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Projektmanagement und Monitoring Projekte systematisch und nachvollziehbar planen, durchführen und überprüfen Dr. Olaf Lobermeier © proVal.

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Präsentation zum Thema: "Projektmanagement und Monitoring Projekte systematisch und nachvollziehbar planen, durchführen und überprüfen Dr. Olaf Lobermeier © proVal."—  Präsentation transkript:

1 Projektmanagement und Monitoring Projekte systematisch und nachvollziehbar planen, durchführen und überprüfen Dr. Olaf Lobermeier © proVal

2 Was bedeutet Monitoring? Unter Monitoring versteht man eine kontinuierliche Überwachung des Projektfortschrittes und des Fortschrittes einzelner Maßnahmen. Bei der Überwachung helfen der Projektstrukturplan der Ressourcenplan Ablaufpläne ein Projekttagebuch

3 Planungsfragen und Instrumente zur Bearbeitung FrageWas muss erledigt werden? Instrumente/ Methoden Projektphase Was?Projektziele festlegen ZielsystemKonzeptionsphase Womit?RessourcenplanungRessourcenplan Projektstrukturplan Konzeptions- und Umsetzungsphase Wann?TerminplanungBalkenplan (Gantt-Diagramm) Konzeptions- und Umsetzungsphase Welche?AufgabenzerlegungProjektstrukturplanUmsetzungs- und Durchführungsphase Wer?AufgabenzuteilungProjektstrukturplanUmsetzungs- und Durchführungsphase

4 Der Projektstrukturplan

5 Ein Arbeitspaket beinhaltet auf der niedrigsten Ebene Schritte, die zu einem Ergebnis (Output) führen Ein Arbeitspaket sollte anhand folgender Merkmale näher beschrieben werden: Nummer Titel / Inhalt Verantwortlicher Ressourcenbedarf Zeitaufwand Erwartetes Ergebnis

6 Der Ressourcenplan Relativ häufig werden Sie den Ressourcenbedarf abschätzen müssen. Schätzen ist die Vorhersage auf der Grundlage vorhandener Informationen Sammeln Sie hierfür eigene Erfahrungen und beziehen Sie die Erfahrungen anderer Projektleiter mit ein. Sie sollten die Rahmenbedingungen für die Schätzung festhalten. Wenn sich die Rahmenbedingungen ändern, muss neu geschätzt werden.

7 Der Ressourcenplan Zeitaufwand pro Einzel- maßnahme PersonalkostenSachkosten Anzahl der Einzelmaßn ahmen pro Jahr Anzahl der Teilnehmer pro Jahr Summe Arbeitsstunden pro Einzelmaßnahme / pro Arbeitspaket Arbeitgeberbrutto des hauptamtlichen Personals (/Stunde) Summe: Anzahl Stunden hauptamtliche pro Maßnahme x Arbeitsgeberbru tto () Geschäftsbedarf anteilig für diese Einzelmaßnahme () Kosten einer Einzelmaßna hme (Summe Personal + Summe Sachkosten) Kosten der Maßnahme pro Jahr insgesamt (Kosten Einzelmaßna hme x Anzahl der Einzelmaßna hmen) Maßnahme1: Arbeitpaket 1.1 Arbeitspaket 1.2 Arbeitspaket 1.3 Arbeitspakte 1.4 Arbeitspakte 1.5 Maßnahme2: Arbeitpaket 2.1 Arbeitspaket 2.2 Arbeitspaket 2.3

8 Der zeitliche Ablauf eines Projekts 2. Projektkonzeption 1. Projektvorbereitung Problemlage klären Projektkontext bewerten Mögliche Kooperationspartner ermitteln Finanzierungsmöglichkeiten klären Problem beschreiben Ursachen analysieren Ziele bestimmen Zielgruppe bestimmen Maßnahmen festlegen Evaluationsmaßnahmen festlegen Bereitschaft von möglichen Kooperationspartnern klären Ressourcenbedarf klären Kosten kalkulieren Zeitplanung vornehmen Projektantrag schreiben

9 Der zeitliche Ablauf eines Projekts 4. Projektabschluss 3. Projektumsetzung und Projektdurchführung Evaluationsdaten auswerten Projekttagebuch auswerten Projektbericht schreiben Ergebnisse in unterschiedlicher Form präsentieren Projektergebnisse für Datenbanken und andere Veröffentlichungen aufbereiten Kooperationspartner, Beteiligte und Betroffene informieren und einbinden Räume anmieten Geräte beschaffen Personal einstellen Arbeitsbereiche und Zuständigkeiten festlegen Projektarbeiten mit Evaluations- und Monitoringmaßnahmen begleiten Öffentlichkeitsarbeit durchführen

10 Der zeitliche Ablauf eines Projekts Ergänzung Als wichtige Ergänzung sollten Sie die Personen benennen, die an der jeweiligen Projektphase beteiligt werden müssen Ferner sollten Sie die Zeitpunkte festlegen, bis zu denen bestimmte Arbeiten erle- digt sein müssen (Meilensteine)

11 Der zeitliche Ablauf eines Projekts Gantt-Diagramm zur Ablaufplanung GanttProject In ein Gantt-Diagramm sollten auch Meilensteine aufgenommen werden. Meilensteine definieren Zwischenetappen eines Projekts. Es sollten ausreichend viele Meilensteine für die Überprüfung des Projektfortschritts definiert werden. GanttHtml

12 Das Projekttagebuch Während der Projektdurchführung: Hilfe für die Kontrolle und Dokumentation des Projektablaufs Beim Projektabschluss: Nachvollzug des Projektablaufs Einträge umfassen in der Regel folgende Informationen: Konsequenzen für das Projekt -besondere Ereignisse (Auslöser/Begründung, Inhalt) -durchgeführte Tätigkeiten (Art, Umfang, Name des Durchführenden, Abweichungen von der Planung, Ursachen) -Meetings/Sitzungen (Ort, Namen der Anwesenden, Thema bzw. Tages­ordnungs­punkte und Schlagworte, wichtige Entscheidungen in Stichworten, Hinweis auf eventuelles Protokoll) -Kontakte (Infos über Telefonate, Faxe, s etc.: Namen von Sender und Empfänger, Inhalt in Stichworten) -Ansprechpartner -Abwesenheit, Krankheit von Mitarbeitern -Mitarbeiterfluktuation Datum des Eintrags Zeitraum, auf den sich der Eintrag bezieht Name des Eintragenden Begebenheit, z.B.:

13 Haben Sie hierzu Fragen?


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