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Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe www.vibinet-textil.de © Jahr © 2004 S. Klingebiel TMB Nordhausen Integrierte Managementsysteme Interne.

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Präsentation zum Thema: "Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe www.vibinet-textil.de © Jahr © 2004 S. Klingebiel TMB Nordhausen Integrierte Managementsysteme Interne."—  Präsentation transkript:

1 Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe © Jahr © 2004 S. Klingebiel TMB Nordhausen Integrierte Managementsysteme Interne Auditierung Integrierter Managementsysteme

2 Folie 2 Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe TMB Nordhausen © 2004 S. Klingebiel TMB Auditieren - Was ist das? Aus dem Lateinischen: audio Gehör haben, zuhören, Unterricht haben hören, vernehmen, erfahren verhören, eine Untersuchung anstellen gehorchen, sich fügen sich nennen hören, für etwas gelten, im (guten / schlechten) Rufe stehen

3 Folie 3 Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe TMB Nordhausen © 2004 S. Klingebiel TMB Zielsetzung des Seminars Befähigung der Auditoren in Bezug auf die Planung, Vorbereitung und Durchführung interner Audits Ausblick auf externe Auditierungen (aktiv / passiv) Konkretisierung der qualitäts-, umwelt- und sicherheitsrelevanten Auditaspekte Vermittlung der Grundlagen zu Kommunikation und Gesprächsführung

4 Folie 4 Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe TMB Nordhausen © 2004 S. Klingebiel TMB Seminarinhalte Sinn und Zweck interner Audits Auditarten - richtige Auswahl und Anwendung Der Auditprozess - formale Anforderungen Voraussetzungen für interne Auditoren Kommunikation und Gesprächsführung Auditergebnisse als Input für den KVP

5 Folie 5 Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe TMB Nordhausen © 2004 S. Klingebiel TMB Sinn und Zweck interner Audits Instrument zur Ermittlung, ob... das Managementsystem sich zielgerichtet an allen wichtigen externen Anforderungen orientiert; interne Wünsche und Notwendigkeiten innerhalb des Systems angemessen Berücksichtigung finden; die Festlegungen innerhalb des Managementsystems geeignet sind, die Unternehmensziele zu erreichen; die Festlegungen innerhalb des Managementsystems konsequent im Tagesgeschäft umgesetzt werden

6 Folie 6 Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe TMB Nordhausen © 2004 S. Klingebiel TMB Externe Anforderungen Wie werden externe Anforderungen identifiziert? Wie werden für die Erfüllung der identifizierten Anforderungen Prioritäten festgelegt? Dient das Managementsystem der Erfüllung der wichtigen (signifikanten) Anforderungen? Ist dies in der Unternehmenspolitik erkennbar?

7 Folie 7 Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe TMB Nordhausen © 2004 S. Klingebiel TMB Anforderungen an die Unternehmenspolitik Grundsätze der Organisation Unternehmenspolitik verstanden verwirklicht aufrechterhalten und prüfen vereinbar mit festlegen dokumentieren

8 Folie 8 Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe TMB Nordhausen © 2004 S. Klingebiel TMB Auditarten - Auswahl und Anwendung Wer auditiert? Was wird auditiert?

9 Folie 9 Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe TMB Nordhausen © 2004 S. Klingebiel TMB Externe und Interne Auditierung Das Unternehmen wird auditiert: Audits im Rahmen von Zertifizierungsverfahren Kundenbesuche, Kundenaudits (Fokus QM) Begehungen durch Behörden (Fokus UM / SM) Tage der offenen Tür (verschiedenste Interessen) Das Unternehmen auditiert selbst: Auditierung von Lieferanten oder Subunternehmern Auditierung von Kooperationspartnern oder auch Mitbewerbern Auditierung des eigenen Unternehmens

10 Folie 10 Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe TMB Nordhausen © 2004 S. Klingebiel TMB Objekte der internen Auditierung Das Integrierte Managementsystem Systemaudit Einzelne Abläufe innerhalb des Systems Verfahrensaudit Die Resultate von Prozessen Produktaudit

11 Folie 11 Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe TMB Nordhausen © 2004 S. Klingebiel TMB Integrierte Q-U-S-Auditierung

12 Folie 12 Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe TMB Nordhausen © 2004 S. Klingebiel TMB Das Systemaudit (Beispiel Q) Die Dokumentation sollte auf das sachdienliche Ausmaß begrenzt werden! SMH VA´s AA´s / PA´s / Hilfsmittel Darlegung und Beschreibung des Systems Ausführungs- beschreibungen und -hilfen Ablaufbeschreibungen Sicherstellung, daß Qualitäts- forderungen an ein Produkt, Projekt oder einen Vertrag erfüllt werden. IMS-Dokumentation QM-Pläne Q-Aufzeichnungen Nachweise zur Darlegung der Erfüllung der Forderungen und der Effektivität des QM-Systems

13 Folie 13 Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe TMB Nordhausen © 2004 S. Klingebiel TMB Das Verfahrensaudit (Beispiel Q) Die Prozeßfähigkeit muß an entscheidenden Punkten regelmäßig verifiziert werden. Hierzu muß eine Überwachung eingeführt werden. Diese sollte einschließen: Material Einrichtungen Rechnersysteme Software Verfahren Personal Planung, Lenkung und Dokumentation der Prozesse

14 Folie 14 Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe TMB Nordhausen © 2004 S. Klingebiel TMB Das Produktaudit (Beispiel Q) Qualitätsforderungen: Leistungsmerkmale sensorische Merkmale Einbau, Gestaltung der Einrichtung oder Einpassung anzuwendende Normen und Gesetzte Verpackung Q-Prüfungen und QS SPEZIFIKATION EinzelteileEndprodukte

15 Folie 15 Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe TMB Nordhausen © 2004 S. Klingebiel TMB Auditschwerpunkte - Qualität Kundenwünsche / -forderungen Produktspezifikationen Service, Dienstleistungspalette Preis-Leistungs-Verhältnis Prozessbedingungen Prüfungen und Prüfbedingungen Verbesserung der Qualitätsfähigkeit bezogen auf das Gesamtsystem: Konformität mit der ISO 9000 ff. SOLLIST

16 Folie 16 Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe TMB Nordhausen © 2004 S. Klingebiel TMB Auditschwerpunkte - Umwelt Signifikante Umweltaspekte Lagerung und Umgang mit gefährlichen Stoffen Umweltbewußtsein und Kompetenz Notfallplanung zutreffende Umweltgesetzgebung Verbesserung der Umweltleistung bezogen auf das Gesamtsystem: Konformität mit ISO / EMAS SOLLIST

17 Folie 17 Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe TMB Nordhausen © 2004 S. Klingebiel TMB Auditschwerpunkte - Sicherheit Arbeitssicherheitsvorschriften Umgang mit gefährlichen Stoffen Persönliche Schutzausrüstung Erste Hilfe- und Rettungsmaßnahmen arbeitmedizinischer Dienst Gefährdungsanalysen bezogen auf das Gesamtsystem: Erfüllung gesetzlicher und behördlicher Forderungen SOLLIST

18 Folie 18 Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe TMB Nordhausen © 2004 S. Klingebiel TMB Der Auditprozess - formale Anforderungen Planung und Vorbereitung Festlegung und Überwachung der Maßnahmen Durchführung und Dokumentation

19 Folie 19 Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe TMB Nordhausen © 2004 S. Klingebiel TMB Auditplanung und Vorbereitung Umfang der Auditierung System-, Verfahrens-, Produktaudit durch unabhängiges Personal Auditplan erstellen Auditprogramm Tätigkeiten und Bereiche planen Personal beauftragen Grundlagen für das Audit bereitstellen IMS - Dokumente

20 Folie 20 Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe TMB Nordhausen © 2004 S. Klingebiel TMB Auditierung und Dokumentation Auditvorgespräch Befragung vor Ort Nachbesprechung zum Audit Dokumentation der Ergebnisse Überwachung beschlossener Maßnahmen

21 Folie 21 Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe TMB Nordhausen © 2004 S. Klingebiel TMB Das Auditvorgespräch dient......der Vorstellung der Auditoren....der Präzisierung der Audit- schwerpunkte und - zielsetzungen....der Erläuterung der Vorgehens- weise bei der Befragung vor Ort....der Beseitigung von Unklarheiten und dem Abbau von Ängsten. Also:... der Schaffung einer guten Auditatmosphäre.

22 Folie 22 Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe TMB Nordhausen © 2004 S. Klingebiel TMB Die Befragung vor Ort ist eine sachliche Feststellung der zum Zeitpunkt des Audits angetroffenen Sachverhalte und keine Prüfung oder gar eine Polizeiaktion zur Bestrafung von Fehlern

23 Folie 23 Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe TMB Nordhausen © 2004 S. Klingebiel TMB Die Nachbesprechung zum Audit dient......der Wertschätzung für die gute Zusammenarbeit....der Zusammenfassung der Auditfeststellungen....der Erörterung festgestellter Abweichungen....der gemeinsamen Festlegung geeigneter Korrekturmaßnahmen. Also:... der Sicherstellung des Einvernehmens

24 Folie 24 Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe TMB Nordhausen © 2004 S. Klingebiel TMB Voraussetzungen für Auditoren Personenbezogene Anforderungen: Die persönlichen Eigenschaften Die fachliche Qualifikation Das Systemverständnis Organisatorische Anforderungen: Die Ausstattung mit Kompetenzen Die Gewährung ausreichender Zeit Die volle Managementunterstützung

25 Folie 25 Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe TMB Nordhausen © 2004 S. Klingebiel TMB Die Persönlichkeit des Auditors Erforderliche Persönlichkeitsmerkmale: Verantwortungsbewußtsein Kooperationsbereitschaft Anpassungsfähigkeit gesunder Menschenverstand Integrität Konstruktivität Neugier Beharrlichkeit

26 Folie 26 Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe TMB Nordhausen © 2004 S. Klingebiel TMB Die Fachkenntnis des Auditors Erforderliche Fachkenntnisse: grundlegendes technisches und administratives Verständnis schnelle Auffassungsgabe auch bei komplexen Sachverhalten analytische Fähigkeiten unvoreingenommene Beobachtungsgabe Abstraktionsvermögen fachlich/sachliche Kommunikationsfähigkeit

27 Folie 27 Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe TMB Nordhausen © 2004 S. Klingebiel TMB Das Systemverständnis des Auditors Erforderliches Systemverständnis: Kenntnis und Verständnis der zugrundeliegenden Regelwerke Konkretisierung der firmenspezifisch sinnvollen Anwendbarkeit der Normen Fähigkeit zur verständlichen Erläuterung der Normenforderungen

28 Folie 28 Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe TMB Nordhausen © 2004 S. Klingebiel TMB Das Systemverständnis des IMS-Auditors Kenntnisse und Verständnis in Bezug auf die dem Managementsystem zugrunde liegenden Regelwerke # DIN EN ISO 9001 und 9004 # DIN EN ISO und # EG-Öko-Audit-Verordnung incl. Anhänge # Arbeitssicherheitsstandards (z.B. SCC) Überblick über Gemeinsamkeiten und Unterschiede der parallel zu auditierenden Systemanforderungen Grundlegende Kenntnisse zu aktuellen Tendenzen in der Entwicklung von Systemanforderungen

29 Folie 29 Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe TMB Nordhausen © 2004 S. Klingebiel TMB Die Kompetenzen des Auditors Erforderliche Befugnisse: Zeitplanung für das Audit Auswahl von geeigneten Ansprechpartnern Befragung der Mitarbeiter Analyse und Dokumentation der Auditergebnisse Formulierung von Empfehlungen Bestehen auf Maßnahmen zur Beseitigung von Abweichungen

30 Folie 30 Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe TMB Nordhausen © 2004 S. Klingebiel TMB Der Zeitbedarf des Auditors Notwendige Vor- und Nachbereitungsarbeiten: Definition des Auditziels Sichtung der zutreffenden Systemdokumente Informationsbeschaffung zu aktuellen Sachverhalten Vorbereitung einer Checkliste Dokumentation der Auditergebnisse Berichterstattung zum Audit

31 Folie 31 Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe TMB Nordhausen © 2004 S. Klingebiel TMB Die Rückendeckung des Auditors Kommitment ist gekennzeichnet durch: Unterschrift der Firmenleitung auf dem Auditplan offizielle Berufung der internen Auditoren Bekanntmachung der Rolle von Audits für das IMS Kenntnisnahme und Auswertung der Auditergebnisse durch die Firmenleitung

32 Folie 32 Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe TMB Nordhausen © 2004 S. Klingebiel TMB Kommunikation und Gesprächsführung Die Kunst der Kommunikation: Die richtigen Fragen richtig formulieren Antworten nicht nur hören sonder verstehen Beherrschen und verstehen der Körpersprache Sensibilität in Bezug auf die Signale der Gesprächspartner Einschätzung der eigenen Wirkung auf andere Objektivität und Wahrheitsliebe, keine Mutmaßungen Fähigkeit zum Abbau von Blockaden Souveränität in der Bewältigung von Kommunikationsstörungen

33 Folie 33 Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe TMB Nordhausen © 2004 S. Klingebiel TMB Auditergebnisse und KVP Das Audit im Effizienztest PROCONTRA Ermittlung von Schwachstellen Auslöser für Korrekturen Nachverfolgung und Kontrolle kontinuierliche Verbesserung Zeitaufwand des Auditors Zeitaufwand für Auditierte Dokumentations-Formalismus Qualifikationsanforderungen Nutzenseite Kostenseite

34 Folie 34 Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe TMB Nordhausen © 2004 S. Klingebiel TMB Auditbezogener Aufwand Ermittlung der Personal- und Sachkosten für: die Planung und Vorbereitung interner Audits, alle in die Auditierung eingebundenen Mitarbeiter, die Dokumentation, Auswertung und Weiterverfolgung, die Umsetzung der eingeleiteten Korrekturmaßnahmen. Ermittlung der Ausfallkosten für: Prozessunterbrechungen, Abschaltungen und Störungen, Materialverluste durch zusätzliche Probenahmen, Folgeschäden aufgrund von Arbeitsausfallzeiten

35 Folie 35 Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe TMB Nordhausen © 2004 S. Klingebiel TMB Auditbezogener Nutzen Quantifizierte Nutzensermittlung für: aus Audits resultierende Korrekturmaßnahmen, Synergieeffekte, die sich aus Audits ergeben, direkte Fehlervermeidung durch Auditfeststellungen. Schaffung eines Messinstrumentariums für: die qualitative Einschätzung der Leistungsfähigkeit des IMS, die Mitarbeiterentwicklung (Qualifikation und Leistung), die Prozeßsicherheit (Ausfallzeiten, Nutzeffekte,...) die Produktverfügbarkeit (Fehlerraten, Zuverlässigkeit,...)

36 Folie 36 Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe TMB Nordhausen © 2004 S. Klingebiel TMB kontinuierliche Verbesserung Leistungs- kennziffern Wirtschaftlichkeit Systemleistungen Effizienz


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