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Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware 2000 24.02.2000 1 Synchroner Austausch von Text am Beispiel Internet Relay Chat -Konferenzartige.

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1 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Synchroner Austausch von Text am Beispiel Internet Relay Chat -Konferenzartige Konversation via eingetippter,"natürlich- sprachlicher" Äußerungen -Es gibt themenspezifische Kanäle -mehrere Nutzer können auf einem Kanal aktiv sein -wird als Telephonersatz genutzt -es gibt öffentliche und private Kanäle -Auflistung der an einem Kanal beteiligten Teilnehmer ist möglich

2 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Chatting TeilnehmerkontrolleThemenvorgabe Moderator Kanal aussuchen & anmelden Sonderkom- mandos Chat- software Konfigurieren Server Kanalfenster N ankündigen BOT Bild Themen- liste Teilnehmer- liste Nickname & Name 1N Chat- Kanal übermitteln lesen schreib- fenster schreiben privat, öffentl. A B 1 1:N

3 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Chatting-Verhalten und Etiquette Man grüßt bei Eintritt in den Kanal Man grüßt nicht jeden Man insistiert nicht darauf, dass Fragen beantwortet werden Man muss nicht sofort auf Fragen oder auf einen neuen Teilnehmer eingehen man verwendet angemessene Formulierungen Humor muss als solcher gekennzeichnet sein (Smiley :-)) Es werden Abkürzungen genutzt

4 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Asynchroner Textaustausch

5 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Tabellarischer Vergleich der Textdienste Telex FAX Teletext Darstel- lung Teil- nehmer- zahl ja zu geringmittelja * sehr be- schränkt hoch weiter- verarbeit- bar gespei- chert transiente Daten ja * * umfassend (Qualitäts- probleme) sehr hoch

6 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Electronic Mail (1) Grundprinzip bei zur Übertragung von Briefen: -Dokumente werden elektronisch am eigenen Rechner (UA) erstellt, -elektronisch über ein Netz übermittelt und zwischengespeichert, -vom Empfänger zunächst am Rechner zur Kenntnis genommen. Zwei Dienste: Meldungsübermittlung: zuverlässige, verbindungslose Übermittlung von Nachrichten Interpersonal Messaging: Übermittlung von Nachrichten zwischen zwei Personen Nachrichten bestehen aus: -strukturiertem Nachrichtenkopf (z.B.: Sender, Empfänger, Subjekt, Priorität) -nicht vorstrukturiertem Nachrichtenrumpf (dem eigentlichen Brief)

7 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Das MHS-Modell der X.400 Message Handling Environment Message Handling System Message Transfer System MTA UA MTA UA AU MS UA Teilnehmer

8 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Dokument erstellen Empfänger spezifizieren Meta-Informationen erzeugen Absenden Löschen Mailbox prüfen und Mails übertragen Lesen Speichern Weiterleiten Drucken Antworten Mail User Agent (MUA) Dokument erstellen Empfänger spezifizieren Meta-Informationen erzeugen Absenden Löschen Mailbox prüfen und Mails übertragen Lesen Speichern Weiterleiten Drucken Antworten Mail User Agent (MUA) AbsenderEmpfänger Administrator User-Mailbox Mails annehmen Annahme verweigern Mails vervielfältigen Envelope ändern Header ändern Weiterleiten Zustellen Mail Transport Agent (MTA) Mails annehmen Annahme verweigern Mails vervielfältigen Envelope ändern Header ändern Weiterleiten Zustellen Mail Transport Agent (MTA) MTA

9 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Header Informationen From: To: Cc: Bcc: Subject: unser Treffen am Donnerstag Date:Wed, 28 Jul :14: Message-ID: Received:from domain1.de by domain2.de with SMTP id KAA21428 for ; Wed, 30 Jun :45: (MET DST) In-Reply-To:

10 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Kontext K - arten extra – kommunikativer Kontext mH innerer Kontext Nachricht erstellen Kommunikation bei Kontext explizieren Na planen als gemeinsam unterstellt als relevant aber nicht gemeinsam u gemeinsamer Kontext räumliche Kommunikationsbedingungzeitliche Kommunikationsbedingung non-verb extra-kommunikatives Verhalten

11 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Verteilerlisten Verteilerliste legt Menge von Teilnehmern fest. Nachrichten an eine Verteilerliste werden an alle ihre Teilnehmer weitergeleitet: Expansion Regeln Einschränkung derjenigen, die etwas an eine Verteilerliste schicken dürfen Verteilerliste wird durch einen Besitzer gepflegt Verteilerliste kann andere Verteilerlisten enthalten (Problem: Duplikate und Rekursion) Verteilerlisten sind nicht erkennbar Verteilerlisten-Expansion kann unterdrückt werden

12 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Semistrukturierte Nachrichten I Def: Semistrukturierte Nachrichten sind solche, - die einem wohldefinierten Nachrichtentyp zuzuordnen sind. -die jeweils einen Satz an Feldern mit festvorgeschriebenen Alternativen für jedes Feld beinhalten. (pro Nachrichtentyp definiert ) -die einige Felder mit schwach strukturierten Nachrichteninhalten umfassen.

13 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Semistrukturierte Nachrichten II Beispiel: Vorlesungsankündigung Absender: Empfänger: Nachrichtentyp: Vorlesungsankündigung Zeit: Ort: Vortragender: Thema: Inhalt: Header Body - Inhalt

14 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Semistrukturierte Nachrichten III Vorteile: hochstrukturierter Teil erlaubt eine automatische Bearbeitung von Nachrichten. schwachstrukturierter Teil lässt die Nachrichten flexibel einsetzbar bleiben. lassen sich kontinuierlich einführen und sind verschieden stark automatisch zu bearbeiten, da die Struktur sowohl automatisches als auch manuelles Auswerten erleichtert. lehnen sich an gängige "vorelektronische" Mechanismen (z.B.: Betr.: - Feld) an.

15 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Anwendungsbeispiel: Information Lens System Auf Basis einer normalen Anwendung implementiertes Nachrichtensystem: Leistungsmerkmale: Unterstützung des Senders bei der Erstellung von Nachrichten durch vorgegebene Nachrichtentypen mit bestimmten Default-Werten. Automatisches Filtern, Klassifizieren in Ordner und Bearbeiten von eingehenden Nachrichten beim Empfänger: in bestimmte Ordner löschen direkt auf dem Bildschirm anzeigen weiterleiten an andere Nutzer (z.B.: Sekretärin ) Eintrag in Terminkalender Automatische Unterstützung beim Antworten auf Eingehende Nachrichten z.B.: bestimmte Nachrichtentypen können als Antwort auf eingehende Typen vorgeschlagen werden.

16 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Beispiele von Regeln zur automatischen Bearbeitung von Nachrichten (a)IF Message type: Action request Action deadline: Today, tomorrow THEN Move to: Urgent (b)IFMessage type: Meeting announcement Day: Not Tuesday THEN Delete (c)IF Message type: Meeting proposal Sender: Not Axsom THEN Resend: Axsom (d)IF From: Silk, Siegel THEN Set Characteristcs: VIP IFMessage type: Action request Charcteristics: VIP THEN Move to: Urgent

17 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware automatisch bearbeiten MHS Schreiben Informationsfilterungs Systeme lesen B Mail Header Body Kategorisieren A Mail Agent B Mail Agent A auf Wiedervorlage Reply vorbereiten löschen Kategorien B Directory von B auf Ordner verteilen direkt anzeigen weiterleiten Unterstützen Transparenz schaffen lesen C ? Mail Agent C Kategorien C

18 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Vorteile des Information-Lens-Systems Vorteile: -Möglichkeit zur Handhabung von Junk-Mail -Möglichkeit zur differenzierten Bearbeitung von elektronischer Post -Möglichkeit den spezifischen Kommunikations- und Kooperationsnotwendigkeiten von einzelnen Organisationseinheiten gerecht zu werden, durch Erweiterung von Funktionen

19 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Probleme des Information-Lens-Systems Probleme: -Starre Festlegung von Nachrichtentypen, deren jeweiligen Feldern und den Attributen, die alternativ zu nutzen sind. -Verständnisprobleme bezüglich der Bedeutung von alternativen Ausprägungen von Attributen. -Aushandlungsnotwenigkeiten bezüglich der Systemveränderungen werden technisch nicht unterstützt. -Keine Transparenz für den Absender darüber, ob ein Filter beim Empfänger seine Nachricht automatisch gelöscht hat. -Keine Transparenz für den Empfänger, ob eine Nachricht automatisch generiert wurde.

20 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Social Kontext and Information Exchange bei Kommunikation per (1) Zeitaufwand für Beschlüsse Ex.1Ex. 2Ex. 3Ex. 4 face-to-face real-time Computer-Conferences aus: Sproull, Lee und Kiesler, Sara: "Connections: new ways of working in the networked organization". Cambridge und London: S. 59ff mittlerer Zeitaufwand in Minuten

21 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Social Kontext and Information Exchange bei Kommunikation per (2) face-to-face real-time Computer-Conferences aus: Sproull, Lee und Kiesler, Sara: "Connections: new ways of working in the networked organization". Cambridge und London: S. 59ff Beteiligung Abweichung von gleichmäßiger Teilnahme Ex.1Ex. 2Ex. 3Ex. 4

22 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Social Kontext and Information Exchange bei Kommunikation per (3) 00 1,0 0,7 0,5 0,2 heftige Bemerkungen Ex.1Ex. 2Ex. 3Ex. 4 face-to-face real-time Computer-Conferences Anzahl heftiger Benmerkungen pro Diskussion aus: Sproull, Lee und Kiesler, Sara: "Connections: new ways of working in the networked organization". Cambridge und London: S. 59ff

23 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Social Kontext and Information Exchange bei Kommunikation per (4) 2% 12% 10% 8% 6% 4% aus: Sproull, Lee und Kiesler, Sara: "Connections: new ways of working in the networked organization". Cambridge und London: S. 59ff Face-to-face Einfluss des ersten Wortbeitrages Die Werte geben an, in wie viel Prozent der Fälle die Meinung der Person mit dem ersten Wortbeitrag mit der letzlichen Entscheidung der Gruppe identisch war. high status high status low status low status

24 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Verschiebungen, die die Kontextrekonstruktion erschweren können Beschleunigung (z. B. Briefpost Fax) Von synchroner zu asynchroner Kommunikation, d.h. weniger Interaktivität (Telefon mail) Wechsel von fixierter nach fließender Information ( Voice- mail; mail-conferencing video-conferencing; shared screens) Reduktion der Ausdrucksmöglichkeiten a) Verlust des visuellen Kontaktes (face-to-face Telefon) b) Einengung verbaler Ausdrucks- und Darstellungsmöglichkeiten ( semi-structured messages)

25 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Kontextreduzierung und Rekonstruktion Man kann keine absoluten Aussagen machen (wie z.B. : " reduziert den Kontext der Kommunikation"). Bei jedem Kommunikationsmedium muß Kontext rekonstruiert werden. Entscheidend sind die Möglichkeiten, die hierzu zur Verfügung stehen. Dimensionen der Kontextrekonstruktion sind: verfügbare Zeit mögliche Interaktivität verfügbare Darstellungs- und Ausdrucksmöglichkeiten Man kann sagen, daß es bei der Unterstützung desselben Kommunikationsgeschehens durch ein Medium A, statt durch eine Medium B, zu einer Verschiebung der Möglichkeiten der Kontextrekonstruktion beim Wechsel von B nach A kommt. vgl.:Herrmann (1994): Loss of situative Context

26 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Strategien zur Bewältigung von Kontextproblemen Wechsel des Mediums Abwarten Verweigerung der Bearbeitung Zusatzinformationen besorgen Strukturierung der Information abfordern Gelegenheits-orientiertes Handeln Imagination wird notwendig durch Kontextreduktion und wird erleichtert durch Kontextreduktion aber erschwert langfristig die Verständigung virtuelle Verständigung.

27 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Beispiele für Missverständnisse in der Kommunikation fehlende Kontext-Explikation: Das Treffen im Mai wird nicht stattfinden. Mangelnde Strategie bzgl. Subjektionssicherung: Ganz zum Schluss – nach drei Seiten Formatierungshinweisen – steht eine persönliche Nachricht oder das Subject-Feld enthält eine eigene, nicht im Body wiederholte Message. Falsche Unterstellung bzgl. Empfängerkontext. z.B. bzgl. der Weiterleitung von Informationen fehlende Aufmerksamkeitssicherung: unzureichender Hinweis im Subject-Feld Mangelndes Erkennen, dass Kontext fehlt z.B. bzgl. Wichtigkeit von Aufgaben oder bzgl. Relevanz von zusätzlichen Dokumenten.

28 Thomas Herrmann Kommunikation und Kooperation mit Groupware Optimierungsmöglichkeiten UNDO und nachträgliches Ändern Strukturierter Nachrichtenteil für Kontext (insbesondere für die Handlungsrelevanz) Nachvollziehbarkeit des - kommunikativen und des - extra-kommunikativen Kontextes via Links (z.B. Threads) Kopplung mit einer Organisationsunterstützung (z.B. Wiedervorlage) Informationsangemessenheit - Ergänzbarkeit - Strukturierbarkeit - Referenzierbarkeit


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