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Universität Bielefeld 1 Der Aufbau eines integrierten Informationsmanagement an der Universität Bielefeld Prof. Dr. Elke Wild Prorektorin für Organisationsentwicklung,

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Präsentation zum Thema: "Universität Bielefeld 1 Der Aufbau eines integrierten Informationsmanagement an der Universität Bielefeld Prof. Dr. Elke Wild Prorektorin für Organisationsentwicklung,"—  Präsentation transkript:

1 Universität Bielefeld 1 Der Aufbau eines integrierten Informationsmanagement an der Universität Bielefeld Prof. Dr. Elke Wild Prorektorin für Organisationsentwicklung, Marketing und Öffentlichkeitsarbeit DINI Workshop Leistungszentren für Forschungsinformation – Essen,

2 Universität Bielefeld 2 Ziele Tiefgreifende Veränderungen in der Hochschullandschaft mit Folgen für Forschung, Lehre und Selbstverwaltung Menschen wehren sich nicht gegen Veränderung, sondern dagegen, verändert zu werden (Peter Senge) Ziel ist die Etablierung neue r Kommunikations- und Informationsstrukturen, die –an bestehenden Organisationsformen anknüpfen, –jedoch zu größerer Kundenorientierung und Effizienz beitragen

3 Universität Bielefeld 3 Profil der Universität Bielefeld Reformuniversität seit ihrer Gründung Leitbild Interdisziplinarität Campusuniversität

4 Universität Bielefeld 4 Gliederung Ziele einer Restrukturierung des IKM-Managements Stärken und Schwächen der derzeitigen Struktur Eckpfeiler einer funktionalen IKM-Managementstruktur –Funktionsbereich Informationsmanagement –Funktionsbereich Kommunikations- und Informationstechnik Effektivitätsnachweis in drei Inhaltsbereichen –Ganzheitliches Identity Management –IT-Sicherheit –e-publishing

5 Universität Bielefeld 5 Grobziele der Restrukturierung Seit 2001 sollen mithilfe neuer Kommunikations- und Informationsstrukturen verschiedene operative Ziele verfolgt werden, insbesondere –klare Zuständigkeiten und verbindliche Verantwortlichkeiten geschafft –die operative Durchführung von Projekten erleichtert –die Wege zwischen Rektorat und zentralen Einrichtungen verkürzt –und eine Infrastruktur für rasche Konfliktlösungen aufgebaut werden Seit 2003 erweiterter Fokus –Betrachtung der gesamten Infrastruktur für I nformation, K ommunikation und M edienbasiertes Marketing (IKM) –Intensivierung und Regelung der Zusammenarbeit von zentralen und dezentralen Einrichtungen Fortlaufende Evaluation / Optimierung der Managementstrukturen

6 Universität Bielefeld 6 Bisherige Kommunikations- und Informationsstruktur IT-Leiterversammlung RektoratKanzler Verw.AVZUBHRZPresse LA ITM LA= Lenkunksausschuss ITM = IT-Manager

7 Universität Bielefeld 7 Bewertung der derzeitigen Strukturen - Stärken Sichtbare Intensivierung und Effektivierung der Kommunikation untereinander Verbesserter Informationsfluss IT-Manager als Controlling-Instanz für die zentralen IT-Dienste und IT-Dienstleister Themenbezogene Projektarbeit in AGs funktioniert ausgezeichnet Geordnetes Berichtswesen Hohe Akzeptanz auf Seiten der Mitarbeiter außerordentlich positives Gesamtbild

8 Universität Bielefeld 8 Bewertung der derzeitigen Strukturen - Schwächen Fehlende Verbindlichkeit –Keine Weisungsbefugnis, keine Verfügungsgewalt über Ressourcen Konzept ist nicht konfliktfest –Erfolg hängt vom Guten Willen aller Beteiligten ab –Konfliktbearbeitung nicht institutionalisiert Koordination und Zusammenarbeit mit den lokalen IT-Dienstleistern in den Fakultäten/Einrichtungen sind nicht geregelt Die Beschränkung auf IT ist zu eng. IT-Lenkungsausschuss ist unzureichend aufgrund seiner Doppelfunktion (Strategisches Beratunsgremium für das Rektorat und Interessenvertretung der Nutzer), seiner Größe und Heterogenität

9 Universität Bielefeld 9 Eckpfeiler der neuen IKM Managementstruktur Funktional ausgerichtete Strukturierung durch Doppelspitze –Zwei Funktionsbereiche Management der infrastrukturellen Informations- und Kommunikationstechnik (CIO/IT- Manager) inhaltlich-strategische Steuerung wissenschaftsbezogener Dienste (CIO/Informations- Manager) –Funktionsbereichs-Manager (CIOs) sind verantwortlich für Strategie, Planung und Koordination im jeweiligen Funktionsbereich Innovative Organisation der Beziehung zwischen zentralen und dezentralen Einrichtungen IKM Strategiegruppe zur funktionsbereichsübergreifenden Planung und Koordination –Beratergremium –Entscheidungskompetenz und direkte Anbindung an das Rektorat

10 Universität Bielefeld 10 Funktionsbereich Informationsmanagement Management der (medial vielfältigen) Wissensobjekte und Ressourcen (wissenschaftliche Information) Aufbereitung/Erstellung von Metadaten und Verwaltung der Wissensobjekte Sicherung der internen und externen Wissensressourcen und des Zugriffs auf sie über Wissensportale Aufbau und Bereitstellung fortgeschrittener Instrumente zur Wissensgenerierung und Visualisierung (z.B. Data Mining) Elektronische Verfügbarmachung/Publikation der in der Universität anfallenden Wissensobjekte

11 Universität Bielefeld 11 Managementstruktur Informationsmanagement

12 Universität Bielefeld 12 Funktionsbereich Kommunikations- und Informationstechnik Bereitstellung der Informations- und Kommunikationstechnischen Infrastruktur Ganzheitliche Beratung und Unterstützung der Anwender Sicherung der Netze, Systeme, Daten und Dienste Integration von IT-Systemen/IT-Diensten/IT-gestützten Verfahren Entwicklung von Steuerungsmechanismen

13 Universität Bielefeld 13 Managementstruktur IuK-Technik

14 Universität Bielefeld 14 IT-Forum Aufgabe: –Sammlung und Vertretung der Nutzerinteressen –Mitwirkung bei der Gestaltung der IT-Versorgung Zusammensetzung: –IT-Verantwortliche der Fakultäten/Einrichtungen –Leiter der zentralen IT-Dienstleister –CIO/IT-Manager (Geschäftsführung) Beratungsgremium für –IT-Leiterversammlung –CIO/IT-Manager

15 Universität Bielefeld 15 Lokale IT-Konzepte Dokumentation der derzeitig und mittelfristig geplanten Nutzung von IT-Diensten, insbesondere: –Anforderungen an die allgemeine IT-Infrastruktur –Schwerpunkte des eigenen IT-Einsatzes –Administrative Organisation der IT Koordinierung, Personaleinsatz, Verantwortlichkeiten auf technischer Ebene, … –Systemtechnische Organisation der IT –Darstellung der Kosten für IT-Leistungen und IT-Investitionen Verpflichtend für jede Fakultät/Einrichtung Unterstützung und Beratung durch den CIO/IT-Manager

16 Universität Bielefeld 16 Modellvorhaben IT-Sicherheit E-publishing Ganzheitliches Identity Management

17 Universität Bielefeld 17 Inhaltliches Teilprojekt Identity Management Vorarbeiten: Frühjahr 2003: Einrichtung einer Arbeitsgruppe Sommer/Herbst 2004: Beratung durch ein externes Beratungsunternehmen (in Kooperation mit der Universität Paderborn) Beschlußfassung des Rektorats Ausblick: –Mit finanzieller Unterstützung der DFG Umsetzung der Empfehlungen für die organisatorische und technische Umsetzung Erstellung eines Feinkonzepts Erwerb der benötigten Hard- und Software Realisierung und technische Umsetzung


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