Die Präsentation wird geladen. Bitte warten

Die Präsentation wird geladen. Bitte warten

1 Ausgangspunkt für die zielorientierte Arbeit in der Kirche Der Auftrag der Kirche, in welchem ihre Freiheit gründet, besteht darin, an Christi Statt.

Ähnliche Präsentationen


Präsentation zum Thema: "1 Ausgangspunkt für die zielorientierte Arbeit in der Kirche Der Auftrag der Kirche, in welchem ihre Freiheit gründet, besteht darin, an Christi Statt."—  Präsentation transkript:

1 1 Ausgangspunkt für die zielorientierte Arbeit in der Kirche Der Auftrag der Kirche, in welchem ihre Freiheit gründet, besteht darin, an Christi Statt und also im Dienst seines Wortes und Werkes durch Predigt und Sakrament die Botschaft von der freien Gnade Gottes auszurichten an alles Volk. (Barmer Theologische Erklärung, These 6)

2 Leitfaden zur Zielorientierung und zum Berichtswesen für die Outputsteuerung UAG Berichtswesen

3 Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung3 Zielorientierung und Outputsteuerung Zielorientierung gibt Antwort auf die folgende Frage: Wissen wir, für welche Ziele wir unsere Ressourcen einsetzen? Outputsteuerung schafft die Verbindung zwischen Aufgabenstellung, Aufgabenerfüllung und Ressourceneinsatz. Dies erzeugt eine höhere Transparenz.

4 Gliederung des Leitfadens 1. Zielorientierung 1.1. Zielfindung Zielebenen Zielbeschreibung Kommunikation für Zielfindung 1.2. Zielerreichung (Messbarkeit) Auf welchen Ebenen sollen Ziele gemessen werden? Was wird gemessen? Wie wird gemessen? 4Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

5 Gliederung des Leitfadens (2) 2. Berichtswesen 2.1. Voraussetzungen 2.2. Berichtszwecke 2.3. Berichtsempfänger 2.4. Informationsübermittlung 2.5. Berichtsgestaltung 2.6. Einführung des Berichtswesens Anlage: Berichtsmuster 5Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

6 1.1. Kirchliche Steuerungsebenen 6 Operative Ziele, Projekte, Maßnahmen Strategie Vision/Leitbild Auftrag Operative Steuerung Strategische Steuerung Normative Steuerung Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

7 Ziele benötigt man zur Planung u. Steuerung in den Aufgabenbereichen Operative Ziele, Projekte, Maßnahmen Strategie Vision/Leitbild Auftrag zur Begründung, Orientierung und Sinnstiftung (Ziele von Kirche) als Handlungsrahmen (Ziele einer Organisation) zur Ausrichtung auf die Zukunft (Ziele in einer Landeskirche) als Grundlage für das Berichtswesen und Vorgabe für die Zielvereinbarung

8 Zielebenen 8Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung Wirkung Ressourcen ( Input ) Handlungs- prozesse Leistung (Output) EffektRezeptionWandel ObjektivSubjektiv Gesellschaftlich/(Landes-)Kirchlich Effizienz (Wirtschaftlichkeit) Operative Ebene Effektivität (Wirkungsgrad/Wirksamkeit) Strategische Ebene

9 Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung Strategie Handlungsrahmen für kirchliche Arbeit und Organisation Handlungsrahmen für Veränderungen des kirchlichen Umfeldes

10 Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung Standardziele Standardziele sind Ziele der vorhandenen Aufgaben ohne Veränderungsbedarf Sie können bei veränderten Rahmenbedingungen zu strategischen Zielen werden Beispiel: Die Pastoralausbildung deckt den langfristigen Bedarf.

11 Mit den strategischen Zielen werden Schwerpunkte und nicht das komplette Aufgabenspektrum der Organisation abgebildet Sie werden vom Entscheidungsgremium (z. B. Synode) vorgegeben Beispiel: Familienarbeit (z. B.: Wir sind in Familien als Kirche präsenter.) Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung Strategische Ziele

12 Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung Operative Ziele Sowohl strategische Ziele, als auch die Standardziele werden durch operative Ziele umgesetzt Die nachgeordnete Ebene formuliert die operativen Ziele und die zu ergreifenden Maßnahmen und reflektiert sie mit der strategischen Ebene Mit der Verabschiedung der zugehörigen Mittel werden die operativen Ziele mittelbar beschlossen Beispiel: Familienarbeit ( Die Angebote für die kindliche Früherziehung sind zum Ende der Haushaltsperiode um 10 % gestiegen. )

13 Zielbeschreibung 13 Als Ziele sind nicht Aufgaben oder Tätigkeiten zu beschreiben, sondern der Zustand (Ergebnis), der erreicht werden soll und zwar so, als sei er schon erreicht. Operative Ziele sind daher: S pezifisch (Das Ziel muss konkret beschrieben werden) M essbar (Für das Erreichen des Zieles müssen konkrete Messgrößen – quantitativ und qualitativ - bestimmbar sein) A ngemessen (akzeptabel, anspruchsvoll, den Verhältnissen entsprechend) R ealisierbar (liegt die Erreichung des Ziels im Steuerungsbereich des Verantwortlichen, z. B. stehen die Ressourcen zur Verfügung?) T erminiert (wann soll das Ziel – der Zustand - erreicht sein?)

14 Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung14 Zur Zielerreichung ist es notwendig, Leistungen zu definieren. Leistungen sind: –zielorientierte –geplante –mit Prozessen und dem Einsatz von Ressourcen verbundene –Handlungsergebnisse –für einen oder mehrere Empfänger Beispiel: Bedarfsdeckende Familienarbeit für alleinerziehende Väter und Mütter Zielerreichung

15 Kommunikation für Zielfindung 15Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung Strategieklausur der Entscheidungsebene Strategiebeschluss der Entscheidungsebene Formulierung der operativen Ziele mit Maßnahmen und Projekten Rückkopplung zur Entscheidungsebene Leistungs- und Ressourcenplanung Interne Planungs- vorbereitung

16 Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung16 Strategische Planung und Prüfung der strategischen Ziele in der Regel alle 6 Jahre - Empfehlung:in der Mitte der Legislaturperiode der Synode Operative Ziele im Haushaltszyklus Zielfindungszyklen

17 Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung Zielerreichung (Messbarkeit) Auf welche Ebenen sollen Ziele gemessen werden? Operative Ziele, Projekte, Maßnahmen Strategie Vision/Leitbild Auftrag Diese Ebenen sind für (Steuerungs- und) Berichtszwecke relevant

18 Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung18 In der Regel bestehen Ziele aus drei Dimensionen: –Sachdimensionen Was soll erreicht werden? –Qualitätsdimensionen Wie, in welcher Güte, soll die Leistung erbracht werden? –Formaldimensionen Mit welchen Vorgaben ist die Erreichung der Sach- und Qualitätsdimensionen zu gewährleisten? Zieldimensionen

19 Zielerreichung erfassen Zählung/Messung Beobachtung Ableitung (Rückschlüsse) Schätzung Nicht erfassbar Berechnung... was ist (mit sinnvollem Aufwand) zählbar/messbar? z. B. Teilnehmendenzahlen... was ist von dem, was nicht messbar ist, beobachtbar? z. B. Begeisterung... was ist von dem, was nicht direkt beobachtbar ist, ableitbar? z. B. Stichproben... was ist von dem, was nicht ableitbar ist, schätzbar? z. B. große Teilnehmendenzahlen... Weniges, das nicht erfassbar ist!... was ist aus den vorhandenen Zahlen berechenbar? z. B. Veranstaltungskosten 19 Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

20 Was sind Kennzahlen? Kennzahlen = quantitative Daten, die in konzentrierter Form über (wirtschaftliche,...) Fakten, Tendenzen und Vorgänge informieren und einen raschen Überblick erlauben Als absolute Größe (z. B. 150 Teilnehmende) und als relative Größe (z. B. +15%; Quoten) Beispiele: Zahl der Gemeindeglieder Zahl der Familien Auslastung der Angebote Taufen (absolut und Taufen je Tausend Einwohner) Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung20

21 Was sind Indikatoren? Indikatoren sind ein Ersatz für Messgrößen. Sie werden herangezogen, wenn jene nicht exakt oder nur mit viel Aufwand ermittelbar sind sind leicht erhebbar und lassen Rückschlüsse auf die Zielerreichung zu bedürfen der Vereinbarung Beispiele: Zuzug von Familien (als Indikator für künftige Nachfrage) Warteliste (für die Qualität des Angebotes) Engagement als Ehrenamtliche (für Akzeptanz und Mitgliederbindung) Anzahl der Teilnehmenden durch Mund-zu-Mund-Propaganda 21Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

22 Mengenindikatoren bilden das Erreichen der Sachdimension ab Beispiel Familienarbeit: Sachdimension Beratung, Wissensvermittlung –Beteiligung an Gesprächen (Prozentsatz der Beteiligten) messen das Erreichen der Formaldimension, meist über konkrete Kennzahlen Beispiel Familienarbeit: Formaldimension Effizienz –eingesetzte Gesamtkosten in Bezug zu erreichten Familien –Kostenentwicklung absolut und relativ zum Gesamtbudget Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

23 Qualitätsindikatoren bilden das Erreichen der Qualitätsdimension ab Beispiel Familienarbeit: Qualitätsdimension kompetent, freundlich –Besuch von Fortsetzungsveranstaltungen –Feedback, Fragebogen nach Veranstaltung können auch quantitative Indikatoren sein Beispiel Familienarbeit: –Anzahl Anmeldungen, Anzahl Stornierungen –Anzahl der Teilnehmenden am Anfang und am Ende einer Veranstaltung

24 2. Berichtswesen Berichtswesen ist die zielbezogene Informationsversorgung zu Steuerungszwecken Beispiele: Verknüpfung der Ziele mit dem dafür nötigen Ressourceneinsatz im Haushaltsbuch, Berichte über die Erreichung der Ziele 24Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

25 2.1. Grundlagen für ein Berichtswesen Eindeutige Zuordnung der Ressourcen zu Aufgaben/Leistungen, Regelung über eine einheitliche Buchungssystematik Zweckmäßige Aufbauorganisation (Einheit von Aufgaben, Kompetenzen, Fach- und Ressourcenverantwortung) Auf die Leistungserstellung abgestimmte Ablauforganisation Einführung der Leistungsdokumentation Klarheit über Berichterstatter, -empfänger, -inhalte, - formen, -zyklen 25Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

26 2.1. Methodische Voraussetzungen Klare Beschreibung der Ziele und ihrer Messgrößen (Kennzahlen und/oder Indikatoren) Eindeutige Beschreibungen der Aufgaben und Leistungen, über die berichtet werden soll Es muss differenziert werden, ob über die Zielerreichung und/oder über die Aufgabenerfüllung zu berichten ist 26Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

27 2.2. Berichtszwecke Vorbereitung von Entscheidungen Darstellung und Analyse der Ergebnisse Auslösen von Handlungen (Konsequenzen/Empfehlungen) Dokumentation (Dokumentationszweck: Beweis, Veranschaulichung, Archivierung,...) 27Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

28 Berichtsempfänger sind alle entscheidenden, beratenden und steuerenden Leitungsebenen Beispiele: Synode, Kirchenleitungen, Kollegium, Dezernate, Leitende von Diensten und Werken, … 2.3. Berichtsempfänger 28Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

29 Die Berichte sind zeitnah zu erstellen Entscheidend für den Berichtszeitpunkt ist nicht der Zeitpunkt der Entstehung der Information, sondern der Zeitpunkt der Informationsnotwendigkeit der Adressaten 2.4. Herausforderung 1: Aktualität 29 Bericht Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

30 2.4. Herausforderung 2: Datenflut Aus allen verfügbaren Informationen gilt es nur diejenigen zu extrahieren, die für den Berichtszweck erforderlich und geeignet sind 30 Informationspotenzial Bericht Filtern Verdichten Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

31 2.4. Herausforderung 3: Qualität Die Qualität der Berichte hängt entscheidend von der Qualität der zugrunde liegenden Daten ab 31 Qualität der Daten Qualität des Berichts Bericht Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

32 2.4. Herausforderung 4: Verständlichkeit Die Information muss in leicht zu erfassender Weise präsentiert werden 32 Acht-ungAchtung Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

33 2.4. Herausforderung 5: Relevanz leben Kenntnisnahme und Verwendung der Berichte muss durch Führung vorgelebt und gefördert werden Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung33

34 2.5. Berichtsgestaltung Berichtsfrequenz –der Rhythmus ist regelmäßig (z. B. Jahres-, Quartal-, Monats-Berichte) –der Zeitpunkt ist durch ein bestimmtes Ereignis ausgelöst (z. B. immer nach Ende der Veranstaltung) –Inhalt und Zeitpunkt entsprechen der konkreten Nachfrage Berichtsstandard –Auswahl, Verdichtung und Darstellung der relevanten Informationen (z. B. Trendlinien statt Datenwüste) –Plan, Ist und Abweichung bezogen auf Berichtsperiode und Steuerungsperiode –Kommentierung der Berichte: Problembeschreibung, Problemhistorie und Lösungsvorschläge 34Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

35 2.5. Berichtsgestaltung Typische Gliederung für Berichte –Ziele und Leistungen –Zahlen (Soll-/Ist-Vergleich) –Erläuterungen/Rückblick –Entwicklungen und Tendenzen für die Zukunft –ggf. Handlungsempfehlung Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung35

36 2.6. Einführung des Berichtswesens 36 Startworkshop -Steuerungsverständnis -Ziele und Aufgaben des Berichtswesens -Projektgruppe Ist-Analyse Workshops mit einzelnen Organisations- einheiten Zusammen- fassung der Ergebnisse Konsolidierung zu einem Gesamt- konzept und Beschluss Ableitung von Leitfäden und Handreichungen Schulungen und technische Einrichtung Aktive Nutzung des Berichts- wesens Evaluation und konti- nuierliche Anpassung Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

37 Aufbau der Leistungsplanung A Grundsätzlicher Auftrag der Organisationseinheit B1 Rückblick auf die Tendenzen und Entwicklungen des letzten Planungszeitraumes B2 Tendenzen und Entwicklungen im neuen Planungszeitraum C Ziele im Planungszeitraum C1 Standardziele C2 Umsetzung der strategischen Ziele D Tätigkeiten und Leistungen E Zieldokumentation E1 Standardziele E2 Umsetzung der strategischen Ziele 37 Anlage : Berichtsmuster aus der EKiBa

38 Haushaltsbuch Öffentlichkeitsarbeit Berichtsmuster EKiBa 38

39 Berichtsmuster Kirchenamt der EKD - Entwurf 39

40 Berichtsmuster Kirchenamt der EKD (2) 40

41 Berichtsmuster Kirchengemeinde der Ev. Kirche der Pfalz 41 Handlungsfeld: Arbeit mit Kindern und Jugendlichen, Teil Ziele

42 Berichtsmuster Kirchengemeinde der Ev. Kirche der Pfalz 42 Handlungsfeld: Arbeit mit Kindern und Jugendlichen, Zahlenteil

43 Berichtsmuster Kirchengemeinde der Ev. Kirche der Pfalz 43 Kostenstelle Gebäude

44 Berichtsmuster Kirchengemeinde der Ev. Landeskirche in Württemberg 44

45 Berichtsmuster Ev. Landeskirche in Württemberg 45

46 Berichtsmuster der Ev. Landeskirche in Württemberg (2) 46

47 Berichtsmuster der Ev. Kirche in Hessen und Nassau 47


Herunterladen ppt "1 Ausgangspunkt für die zielorientierte Arbeit in der Kirche Der Auftrag der Kirche, in welchem ihre Freiheit gründet, besteht darin, an Christi Statt."

Ähnliche Präsentationen


Google-Anzeigen