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ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Einführung in die Arbeit mit Microsoft Outlook 2000 (Teil 1) Egbert Föcker.

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Präsentation zum Thema: "ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Einführung in die Arbeit mit Microsoft Outlook 2000 (Teil 1) Egbert Föcker."—  Präsentation transkript:

1 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Einführung in die Arbeit mit Microsoft Outlook 2000 (Teil 1) Egbert Föcker

2 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Aktivitäten bei der Akademie Fresenius Ziel: Bisherige Schritte: Entwicklung und Einführung eines Groupware- Systems für das Anwendungsfeld Know-how managen Qualifizierung Geschäftsfeldauswahl Groberhebung Detail-Analyse von Tätigkeitsfeldern Konzeption des Groupware-Systems mit Hilfe eines Demonstrators Systemauswahl Microsoft Exchange/Outlook Installation Exchange-Server

3 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Das Know-how-System

4 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Vorgehen zur Einführung von Outlook Schulungsblock 1 ( ) Roll-out Outlook 2000 (voraussichtl ) Schulungsblock 2 (ab dem ?) Vermittlung von Basiskenntnissen zu Outlook 2000 Installation von Outlook 2000 auf allen Arbeitsplatz-Rechnern Umstellen von Outlook 2000 auf den Exchange-Server Wiederholung der Basisfunktionen Fortgeschrittene Funktionen in Outlook 2000

5 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Einführung in SeeMe Was ist SeeMe? Modellierungssprache zur Beschreibung organisatorischer Strukturen und technischer Systeme Im Rahmen des Projekts LOOK vom Fachbereich Informatik & Gesellschaft der Universität Dortmund entwickelte Modellierungssprache

6 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Basiselemente von SeeMe Durch eine Rolle werden beispielsweise Personen, Abteilungen, Arbeitsgruppen, oder andere organisatorische Einheiten bezeichnet. Aktivitäten beschreiben Arbeitsaufgaben, Verrichtungen und Tätigkeiten. Entitäten sind Ressourcen (oder einfach Dinge). Aktivität Rolle Entität

7 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Einige Relationen in SeeMe kochen Peter Herd essen kochen Gemüse kochen SuppeGemüse essen startet, wenn kochen fertig ist Herd wird benutzt, um zu kochen kochen verändert das Gemüse Peter führt kochen aus (Peter kocht) Gemüse und Suppe stehen in einer Beziehung (Suppe benötigt Gemüse)

8 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Verknüfungsoperatoren für Relationen A und B Entweder A oder B A und/oder B x V UND XOR ODER kochen Tisch decken abschmecken

9 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik SeeMe-Mauselöcher - Unsicherheit & Unvollständigkeit Weitere Informationen sind verfügbar Informationen sind nicht vollständig Korrektheit ist ungewiss Weitere Informationen sind nicht relevant (Standard-Mauseloch)... ? Auto Reifen Lenkrad...

10 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Was ist Outlook 2000? Software für die Gruppenarbeit Softwarelösung der Firma Microsoft Funktionen für die Verwaltung und Organisation des Arbeitstages Unterstützung von Gruppen- und Teamarbeit

11 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Outlook Benutzer Exchange-Server KommunizierenKooperierenKoordinieren Zentrale Dienste

12 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Outlook Benutzer Exchange-Server KommunizierenKooperierenKoordinieren Zentrale Dienste Nachrichten senden Nachrichten empfangen

13 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Outlook Benutzer Exchange-Server KommunizierenKooperierenKoordinieren Zentrale Dienste Nachrichten senden Nachrichten empfangen Informationen ablegen / teilen Diskutieren

14 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Outlook Benutzer Exchange-Server KommunizierenKooperierenKoordinieren Zentrale Dienste Nachrichten senden Nachrichten empfangen Informationen ablegen / teilen Diskutieren Termine verwalten Besprechungen planen Aufgaben verwalten

15 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Outlook Benutzer Exchange-Server KommunizierenKooperierenKoordinieren Zentrale Dienste Nachrichten senden Nachrichten empfangen Informationen ablegen / teilen Diskutieren Termine verwalten Besprechungen planen Aufgaben verwalten Kontakte- Adressbuch...

16 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Outlook Benutzer Exchange-Server KommunizierenKooperierenKoordinieren Zentrale Dienste Nachrichten senden Nachrichten empfangen Informationen ablegen / teilen Diskutieren Termine verwalten Besprechungen planen Aufgaben verwalten Kontakte- Adressbuch... Globales Adressbuch...

17 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Outlook Benutzer Exchange-Server KommunizierenKooperierenKoordinieren Nachrichten senden Nachrichten empfangen Informationen ablegen / teilen Diskutieren Termine verwalten Besprechungen planen Aufgaben verwalten Kontakte pflegen Aktivitäten protokollieren Kontakte- Adressbuch Globales Adressbuch Zentrale Dienste Notizen festhalten...

18 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Die Arbeitsoberfläche von Outlook 2000

19 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Was sind Ansichten? Verschiedene Sichten auf die gleichen Informationen Ansichten ermöglichen durch verschiedene Anordnungen und Formate unterschiedliche Darstellungsweisen der gleichen Informationen. Erzeugen verschiedener Ansichten durch: Sortieren Anzeigen unterschiedlicher Informationen Gruppieren

20 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Ansichten in Outlook

21 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Outlook-Adressbücher Was ist ein Adressbuch? Adressbücher in Outlook Adressbücher können zum Speichern von Namen, -Adressen, Faxnummern und Verteilerlisten verwendet werden. In Outlook gibt es drei Adressbücher: Globales Adressbuch Kontakte-Adressbuch Persönliches Adressbuch (nicht mehr notwendig)

22 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Adressbuch-Beispiel

23 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Elektronische Nachrichten senden und empfangen Schnecken-Post Elektronische Post ( ) Brief schreiben Brief in den Umschlag stecken Brief adressieren Briefmarke aufkleben Brief in den Briefkasten werfen Nachricht schreiben Nachricht mit einem Mausklick adressieren Senden der Nachricht mit einem Mausklick

24 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Outlook Benutzer A Exchange-Server Nachrichten senden Kontakte- Adressbuch Globales Adressbuch Zentrale Dienste Outlook Nachrichten empfangen Benutzer B Nachrichten senden Nachrichten empfangen

25 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Outlook Benutzer A Exchange-Server Nachrichten senden Kontakte- Adressbuch Globales Adressbuch Zentrale Dienste Outlook Nachrichten empfangen Benutzer B Nachrichten senden Nachrichten empfangen Umschlag (Header) Inhalt (Body)

26 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Outlook Benutzer A Exchange-Server Nachrichten senden Kontakte- Adressbuch Globales Adressbuch Zentrale Dienste Outlook Nachrichten empfangen Benutzer B Nachrichten senden Nachrichten empfangen Umschlag (Header) Inhalt (Body) schreiben Datei anhängen senden x x V

27 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Outlook Benutzer A Exchange-Server Nachrichten senden Kontakte- Adressbuch Globales Adressbuch Zentrale Dienste Outlook Nachrichten empfangen Benutzer B Nachrichten senden Nachrichten empfangen Umschlag (Header) Inhalt (Body) schreiben Datei anhängen senden x x V zustellen ausliefern...

28 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Outlook Benutzer A Exchange-Server Nachrichten senden Kontakte- Adressbuch Globales Adressbuch Zentrale Dienste Outlook Nachrichten empfangen Benutzer B Nachrichten senden Nachrichten empfangen Umschlag (Header) Inhalt (Body) schreiben Datei anhängen senden x x V zustellen ausliefern... empfangen Empfang bestätigen

29 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Outlook Benutzer A Exchange-Server Nachrichten senden Kontakte- Adressbuch Globales Adressbuch Zentrale Dienste... schreiben Datei anhängen senden Outlook Nachrichten empfangen Umschlag (Header) Inhalt (Body) empfangen lesen ignorieren weiterleiten beantworten löschen Empfang bestätigen zustellen ausliefern Benutzer B x x x V x Nachrichten senden Nachrichten empfangen V

30 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Outlook-Kalender Persönlicher Kalender Terminfindung für Gruppen Outlook bietet einen Kalender, um die persönlichen Termin zu organisieren. Outlook bietet Funktionen, um Besprechungs- termine einfach festzulegen.

31 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Outlook Benutzer A Exchange- Server Termine verwalten Globales Adressbuch Zentrale Dienste Outlook Kalender Benutzer B

32 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Outlook Benutzer A Exchange- Server Termine verwalten Globales Adressbuch Zentrale Dienste Outlook Kalender Benutzer B Termin eingeben Termin ändern Besprechung planen An Termine erinnern

33 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Outlook Benutzer A Exchange- Server Termine verwalten Globales Adressbuch Zentrale Dienste Outlook Kalender Benutzer B Termin eingeben Termin ändern Besprechung planen An Termine erinnern Einzeltermin TerminserieEreignis Besprechung

34 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Outlook Benutzer A Exchange- Server Termine verwalten Globales Adressbuch Zentrale Dienste Kalender Benutzer B Termin eingeben Termin ändern Besprechung planen An Termine erinnern Einzeltermin TerminserieEreignis Besprechung Gemeinsamen Termin suchen Einladungen versenden Besprechung eintragen

35 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Outlook Benutzer A Exchange- Server Termine verwalten Globales Adressbuch Zentrale Dienste Kalender Benutzer B Termin eingeben Termin ändern Besprechung planen An Termine erinnern Einzeltermin TerminserieEreignis Besprechung Gemeinsamen Termin suchen Einladungen versenden Besprechung eintragen zustellen ausliefern...

36 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Outlook Benutzer A Exchange- Server Termine verwalten Globales Adressbuch Zentrale Dienste Kalender Benutzer B Termin eingeben Termin ändern Besprechung planen An Termine erinnern Einzeltermin TerminserieEreignis Besprechung Gemeinsamen Termin suchen Einladungen versenden Besprechung eintragen zustellen ausliefern Nachrichten empfangen...

37 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Outlook Benutzer A Exchange- Server Termine verwalten Globales Adressbuch Zentrale Dienste Kalender Benutzer B Termin eingeben Termin ändern Besprechung planen An Termine erinnern Einzeltermin TerminserieEreignis Besprechung Gemeinsamen Termin suchen Einladungen versenden Besprechung eintragen zustellen ausliefern Nachrichten empfangen... Bespr.-Termin bestätigen x Ablehnung versenden Bestätigung versenden Besprechung eintragen Bespr.-Termin ablehnen x

38 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Outlook Benutzer A Exchange- Server Termine verwalten Globales Adressbuch Zentrale Dienste Kalender Benutzer B Termin eingeben Termin ändern Besprechung planen An Termine erinnern Einzeltermin TerminserieEreignis Besprechung Gemeinsamen Termin suchen Einladungen versenden Besprechung eintragen zustellen ausliefern Nachrichten empfangen... Bespr.-Termin bestätigen x Ablehnung versenden Bestätigung versenden Besprechung eintragen Bespr.-Termin ablehnen x Kalender eines Kollegen öffnen

39 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Outlook Benutzer A Exchange- Server Termine verwalten Globales Adressbuch Zentrale Dienste... Termin eingeben Outlook Kalender Einzeltermin Terminserie zustellen ausliefern Benutzer B Ereignis Termin ändern Besprechung planen Gemeinsamen Termin suchen Einladungen versenden Besprechung eintragen Besprechung Nachrichten empfangen Bespr.-Termin bestätigen x x Ablehnung versenden Bestätigung versenden Besprechung eintragen Bespr.-Termin ablehnen Kalender eines Kollegen öffnen Zugriffsrechte festlegen An Termine erinnern

40 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Aufgabenlisten in Outlook Organisation von Aufgaben Vorteil Outlook bietet eine Aufgabenliste zur Verwaltung der persönlichen Arbeit. Wenn alle Aufgaben erfasst werden, können keine Aufgaben vergessen werden.

41 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Outlook Benutzer A Aufgaben verwalten Kontakte- Adressbuch... Outlook Benutzer B Exchange-Server Globales Adressbuch Zentrale Dienste Aufgabenliste

42 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Outlook Benutzer A Aufgaben verwalten Kontakte- Adressbuch... Outlook Benutzer B Exchange-Server Globales Adressbuch Zentrale Dienste Aufgabenliste Aufgabe eingeben Aufgabe ändern Aufgabe delegieren Aufgabenliste

43 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Outlook Benutzer A Aufgaben verwalten Kontakte- Adressbuch... Outlook Benutzer B Exchange-Server Globales Adressbuch Zentrale Dienste Aufgabenliste Aufgabe eingeben Aufgabe ändern Aufgabe delegieren Aufgabenan- frage erstellen Aufgabenanfr. versenden Aufgabe eintragen Aufgabenliste

44 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Outlook Benutzer A Aufgaben verwalten Kontakte- Adressbuch... Outlook Benutzer B Exchange-Server Globales Adressbuch Zentrale Dienste Aufgabenliste Aufgabe eingeben Aufgabe ändern Aufgabe delegieren Aufgabenan- frage erstellen Aufgabenanfr. versenden Aufgabe eintragen... zustellen ausliefern Aufgabenliste

45 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Outlook Benutzer A Aufgaben verwalten Kontakte- Adressbuch... Aufgabe eingeben Outlook Benutzer B Aufgabe ändern Aufgabe delegieren Aufgabenan- frage erstellen Aufgabenanfr. versenden Aufgabe eintragen Nachrichten empfangen Exchange-Server Globales Adressbuch Zentrale Dienste... zustellen ausliefern Aufgabenliste

46 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Outlook Benutzer A Aufgaben verwalten Kontakte- Adressbuch... Aufgabe eingeben Outlook Benutzer B Aufgabe ändern Aufgabe delegieren Aufgabenan- frage erstellen Aufgabenanfr. versenden Aufgabe eintragen Nachrichten empfangen Aufgabenanfr. bestätigen Aufgabenanfr. ablehnen Aufgabe eintragen x Bestätigung versenden x Ablehnung versenden Exchange-Server Globales Adressbuch Zentrale Dienste... zustellen ausliefern Aufgabenliste

47 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Notizen in Outlook

48 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Ausblick auf Teil 2 der Outlook-Schulung Fortgeschrittene Kenntnisse Wiederholung der Basisfunktionen Fortgeschrittene Funktionen für und Gruppenterminkalender Verändern der Grundeinstellungen Outlook-Ordner Kontakte in Outlook Outlook-Journal Datenaustausch mit Outlook

49 ISST Fraunhofer Institut Software- und Systemtechnik Einsatz von SeeMe-Modellen Jetzt mal ganz ehrlich! Sind die eingesetzten SeeMe-Modelle hilfreich für das Verständnis von Outlook? Waren die Modelle verständlich oder zu komplex? Sind Modelle ein hilfreiches Schulungs- instrument?


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