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Universität des Saarlandes Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99 1/27 Von der Geschäftsprozeßanalyse bis zum Einsatz von SAP R/3.

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Präsentation zum Thema: "Universität des Saarlandes Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99 1/27 Von der Geschäftsprozeßanalyse bis zum Einsatz von SAP R/3."—  Präsentation transkript:

1 Universität des Saarlandes Universität des Saarlandes, CHE-Workshop /27 Von der Geschäftsprozeßanalyse bis zum Einsatz von SAP R/3

2 Universität des Saarlandes Universität des Saarlandes, CHE-Workshop /27 Prozeßoptimierung und Standardsoftwareauswahl für die zentrale Verwaltung der Universität des Saarlandes Dipl.-Kfm. Wolfgang Lorenz Präsidialbüro der Universität des Saarlandes

3 Universität des Saarlandes, CHE-Workshop /27 Projekthistorie CeBIT 1994 Projektidee Okt Beginn des Projektes: Prozeßorientierte Organisation der zentralen Verwaltung der Universität des Saarlandes. Aug. 1996Abschlußbericht Okt.1997Bericht der Machbarkeitsstudie März1998Vertragsunterzeichnung SAP - UdS SAP R/3 - Einführung

4 Universität des Saarlandes Universität des Saarlandes, CHE-Workshop /27 Die Universität des Saarlandes in Zahlen 5 Fakultäten Technische Fakultät (1.735 Studierende) Mathematisch-Naturwissenschaftliche Fakultät (1.955) Rechts- und Wirtschaftswissenschaftliche Fakultät (4.922) Medizinische Fakultät (1.964) Philosophische Fakultät (7.387) Studierende 293 Professoren 766 Stellen sonstiges wissenschaftliches Personal 930 Stellen nicht wissenschaftliches Personal

5 Universität des Saarlandes Universität des Saarlandes, CHE-Workshop /27 Die Universität des Saarlandes in Zahlen Haushaltszuschuß 251 Mio. Drittmittel 1998: 53.7 Mio. Studienanfänger: (1. Hochschulsemester 98/99) Absolventen 1997: 2.335

6 Universität des Saarlandes Universität des Saarlandes, CHE-Workshop /27 Die Universität des Saarlandes in Zahlen 5400 Abrechnungen pro Monat 716 Anträge auf Beihilfe 1429 Reisekostenabrechnungen Rechnungen pro Jahr Drittmittelkonten (53 Mio.) 16 Mio. Drucke Übernachtungen m/2 HNF Personal Rechnungswesen Wirtschaftsamt Haustechnik

7 Universität des Saarlandes Universität des Saarlandes, CHE-Workshop /27 Merkmale der Universität des Saarlandes Dienstherreneigenschaft Eigene Kasse Zentrale Verwaltung Dezentrale Entscheidungsstrukturen ca mittelbewirtschaftende Stellen ( treffen Personal- und Beschaffungsentscheidungen )

8 Universität des Saarlandes Universität des Saarlandes, CHE-Workshop /27 Gestaltung aufgabenorientierter Prozesse in der ZV der Univ. des Saarlandes Verbesserung der betrieblichen Abläufe Ziele Mitarbeiter- orientierte Prozeß- gestaltung Wirtschaftlichkeit ("Rüst- und Durchlaufzeiten" der Prozesse- eines Aufgaben- bereiches) Instrumente ARIS Prozeßmodelle WERKSAUFTRAG PLANUNG DES WERKS- AUFTRAGE ZEICHNUNG BEARBEITEN STÜCKLISTE BEARBEITEN NORMUNG ÜBERPRÜFEN PRÜFUNG UND FREIGABE FÜR FERTIGUNG TERMINIERTE VORGÄNGE GEÄNDERTE ZEICHNUNG GEÄNDERTE STÜCKLISTE NORMEN- GERECHTE DOKUMENTE FREIGABE MÖGLICH Konstrukteur Disponent Normfachmann Abteilungsleiter FREIGABE NICHT MÖGLICH Abteilungsleiter Organisation Fachkonzept DV-Konzept Implementierung Fachkonzept DV-Konzept Implementierung Fachkonzept DV-Konzept Implementierung Fachkonzept DV-Konzept Implementierung Betriebswirtschaftliche Problemstellung SteuerungFunktionDaten Vorgehensweise Schritt I Schritt II Schritt III IST-Prozesse modellieren) Projektschritte Durchführung: Prozeßteams Basis: Interviews, Dokumente, usw. Beteiligte Nutzen Kanzler Beteil. Ref. IWi Organigramm für ZV Verbesserte Aufgaben- ausführung Schnellere Abläufe Basis für Umstrukturierungen für Mitarbeiter Möglichkeit zum Einbringen von Verbesserungs- vorschlägen Zielerkennung Nutzen für IWi Transparenz der komplexen Entscheidungs- zusammenhänge und Verflechtungen der Referate Aufgaben- orientierung Ref.prozeßmodell Dokumenten- modellierung ZV der Universität des Saarlandes Aufgaben- bereiche definieren Pers. rat Projekt- Gremium Projekt- Team Prozeß- Team Vorschläge für Prozeß- verbesserung BPR Projekt: Zentrale Verwaltung

9 Universität des Saarlandes Universität des Saarlandes, CHE-Workshop /27 : Ausgangssituation: Funktionsorientierung Antragsannahme/-vorbereitungAntragsannahme/-vorbereitung AntragsprüfungAntragsprüfung BewirtschaftungBewirtschaftung AbrechnungAbrechnung StatistikStatistik Produkte Funktionen F 1 Fachref. Zentral- referat Zentr. St.bew. Abr.stelle EDV/Stat. F 2 F n

10 Universität des Saarlandes Universität des Saarlandes, CHE-Workshop /27 Ganzheitliche Vorgangsbearbeitung Konsequente Kundenorientierung (Studenten/Lehre/ Forschung) Reduktion von Durchlaufzeiten und Kosten Humanisierung der Arbeitsabläufe Erhöhung der Transparenz AntragsannahmeAntragsannahme AntragsprüfungAntragsprüfung BewirtschaftungBewirtschaftung AbrechnungAbrechnung StatistikStatistik Produkte Funktionen F 1 P 1 P 2 P i P i+1 Gemeinsame Datenbank PNPNPNPN PNPNPNPN Fachref. Zentr. referat Zentr. Bew. Abr.stelle EDV/Stat. Abt. F 2 F n Bearbeiteter Antrag Ziel: Prozeßorientierung

11 Universität des Saarlandes Universität des Saarlandes, CHE-Workshop /27 Vorgehensweise Integrierte Prozeßbetrachtung - Partizipativer Ansatz Projektschritte Identifizierung von Verwaltungsprozessen Dokumentation der Ist-Prozesse mit dem ARIS-Toolset Diskussion von Ansätzen zur Prozeßverbesserung Ausarbeitung von Prozeßverbesserungen Vorgehensweise / Projektschritte

12 Universität des Saarlandes Universität des Saarlandes, CHE-Workshop /27 Modellierung der Verwaltung

13 Universität des Saarlandes Universität des Saarlandes, CHE-Workshop /27 Hohes Potential, Verwaltungsabläufe effizienter zu gestalten Ergebnis der Prozessanalyse

14 Universität des Saarlandes Universität des Saarlandes, CHE-Workshop /27 Ergebnis der Prozessanalyse

15 Universität des Saarlandes Universität des Saarlandes, CHE-Workshop /27 Akzeptanz des Projektes Modellieren am Arbeitsplatz Diskussion der Prozesse in den Abteilungen Darstellung aller Prozesse in einer öffentlichen Präsentation

16 Universität des Saarlandes Universität des Saarlandes, CHE-Workshop /27

17 Universität des Saarlandes Universität des Saarlandes, CHE-Workshop /27

18 Universität des Saarlandes Universität des Saarlandes, CHE-Workshop /27

19 Universität des Saarlandes Universität des Saarlandes, CHE-Workshop /27 Erhebungszeitraum: 12 Monate Projektteam: Baumann, Iwi Landwehr, Iwi Müller, HTW Rauber, ZV Scherer, Iwi 16 Praktikaten 3 Diplomanden ca. 200 unterschiedlich komplexe Prozesse modelliert ca. 600 Interviews Ist-Modellierung abgeschlossen Schwachstellenanalysen Entwicklung von Sollprozessen Softwarevorführungen/-information HIS, Quantum, SAP

20 Universität des Saarlandes Universität des Saarlandes, CHE-Workshop /27 Überprüfung der Machbarkeit des Einsatzes der integrierten Standardsoftware SAP R/3 für die Zentrale Verwaltung der Universität des Saarlandes Zielsetzung der Machbarkeitsstudie

21 Universität des Saarlandes Universität des Saarlandes, CHE-Workshop /27 Aspekte der Machbarkeitsüberprüfung Fachlich- organisatorische Machbarkeit Fachlich- organisatorische Machbarkeit Technische Machbarkeit Technische Machbarkeit Wirtschaftliche Machbarkeit Wirtschaftliche Machbarkeit

22 Universität des Saarlandes Universität des Saarlandes, CHE-Workshop /27 Projektlenkungs- ausschuß Arbeitskreis 2 Materialwirtschaft Arbeitskreis 1 Rechnungswesen Koordinatoren IDS-Berater Personalrat Projektteam Herr Lorenz Frau Geib Herr Landwehr (IWi) Vertreter Personalrat Vertreter Datenschutz IDS-Berater fachbezogene Arbeitskreise (Interviews / Workshops ) Kanzler Dr. Cremers Referatsleiter Personalrat IDS-Projektleiter Stabstelle Referat 61 Arbeitskreis 3 Personalwirtschaft Arbeitskreis 4 IT-Infrastruktur/ Koordinatoren IDS-Berater Personalrat Koordinatoren IDS-Berater Personalrat Koordinatoren Vertr. Datenschutz IDS-Berater Personalrat Arbeitskreis 5 Qualifizierung Koordinatoren IDS-Berater Personalrat Datenschutz

23 Universität des Saarlandes Universität des Saarlandes, CHE-Workshop /27 Kosten- und Leistungsrechnung Lehre Weiterbildung Forschung Studenten- administration Studenten- administration Leistungserstellungs- prozesse Interne Service- prozesse Betriebswirtschaft- liche Steuerungs- prozesse Haushaltsmanagement TR-FM Finanzbuchhaltung FICO Materialwirtschaft Personalwesen HR MM

24 Universität des Saarlandes Universität des Saarlandes, CHE-Workshop /27 SAP R/3 ist machbar

25 Universität des Saarlandes Universität des Saarlandes, CHE-Workshop /27 Einführungsvoraussetzungen (I) Qualifizierungsmaßnahmen werden ohne Verzögerung angegangen Entscheidung zur Einführung der doppelten Buchführung fällt schnell Schlagkräftige Projektorganisation wird aufgebaut SAP-Einführung wird vom UdS-Management voll unterstützt Klare und schnelle Entscheidungsstrukturen unterstützen die Projektarbeit

26 Universität des Saarlandes Universität des Saarlandes, CHE-Workshop /27 Einführungsvoraussetzungen (II) Motivation bei allen Beteiligten ist vorhanden und wird gefördert. Ein Jahr die Ärmel hochkrempeln !

27 Universität des Saarlandes Universität des Saarlandes, CHE-Workshop /27 Vorschlag für SAP R/3-Einführungsplanung


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