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Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 1 Teil 2: Organisation 1 Grundlagen 1.1 Die charakteristischen Merkmale organisatorischer Systeme 1.2.

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1 Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 1 Teil 2: Organisation 1 Grundlagen 1.1 Die charakteristischen Merkmale organisatorischer Systeme 1.2 Die Abgrenzung von Organisation zu Improvisation und Disposition 1.3 Die zentralen organisatorischen Fragestellungen und Organisationselemente 2 Organisatorische Differenzierung 2.1 Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese als Grundbausteine der organisatorischen Gestaltung 2.2 Organisatorische Einheiten als Ergebnis der Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese Stellen Abteilungen Kollegien 3 Organisatorische Integration 3.1 Traditionelle Formen der Integration Vertikale Integrationsformen Horizontale Integrationsformen 3.2 Neue Formen der Integration Team-/Gruppenarbeitsformen Projektorganisation 4 Prozessorganisation Charakterisierung von Prozessen Vorgehensweise bei der Gestaltung der Prozessorganisation Methoden der Darstellung von Prozessen/Arbeitsabläufen

2 Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 2 Organisation Organisatorische Problemstellungen Ein- und Aus- gliederung von Aufgaben StrukturierungEntwicklung Organisations-Perspektiiven Instrumentelle Sicht Institutionelle Sicht Der Betrieb hat eine OrganisationDer Betrieb ist eine Organisation Aufgaben Organisationselemente MenschenSachmittelInformationen

3 Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 3 Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese Aufgabenanalyse Aufgliederung der Aufgaben nach 1.Verrichtung (Verrichtungsanalyse) 2.Objekt (Objektanalyse) 3.Rang der Verrichtung (Ranganalyse) 4.Phase der Verrichtung (Phasenanalyse) Aufgabensynthese Zuordnung der Aufgaben auf 1.Personen (personelle Zuordnung) 2.Sachmittel (sachliche Zuordnung) 3.Informationen (informationelle Zuordnung) führt zu Stellen / Abteilungen

4 Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 4 Aufgabenanalyse mit drei Kriterien (Beispiel)

5 Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 5 Beispiel für Aufgabengliederungsliste 1 Vertrieb 11 Produkt A 12 Produkt B 111 Marketing 112 Verkauf 113 Verk.-Abwicklung 114 Versand 121 Marketing 122 Verkauf 123 Verk.-Abwicklung 124 Versand 1141 Kopfteile 1142 Seitenteile 1241 Waggon-Vers LKW-Vers grenz- überschreitend nicht grenz- überschreitend grenz- überschreitend nicht grenz- überschreitend 1. Ebene 2. Ebene 3. Ebene 4. Ebene 5. Ebene Verrichtung Objekt Verrichtung Objekt Objekt Verrichtung

6 Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 6 Stellenbeschreibung 1. Unternehmen: 2. Beschäftigungsort: A. Instanzenbild Stellenkennzeichnung: 3. Stellenbezeichnung 4. Stellennummer 5. Abteilung 6. Stelleninhaber 7. Dienstrang 8. Gehaltsbereich Instanzielle Einordnung 9. Der Stelleninhaber erhält fachliche Weisungen von: Position: Stellennummer: Der Stelleninhaber gibt fachliche Weisungen an: Position: Stellennummer: Stellvertreter des Stelleninhabers:

7 Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 7 Stellenbeschreibung 12. Anzahl der disziplinarisch unterstellten Mitarbeiter (z.B. Abteilungsleiter, Gruppenleiter, Sachbearbeiter, Meister) Kompetenzen, Befugnisse: Verfügungsbefugnis: Verpflichtungsbefugnis (z.B. Prokura): Kommunikationsbeziehungen: 14. Der Stelleninhaber liefert folgende Berichte ab: Der Stelleninhaber erhält folgende Berichte: Konferenzen: 1. 2.

8 Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 8 Stellenbeschreibung 17. Die Zusammenarbeit mit folgenden Stellen ist sachlich erforderlich intern extern B. Aufgabenbild 18. Beschreibung der Tätigkeit 1. sich wiederholende Tätigkeiten: 2. unregelmäßig anfallende Sachaufgaben: 19. Arbeitsmittel: 20. Kompetenzen, Befugnisse: Maßnahmen: Richtlinien/Vorschriften: 1. 2.

9 Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 9 Stellenbeschreibung C. Leistungsbild Leistungsanforderungen 21. Kenntnisse, Fertigkeiten, Erfahrungen: 22. Arbeitscharakterliche Züge (z.B. Genauigkeit und Sorgfalt, Kontaktfähigkeit): 23. Verhalten (z.B. Führungsqualitäten, Durchsetzungsvermögen) Leistungsstandards 24. quantitative Leistungsstandards (z.B. Umsatz) 25. qualitative Leistungsstandards (z.B. Betriebsklima) Unterschrift mit Datum: Personalleiter Stelleninhaber Vorgesetzter Betriebsrat

10 Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 10 Organigramme in vertikaler Pyramidenform Vertikale Pyramidenform mit diagonalen Hauptweisungswegen Vertikale Pyramidenform mit rechtwinkeligen Hauptweisungswegen 1a1b1c b a (I) (II) (III) (IV) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) a142 b a1b1c (I) (II) (III) (IV) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)

11 Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 11 Organigramm in horizontaler Pyramidenform b a a 1b 1c (I) (II) (III) (IV) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)

12 Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 12 Organigramme in Block-/Kreis- und Satellitenform Blockform Kreis- bzw. Ringsegmentform Satellitenform

13 Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 13 Organisationsformen Finanzen Recht

14 Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 14 Das Einlinien- und Mehrliniensystem Einliniensystem Mehrliniensystem

15 Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 15 Organigramm der BASF AG Produkt-Regionen-Matrixorganisation

16 Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 16 Die Matrix-Organisation Produktgruppe A Produktgruppe B Produktgruppe C ProduktionVerkaufPersonalEinkauf Geschäftsführung wie was wann was wann was wann wie

17 Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 17 Projektmanagement- Organisation 1 Funktionale Projektorganisation Unternehmensleitung Beschaffung... F& E... Fertigung... Marketing... Projekte Projekt 1Projekt 2Projekt 3

18 Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 18 Projektmanagement- Organisation 2 Projekt 1 Projekt 2 Projekt 3 F + E ProduktionBeschaffung Unternehmensleitung Wie? Was? Wie? Matrix-Projektorganisation...

19 Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 19 Gruppenorganisation Selbststeuernde Gruppen Quelle: Schreyögg: Organisation, 2000, S. 250

20 Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 20 Netzwerkorganisation Funktionsübergreifende Arbeitsgruppen Quelle: Schreyögg: Organisation, 2000, S. 263

21 Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 21 Klassifizierung von Prozessen nach Art der Tätigkeit Strategien entwickeln Ziele definieren Maßnahmen planen Überwachen und steuern... Managementprozesse Leistungs- angebot definieren Leistung entwickeln Leistung vermarkten Leistung erbringen Aufträge abwicklen Kunden binden Operative Prozesse Unterstützungsprozesse Personalressourcen Sachressourcen Informationsversorgung Liquidität sicherstellen sicherstellen sicherstellen sicherstellen Quelle: Klimmer: Unternehmensorganisation, S. 83, 2007

22 Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 22 Idealtypische Vorgehensweise zur Prozessgestaltung Phasen Inhalte Ergebnisse Oberste Prozessstruktu r ermitteln Analyse- und Gestaltungs- schwerpunkte festlegen Klare Vorstellungen der zentralen Unternehmens- prozesse sowie der Analyse und Gestaltungs- schwerpunkte Ist-Prozesse detailliert beschreiben und strukturieren Ist-Prozesse bewerten Schwachstelle n, ihre Ursachen und Wirkungen analysieren Detaillierte Kenntnisse der Unternehmens- prozesse sowie ihrer Effizienz und Leistungs- qualität Soll-Prozesse mit allen notwendigen Begleitmaß- nahmen realisiert Erkenntnisse bezüglich weiteren Optimierungs- bedarf Gestaltungs- ziele festlegen Einzelne Gestaltungs- bzw. Verbesserung- ideen entwickeln Verbesserung s-ideen priorisieren und Gesamt- konzept entwickeln Umsetzungs- konzept entwickeln flankierende Maßnahmen konzipieren Detaillierten Zeit- und Maßnahmen- plan ableiten Umsetzungs- prozess überwachen und steuern Prozessleistun g und – effizienz permanent messen und bewerten Prozess- definition Prozess- transparenz Prozess- gestaltung Prozess- einführung Prozess- verbesserung Entscheidungs - fähiges Gesamt- konzept Quelle: Klimmer: Unternehmensorganisation, 2007, S. 103

23 Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 23 Kosten Magisches Dreieck der Prozessgestaltung Zeit Qualität Quelle: Klimmer: Unternehmensorganisation, 2007, S. 87

24 Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 24 Symbole für Datenflusspläne/ Flussdiagramme SymbolBedeutungSymbolBedeutung Bearbeiten/ Operation allgemein Ablauflinie Hilfsfunktion ausführenFlusslinie Eingreifen/ Operation von Hand Datenübertragung Eingabe/ AusgabeZusammenführung Verzweigung/ Entscheidung Aufspaltung ÜbergangsstelleSammlung SchriftstückSynchronisation bei Parallelbetrieb

25 Personal und Organisation Prof. Dr. Richard Roth 25 Beispiel eines Ablaufdiagramms Anfordernde Stelle EinkaufLieferantWaren- eingang Finanzbuch - haltung Anforderungen erstellen Angebote einholen Bestellung vornehmen Termine überwachen Ware annehmen Abweichungen klären Rechnungsbetrag anweisen Quelle: Schulte-Zurhausen, 2002, S.498 Legende: Verantwortung Mitarbeit Information


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