto – Minderung – also im Soll Damit hätten wir den Buchungssatz: Eigenkapital an Bank Glücklich sind wir jedoch nicht, denn es gibt viele Geschäfts- vorgänge, die keine Bestände verändern und deshalb auf dem Eigenkapitalkonto landen würden, d. h. Eigenkapital wird sehr unübersichtlich. Deshalb werden zwei neue Kontenarten gebildet:

14 Aufwand und Ertrag in der Buchführung AUFWANDSKONTO und ERTRAGSKONTO sind ERFOLGSKONTEN und UNTERKONTEN vom Eigenkapital Aufbau:

15 Abschluss von Aufwand/Ertrag über das GuV-Konto Nachdem die Aufwands- und Ertragskonten aus dem Eigen- kapitalkonto abgeleitet wurden, müssen sie zum Jahres- abschluss wieder in dieses Konto zurückgeführt werden. Damit nur das Ergebnis aus Aufwand – Ertrag im Eigen- kapitalkonto erscheint, werden alle Aufwands- und Ertragskonten im Gewinn- und Verlustkonto gesammelt. Vorgehensweise: 1. Alle Aufwandskonten abschließen: Saldo im Haben! 2. Alle Ertragskonten abschließen: Saldo im Soll! 3. Saldo auf das GuV-Konto übertragen: Aufwand steht im Soll, Ertrag steht im Haben! (anderes Konto – andere Seite!!!) 4. GuV-Konto abschließen: Saldo auf das Eigenkapitalkonto Beispiele mit Gewinn bzw. Verlust auf den nächsten Seiten

16 GuV-Abschluss mit Gewinn! 1. In der GuV stehen schon Konten. 2. Mietaufwand und Zinsertrag wird abgeschlossen 3. Saldo wird auf GuV übertragen (andere Seite!) 4. Abschluss des GuV-Kontos -> Saldo auf EK (andere Seite!) 5. Abschluss von EK Reihenfolge:

17 GuV-Abschluss mit Verlust 1. In der GuV stehen schon Konten. 2. Mietaufwand und Zinsertrag wird abgeschlossen 3. Saldo wird auf GuV übertragen (andere Seite!) 4. Abschluss des GuV-Kontos -> Saldo auf EK (andere Seite!) 5. Abschluss von EK Reihenfolge:

18 Musterkonten 2: Erfolgskonten Beispiele: Löhne, Gehälter, Energieaufwand, Mietaufwand, Zinsaufwand, Werbeaufwand, Versicherung, Reparatur (Fremdinstandhaltung), Berufsgenossenschaft (Unfallversicherung), Leasing, Gebühren, Kosten des Geldverkehrs (Bankgebühren), Rechts- und Beratungskosten, Steuern, Zoll,... Beispiele: Umsatz-/Verkaufserlöse, Miet- und Pachterlöse, sonst. Erlöse z. B. aus Provision, Zinsertrag,...

19 Schritte zum richtigen Buchungssatz 1.Welche Konten sind vom Geschäftsvorgang betroffen? (mind. 2 Konten!) 2.Um welche Kontenart/Veränderung handelt es sich? Aktiv- o. PassivkontAktiv- o. Passivkonto  Mehrung o. Minderung? Aufwands- o. Ertragskonto  eindeutig Soll/Haben! 3.Auf welcher Seite des Kontos muss folglich gebucht werden?  MUSTERKONTEN  Soll oder Haben?

20 Übungsbuchungssätze 1. Wir erhalten eine Rechnung über ein Werbeinserat, 300 € Lösung: Werbeaufwand (300) an Verbindlichkeiten (300) 2. Wir kaufen einen Computer für das Büro, € und zahlen per Bankscheck Lösung: Büromaschine (1.800) an Bank (1.800) 3. Wir erhalten eine Zinsgutschrift auf unserem Bankkonto, 245 € Lösung: Bank (245) an Zinsertrag (245) 4. Wir überweisen die Löhne für die Mitarbeiter vom Postbankkonto, € Lösung: Löhne (12.000) an Postbank (12.000) 5. Wir erhalten eine Reparaturrechnung in Höhe von 344 € und bezahlen sofort durch Banküberweisung. Lösung: Fremdinstandhaltung (344) an Bank (344) 6. Bar-Kauf von Büromaterial (Toner, Stifte, Papier,...), 231 € Lösung: Büromaterial (231) an Kasse (231) 7. Vom Bankkonto wird abgebucht: Kontoführungsgebühren 40 €, Zinsaufwand 22 € Lösung: Kosten des Geldverkehrs (40) und Zinsaufwand (22) an Bank (62)

21 Übungsbuchungssätze 8. Die Stadtwerke buchen die Stromkosten vom Postbankkonto ab, 311 € Lösung: Aufwand für Energie (311) an Postbank (311) 9. Wir verkaufen eigene Erzeugnisse im Wert von €, zahlbar in 4 Wochen –> Verkäufe sind Umsatzerlöse = Ertragskonto! Lösung: Forderungen (1.900) an Umsatzerlöse (1.900) 10. Unser Kunde zahlt die Rechnung von Fall 9 durch Banküberweisung Lösung: Bank (1.900) an Forderungen (1.900) 11. Wir erhalten auf dem Postbankkonto eine Gutschrift für vermietetes Lager, 400 € Lösung: Postbank (400) an Miet-/Pachterlöse 12. Wir kaufen einen neuen Kleintransporter, €, Anzahlung in bar €, Bankscheck über €, den Rest in 4 Wochen. Lösung: Fuhrpark (33.000) an Kasse (13.000), Bank (10.000) und Verbindl. (10.000) 13. Kfz-Steuer (412 €), Kfz-Versicherung (688 €) werden vom Bankkonto abgebucht. Lösung: Kfz-Steuer (412) und Versicherung (688) an Bank (1.100) 14. Telekom bucht die Telefonrechnung vom Postbankkonto ab, 198 € Lösung: Kommunikationsaufwand (198) an Postbank (198)

22 Umsatzsteuer 1 – Pflicht bei vielen Geschäftsvorgängen! Die Umsatzsteuerpflicht betrifft den Unternehmer sowohl auf der Einkaufsseite = VORSTEUER und auf der Verkaufsseite = UMSATZSTEUER! Der Standard- Steuersatz beträgt 16 %, für einige Leistungen (Blumen, Zeitschriften,...) 7 %, andere Leistungen (Bankleistungen, Miete,...) sind umsatzsteuerfrei. Auch Dienstleistungen wie Stromkosten oder Reparaturen sind umsatzsteuerpflichtig! Umsatzsteuer soll den ENDVERBRAUCHER belasten. Deshalb stellt für den Unternehmer die gezahlte VORSTEUER eine FORDERUNG an das Finanzamt dar. Die UMSATZSTEUER, die der Unternehmer von seinen Kunden erhalten hat, gehört ihm nicht und ist deshalb eine VERBINDLICHKEIT gegenüber dem Finanzamt. Der Unternehmer muss die Umsatzsteuervorgänge monatlich oder quartalsweise gegenüber dem Finanzamt anzeigen – mit Hilfe der „Umsatzsteuervoranmeldung“. Einmal jährlich erfolgt die Umsatzsteuerjahresmeldung. In der Umsatzsteuervoranmeldung werden die bezahlten VORSTEUER-Beträge und die erhaltenen UMSATZSTEUER-Beträge aufgerechnet: Umsatzsteuer > Vorsteuer: Zahllast, d. h. Differenz muss an das Finanzamt überwiesen werden (10. des nächsten Monats) Umsatzsteuer < Vorsteuer: Vorsteuerüberhang, d. h. man hat einen Anspruch an das Finanzamt; der Betrag wird entweder überwiesen oder mit Steuerschulden verrechnet.

23 Buchungen mit Umsatzsteuer 2 Durch die Umsatzsteuer werden viele Vorgänge, die wir bisher gebucht haben durch ein Konto erweitert. Beispielhaft soll dies an zwei Vorgängen erklärt werden, wobei netto/brutto bzw. Warenwert/Rechnungsbetrag zu unterscheiden ist: 1. Fall: Wir erhalten eine Rechnung für ein Werbeinserat, netto 300 € + 16 % = 348 € brutto, Bezahlung mit Bankscheck Lösungsschritte: 1.Ursprünglicher Buchungssatz mit den neuen Beträgen 2.Werbung (300 € - Wert der Anzeige) an Bank (348 € - Betrag, der zu zahlen ist) 3.Der Buchungssatz ist nicht ausgeglichen -> auf der Sollseite fehlt ein Konto! 4.Wenn wir bezahlen müssen, dann ist VORSTEUER zu buchen, deshalb: 5.Werbung (300 €) Vorsteuer (48 €) an Bank (348 €) Beispiel für Umsatzsteuer auf der nächsten Seite!

24 Buchung mit Umsatzsteuer 3 2. Fall: Wir verkaufen Waren auf Ziel, netto 800 € + 16 % = 928 € brutto Lösungsschritte: 1.Ursprünglicher Buchungssatz mit den neuen Beträgen: 2.Forderungen (928 € - wir fordern den Bruttobetrag) an Umsatzerlöse Waren (800 € - ist der Warenwert) 3.Der Buchungssatz ist nicht ausgeglichen -> auf der Habenseite fehlt ein Konto! 4.Wenn wir Geld erhalten, dann ist UMSATZSTEUER zu buchen, deshalb: 5.Forderungen (928 €) an Umsatzerlöse Waren (800 €) Umsatzsteuer (128 €)  3. Fall: Unser Kunde bezahlt die Rechnung über 928 € per Banküberweisung  Buchungssatz: Bank (928 €)anForderungen (928 €)  Wichtig: Vorsteuer und Umsatzsteuer darf pro Geschäftsfall nur einmal gebucht werden – i. d. R. beim erstmaligen Erfassen, also bei Rechnungseingang. Bei sich anschließenden Zahlungsvorgängen darf die Vor- /Umsatzsteuer nicht mehr ausgewiesen werden!!!

25 Übungsbuchungen mit Umsatzsteuer 1 1. Wir erhalten eine Rechnung über ein Werbeinserat, 300 € + 16 % Lösung: Werbung (300) + Vorsteuer (48) an Verbindlichkeiten (348) 2. Wir kaufen einen Computer für das Büro, netto € und zahlen per Bankscheck Lösung: Büromaschine (1.800) + Vorsteuer (288) an Bank (2.088) 3. Wir erhalten eine Zinsgutschrift auf unserem Bankkonto, 245 € - umsatzsteuerfrei! Lösung: Bank (245) an Zinsertrag (245) 4. Wir überweisen die Löhne für die Mitarbeiter vom Postbankkonto, € Lösung: Löhne (12.000) an Postbank (12.000) 5. Wir erhalten eine Reparaturrechnung in Höhe von 344 € brutto (!) und bezahlen sofort durch Banküberweisung. Lösung: Fremdinstandhaltung (296,55) + Vorsteuer (47,45)an Bank (344) 6. Bar-Kauf von Büromaterial (Toner, Stifte, Papier,...), 231 € netto (heißt + 16%) Lösung: Büromaterial (231) + Vorsteuer (36,96) an Kasse (267,96) 7. Vom Bankkonto wird abgebucht: Kontoführungsgebühren 40 €, Zinsaufwand 22 € - Bankgebühren/Zinsen sind umsatzsteuerfrei! Lösung: Kosten des Geldverkehrs (40) und Zinsaufwand (22) an Bank (62)

26 Übungsbuchungen mit Umsatzsteuer 2 8. Die Stadtwerke buchen die Stromkosten vom Postbankkonto ab, 311 € + 16% Lösung: Aufwand für Energie (311) + Vorsteuer (49,76) an Postbank (360,76) 9. Wir verkaufen eigene Erzeugnisse im Wert von € netto, zahlbar in 4 Wochen. Lösung: Forderungen (2.204) an Umsatzerlöse (1.900) + Umsatzsteuer (304) 10. Unser Kunde zahlt die Rechnung von Fall 9 durch Banküberweisung Lösung: Bank (2.204) an Forderungen (2.204) 11. Wir erhalten auf dem Postbankkonto eine Gutschrift für vermietetes Lager, 400 € - Mietzahlungen i. d. R. umsatzsteuerfrei! Lösung: Postbank (400) an Miet-/Pachterlöse 12. Wir kaufen einen neuen Kleintransporter, € netto, Anzahlung in bar €, Bankscheck über €, den Rest in 4 Wochen. Lösung: Fuhrpark (33.000) + Vorsteuer (5.280) an Kasse (13.000) + Bank (10.000) + Verbindlichk. (15.280) 13. Kfz-Steuer (412 €), Kfz-Versicherung (688 €) werden vom Bankkonto abgebucht – Steuern & Versicherungsbeiträge sind umsatzsteuerfrei! Lösung: Kfz-Steuer (412) und Versicherung (688) an Bank (1.100) 14. Telekom bucht die Telefonrechnung vom Postbankkonto ab, 198 € + 16 % Lösung: Kommunikationsaufwand (198) + Vorsteuer (31,68) an Postbank (229,68))

27 Übungsbuchungssätze: Bestandskonten mit Umsatzsteuer Wir kaufen Waren auf Ziel, Wert € + 16 % Lösung: Waren (3.400) + Vorsteuer (544) an Verbindlichkeiten (3.944) 16. Wir bezahlen die gelieferten Waren durch Banküberweisung, € Lösung: Verbindlichkeiten (3.944) an Bank (3.944) 17. Wir verkaufen ein gebrauchtes Geschäftsauto gegen Barzahlung, € netto Lösung: Kasse (2.146) an Fuhrpark (1.850) + Umsatzsteuer (296) 18. Der Hersteller liefert uns die Maschine ( brutto €) mit 4 Wochen Zahlungsziel. Lösung: Maschine (25.862,02) + Vorsteuer (4.137,93) an Verbindlichkeiten (30.000) 19. Wir bezahlen die Maschine durch Banküberweisung, € Lösung: Verbindlichkeiten (30.000) an Bank (30.000) 20. Wir kaufen Rohstoffe im Wert von € netto ein: € wird bar bezahlt, der Rest ist in 4 Wochen fällig. Lösung: Rohstoffe (3.000) + Vorsteuer (480) an Kasse (1.000) + Verbindlichkeiten (2.480) 21. Wir verkaufen eine nicht mehr benötigte Maschine, Preis: € netto. Der Käufer zahlt € bar an, der Rest ist in 4 Wochen fällig. Lösung: Kasse (2.800) + Forderungen (10.000) an Maschinen (12.800) + Umsatzsteuer (2.048) 22. Wir erhalten auf Rechnung: Bürotisch (1.000 € + 16 %) und Waren (300 € + 16 %) – Zahlungsziel: 4 Wochen Lösung: Geschäftsausstattung (1.000) + Waren (300) + Vorsteuer (208) an Verbindlichkeiten (1.508)

28 Gesamtübersicht zum Buchungssystem


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