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Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3.

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Präsentation zum Thema: "Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3."—  Präsentation transkript:

1 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3 / 1 Professionelles Projekt-Management in der Praxis Veranstaltung 5 – Teil 3 ( ): Prof. Dr. Phuoc Tran-Gia, FB Informatik, Universität Würzburg Prof. Dr. Margit Meyer, FB Wirtschaftswissenschaften, Universität Würzburg Dozent: Dr. Harald Wehnes, AOK Bayern

2 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3 / 2 Projektverlauf: Phasenkonzept q Projekt läuft in mehreren Phasen ab q Hauptphasen Projekt-Prozeß Initiali- sierung Planung Durch- führung Abschluß Aufgaben des Projektleiters ändern sich stark während der Laufzeit des Projektes Projekt- Ergebnis

3 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3 / 3 Was ist im Rahmen der Projektabschlussphase zu tun? qDokumentation des Projektverlaufs qBug-Fixing qIntegration der Module zu einem Gesamtsystem qAbnahme / Übergabe des Projektes qTests qProbelauf qMarketing qIst-Soll-Vergleich qRessourcen zurückführen qMitarbeiter Feedback zusammentragen & auswerten für zukünftige Projekte Workshopteil

4 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3 / 4 Warum Projektabschluß-Phase? q Projekte sind zeitlich begrenzt m Festgelegter Anfangstermin m Festgelegter Endtermin q Projektmitarbeiter ggf. auch Geräte/Maschinen werden für andere Aufgaben bzw. neue Projekte benötigt m Freigabe der eingesetzten Ressourcen erforderlich q Projektergebnis (Produkt) muss an Auftraggeber übergeben und von diesem abgenommen werden Bei Softwareprojekten definiert in der Regel der Meilenstein „Übergabe“ das formale Ende des Projektes  Projektabschluß-Phase muss rechtzeitig geplant werden

5 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3 / 5 Projektabschluß Ziel: Erfolgreicher Abschluß des Projektes q Formaler Projektabschluß m Abschluß der Projekt-Dokumentation m Abschlußpräsentation m Projektabnahme durch den Auftraggeber m Freigabe der Projektmitglieder und -ressourcen q Nachbetrachtung (Review) der Projektarbeit m Abschlußanalyse m Erfahrungssicherung

6 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3 / 6 Projektabschluß-Dokumentation qProdukt-Dokumentation (z.B. Betriebshandbuch, Benutzeranleitung) mTeil der Projektabnahme mPrüfung auf Verständlichkeit und Vollständigkeit Abschluß- bericht qProjekt-Abschlußbericht mZusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse des Projektes mAdressat: Lenkungsausschuss/Projektbüro qProjektdokumentation mStrukturierte Ablage von Beginn an erforderlich mNach Wichtigkeit zusammenstellen m„Überholte“ Dokumentation am Projektende ausmisten mIdealerweise: CD mit sämtlichen relevanten Projektdateien erstellen

7 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3 / 7 Abschlußpräsentation q Zielgruppe: Auftraggeber / Lenkungsausschuß  Primäres Ziel: Projektabnahme q Inhalt der Präsentation m Darstellung: Ziele – Ergebnisse m Zusätzlicher Nutzen (Erfolge) des Projektes m Durchgeführte Arbeiten (nur im Überblick) q Stellenwert der Präsentation m Sehr hoch m Konsequenz »Intensive Vorbereitung »Abstimmung der Präsentation mit den Teammitgliedern

8 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3 / 8 Projektabnahme q Abnahmeverfahren m Festlegung zu Beginn des Projektes (!) m Durchführung am Ende des Projektes q Alternativen m Empfehlenswert: Projektbegleitende, schrittweise Abnahme m „Big Bang“-Abnahme lässt sich aber häufig nicht vermeiden  Projektleiter übergibt formal die Ergebnisse (Produkte) an den Auftraggeber  Auftraggeber prüft, ob Projektziele erreicht wurden und nimmt das Projekt ab

9 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3 / 9 Abnahmetest q Wird z.B. bei Softwareprojekten durchgeführt q Überprüfung der Anwendung  Installation und Tests in Testumgebung  Plausibilität der Ergebnisse prüfen m Vollständige Funktionalität? m Erfolgreiche Massentests (möglichst mit Echtdaten)? m Gutes Performanceverhalten (Antwortzeiten, Verarbeitungszeiten) bei realistischen Datenmengen? m Störungsfreien Wiederanlaufs nach Abbruch? m Vollständigkeit der Dokumentation? q Auftraggeber ist verantwortlich: m Aufbau der Testumgebung m Bereitstellung von Testfällen/-daten §§ Verantwortung PL AG

10 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3 / 10 Ressourcen-Freigabe q Ressourcen (Mitarbeiter, Räume, Rechner etc.) m sind nur für einen bestimmten Zeitraum bereitgestellt m müssen wieder freigegeben werden m ggf. Verträge für Räume, Geräte usw. kündigen q Zielkonflikt beim Projektende m Erfahrenes Team muss das Projekt erfolgreich zu Ende führen m Projektmitarbeiter wollen Sicherheit und orientieren sich auf Rückkehr in die Linie bzw. auf neue interessante Aufgaben q Projektleiter besonders gefordert  Projektende und Auflösung des Teams gemeinsam planen

11 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3 / 11 Nachbetrachtung der Projektarbeit  Ziel: Erfahrungssicherung m Zeitpunkt ist günstig: Erfahrungen sind noch „frisch“ q Aktivitäten m Nachkalkulation und Kostenabweichungsanalyse m Wirtschaftlichkeitsanalyse; Nachbetrachtung m Identifikation von Restaufgaben m Kritische Würdigung und Bewertung m „Lessons learned“: Essentielle Erfahrungen für neue Projekte sammeln, auswerten und sichern

12 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3 / 12 Nachkalkulation q Ziele m Finanzielles Projektergebnis feststellen m Überprüfung der Wirtschaftlichkeit des Projektes m Erfahrungen für Folgeprojekte sammeln q Vorgehensweise m Gegenüberstellung: tatsächliche - geplante Kosten »Auf Ebene der Einzelaktivitäten (sehr genau, aber auch sehr aufwendig) »Auf Ressourcenebene »Konzentration auf die Hauptabweichungen PlanErgebnis

13 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3 / 13 Kostenabweichungsanalyse q Analyse und Bewertung der festgestellten Abweichungen q Feststellung der Ursachen q Ableitung von Maßnahmen (Vorschlägen) für zukünftige Projekte

14 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3 / 14 Wirtschaftlichkeitsanalyse q „Wirtschaftlichkeitsbetrachtung“ ist Bestandteil des Projektauftrages Nachträgliche Kontrolle kommt häufig zu kurz!  Ziel: Aufzeigen von Abweichungsursachen  Verbesserung der zukünftigen Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen q Potentielle Ursachen für Abweichungen m Erhöhte Entwicklungskosten aufgrund von Änderungen bzw. zusätzlicher Anforderungen m Erwartetes Einsparvolumen (z.B. Personal) tritt nicht ein  Verspäteter Markteintritt  verspäteter bzw. kein ROI q Ggf. Wirtschaftlichkeitsanalyse später wiederholen

15 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3 / 15 Projekt-Abschlußbesprechung q Kritische Bewertung und Würdigung m Projektleitung m Projektorganisation m Projektergebnis m Zusammenarbeit m Identifikation von Restaufgaben und Regelung für deren zukünftige Erledigung m Gemeinsame Analyse der aufgetretenen Schwierig- keiten und Planabweichungen q „Feedback-Fragebogen“ zum Projekt  Ideal mit anschließendem Abschluß-Event

16 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3 / 16 Lessons learned Projektidee Projektauftrag Projektplan Projektergebnis Initiali- sierung Planung Durch- führung früher Projektidee + Lessons learned alter Projekte Projektauftrag Projektplan Projektergebnis Initiali- sierung Planung Durch- führung heute Lessons learned für neue Projekte Ab- schluß

17 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3 / 17 Beispiel: Projektabschluß q Großprojekt „Datum 2000“ m Abschlußbesprechung mit Erfahrungs- sicherung des Projektteams (Ergebnis-NS) m Fragebogen: Projektbeurteilung für die Teammitglieder (Dokument)

18 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3 / 18 Projektabschluß mit MS Project 2002 Erstellung von Projektberichten (ca. 30 Varianten): Ansicht  Berichte...

19 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia V 5.3 / 19 Referat 5: Gemeinsamkeiten von Projektmanagern und Trainern q Welche Gemeinsamkeiten haben Projektmanager und Trainer? q Arbeitsmaterial: m Stefan König: „Projektmanager und Sportspieltrainer: Zwei Seiten einer Medaille?“; Projektmanagement 01/2002 q Termin:


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