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SAP Präsentation für den DA am 30. Oktober 2003. Änderungen UOG 75 Ministerium zentral (Anlagen, Berufungen) Ministerium zentral (Anlagen, Berufungen)

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1 SAP Präsentation für den DA am 30. Oktober 2003

2 Änderungen UOG 75 Ministerium zentral (Anlagen, Berufungen) Ministerium zentral (Anlagen, Berufungen) Mitbestimmung Mitbestimmung Rektor für Repräsentation Rektor für Repräsentation

3 Änderungen UOG implementiert (fast 7 Jahre) 1999 implementiert (fast 7 Jahre) Änderung der Organisationsstruktur Änderung der Organisationsstruktur viele Gremien viele Gremien Senat für Strategische Entscheidungen Senat für Strategische Entscheidungen Rektor = monokratisches Organ Rektor = monokratisches Organ

4 Änderungen UOG 2002 Implementierungszeit 2 Jahre neue Aufbau und Ablauforganisation Uni Rat für Strategische Entscheidung Uni Rat für Strategische Entscheidung Rektorat für operative Umsetzung Rektorat für operative Umsetzung Entscheidung und Verantwortung Entscheidung und Verantwortung Ende der Teilrechtsfähigkeit Ende der Teilrechtsfähigkeit Neues Dienstrecht Neues Dienstrecht Neues Rechnungswesen (Doppik) Neues Rechnungswesen (Doppik) Autonomie -> Chancen und Risiken Autonomie -> Chancen und Risiken Neue Rechtsform -> Konkursrisiko Neue Rechtsform -> Konkursrisiko Neues Software System SAP zur Umsetzung Neues Software System SAP zur Umsetzung

5 Was ist SAP ? SAP ist ein betriebswirtschaftliches Programm, das folgende Funktionen umfasst Bestellungen / Beschaffungen Bestellungen / Beschaffungen Anlagen- und Lager- Verwaltung Anlagen- und Lager- Verwaltung Buchhaltung inkl. Erstellung des Jahresabschlusses für HGB Bilanz Buchhaltung inkl. Erstellung des Jahresabschlusses für HGB Bilanz Controlling = Budgetierung, Kostenrechnung, Berichtswesen Controlling = Budgetierung, Kostenrechnung, Berichtswesen Finanzplanung = Liquiditätssteuerung Finanzplanung = Liquiditätssteuerung Personalverrechnung (inkl. Verwaltung und Kostenplanung) Personalverrechnung (inkl. Verwaltung und Kostenplanung)

6 Wie kam es dazu ? „freiwillige“ Zustimmung der Vizerektoren für Budget (an Bedingungen geknüpft) Einhaltung überwacht der Österreichweite Lenkungsausschuss „freiwillige“ Zustimmung der Vizerektoren für Budget (an Bedingungen geknüpft) Einhaltung überwacht der Österreichweite Lenkungsausschuss Nachfolgeprojekt von SAP HV (= kamerale System des Bundes), weil Unis im Rahmen der Autonomie die Doppik einführen müssen Nachfolgeprojekt von SAP HV (= kamerale System des Bundes), weil Unis im Rahmen der Autonomie die Doppik einführen müssen keine Alternative keine Alternative

7 Was kommt ? die 3 SAP Systeme SAP Uni.Verse SAP Uni.Verse SAP Uni.Pers SAP Uni.Pers SAP PM SAP PM

8 SAP Uni.Verse = Budget, Buchhaltung, Beschaffung, Berichtswesen ab ab Mio € pro Jahr Betriebskosten für alle Unis in Österreich 3 Mio € pro Jahr Betriebskosten für alle Unis in Österreich 5 Jahre Bindung mit dem BRZ 5 Jahre Bindung mit dem BRZ das System gehört der Uni das System gehört der Uni Bei Beendigung sind die Transportkosten und evtl. Hardwarekosten an das BRZ zu zahlen Bei Beendigung sind die Transportkosten und evtl. Hardwarekosten an das BRZ zu zahlen

9 SAP Uni.Pers = Personal- Verwaltung, Verrechnung und Kostenplanung ab ab ,22 € (vom BM:BWK für alle unbefristeten Nicht Beamten) + Index (wird nicht gedeckt) pro Monat pro Abrechnungsfall ab ,22 € (vom BM:BWK für alle unbefristeten Nicht Beamten) + Index (wird nicht gedeckt) pro Monat pro Abrechnungsfall ab 2002 für alle Nicht Beamten (= VB´s, ProjektmitarbeiterInnen …) für alle Nicht Beamten (= VB´s, ProjektmitarbeiterInnen …) 5 Jahre Bindung mit dem BRZ 5 Jahre Bindung mit dem BRZ Bei Beendigung ??? Bei Beendigung ???

10 SAP PM = Personal- Verwaltung und Verrechnung für das Amt der Beamten Kosten zur Gänze vom BM:BWK getragen (?) Kosten zur Gänze vom BM:BWK getragen (?) unbefristet unbefristet

11 Vorteile von SAP ein integriertes System für alle betriebswirtschaftlichen Funktionen der Uni ein integriertes System für alle betriebswirtschaftlichen Funktionen der Uni Abfrage und Auswertungsmöglichkeiten Abfrage und Auswertungsmöglichkeiten gemeinsames Österreichweites Vorgehen (Master; Customizing…) gemeinsames Österreichweites Vorgehen (Master; Customizing…) besseres Berichtswesen (für Arbeitsgruppen bis zur Belegsbuchung) besseres Berichtswesen (für Arbeitsgruppen bis zur Belegsbuchung) Instrument zur Abwicklung der Anforderungen der Autonomie Instrument zur Abwicklung der Anforderungen der Autonomie Barcode System für Anlagen Barcode System für Anlagen Download in Excel (Berichte…) Download in Excel (Berichte…) Dokumentation Dokumentation Historie (wer hat wann was gemacht) Historie (wer hat wann was gemacht)

12 Nachteile von SAP komplex komplex teuer teuer in Teilbereichen Zustimmung von bis zu 21 Unis notwendig in Teilbereichen Zustimmung von bis zu 21 Unis notwendig Kostenersparnisse mit BRZ nicht möglich Kostenersparnisse mit BRZ nicht möglich nützliche Teile fehlen (SAP BW SEM) nützliche Teile fehlen (SAP BW SEM)

13 Umsetzung an der Uni Salzburg Strategische Organ = Lenkungsausschuss Rektor Rektor UD UD die operative Umsetzung SAP Projektteam

14 SAP Modul MM = M aterialmanagement Bestellungen, Beschaffungen, Lagerwirtschaft (Büromaterial) Bestellungen, Beschaffungen, Lagerwirtschaft (Büromaterial) Beispiele: Bestellungen der Fachbereiche, Beschaffung von Büromaterial aus dem Lager Beispiele: Bestellungen der Fachbereiche, Beschaffung von Büromaterial aus dem Lager Werner Badstuber Werner Badstuber Georg Schlager Georg Schlager

15 SAP Modul SD = Sales & Distribution Erstellung von Ausgangsrechnungen Erstellung von Ausgangsrechnungen Beispiele: Raumvermietung Beispiele: Raumvermietung Georg Schlager Georg Schlager Werner Badstuber Werner Badstuber

16 SAP Modul FI = Financial Finanz- Buchhaltung (= Doppik) Finanz- Buchhaltung (= Doppik) Beispiele: vollständige, rechtzeitige und richtige Erfassung aller Eingangsrechnungen; Wartung von finanziellen Kreditorenstammsätzen (= Lieferanten) Beispiele: vollständige, rechtzeitige und richtige Erfassung aller Eingangsrechnungen; Wartung von finanziellen Kreditorenstammsätzen (= Lieferanten) Johann Gassner Johann Gassner Karl Rarej Karl Rarej Ulrike Schumi Ulrike Schumi

17 SAP Modul FI AA= Financial Asset Accounting Anlagen- Buchhaltung Anlagen- Buchhaltung Beispiele: Barcode System Beispiele: Barcode System Karl Rarej Karl Rarej Ulrike Schumi Ulrike Schumi

18 SAP Modul CO = Controlling Budgetplanung und Überwachung Budgetplanung und Überwachung Kostenrechnung Kostenrechnung Beispiele: Budgetplanung gemäß Leistungsvereinbarungen; Ermittlung der Kosten einer Studienrichtung, Abwicklung der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung Beispiele: Budgetplanung gemäß Leistungsvereinbarungen; Ermittlung der Kosten einer Studienrichtung, Abwicklung der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung Christine Wimmer Gaibinger Christine Wimmer Gaibinger Doris Strasser Doris Strasser Stefan Bohuny Stefan Bohuny

19 SAP Modul FM = Fonds Management Budgetüberwachung der Ausgaben und Einnahmen Budgetüberwachung der Ausgaben und Einnahmen Christine Wimmer Gaibinger Christine Wimmer Gaibinger Doris Strasser Doris Strasser Gerhard Schiller Gerhard Schiller Stefan Bohuny Stefan Bohuny

20 SAP Modul BW = Business Warehouse Abfragen quer über alle Module & NON SAP Systeme Abfragen quer über alle Module & NON SAP Systeme Beispiele: Verbindung mit FoDok Beispiele: Verbindung mit FoDok Christine Wimmer Gaibinger Christine Wimmer Gaibinger Doris Strasser Doris Strasser Stefan Bohuny Stefan Bohuny

21 Technische Aspekte Franz Maier Hardware, Schnittstellen Franz Maier Hardware, Schnittstellen Karl Baier Applikationen, Berechtigungen Karl Baier Applikationen, Berechtigungen unterstützt durch unterstützt durch Bernhard Kubatta Bernhard Kubatta und Michael Paul und Michael Paul

22 Grundsatz Entscheidungen Budgetierung von Uni Leitung auf Fachbereichsebene Budgetierung von Uni Leitung auf Fachbereichsebene Budgetverwaltung auf Projektebene und Arbeitsgruppenebene (Innenauftrag) Budgetverwaltung auf Projektebene und Arbeitsgruppenebene (Innenauftrag) Zentraler Rechnungseingang (unter Wahrung der Informationen für die betreffenden Einrichtungen) -> gem. System d. Unis ? Zentraler Rechnungseingang (unter Wahrung der Informationen für die betreffenden Einrichtungen) -> gem. System d. Unis ? Dezentrale Beschaffung in den Fachbereichen Dezentrale Beschaffung in den Fachbereichen Forcierung eines Strategischen Einkaufes Forcierung eines Strategischen Einkaufes Literaturbeschaffungen über Aleph -> Schnittstelle in das SAP Literaturbeschaffungen über Aleph -> Schnittstelle in das SAP

23 generell: Problem der Organisationsstruktur Problem der Organisationsstruktur –> wen schulen ? –> wen schulen ? –> Lizenzen –> Lizenzen Nachfrist für SAP Implementierung: 2004 kann das SAP System noch auf Kosten des BM:BWK einer neuen Uni Struktur angepasst werden Nachfrist für SAP Implementierung: 2004 kann das SAP System noch auf Kosten des BM:BWK einer neuen Uni Struktur angepasst werden Verlust an Genauigkeit Verlust an Genauigkeit Change Management fraglich Change Management fraglich

24 bisher angemeldete User 12 Professional User (HFA, Controlling) für Finanzmodule 12 Professional User (HFA, Controlling) für Finanzmodule 99 Limited User (große Arbeitsgruppen; Fachbereiche, Schwerpunkte) für Beschaffung 99 Limited User (große Arbeitsgruppen; Fachbereiche, Schwerpunkte) für Beschaffung 101 Berichtsuser (Institute; § 26 und 27 Projekte) f. Projekt bzw. Budgetüberwachung 101 Berichtsuser (Institute; § 26 und 27 Projekte) f. Projekt bzw. Budgetüberwachung Vorlage an das Rektorat -> Zustimmung (nach Vorlage User Definition von SAP) Vorlage an das Rektorat -> Zustimmung (nach Vorlage User Definition von SAP) die Anzahl der Lizenzen geht sich aus mit dem vom BM:BWK zur Verfügung gestelltem Budget und ermöglicht theoretisch autonome DLE´s bzw. Fakultäten die Anzahl der Lizenzen geht sich aus mit dem vom BM:BWK zur Verfügung gestelltem Budget und ermöglicht theoretisch autonome DLE´s bzw. Fakultäten Entscheidend ist Rollenberechtigung -> Berechtigungskonzept Entscheidend ist Rollenberechtigung -> Berechtigungskonzept

25 Situation an anderen Unis meisten Unis stark zentral meisten Unis stark zentral Linz möchte SAP zur Gänze selbst betreiben einen eigenen Workflow implementieren, in dem es ganz einfach ist, ohne Kenntnisse der jeweiligen Programme, die Zeitanmeldung, Beschaffungen, Urlaubsmeldungen etc. durchzuführen -> Anfrage an UD Schmied Linz möchte SAP zur Gänze selbst betreiben einen eigenen Workflow implementieren, in dem es ganz einfach ist, ohne Kenntnisse der jeweiligen Programme, die Zeitanmeldung, Beschaffungen, Urlaubsmeldungen etc. durchzuführen -> Anfrage an UD Schmied Innsbruck ermöglicht im Rahmen des VIB dezentrale Bestellmöglichkeiten für die MitarbeiterInnen Innsbruck ermöglicht im Rahmen des VIB dezentrale Bestellmöglichkeiten für die MitarbeiterInnen eventuell gemeinsamer SAP Rechenverbund im Westverbund in 6 Jahren eventuell gemeinsamer SAP Rechenverbund im Westverbund in 6 Jahren

26 konkrete Auswirkungen durch die Autonomie auf die Fachbereiche -> SAP Unterstützung Berichtswesen Berichtswesen § 26 und 27 Projekte § 26 und 27 Projekte Beschaffungswesen Beschaffungswesen

27 Berichtswesen Internet Berichtsuser (Fachbereichs- Projekt Leiter, Sekretariate) weltweit Berichte abrufen (Budgetstand…) weltweit Berichte abrufen (Budgetstand…) besondere Situation Literatur - Aleph besondere Situation Literatur - Aleph Drill Down Funktion (bis auf die Rechnungsebene = Buchung) Drill Down Funktion (bis auf die Rechnungsebene = Buchung) FM Modul (reine Finanzsicht) aus dem ersichtlich ist FM Modul (reine Finanzsicht) aus dem ersichtlich ist Budgetzuweisung für den Sachaufwand Budgetzuweisung für den Sachaufwand - bisher verbrauchte Mittel - bisher verbrauchte Mittel = Verfügungsrest = Verfügungsrest Kostenbericht aus CO Modul (Summe aller Kosten der Kostenstelle) Kostenbericht aus CO Modul (Summe aller Kosten der Kostenstelle) eventuell Westverbundlösung möglich (würde Berichtsuser Lizenzen unnötig machen), aber keine Kostenersparnis eventuell Westverbundlösung möglich (würde Berichtsuser Lizenzen unnötig machen), aber keine Kostenersparnis

28 § 26 und 27 Projekte Abwicklung - Motivation, einfach Abwicklung - Motivation, einfach Vorlage FWF Regelung als Referenz Vorlage FWF Regelung als Referenz Arbeitsgruppe unter VR Duschl -> Konzept wird vorgelegt (EU, Kostenersatz, autonom.) Arbeitsgruppe unter VR Duschl -> Konzept wird vorgelegt (EU, Kostenersatz, autonom.) Überführung der Konten, Sparbücher –> Uni Leitung = treuhändische Verwaltung Überführung der Konten, Sparbücher –> Uni Leitung = treuhändische Verwaltung Entscheidung virtuelle – reale Konten Entscheidung virtuelle – reale Konten Haftung – Folgekosten – Dienstverhältnisse (Personalübernahme -> Angestellte der Uni) Haftung – Folgekosten – Dienstverhältnisse (Personalübernahme -> Angestellte der Uni)

29 Änderungen durch UG 2002 der gesamte Personalaufwand (§ 26 und 27) wird zentral abgerechnet (MUSS) der gesamte Personalaufwand (§ 26 und 27) wird zentral abgerechnet (MUSS) der § 27 Sachaufwand wird zentral abgerechnet (MUSS) der § 27 Sachaufwand wird zentral abgerechnet (MUSS) der § 26 Sachaufwand ??? der § 26 Sachaufwand ??? verringerte Bank- Kontenanzahl (nur mehr eines ???) Entscheidung: SAP Konten vs. Banksubkonten mit Cash Pooling verringerte Bank- Kontenanzahl (nur mehr eines ???) Entscheidung: SAP Konten vs. Banksubkonten mit Cash Pooling

30 Beschaffungswesen ( 99 Limited User - 2 pro Fachbereich; Schwerpunkte) Ablauforganisation: Klärung: wer bestellt was ? -> Strategische Beschaffung ? Ablauforganisation: Klärung: wer bestellt was ? -> Strategische Beschaffung ? 2 Möglichkeiten: innerhalb bzw. außerhalb SAP 2 Möglichkeiten: innerhalb bzw. außerhalb SAP wir müssen alle Außenstände für den Jahresabschluss kennen (Verbindlichkeiten / Forderungen Literatur, Material, UL Gebühren…); Kalenderjahr wir müssen alle Außenstände für den Jahresabschluss kennen (Verbindlichkeiten / Forderungen Literatur, Material, UL Gebühren…); Kalenderjahr alle Bücher über die UB bzw. Aleph (Konditionen…) ? alle Bücher über die UB bzw. Aleph (Konditionen…) ? (wiss. Literatur ist auf 5 Jahre abzuschreiben, she. Durchführungsbestimmung zur RL VO; Festwert) (wiss. Literatur ist auf 5 Jahre abzuschreiben, she. Durchführungsbestimmung zur RL VO; Festwert) vorgegebene Lieferantenstammdaten vorgegebene Lieferantenstammdaten Internetlösung wäre vorhanden (einfach aber eingeschränkt) Internetlösung wäre vorhanden (einfach aber eingeschränkt) Büromateriallager fix Büromateriallager fix Chemikalien Lager ??? Chemikalien Lager ??? normierte Rechnungserstellung über das SD Modul normierte Rechnungserstellung über das SD Modul

31 Schulung für das Beschaffungswesen Pilot Schulung für Romanistik und Psychologie Pilot Schulung für Romanistik und Psychologie zusätzliche gestaffelte Schulungen und Anbindung der Fachbereiche zusätzliche gestaffelte Schulungen und Anbindung der Fachbereiche Erstellung von Schulungsunterlagen? Erstellung von Schulungsunterlagen?

32 Schulungen e-learning Einführung in SAP R3 (SAP GUI) Einführung in SAP R3 (SAP GUI) FM Berichte FM Berichte CO Berichte CO Berichte MM SD Light MM SD Light FI AA FI AA

33 Transparenz Rektor Rektor Dokumentation Dokumentation Change Management (mit DA, Prof. …) Change Management (mit DA, Prof. …) Vorträge bei Fakultäten, DA… Vorträge bei Fakultäten, DA…

34 weitere Vorgangsweise Sammlung von Fragen (an Stefan Bohuny senden) Sammlung von Fragen (an Stefan Bohuny senden) Erstellen des Schulungsplanes (wenn Organisationsstruktur und Zuständigkeit klar) Erstellen des Schulungsplanes (wenn Organisationsstruktur und Zuständigkeit klar) endgültige Festlegung der Lizenzen endgültige Festlegung der Lizenzen

35 Vielen Dank für die Aufmerksamkeit

36 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? Fragen


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