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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

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1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 1 – Teil 2 ( ): Projektmanagement – Grundlagen SS 2009

2 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 2 Agenda Grundlagen des Projektmanagements Definition Projekt Besonderheiten von Softwareprojekten Definition Projektmanagement Das magische Dreieck Phasenkonzept Wissensgebiete des Projektmanagements Weitere Begriffe des Projektmanagements Projektziel, Projektantrag und –auftrag Projektorganisation, Projektteam, Stakeholder Projektplanung, Projektdurchführung und Projektabschluss Projektkommunikation, Qualitäts- und Risikomanagement Vorgehen nach dem Deming-Zyklus

3 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 3 q Turmbau zu Babel (600 v. Chr.) »Stufentempel in den Himmel »Gescheitertes Projekt, - wegen babylonischer Sprachverwirrung Historische Projekte Bau der ägyptischen Pyramiden (2550 – 1550 v. Chr.) Z.B. Cheops-Pyramide 146 m Höhe, 2,3 Mio. Steinquader 20 Jahre Bauzeit ca Arbeiter/Sklaven qLandung des ersten Menschen auf dem Mond (1969) »Apollo- Programm (1968 – 1972) »Schrittweise Realisierung des Ziels »2.000 Institutionen und Firmen » Beschäftigte; 25 Mrd. $ WM-Stadion München, 04/05

4 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 4 Projekte - heute Projekte in Unternehmen Entwicklung neuer Produkte Entwicklung neuer Serviceleistungen Entwicklung / Einführung eines neuen Informationssystems Organisation eines Messeauftritts Abwicklung von Kundenaufträgen Neuorganisation des Unternehmens / einer Abteilung Aufbau / Schließung einer Organisationseinheit Fusion mit einer anderen Firma m Verwirklichung komplexer Unternehmensziele qPrivate Projekte m Bau / Umbau eines Hauses m Organisation einer Feier oder einer Sportveranstaltung

5 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 5 Warum machen Unternehmen Projekte? Linienorganisation Ausgerichtet auf den Tagesbetrieb Jeder MitarbeiterIn hat seine/ ihre spezifischen Aufgaben Ungeeignet für komplexe Aufgabenstellungen, die mehrere Unternehmenseinheiten betreffen Projektorganisation Temporäre, auf die Lösung der jeweiligen Problemstellung ausgerichtete Organisation Spezialisten aus unterschiedlichen Linienbereichen arbeiten für einen beschränkten Zeitraum für ein Projekt Intensive, qualifizierte Zusammenarbeit erforderlich Wegfallen hierarchischer Schranken Verantwortlicher

6 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 6 Achtung: Der klassische Konflikt zwischen Projekt und Linienorganisation Projektmitarbeiter sind in der Regel nicht von ihrer Linienmitarbeit entbunden Sie haben für die Dauer des Projektes zwei Vorgesetzte Linienvorgesetzter (disziplinarisch) Projektmitarbeiter Projektleiterin (fachlich) Mitarbeiter Lösung

7 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 7 Merkmale von Projekten Komplexität Projekt klare Zielsetzung Inter- disziplinari- tät begrenzte Ressourcen Risiken Einmaligkeit Neuartigkeit Termin Definition (PMBoK/PMI): Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben zur Erzeugung eines einmaligen Produktes, eines Dienstes oder eines Ergebnisses

8 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 8 Ist eine Diplomarbeit ein Projekt? qEindeutiges JA Einmaligkeit des Vorhabens Hohe Komplexität Zeitliche Begrenzung Klare Zielsetzung Begrenzte Ressourcen Besondere Risiken Neuartige, außergewöhnliche Aufgabe

9 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 9 Wann liegt kein Projekt vor? Kein Projekt Regelmäßige Betriebsabläufe Routinetätigkeiten Linienaufgaben Beispiele: m Entwicklung eines neuen Auto-Modells: Projekt m Serienherstellung des neuen Modells: kein Projekt m Optimierung der Auto-Klimaanlage: Projekt m Neues Serverkonzept entwickeln und einführen: Projekt m Serverbetrieb: kein Projekt Projekt-Kriterien Einmaligkeit des Vorhabens Hohe Komplexität Zeitliche Begrenzung Klare Zielsetzung Begrenzte Ressourcen Besondere Risiken Neuartige, außergewöhnliche Aufgabe

10 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 10 Vorteile von Projekten gegenüber Linienarbeit Klare Zieldefinition (Ergebnisse) Klare Verantwortlichkeiten Feste Terminierung und Budgetierung Feste Ressourcen (Personen aus unterschiedlichen Fachabteilungen) stehen zur Verfügung und müssen nicht laufend erkämpft werden Flexible, auf die jeweilige Problemstellung ausgerichtete Projektorganisation Sorgfältige, detaillierte Planung Aufgabe wird aus Unternehmenssicht bearbeitet - nicht aus Schubladen-Sicht eines Bereiches Permanent hoher Erfolgsdruck auf Projektleiter und Team

11 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 11 Klassifikation nach Projektarten Forschungsprojekte Entwicklungsziel nur grob definiert Pioniercharakter, hoher Änderungsgrad der Projektparameter Entwicklungsprojekte Klar definiertes Entwicklungsziel: Neues Produkt Bei Produkten für den Markt hat der Termin oft enorme Bedeutung Planungsprojekte Ziel: Vorstudie und Konzept für anschließendes Großprojekt Prüfung von Machbarkeit und Wirtschaftlichkeit Organisations-/Change-Projekte Häufiges Ziel: Rationellere Abwicklung der Geschäftsprozesse (Kostenmanagement) Neugestaltung der Aufbau- und/oder der Ablauforganisation Rollout-Projekte (in Großunternehmen) Zuvor i.a. Entwicklung, Tests und Pilotierungen Beispiele: unternehmensweite Einführung von neuen Systemen/ Prozessen/ Techniken Investitionsprojekte Bau einer Produktionsanlage ROI steht im Vordergrund Alle Branchen

12 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 12 Klassifikation nach Projektgröße Projekt- Kategorie Personal- aufwand Finanz- aufwand Dauer (in Monaten) Anzahl Mitarbeiter Eigenes Budget Kleines Projekt < 0,5 PJ bis ,5 bis 31 bis 5Nein Mittleres Projekt < 5 PJ< < 12< 20Ja Großes Projekt > 5 PJ> < 24> 20Ja Für jede Kategorie müssen mindestens drei Kriterien erfüllt sein Große Projekte sollten die Maximalwerte von 50 PJ, 10 Mio., 2 Jahre, 100 Mitarbeiter nicht überschreiten, um Überschaubarkeit und Planungs- sicherheit zu gewährleisten. Ggf. mehrere Einzelprojekte generieren. PJ = Personen-Jahre

13 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 13 Projektbeispiele (AOK Bayern / kubus IT) Reha-Hospital.de Unternehmensübergreifendes Projekt mit dem Ziel Beschleunigung und Vereinfachung unternehmensübergreifenden Prozesse der Rehabilitation, der Anschlussrehabilitation, der geriatrischen Rehabilitation und der Vorsorge mittels Internet- und Intranettechnologie Entwicklung einer von Kliniken und Krankenkassen gemeinsam genutzte Plattform zur Optimierung des Workflows von Reha-Maßnahmen mit schnelleren Prozessen, Einsparungen von Kosten, Abbau von Bürokratie Das Projekt wurde 2006 mit dem 1. Preis des BayernOnline-Wettbewerbs im Bereich Gesundheitswesen ausgezeichnet NIMBUS Großes IT-Infrastruktur- und Change-Projekt mit den Zielen Serverzentralisierung, neues (MPLS)-WAN, technologischer Update Neue Mitarbeiter-Arbeitsplätze Kosteneinsparungen im IT-Betrieb

14 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 14 Phasenplan: e-Business-Strategie Vorphase 07/00 08/00 09/00 10/00 11/00 12/00 Abschlusspräsentati on e-business- Strategie Marktanalyse e-business Strategie Portfolio (top down) Prozesse und Funktionen Controlling Informationstechnologie e-business Strategie Portfolio (bottom up & Anpassung) Definition Prototyp Finale Phase Prototyp* ) Vorstellung Prototypen (Ende Dez.) Termin noch zu benennen * ) ergänzend zur Vorstudie Abstimmung mit dem Lenkungsausschuß

15 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 15 Schlechtes Image von Softwareprojekten: Jedes 5. Projekt scheitert Quelle: Standish Group Chaos-Report von 2004

16 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 16 Erfolgsfaktoren für Softwareprojekte* Einbeziehung der Anwender Unterstützung des Managements Genaue Anforderungsbeschreibung Passende Planung Realistische Erwartungen Kleine Projektschritte (Meilensteine) Kompetente Mitarbeiter Eigene Leitung Klare Visionen und Vorgaben Hart und konzentriert arbeitende Mitarbeiter Andere Gründe *) Quelle: IT Management, 3/2000

17 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 17 Projektmanagement Projekt Einmaligkeit Klares Ziel Komplexität Ressourcenbegrenzung Risiko Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechniken und Führungsmitteln für die Abwicklung eines Projektes. [DIN ] Management Zielsetzung Führung Organisation Planung Steuerung Projekt-Management

18 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 18 Big Picture des Projektmanagements Projektziel- Definition Projektziel: Produkt/ Ergebnis PM-Wissen PM-Erfahrungen PM-Techniken PM-Werkzeuge Initiali- sierung Pla- nung Durch- führung Ab- schluß

19 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 19 Das magische Dreieck Die drei Kernziele (Ergebnis-, Zeit- und Kostenziel) des PMs beeinflussen sich gegenseitig Beispiel: Eine höhere Qualitätsforderung hat unwillkürlich Auswirkungen auf Termine und Kosten Führen Planen Steuern Ergebnis ZeitKosten 100 %

20 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 20 Zentrale (Projekt-)Management-Aufgaben Definition der Projektziele (Was soll erreicht werden?) in Abstimmung mit dem Auftraggeber Erstellung des Projektantrags Aufbau des Projektteams und der Projektorganisation Festlegen von Phasen und Meilensteinen Durchführung der Kickoff-Veranstaltung Planung: Aktivitäten, Ressourcen, Kosten, Termine Überwachung und Steuerung der Projektdurchführung Projektkommunikation und –dokumentation Qualitäts- und Risikomanagement Projektabnahme Erfahrungssicherung für Folgeprojekte

21 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 21 Klare Projektzieldefinition: Grundstein für den Projekterfolg Vor Projektbeginn müssen die Projektziele mit dem Auftraggeber festgelegt werden Diese Ziele müssen Ergebnis-orientiert (Produkte) und messbar sein. Sie werden schriftlich festgehalten Aus den Zielen leitet sich die Projektplanung sowie die Kontrolle und Steuerung der Zielerreichung ab Am Projektende wird – im Rahmen der Projektabnahme – geprüft, ob die definierten Ziele erreicht wurden. Anmerkung: Um Ziele messbar zu machen, werden Kennzahlen verwendet. Diese Kennzahlen müssen vor Projektbeginn festgelegt (Nullmessung) während der Projektdurchführung (Zielerfolgskontrolle) gemessen am Projektende gemessen

22 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 22 Genehmigung Kein Projekt ohne (Projektantrag und) Projektauftrag Projektziele Beginntermin Endtermin Projektnutzen Projektkosten Wirtschaftlichkeits- betrachtung Projektorganisation Meilensteinplan... Projektantrag Projektziele Beginntermin Endtermin Projektnutzen Projektkosten Wirtschaftlichkeits- betrachtung Projektorganisation Meilensteinplan... Projektauftrag

23 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 23 Kein Projekt ohne vorherige Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Projekte sind Investitionsvorhaben Es werden grundsätzlich nur solche Projekte durchgeführt, die sich wirtschaftlich rechnen Bei konkurrierenden Projekten werden die mit der besten Wirtschaftlichkeit priorisiert Standardisiertes transparentes Vorgehen mit dem Produkt WiBe21* (Methodik und Software) Dringlichkeitswert Qualitativ-strategischer Wert Projektkosten Betriebskosten Einmalige Erlöse Betriebsnutzen Kapitalwert () *) empfohlen vom BMI

24 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 24 Aufbau des Projektteams und der Projektorganisation qProjektorganisation m Zeitlich begrenzt m Aufwandsabhängig m Ergebnisorientiert qStakeholder m Projektbeteilige: Auftraggeber, Projektleitung, Projektteam, Lieferanten usw. m Projektbetroffene: Kunden, zukünftige Anwender, Linienbetrieb usw. qProjektteam m Teamzusammensetzung entscheidend für Projekterfolg m dem Projekt zugeordnete MitarbeiterInnen

25 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 25 Meilensteine: Die wichtigsten Kontrollpunkte auf dem Weg zum Projekterfolg Um Projekte überschaubar und steuerbar zu gestalten, werden Meilensteine (Milestones) gesetzt Meilensteine sind wesentliche Projektergebnisse oder Zwischenergebnisse, die zu bestimmten (Meilenstein)- Terminen vorliegen müssen Empfehlung: Projektphasen mit Meilensteinen beenden Beispiel: Meilensteinplan : Grobkonzept abgeschlossen :Feinkonzept abgeschlossen :Prototyp erstellt :Testsystem eingerichtet und Funktionstests durchgeführt :Produktivsystem abgenommen MS 1MS 2MS 3MS 4 A Projekt- Auftrag Projekt- Ergebnis

26 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 26 Kickoff-Veranstaltung: Auftaktveranstaltung für das Projektteam Kick-off Veranstaltung: formaler Projektstart Erstes Treffen des Projektleiters mit dem gesamten Team Gemeinsames Verständnis und Klarheit schaffen Jeder kennt das Projekt als Ganzes Jeder kennt und steht hinter den Projektzielen Jeder kennt das geplante Vorgehen Jeder kennt seine Rolle im Projekt Kennen lernen der Teammitglieder Vorstellung des Projektauftrags Rahmenbedingungen der Projektarbeit Spielregeln für die Zusammenarbeit Erwartungen, Vorschläge und Wünsche der Teammitglieder aufnehmen

27 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 27 Projektplanung: Arbeitspakete, Termine, Ressourcen, Kosten Projektstrukturplan (PSP) zerlegt das Projekt in über- schaubare Arbeitspakete (AP) ZeitplanKostenplanRessourcenplan Zuordnung der Arbeitspakete zu Personen / -gruppen Feststellung von Abhängigkeiten der APs Aufwands- und Kostenschätzungen der APs Planungsergebnisse:

28 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 28 Gute Planung ist die halbe Projektarbeit

29 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 29 Projektcontrolling: Messung und Steuerung der Projektdurchführung Hauptaufgaben Frühzeitiges Erkennung von Abweichungen (Ergebnisse, Termine/Meilensteine, Kosten) und deren Ursachen Durchführung von Steuerungsmaßnahmen Überwachung der Wirksamkeit der Steuerungsmaßnahmen Projektplan (SOLL)Tatsächlicher Projektverlauf (IST) Vergleich

30 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 30 Information- u. Kommunikationskonzept Zielgruppen Inhalte Form/Maßnahmen Verantwortlich Termine Für wen? Was? Wie? Wer? Wann?

31 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 31 Durch pro-aktives Risiko-Management Risiken und deren Auswirkungen reduzieren 2. Risiko- Analyse 3. Risiko- Behandlung You cant manage, what you dont know about 4. Risiko- Controlling 1. Risiko- Identifikation

32 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 32 Durch Qualitätsmanagement wird die Qualität der Projektergebnisse sichergestellt Qualitätsplanung Festlegung der Qualitätsmerkmale - mit dem Auftraggeber! Qualitätsplan erstellen Qualitätssicherung m Durchführung der geplanten QS-Maßnahmen Qualitätskontrolle Durchführung von Qualitätschecks, Reviews m Feststellung der Wirksamkeit der QS-Maßnahmen Identifikation von Qualitätsverbesserungen

33 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 33 Projektabschluss: Projektabnahme und Erfahrungssicherung für Folgeprojekte Auch der Projektabschluss ist zu gestalten, dazu gibt es eine eigene Projektphase Wesentliche Aktivitäten der Projektabschlussphase Formaler Projektabschluss Abschluss der Projekt-Dokumentation Abschlusspräsentation Projektabnahme durch den Auftraggeber Freigabe der Projektmitglieder und -ressourcen Nachbetrachtung (Review) der Projektarbeit Sicherung der im Projekt gesammelten Erfahrungen für Folgeprojekte

34 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 34 Vorgehen nach dem Deming-Zyklus P-D-C-A

35 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 35 Projekte, Programme, Portfolio Teilprojekte Bei großen Projekten erfolgt eine Untergliederung in sog. Teilprojekte (klar abgegrenzte Aufgabenkomplexe) Portfolio Programme Projekte Alle Projekte und Programme eines Unternehmens Gruppe von Projek- ten, die koordiniert gemanagt werden StrategischeUnternehmens-ziele

36 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 36 PM-Vorträge zu aktuellen Themen vgl. separater Foliensatz Vorstellung der Vorträge Verteilung der Vorträge + Unterlagen an die Teams


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