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Buchführung ist gar nicht so schwer Eine kleine Einstiegshilfe von Prof. Dr. Günther Dey Hochschule Bremen, FB Wirtschaft.

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Präsentation zum Thema: "Buchführung ist gar nicht so schwer Eine kleine Einstiegshilfe von Prof. Dr. Günther Dey Hochschule Bremen, FB Wirtschaft."—  Präsentation transkript:

1 Buchführung ist gar nicht so schwer Eine kleine Einstiegshilfe von Prof. Dr. Günther Dey Hochschule Bremen, FB Wirtschaft

2 Buchführung = Erfassung von Geschäftsvorfällen Geschäftsvorfälle sind alle Aktivitäten, die zu Geldbestands- oder Wertveränderungen in einer Einrichtung unternommen werden. Sie werden in der Buchführung (synonym: Buchhaltung) systematisch erfasst. Damit wird eine Grundlage für die Dokumentation und für die Berichterstattung über eine Abrechnungs- periode gelegt.

3 Drei Grundformen Buchführung kann betrieben werden als kameralistische Buchführung (noch überwiegend bei staatlichen Institutionen) Einnahmen-Überschuss-Rechnung (z. B. bei Freiberuflern oder kleineren gemeinnützigen Körperschaften) doppelte Buchführung (bei den meisten Unter- nehmen und bei größeren Einrichtungen) Nachstehend wird nur auf die doppelte Buchführung eingegangen.

4 Ergebnis der Buchführung: Jahresabschluss Dieser besteht aus der Bilanz, die die Bestände an Vermögen und Schulden gegenüberstellt, und der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), die den Werte-Zuwachs und die Werteverringerung in der Abrechnungsperiode im Überblick darstellt. Am Ende eines Jahres werden die Zahlen aus der laufenden Buchführung zum Jahresabschluss zusammengeführt.

5 Buchführung = Erfassung von Geschäftsvorfällen In der laufenden Buchführung werden die Geschäftsvorfälle aber nicht in Bilanz und GuV-Rechnung selbst gebucht. Erfasst wird auf Konten. Man unterscheidet Bestandskonten (für die Einzelpositionen der Bilanz) Erfolgskonten (für die Einzelpositionen der GuV)

6 Unterscheidung von Geschäftsvorfällen Kategorie 1 erfolgsneutrale Geschäftsvorfälle keine Auswirkung auf Gewinn oder Verlust (Nur Buchungen auf Bestandskonten) Kategorie 2 erfolgswirksame Geschäftsvorfälle mit Auswirkungen auf Gewinn oder Verlust (Buchungen auf Bestands- und Erfolgskonten)

7 Kontenarten Bilanz Aktiva Passiva Aktivkonten SollHaben Passivkonten Soll Haben GuV-Rechnung AufwandErtrag Aufwandskonten Soll Haben Ertragskonten SollHaben BestandskontenErfolgskonten

8 Erfolgsneutrale Geschäftsvorfälle werden nur auf Bestandskonten gebucht. Man unterscheidet vier Fallarten: Aktivtausch: Wertbewegungen zwischen zwei Aktivkonten Passivtausch: Wertbewegungen zwischen zwei Passivkonten Bilanzverlängerung: Zuwachs auf einem Aktiv- und auf einem Passivkonto Bilanzverkürzung: Abnahme auf einem Aktiv- und auf einem Passivkonto

9 Aktivtausch Bilanz Diverse andere Vermö-Diverse andere gensgegenstände50000Passiva Bank 2000 Kasse 200 Bilanzsumme52200Bilanzsumme52200 Bilanz Diverse andere Vermö-Diverse andere gensgegenstände50000Passiva Bank 1800 Kasse 400 Bilanzsumme52200Bilanzsumme52200

10 Passivtausch Bilanz Diverse andere Vermö-Diverse andere gensgegenstände52200 Passiva Lfr. Bankverbindl Kfr.Bankverbindl 7200 Bilanzsumme52200Bilanzsumme52200 Bilanz Diverse andere Vermö-Diverse andere gensgegenstände52200Passiva Lfr. Bankverbindl Kfr. Bankverbindl 2200 Bilanzsumme52200Bilanzsumme52200

11 Bilanzverlängerung Bilanz Diverse andere Vermö-Diverse andere gensgegenstände Passiva Bank 2000 Darlehen22000 Bilanzsumme52000Bilanzsumme52000 Bilanz Diverse andere Vermö-Diverse andere gensgegenstände Passiva Bank12000 Darlehen32000 Bilanzsumme62000Bilanzsumme62000

12 Bilanzverkürzung Bilanz Diverse andere Vermö-Diverse andere gensgegenstände Passiva Kasse 400 Verbindlichk Bilanzsumme52200Bilanzsumme52200 Bilanz Diverse andere Vermö-Diverse andere gensgegenstände Passiva Kasse 200 Verbindlichk Bilanzsumme52000Bilanzsumme52000

13 Buchungslogik 1 Aktivkonto 1, z.B. Kasse Aktivkonto2, z.B. Bank Passivkonto2, z.B. Bankverb. Passivkonto1, z.B.Darlehen. Buchungen der Anfangsbestände: Kasse 100, Bank 2000 Darlehen 3000, Bankverbindl AB 100AB 2000AB 3000AB 1000 Merksatz: Anfangsbestände werden auf Aktivkonten links, auf Passivkonten rechts gebucht! (Gegenbuchung auf Eröffnungsbilanzkonto)

14 Buchungslogik 2 Aktivkonto 1, z.B. Kasse Aktivkonto2, z.B. Bank Passivkonto2, z.B. Bankverb. Passivkonto1, z.B.Darlehen. AB 100AB 2000AB 3000AB 1000 Buchung (1) einer Barabhebung von 100: Einzahlung/Zugang bei Kasse, Abgang bei Bank (1) 100 Merksatz: Auf Aktivkonten werden Zugänge links, Abgänge rechts gebucht! Dies ist ein Aktivtausch!

15 Buchungslogik 3 Aktivkonto 1, z.B. Kasse Aktivkonto2, z.B. Bank Passivkonto2, z.B. Bankverb. Passivkonto1, z.B.Darlehen. AB 100AB 2000AB 3000AB 1000 Buchung (2) eines Passivtausches: Umschuldung von 500, Darlehenserhöhung (1) 100 (2) 500 Merksatz: Auf Passivkonten werden Zugänge rechts, Abgänge links gebucht!

16 Buchungslogik 4 Aktivkonto 1, z.B. Kasse Aktivkonto2, z.B. Bank Passivkonto2, z.B. Bankverb. Passivkonto1, z.B.Darlehen. AB 100AB 2000AB 3000AB 1000 Buchung (3) einer Bilanzverlängerung Kreditaufnahme (Darlehen) von 1000, Gutschrift auf Bank (1) 100 (2) 500 (3) 1000 Merksatz: Zugänge werden auf Aktivkonten links, auf Passivkonten rechts gebucht!

17 Buchungslogik 5 Aktivkonto 1, z.B. Kasse Aktivkonto2, z.B. Bank Passivkonto2, z.B. Bankverb. Passivkonto1, z.B.Darlehen. AB 100AB 2000AB 3000AB 1000 Buchung (4) einer Bilanzverkürzung Bartilgung einer Bankverbindlichkeit von 150 (1) 100 (2) 500 (3) 1000 (4) 150 Merksatz: Abgänge werden auf Aktivkonten rechts, auf Passivkonten links gebucht!

18 Buchungslogik 6 Aktivkonto 1, z.B. Kasse Aktivkonto2, z.B. Bank Passivkonto2, z.B. Bankverb. Passivkonto1, z.B.Darlehen. AB 100AB 2000AB 3000AB 1000 Ermittlung des Schlussbestandes (des Saldos): Buchung der Differenz zur Summe auf der kleineren Seite (1) 100 (2) 500 (3) 1000 (4) 150 SB 50 SB 2900 SB 4500 SB 350 Gegenbuchungen zur Buchung des Saldos finden auf Abschlusskonten statt!

19 Buchungslogik 7 Aktivkonto 1, z.B. Kasse Aktivkonto2, z.B. Bank Passivkonto2, z.B. Bankverb. Passivkonto1, z.B.Darlehen. AB 100AB 2000AB 3000AB 1000 Nach Buchung des Saldos sind beide Seiten gleich groß, das Konto ist abgeschlossen. (1) 100 (2) 500 (3) 1000 (4) 150 SB 50 SB 2900 SB 4500 SB

20 Erfolgswirksame Geschäftsvorfälle werden immer auf einem Bestandskonto und auf einem Erfolgskonto gebucht. Man unterscheidet zwei Fallarten: Ertrag: Zugang auf einem Aktivkonto, Gegenbuchung auf einem Ertragskonto Aufwand: Buchung auf einem Aufwandskonto, Gegenbuchung = Abgang auf einem Aktivkonto

21 Buchungslogik 8 - Aufwendungen Aktivkonto 1, z.B. Rohstoffbestand Aktivkonto2, z.B. Bank Aufwandskonto2, z.B. Gehälter. Aufwandskonto 1, z.B. Materialaufwand (AB 1000)(2) 2000(1) 500(2) 2000 Buchung (1) eines Materialverbrauchs von 500: Aufwand/Linksbuchung, Abgang / Rechtsbuchung beim Rohstofflager (z.B. Stoff für Kostüme) Buchung (2) einer Gehaltszahlung von 2000: Aufwand/Linksbuchung, Abgang / Rechtsbuchung auf dem Bankkonto (1) 500(AB 8000) Erfolgskonten haben im Gegensatz zu Bestandskonten keinen Anfangs- bestand. Sie werden zu Jahresbeginn auf 0 gestellt.

22 Buchungslogik 9 - Erträge Aktivkonto 1, z.B. Forderungen Aktivkonto2, z.B. Bank Ertragskonto2, z.B.Zinserträge. Ertragskonto 1, z.B. Umsatzerlöse (AB 1000) (4) 1000 Buchung (3) eines Warenverkaufs auf Ziel von 3000: Zugang/Linksbuchung bei Forderungen, Rechtsbuchung bei Umsatzerlösen Buchung (4) einer Zinsgutschrift von 1000: Zugang/Linksbuchung auf dem Bankkonto, Rechtsbuchung auf dem Zinsertragskonto (3) 3000 (AB 8000)(4) 1000 (3) 3000

23 Eselsbrücken zur Zuordnung, auf welcher Kontoseite Erträge bzw. Aufwendungen gebucht werden:

24 Eselsbrücke A: Umkehrschluss 1 Sie haben Eintrittskarten verkauft – Umsatzerlöse. Was passiert? Bei Barverkauf nimmt Ihr Kassenbestand zu, bei Zielverkauf nehmen Ihre Forderungen zu. Beides bedeutet Zunahme von Vermögen, also Zunahme auf Aktivkonten – Linksbuchung. Im Umkehrschluss muss damit die Buchung auf einem Ertragskonto rechts erfolgen.

25 Eselsbrücke A: Umkehrschluss 2 Sie haben Material verbraucht - Materialaufwand. Was passiert? Ihr Lagerbestand nimmt ab. Das bedeutet Abnahme von Vermögen, also Abnahme auf Aktivkonten – Rechtsbuchung. Im Umkehrschluss muss damit die Buchung auf einem Aufwandskonto links erfolgen.

26 Eselsbrücke B: Ableitung aus dem Eigenkapitalkonto Das Eigenkapital steht auf der Passivseite der Bilanz, also bucht man auf einem Passivkonto – Zunahmen rechts, Abnahmen links. Eigenkapitalkonto Aufwand Ertrag = Abnahme = Zunahme Ertrag bedeutet Eigenkapitalmehrung, also Rechtsbuchung. Aufwand bedeutet Eigenkapitalminderung, also Linksbuchung.

27 Kontenabschluss Alle Bestandskonten werden zum Schluss- bilanzkonto abgeschlos- sen, aus dem die Bilanz entsprechend HGB entwickelt wird. Auch Privatkonten für Privatentnahmen und -einlagen sind Bestandskonten. Alle Erfolgskonten werden zum GuV-Konto (Sammelkonto für Ertrag und Aufwand) abge- schlossen. Dieses wird mit seinem Saldo (= Gewinn oder Verlust) zum Eigenkapitalkonto abgeschlossen. Dieses ist ein Bestandskonto – weiter also: siehe links.

28 Abschlussbuchungen Bestandskonten Aktivkonto 1, z.B. Kasse Aktivkonto2, z.B. Bank Passivkonto2, z.B. Bankverb. Passivkonto1, z.B.Darlehen AB 100AB 2000AB 3000AB 1000 (1) 100 (2) 500 (3) 1000 (4) 150 SB 50 SB 2900 SB 4500 SB Schlussbilanzkonto Andere Aktiva40000Andere Passiva38100 Bank 2900Darlehen 4500 Kasse 50Bankverb. 350 Bilanzsumme42950Bilanzsumme42950

29 Abschlussbuchungen Erfolgskonten Ertragskonto 1, z.B. Umsatzerlöse Ertragskonto 2, z.B. Zinserträge Aufwandskonto2, z.B. Gehälter. Aufwandskonto 1, z.B. Materialaufwand Summe 2000 Summe Summe Summe Aufwendungen GuV-Konto Erträge Materialaufwand44000Umsatzerlöse90000 Gehälter23000Zinserträge 2000 Gewinn15000 Gegenbuchung auf Eigenkapitalkonto Summe92000Summe92000 GuV GuV 2000 GuV GuV 23000

30 Übersicht Eröffnungsbilanzkonto (Werte aus Vorjahr) Bestandskonten AktivkontenPassivkonten Erfolgskonten (keine Anfangswerte) AufwandskontenErtragskonten Darunter: EK- Konto GuV-Konto Schlussbilanz- Konto

31 Und die Merksätze... Ein Buchungssatz ist eine präzise Kurzanweisung für die Buchung (z.B. Kasse an Bank). Keine Buchung ohne Gegenbuchung! Erst die Linksbuchung (Soll), dann die Rechtsbuchung (Haben)! Die Beträge der Links- und der Rechtsbuchungen aus einem Buchungssatz müssen gleich hoch sein. Keine Buchung ohne Beleg!

32 Kleiner Praxisfall Auf dem Bankkonto einer Kultureinrichtung stehen zu Beginn des Beispiels Sie hat keine Schulden. In der Kasse liegen 400. Das Eigenkapital beträgt somit Der Druck von Eintrittskarten und Programmheften verursacht Aufwand in Höhe von 500. Laufende Personalaufwendungen sind in Höhe von zu erfassen. Die Einrichtung verkauft für Eintrittskarten, davon 1/3 an den Abendkassen bar, 2/3 über ein Ticketcenter, das erst später das Geld überweist. Künstlerhonorare sind in Höhe von zu bezahlen.

33 Praxisfall: Einrichtung von Konten Aus dem Fall benötigt man: ein Konto Kasse ein Konto Bank zur Bezahlung von Rechnungen) ein Konto Umsatzerlöse ein Konto Druckaufwand ein Konto Personalaufwand ein Konto Künstlerhonorare ein Sammelkonto GuV-Konto ein Konto Eigenkapital

34 Praxisfall: Buchen der Anfangsbestände Aktivkonto 1 Kasse Aktivkonto 2 Bank Passivkonto1, Eigenkapital Buchungen der Anfangsbestände: Kasse 400, Bank Eigenkapital AB 400AB15000AB 15400

35 Praxisfall: Buchung Ertrag Aktivkonto 1 Kasse Aktivkonto 3 Forderungen Ertragskonto 1 Umsatzerlöse AB 400 (1) Buchung (1) Kartenverkauf bar und auf Ziel : Zugang/Linksbuchung bei Kasse bzw. Forderungen, Rechtsbuchung bei Umsatzerlösen (1) AB 0 (1) 30000

36 Praxisfall: Buchungen Aufwand Aktivkonto 1 Bank Aufwandskonto 1 Druckaufwand Aufwandskonto 3, Künstlerhonorare Aufwandskonto 2, Personalaufwand (AB 15000)(3) 5000(4) Buchung (2) Druck Programm/Karten von 500: Aufwand/Linksbuchung, Abgang / Rechtsbuchung bei Bank Buchung (3) Personal von 5000: Aufwand/Linksbuchung, Abgang / Rechtsbuchung auf dem Bankkonto Buchung (3) Künstlerhonorar von 10000: Aufwand/Linksbuchung, Abgang / Rechtsbuchung auf dem Bankkonto (2) 500 (4) (3) 5000 (2) 500

37 Achtung: Ein Problem! Aktivkonto 1 Bank Aufwandskonto 1 Druckaufwand Aufwandskonto 3, Künstlerhonorare Aufwandskonto 2, Personalaufwand (AB 15000)(3) 5000(4) 10000(2) 500 (4) (3) 5000 (2) 500 Wie man sieht, reicht das Geld auf dem Bankkonto nicht aus, die drei Zahlungsverpflichtungen zu begleichen. Möglichkeit 1: Die Einrichtung darf das (Giro-)Konto überziehen und Schulden machen – s. nachfolgende Bilanz. Möglichkeit 2: Es erfolgt ein Ausgleich durch Einzahlung aus der Kasse.

38 Abschlussbuchungen Erfolgskonten Ertragskonto Umsatzerlöse Aufwandskonto 3 Honorare Aufwandskonto 2 Personalaufwand GuV 500 Summe 5000 Summe Summe Aufwendungen GuV-Konto Erträge Druckaufwand 500Umsatzerlöse30000 Personal 5000 Honorare Gewinn Gegenbuchung auf Eigenkapitalkonto Summe 30000Summe30000 GuV Summe 500 GuV 5000 GuV Aufwandskonto 1 Druckaufwand

39 Abschlussbuchungen Bestandskonten Aktivkonto 1, z.B. Kasse Aktivkonto2, z.B. Bank Passivkonto1 Eigenkapital AB 400AB 15000AB (1) 10000SB AB Schlussbilanzkonto Forderungen20000Eigenkapital29900 Bank 0 Kasse 10400Bankverbindl. 500 Bilanzsumme30400Bilanzsumme Aktivkonto 3 Forderungen (1) (3) 5000 (4) (SB) 500 SB SB (2) 500 GuV 14500


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