Teil 2: Organisation 1 Grundlagen

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1 Teil 2: Organisation 1 Grundlagen
1.1 Die charakteristischen Merkmale organisatorischer Systeme 1.2 Die Abgrenzung von Organisation zu Improvisation und Disposition 1.3 Die zentralen organisatorischen Fragestellungen und Organisationselemente 2 Organisatorische Differenzierung 2.1 Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese als Grundbausteine der organisatorischen Gestaltung 2.2 Organisatorische Einheiten als Ergebnis der Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese 2.2.1 Stellen 2.2.2 Abteilungen 2.2.3 Kollegien 3 Organisatorische Integration 3.1 Traditionelle Formen der Integration 3.1.1 Vertikale Integrationsformen 3.1.2 Horizontale Integrationsformen 3.2 Neue Formen der Integration 3.2.1 Team-/Gruppenarbeitsformen Projektorganisation 4 Prozessorganisation 2.4.1 Charakterisierung von Prozessen 2.4.2 Vorgehensweise bei der Gestaltung der Prozessorganisation 2.4.3 Methoden der Darstellung von Prozessen/Arbeitsabläufen Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth

2 Organisation Organisatorische Organisationselemente Problemstellungen
Ein- und Aus- gliederung von Aufgaben Strukturierung Entwicklung Aufgaben Organisationselemente Menschen Sachmittel Informationen Organisations-Perspektiiven Instrumentelle Sicht Institutionelle Sicht Der Betrieb hat eine Organisation Der Betrieb ist eine Organisation Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth

3 Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese
Aufgliederung der Aufgaben nach Verrichtung (Verrichtungsanalyse) Objekt (Objektanalyse) Rang der Verrichtung (Ranganalyse) Phase der Verrichtung (Phasenanalyse) Aufgabensynthese Zuordnung der Aufgaben auf Personen (personelle Zuordnung) Sachmittel (sachliche Zuordnung) Informationen (informationelle Zuordnung) führt zu Stellen / Abteilungen Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth

4 Aufgabenanalyse mit drei Kriterien (Beispiel)
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5 Beispiel für Aufgabengliederungsliste
1. Ebene Ebene Ebene Ebene Ebene Verrichtung Objekt Verrichtung Objekt Objekt 1 Vertrieb 11 Produkt A 12 Produkt B 111 Marketing 112 Verkauf 113 Verk.-Abwicklung 114 Versand 121 Marketing 122 Verkauf 123 Verk.-Abwicklung 124 Versand 1141 Kopfteile 1142 Seitenteile 1241 Waggon-Vers. 1242 LKW-Vers. grenz- überschreitend nicht grenz- grenz- nicht grenz- Verrichtung Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth

6 Stellenbeschreibung Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth
1. Unternehmen: 2. Beschäftigungsort: A. Instanzenbild Stellenkennzeichnung: 3. Stellenbezeichnung 4. Stellennummer 5. Abteilung 6. Stelleninhaber 7. Dienstrang 8. Gehaltsbereich Instanzielle Einordnung 9. Der Stelleninhaber erhält fachliche Weisungen von: Position: Stellennummer: 1. 2. ... 10. Der Stelleninhaber gibt fachliche Weisungen an: 11. Stellvertreter des Stelleninhabers: Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth

7 Stellenbeschreibung Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth
12. Anzahl der disziplinarisch unterstellten Mitarbeiter (z.B. Abteilungsleiter, Gruppenleiter, Sachbearbeiter, Meister) 1. 2. 13. Kompetenzen, Befugnisse: Verfügungsbefugnis: Verpflichtungsbefugnis (z.B. Prokura): ... Kommunikationsbeziehungen: 14. Der Stelleninhaber liefert folgende Berichte ab: 15. Der Stelleninhaber erhält folgende Berichte: 16. Konferenzen: Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth

8 Stellenbeschreibung 17. Die Zusammenarbeit mit folgenden Stellen ist sachlich erforderlich intern extern 1. 2. B. Aufgabenbild 18. Beschreibung der Tätigkeit 1. sich wiederholende Tätigkeiten: 2. unregelmäßig anfallende Sachaufgaben: 19. Arbeitsmittel: 20. Kompetenzen, Befugnisse: Maßnahmen: Richtlinien/Vorschriften: Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth

9 Stellenbeschreibung Unterschrift mit Datum:
C. Leistungsbild Leistungsanforderungen 21. Kenntnisse, Fertigkeiten, Erfahrungen: 22. Arbeitscharakterliche Züge (z.B. Genauigkeit und Sorgfalt, Kontaktfähigkeit): 23. Verhalten (z.B. Führungsqualitäten, Durchsetzungsvermögen) Leistungsstandards 24. quantitative Leistungsstandards (z.B. Umsatz) 25. qualitative Leistungsstandards (z.B. Betriebsklima) Unterschrift mit Datum: Personalleiter Stelleninhaber Vorgesetzter Betriebsrat Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth

10 Organigramme in vertikaler Pyramidenform
Vertikale Pyramidenform mit diagonalen Hauptweisungswegen (I) (II) (III) (IV) 1a 1b 1c 12 14 133 141 142b 1202 131 142a 123 132 13 105 1001 1412 1411 1421 1422 1051 1a 1b 1c (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) Vertikale Pyramidenform mit rechtwinkeligen Hauptweisungswegen (I) (II) (III) (IV) 12 13 14 123 131 132 133 141 142a 142b 105 1001 1202 1411 1412 1421 1422 1051 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth

11 Organigramm in horizontaler Pyramidenform
1001 1202 1411 1412 1051 1422 1421 122 123 131 105 142b 141 133 132 142a 12 14 13 1a 1b 1c (I) (II) (III) (IV) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 11

12 Organigramme in Block-/Kreis- und Satellitenform
Blockform Kreis- bzw. Ringsegmentform Satellitenform Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth

13 Organisationsformen Finanzen Recht Personal und Organisation
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14 Das Einlinien- und Mehrliniensystem
Einliniensystem Mehrliniensystem Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth

15 Organigramm der BASF AG Produkt-Regionen-Matrixorganisation
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16 Die Matrix-Organisation
Produktgruppe A Produktgruppe B Produktgruppe C Produktion Verkauf Personal Einkauf Geschäftsführung wie was wann Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth

17 Projektmanagement-Organisation 1
Funktionale Projektorganisation Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth

18 Projektmanagement-Organisation 2
Matrix-Projektorganisation Unternehmensleitung Beschaffung F + E Produktion ... Projekt 1 Was? Projekt 2 Was? Projekt 3 Was? Wie? Wie? Wie? Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth

19 Gruppenorganisation Selbststeuernde Gruppen Personal und Organisation
Quelle: Schreyögg: Organisation, 2000, S. 250 Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth

20 Netzwerkorganisation
Funktionsübergreifende Arbeitsgruppen Quelle: Schreyögg: Organisation, 2000, S. 263 Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth

21 Klassifizierung von Prozessen nach Art der Tätigkeit
Managementprozesse Strategien entwickeln Ziele definieren Maßnahmen planen Überwachen und steuern ... Operative Prozesse Leistungs-angebot definieren Leistung entwickeln Leistung vermarkten Leistung erbringen Aufträge abwicklen Kunden binden Unterstützungsprozesse Personalressourcen Sachressourcen Informationsversorgung Liquidität sicherstellen sicherstellen sicherstellen sicherstellen Quelle: Klimmer: Unternehmensorganisation, S. 83, 2007 Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth

22 Idealtypische Vorgehensweise zur Prozessgestaltung
Phasen Inhalte Ergebnisse Oberste Prozessstruktur ermitteln Analyse- und Gestaltungs- schwerpunkte festlegen Klare Vorstellungen der zentralen Unternehmens- prozesse sowie der Analyse und Gestaltungs- schwerpunkte Ist-Prozesse detailliert beschreiben und strukturieren Ist-Prozesse bewerten Schwachstellen, ihre Ursachen und Wirkungen analysieren Detaillierte Kenntnisse der Unternehmens- prozesse sowie ihrer Effizienz und Leistungs-qualität Soll-Prozesse mit allen notwendigen Begleitmaß-nahmen realisiert Erkenntnisse bezüglich weiteren Optimierungs-bedarf Gestaltungs-ziele festlegen Einzelne Gestaltungs- bzw. Verbesserung- ideen entwickeln Verbesserungs-ideen priorisieren und Gesamt- konzept entwickeln Umsetzungs-konzept entwickeln flankierende Maßnahmen konzipieren Detaillierten Zeit- und Maßnahmen- plan ableiten Umsetzungs-prozess überwachen und steuern Prozessleistung und –effizienz permanent messen und bewerten Prozess-definition Prozess- transparenz Prozess- gestaltung Prozess- einführung Prozess- verbesserung Entscheidungs- fähiges Gesamt- konzept Quelle: Klimmer: Unternehmensorganisation, 2007, S. 103 Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth

23 „Magisches Dreieck“ der Prozessgestaltung
Zeit Kosten Qualität Quelle: Klimmer: Unternehmensorganisation, 2007, S. 87 Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth

24 Symbole für Datenflusspläne/ Flussdiagramme
Bedeutung Bearbeiten/ Operation allgemein Ablauflinie Hilfsfunktion ausführen Flusslinie Eingreifen/ Operation von Hand Datenübertragung Eingabe/ Ausgabe Zusammenführung Verzweigung/ Entscheidung Aufspaltung Übergangsstelle Sammlung Schriftstück Synchronisation bei Parallelbetrieb Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth

25 Beispiel eines Ablaufdiagramms
Anfordernde Stelle Einkauf Lieferant Waren- eingang Finanzbuch- haltung Anforderungen erstellen Angebote einholen Bestellung vornehmen Termine überwachen Ware annehmen Abweichungen klären Rechnungsbetrag anweisen Quelle: Schulte-Zurhausen, 2002, S Legende: Verantwortung Mitarbeit Information Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth